جلوگیری از خروج کارکنان جدیدالورود

راهکارهای جلوگیری از خروج کارکنان جدیدالورود چیست؟

اگر مسئولیت جذب و استخدام نیروهای جدیدالورود در سازمان بر عهده شماست، حتماً می‌دانید که کار جذب نیروی توانمند برای سازمان کار بسیار سختی است. فعالان حوزه منابع انسانی درواقع برای سازمان بازاریابی می‌کنند تا بتوانند نفر توانمند را ترغیب کنند تا وارد سازمان شود.

قبلاً مسئله گزینش فرد بود اما الآن با توجه به شرایطی که بازار کار دارد، پیدا کردن نیروی توانمند کار بسیار بسیار مشکلی است. شما اگر بتوانید نیروی توانمند را پیدا کنید متقاعد کردنش برای اینکه وارد سازمان شود کار بسیار بسیار مشکل‌تر از پیدا کردنش است. اما مسئله آنجایی حاد می‌شود که شما تمام تلاشتان را کرده‌اید و نیرو وارد سازمان شده است اما متأسفانه در کم‌تر از 1 هفته، 1 ماه یا نهایتاً 3 ماه سازمان را ترک می‌کند. این باعث می‌شود پروسه جذب شما همیشه ادامه‌دار باشد و همیشه شما این چرخه معیوب را تکرار کنید.

اگر می‌خواهید تا 82% از خروج نیروهای جدیدالورود جلوگیری کنید یا تا 70% بهره‌وری نیروی جدیدالورود را در سازمانتان افزایش دهید. ادامه مطلب را از دست ندهید. در این مطلب سه راهکار اصلی برای کاهش میزان خروج کارکنان جدیدالورود به شما معرفی می‌شود.

دلیل خروج کارکنان تازه وارد

اگر نیروی جدیدالورود سازمان را به زودی ترک کند، پروسه جذب دائماً تکرار می‌شود.

قبل از اینکه 3 راهکار خدمتتان معرفی شود باید به این نکته اشاره شود که این راهکارها زمانی کار خواهد کرد که شما 3 فرض اساسی را در سازمانتان رعایت کرده باشید.

1- دامنه کاربرد راهکارها

اولین نکته این است که این راهکارها فقط برای نیروهایی که تازه استخدام کردید کاربرد دارد. بنابراین دامنه کاربردپذیری این راهکارها برای نیروهای جدیدالورود شما است.

2- عدم اختلاف در مرحله جذب

دومین فرض که برای راهکارها در نظر گرفته‌شده این است که شما هیچ‌گونه ابهامی را در مرحله جذب و استخدام باقی نگذاشتید. یعنی اینکه پروسه قول‌های سازمانی که از طرف سازمانتان به فرد دادید با آنچه فرد دارد در سازمان می‌بیند برابر است یا تا حدودی به هم نزدیک است. مثلاً اگر شما قول دادید حقوق فردی 10 میلیون تومان است زمانی که فرد قرارداد را مطالعه می‌کند حقوق نه میلیون و پانصد هزار تومان نباشد.

3- کاهش خروج غیر کارکردی

سومین فرض این است که این راهکارها برای کاهش میزان خروج غیر کارکردی طراحی‌شده است. در منابع انسانی ما دو نوع خروج داریم. خروج کارکردی و خروج غیر کارکردی.

خروج کارکردی از ترک سازمان توسط افرادی تشکیل‌شده که خود سازمان هم مایل نیست آن‌ها در سازمان بمانند. درواقع این‌ها عملکرد یا رفتار ضعیفی دارند و سازمان درصدد نگهداشت آن‌ها نیست. بنابراین هدف ما، خروج غیر کارکردی است یعنی سازمان خواهان حضور این افراد در سازمان است اما متأسفانه به دلایلی این افراد قصد دارند که سازمان را ترک کنند.

