جلوگیری از خروج کارکنان جدیدالورود

یک رفیق یا یک دوست را برای فرد تازه وارد در نظر بگیریم که این فرد سردرگم نشود.

بعضی افراد معتقدند این فرد همان منتور است. من معتقد نیستم این فرد باید همان منتور باشد. کما اینکه منتور هم می‌تواند حضورداشته باشد. یعنی این فرد می‌تواند همان منتور هم باشد، منتهی نقشی که ما از او در مرحله induction انتظار داریم که بر عهده بگیرد این است که یک فرد همراه باشد. سعی کند اگر مسائلی پیش می‌آید، اگر نکاتی است و اطلاعاتی لازم است در اختیار فرد قرار دهد. پس تعیین این شخص خیلی مهم است که معمولاً این شخص فردی است که شخصیت ارتباطی دارد و نماد فرهنگ سازمان است.

هدیه سازمانی

دومین مسئله گیفت است. هدیه سازمانی یا به‌طورکلی سورپرایز سازمانی. یعنی اینکه فرد چطور در روز اول کاری سورپرایز شود؟ معمولاً قبل از ورود او روی میزش یک گل، یک نامه، یک باکس حاوی یک سری محصولات شرکت یا اگر شرکت خدماتی هستیم می‌توانیم هدایای فرهنگی برای او تهیه کنیم. پس دومین مسئله گیفت است که شما می توانید کارهای خلاقانه زیادی در این مرحله انجام دهید. گیمیفیکیشن منابع انسانی در اینجا خودش را به‌شدت نشان می‌دهد.

آشنایی با همکاران واحد (غیررسمی)

سومین ماجرا که باید انجام شود این است که شما باید تور داخل واحدی برگزار کنید. یعنی این فرد را به واحدش معرفی کنید یک معارفه غیررسمی دوستانه درون واحدی وجود داشته باشد. در این مرحله فرد با اعضا آشنا می‌شود. آشنا می‌شود که هرکسی چه‌کاری انجام می‌دهد، این واحد چه جایگاهی در میان سایر واحدها دارد و کلیتی از واحد به‌دست می‌آورد. خوشامدگویی درون واحدی هم مربوط به induction و روز اول است.

سازمان گردی

چهارمین مورد که باید در نظر داشته باشیم، تور سازمانی است. یک تور کلی از بخش‌های مختلف سازمان می‌تواند در خوب ساختن روز اول کاری فرد جدیدالورود مؤثر باشد.

بنابراین قرار نیست روز اول فرد را رها کنیم و با نشان دادن میز و معرفی کلی افراد از او بخواهیم کار را شروع کند.گام اول برای اول برای کاهش خروج کارکنان جدیدالورود اجرای یک برنامه induction صحیح است.

گام دوم: اجرای orientation

دومین گامی که شما باید برای کاهش خروج کارکنان جدیدالورود از سازمان بردارید orientation است. Orientation به فرایندی گفته می‌شود که می‌خواهیم فرد را با سازمان آشنا کنیم. مدت‌زمان این برنامه یک هفته است. این مرحله ممکن است پس از مرحله خوشامدگویی یک هفته طول بکشد یا مجموعاً با induction، یک هفته به طول ‌انجامد.

مجموعه اقداماتی که شما برنامه‌ریزی می‌کنید، برای هفته اول حضور نیروی جدیدالورود را برنامه آشناسازی می‌گوییم. در برنامه آشناسازی بازهم می‌توان کارهای متفاوتی انجام داد. برگ برنده در دست سازمانی است که برنامه آشناسازی قوی‌تری طراحی می‌کند و برنامه آشناسازی آن کپی از اینترنت نباشد. واقعاً نیاز داخلی سازمان خود را خوب تشخیص داده و توانسته آن را خوب برای آشناسازی کارکنان فرموله کند.

آشناسازی، به‌شدت در نوع نگاه فرد، نهادینه‌سازی یا استقرار مهم است. هرچند که مرحله اول هم پیشران مرحله دوم است. وقتی شما روز خوبی را برای فرد بسازید آماده می‌شود برای انجام کار بهتر. در این مرحله (آشناسازی) معمولاً کارهای اداری، فرم‌های اداری مثلاً نحوه حضوروغیاب، نحوه تردد، کارت‌هایی که لازم است، محل استقرار فرد، فرم‌های عمومی که در سازمان وجود دارد، معرفی سازمان و کارکردهای کلی آن، فرایندهای مختلف سازمانی را باید در یک هفته توضیح دهیم. به‌شدت مهم است که فردی که وارد سازمان می‌شود را با نگاه تونلی وارد سازمان نکنیم. یعنی فقط بخش خودش را پرزنت نکنیم. در این مرحله باید به او بگوییم، سازمان چه طور کار می‌کند؟

بهتر است فعالان منابع انسانی با مفهوم Business mode آشنا باشند. مخصوصاً افرادی که پارتنر هستند، به‌شدت باید در حوزه Business model و Value chain تسلط داشته باشند.

به‌طورکلی، کارکردهای مهم سازمان در آشناسازی معرفی می‌شود،. سیاست‌های سازمانی معرفی می‌شود کارهای اداری انجام می‌شود و رفته‌رفته فرد با سازمان آشنا می‌شود. معمولاً در این هفته است که می‌توانید معرفی رسمی را هم آغاز بکنید. هر چند بعضی اعتقاددارند که معرفی رسمی باید در مرحله سوم انجام شود.

اگر گام دوم را به‌درستی بردارید وارد گام سوم می‌شویم که Onboarding است. خیلی از مشکلاتی که سازمان‌ها دارند این است که به‌طور مستقیم وارد این مرحله می‌شوند و متأسفانه کارایی لازم را نخواهد داشت.

گام سوم: اجرای Onboarding

مرحله Onboarding دقیقاً از روز اول استخدام آغاز می شود. Onboarding مثل چتری است که induction و orientation را در خودش دارد به‌علاوه موارد دیگر. این گام تا روز چهل و پنجم، تا روز نودام و گاهی شش ماه تا یک سال ادامه پیدا می‌کند. ولی معمول آن در کمترین حالت 45 روز اول و در بیشترین حالت 3 ماه است که ما بیشترین حمایت سازمانی را داریم.

اینجا همان‌جایی است که buddy به منتور تبدیل می‌شود. اگر فردی که ما گذاشتیم همان منتور است اکنون باید وظایف منتوری را بر عهده بگیرد. در این مرحله درباره وظایف صحبت می‌کنیم، در مورد انتظارات صحبت می‌کنیم، هدف‌گذاری می‌کنیم، فرد را وارد پروسه کاری می‌کنیم و رفته‌رفته فرایندهای درون واحدی برجسته می‌شوند، نقش‌های داخلی به فرد سپرده می‌شود و او شروع به انجام کار می‌کند.

این مسئله سه‌گانه می‌تواند تا 82% از خروج کارکنان جدیدالورود جلوگیری کند و تا 72% بهره‌وری این افراد را بالا ببرد.

نقشه سفر کارکنان

یک مقوله‌ای  در منابع انسانی وجود دارد، تحت عنوان نقشه سفر کارکنان. راهکارهایی که مطرح شد بخشی از سفر کارکنان است.