راهکارهای کاهش خروج کارکنان جدیدالورود

شما باید برای کاهش خروج نیروهای جدیدالورود 3 قدم اساسی بردارید. اگر متخصص جذب و استخدام هستید یادتان باشد این سه قدم را باید پس‌ازاینکه فرد را جذب کردید، طی کنید. حالا اگر این وظیفه بر عهده شما نیست و بر عهده شخص یا بخش دیگری است. شما باید این هماهنگی را انجام دهید تا بخش شما بتواند آن را اجرا کند.

گام اول: اجرای induction

اولین گام برای کاهش خروج کارکنان جدیدالورود اجرای برنامه induction در سازمان است. برنامه induction برنامه منظم و از پیش برنامه‌ریزی‌شده خوشامدگویی به فرد جدیدالورود است. هدف یک برنامه induction صحیح خوشامدگویی محض است. یعنی ما در برنامه induction دنبال این نیستیم که علاوه بر خوشامدگویی یک سری کارهای دیگر را انجام دهیم.

به‌عنوان‌مثال کار با کامپیوتر یا آموزش یک سری فعالیت‌ها در این مرحله نباید صورت بگیرد. در برنامه induction هدف ما خوشامدگویی است. بگذارید induction را بنا بر نحوه انجام آن یک برنامه خوشامدگویی تعریف کنیم. بسته به اینکه شما در چه سازمان و چه محیطی قرار دارید، برنامه induction ممکن است در روش‌ اجرا متفاوت باشد.

مثلاً شما اگر استارتاپ باشید نوع خوشامدگویی تون با یک سازمانی که رسمیت بالایی دارد یا به‌نوعی بوروکراتیک است متفاوت خواهد بود. این‌ها نمی‌توانند مثل هم برنامه induction طراحی کنند. بنابراین طراحی یک برنامه induction بستگی دارد که شما در چه سازمانی و با چه فرهنگی قرار دارید.مهم‌ترین عناصر induction در ادامه معرفی می‌شود. این‌ها حداقل‌های یک برنامه induction صحیح است و شما می‌توانید همین امروز آن‌ها را در سازمانتان طراحی و اجرا کنید.

عناصر برنامه Induction

اولین گام یک برنامه induction خوشامدگویی است. مثل‌اینکه شما در خانه حضور دارید و منتظر مهمان هستید. نوع میزبانی شما در برخورد اول را induction می‌گوییم. در induction هدف ما خوشامدگویی است. باز تأکید می‌شود فقط تمرکز بر این باشد که چطور می‌توانیم خوشامدگویی خوبی داشته باشیم.

یک برنامه induction چقدر طول می‌کشد؟ معمولاً برنامه induction متناظر با روز اول استخدام فرد است. بنابراین طبق یک تعریف عملیاتی induction سلسله کارهایی است که شما می‌خواهید برای خوشامدگویی در روز اول کاری فرد جدیدالورود طراحی کنید. روز اولی که فرد وارد سازمان می‌شود شما باید دقیقاً  برنامه‌ریزی کرده باشید که قرار است چه بگذرد و آن برنامه ریزی در جهت خوشامدگویی باشد. 4 کار اساسی در induction  وجود دارد.

تعیین تسهیلگر سازمانی

کار اول این است که ما حتماً باید یک buddy (رفیق) تعیین کنیم. در ادبیات منابع انسانی می‌گویند یک رفیق یا یک دوست را برای این فرد بگذاریم که این فرد سردرگم نشود. ببینید؛ روز اول زمانی که من جایی را نمی‌شناسم، شخصی را نمی‌شناسم؛ سؤالاتی برایم پیش می‌آید، دوست دارم در مورد چیزهای مختلف بدانم و با شخصی صحبت کنم. برای داشتن برنامه معارفه خوب، حتماً باید یک buddy را تعیین کنیم یک شخصی که رفیق و همراه است.

نقش رفیق در کاهش خروج کارکنان جدیدالورود

یک رفیق یا یک دوست را برای فرد تازه وارد در نظر بگیریم که این فرد سردرگم نشود.

بعضی افراد معتقدند این فرد همان منتور است. من معتقد نیستم این فرد باید همان منتور باشد. کما اینکه منتور هم می‌تواند حضورداشته باشد. یعنی این فرد می‌تواند همان منتور هم باشد، منتهی نقشی که ما از او در مرحله induction انتظار داریم که بر عهده بگیرد این است که یک فرد همراه باشد. سعی کند اگر مسائلی پیش می‌آید، اگر نکاتی است و اطلاعاتی لازم است در اختیار فرد قرار دهد. پس تعیین این شخص خیلی مهم است که معمولاً این شخص فردی است که شخصیت ارتباطی دارد و نماد فرهنگ سازمان است.

هدیه سازمانی

دومین مسئله گیفت است. هدیه سازمانی یا به‌طورکلی سورپرایز سازمانی. یعنی اینکه فرد چطور در روز اول کاری سورپرایز شود؟ معمولاً قبل از ورود او روی میزش یک گل، یک نامه، یک باکس حاوی یک سری محصولات شرکت یا اگر شرکت خدماتی هستیم می‌توانیم هدایای فرهنگی برای او تهیه کنیم. پس دومین مسئله گیفت است که شما می توانید کارهای خلاقانه زیادی در این مرحله انجام دهید. گیمیفیکیشن منابع انسانی در اینجا خودش را به‌شدت نشان می‌دهد.

آشنایی با همکاران واحد (غیررسمی)

سومین ماجرا که باید انجام شود این است که شما باید تور داخل واحدی برگزار کنید. یعنی این فرد را به واحدش معرفی کنید یک معارفه غیررسمی دوستانه درون واحدی وجود داشته باشد. در این مرحله فرد با اعضا آشنا می‌شود. آشنا می‌شود که هرکسی چه‌کاری انجام می‌دهد، این واحد چه جایگاهی در میان سایر واحدها دارد و کلیتی از واحد به‌دست می‌آورد. خوشامدگویی درون واحدی هم مربوط به induction و روز اول است.

سازمان گردی

چهارمین مورد که باید در نظر داشته باشیم، تور سازمانی است. یک تور کلی از بخش‌های مختلف سازمان می‌تواند در خوب ساختن روز اول کاری فرد جدیدالورود مؤثر باشد.

بنابراین قرار نیست روز اول فرد را رها کنیم و با نشان دادن میز و معرفی کلی افراد از او بخواهیم کار را شروع کند.گام اول برای اول برای کاهش خروج کارکنان جدیدالورود اجرای یک برنامه induction صحیح است.

گام دوم: اجرای orientation

دومین گامی که شما باید برای کاهش خروج کارکنان جدیدالورود از سازمان بردارید orientation است. Orientation به فرایندی گفته می‌شود که می‌خواهیم فرد را با سازمان آشنا کنیم. مدت‌زمان این برنامه یک هفته است. این مرحله ممکن است پس از مرحله خوشامدگویی یک هفته طول بکشد یا مجموعاً با induction، یک هفته به طول ‌انجامد.

مجموعه اقداماتی که شما برنامه‌ریزی می‌کنید، برای هفته اول حضور نیروی جدیدالورود را برنامه آشناسازی می‌گوییم. در برنامه آشناسازی بازهم می‌توان کارهای متفاوتی انجام داد. برگ برنده در دست سازمانی است که برنامه آشناسازی قوی‌تری طراحی می‌کند و برنامه آشناسازی آن کپی از اینترنت نباشد. واقعاً نیاز داخلی سازمان خود را خوب تشخیص داده و توانسته آن را خوب برای آشناسازی کارکنان فرموله کند.

آشناسازی، به‌شدت در نوع نگاه فرد، نهادینه‌سازی یا استقرار مهم است. هرچند که مرحله اول هم پیشران مرحله دوم است. وقتی شما روز خوبی را برای فرد بسازید آماده می‌شود برای انجام کار بهتر. در این مرحله (آشناسازی) معمولاً کارهای اداری، فرم‌های اداری مثلاً نحوه حضوروغیاب، نحوه تردد، کارت‌هایی که لازم است، محل استقرار فرد، فرم‌های عمومی که در سازمان وجود دارد، معرفی سازمان و کارکردهای کلی آن، فرایندهای مختلف سازمانی را باید در یک هفته توضیح دهیم. به‌شدت مهم است که فردی که وارد سازمان می‌شود را با نگاه تونلی وارد سازمان نکنیم. یعنی فقط بخش خودش را پرزنت نکنیم. در این مرحله باید به او بگوییم، سازمان چه طور کار می‌کند؟

بهتر است فعالان منابع انسانی با مفهوم Business mode آشنا باشند. مخصوصاً افرادی که پارتنر هستند، به‌شدت باید در حوزه Business model و Value chain تسلط داشته باشند.

به‌طورکلی، کارکردهای مهم سازمان در آشناسازی معرفی می‌شود،. سیاست‌های سازمانی معرفی می‌شود کارهای اداری انجام می‌شود و رفته‌رفته فرد با سازمان آشنا می‌شود. معمولاً در این هفته است که می‌توانید معرفی رسمی را هم آغاز بکنید. هر چند بعضی اعتقاددارند که معرفی رسمی باید در مرحله سوم انجام شود.

اگر گام دوم را به‌درستی بردارید وارد گام سوم می‌شویم که Onboarding است. خیلی از مشکلاتی که سازمان‌ها دارند این است که به‌طور مستقیم وارد این مرحله می‌شوند و متأسفانه کارایی لازم را نخواهد داشت.

گام سوم: اجرای Onboarding

مرحله Onboarding دقیقاً از روز اول استخدام آغاز می شود. Onboarding مثل چتری است که induction و orientation را در خودش دارد به‌علاوه موارد دیگر. این گام تا روز چهل و پنجم، تا روز نودام و گاهی شش ماه تا یک سال ادامه پیدا می‌کند. ولی معمول آن در کمترین حالت 45 روز اول و در بیشترین حالت 3 ماه است که ما بیشترین حمایت سازمانی را داریم.

اینجا همان‌جایی است که buddy به منتور تبدیل می‌شود. اگر فردی که ما گذاشتیم همان منتور است اکنون باید وظایف منتوری را بر عهده بگیرد. در این مرحله درباره وظایف صحبت می‌کنیم، در مورد انتظارات صحبت می‌کنیم، هدف‌گذاری می‌کنیم، فرد را وارد پروسه کاری می‌کنیم و رفته‌رفته فرایندهای درون واحدی برجسته می‌شوند، نقش‌های داخلی به فرد سپرده می‌شود و او شروع به انجام کار می‌کند.

این مسئله سه‌گانه می‌تواند تا 82% از خروج کارکنان جدیدالورود جلوگیری کند و تا 72% بهره‌وری این افراد را بالا ببرد.

نقشه سفر کارکنان

یک مقوله‌ای  در منابع انسانی وجود دارد، تحت عنوان نقشه سفر کارکنان. راهکارهایی که مطرح شد بخشی از سفر کارکنان است.

نقشه سفر کارکنان

روز اول، هفته اول و 45 روز اول برای شما نقطه عطف به شمار می‌رود. برای این سه مورد باید برنامه‌های مختلفی نسبت به شغل داشته باشید. کل این فرایند تحت عنوان جامعه‌پذیری شناخته می‌شود که ازنظر اجرایی در این مطلب به منظور کاهش خروج کارکنان جدیدالورود بررسی شد.

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
[کل: 4 میانگین: 4]

دیدگاهتان را بنویسید