یکی از ضعف‌های بزرگ سازمان‌های بوروکراتیک سنتی تبعیت از قانون بی اهمیتی پارکینسون است. هرچند امروزه بسیاری از سازمان‌های بزرگ سنتی کوشیده‌اند تا فرهنگ خود را تغییر دهند، خود را چابک‌تر کنند و از شیوه‌های کند عملکردی دست بکشند؛ اما واقعیت این است که هنوز نتوانسته‌اند از یک وجه مشترک ناپسند دست بکشند.
فکر می‌کنید این وجه اشتراک آزاردهنده که سازمان‌ها همچنان درگیر آن هستند چیست؟ آیا می‌توانید حدس بزنید؟ برای راهنمایی می‌توانیم بگوییم که این موضوع:
- مربوط به قانون بی اهمیتی پارکینسون است.
- در اغلب سازمان‌ها مشغله سطوح مدیریتی است.
- بیشتر جنبه رسمی دارد و گاهی غیررسمی است.
- هدف آن تصمیم‌گیری یا آگاهی بخشی است.
اگر نیاز به راهنمایی‌های بیشتر دارید باید بگوییم که این موضوع:
- اکثراً وقت‌گیر است.
- بیشتر مواقع خروجی اثربخشی ندارد.
حتماً تا الآن متوجه شده‌اید که این موضوع چیست. اگر حدس شما «جلسات طولانی بی‌نتیجه» است باید به شما تبریک بگوییم. بله درست است. «جلسات طولانی بی‌نتیجه» یکی از تبعات پیروی از قانون بی اهمیتی پارکینسون در سازمان‌هاست. موضوعی که علی‌رغم تلاش مدیران هنوز هم به‌عنوان یک معضل سازمانی مطرح است.
قانون بی اهمیتی پارکینسون
قانون بی اهمیتی پارکینسون مفهومی رایج در مدیریت است. نام آن از نام تاریخ‌دان انگلیسی سیریل نورث کوت پارکینسون (Cyril Northcote Parkinson) گرفته شده است. پارکینسون در سال 1955 برای اولین بار در مقاله‌ای در اکونومیست به این قانون اشاره کرد. او کارمند دولت بریتانیا بود. که در تجربه کاری خود متوجه شده بود باور افراد این است که «سخت کار کردن بهتر از سریع و هوشمندانه کار کردن است».
ویژگی مهم قانون بی اهمیتی پارکینسون افزایش هرم سازمانی است و مفروضه‌اش این است که «کار به اندازه‌ای به درازا می‌کشد تا بتواند زمان برنامه‌ریزی‌شده برای تکمیل آن را پوشش دهد.»
برای درک فرض قانون بی اهمیتی پارکینسون به یک مثال ساده اشاره می‌کنیم: کارمند یک سازمان دولتی را در نظر بگیرید. او تمام هفته را وقت داشته تا روی یک گزارش از وضعیت منابع انسانی سازمان کار کند. اما تا روز چهارشنبه (روز آخر کاری ادارات دولتی) کاری را پیش نبرده. او می‌خواهد گزارش را در چند ساعت باقی‌مانده نهایی کند.
اگر در آن لحظه از این کارمند بپرسیم اوضاع‌واحوال کاری چطور است؟ قطعاً زبان به گله و شکایت باز می‌کند که «سرم به‌شدت شلوغ است. باید یک گزارش مهم تحویل دهم. زمان ندارم و …».
اینجاست که ضرب‌المثل «کسی که وقت اضافه دارد، فردی پرمشغله است» مصداق پیدا می‌کند. قانون بی اهمیتی پارکینسون نیز در قالب این ضرب‌المثل به خوبی قابل تبیین است.
پیامدهای منفی قانون بی اهمیتی پارکینسون
«افزایش هرم سازمانی» و «کش دادن کار برای پر کردن زمان اختصاص داده شده به آن» از نمودهای قانون بی اهمیتی پارکینسون در سازمان‌هاست. علاوه بر اینها می‌توان به میل مدیران به داشتن کارکنان بیشتر، عدم ارتباط بین کمیت کار و کمیت کارکنان اختصاص داده‌شده به آن، جلسات طولانی بی‌نتیجه و … نیز اشاره کرد.
موضوع «جلسات طولانی بی‌نتیجه» که در ابتدای بحث به آن اشاره کردیم یکی از دغدغه‌های امروز سازمان‌هاست. نظرسنجی‌ها نشان می‌دهد که کارکنان به جلسات این‌چنینی حس مثبتی ندارند. زیرا چنین جلساتی:
- چیزی جز اتلاف وقت نیست.
- خروجی آن با ارزش نیست.
- و یا نتیجه آن تحت تأثیر نظرات افراد خاص قرار می‌گیرد.
واقعیت این است که در 80 درصد از جلسات، 80 درصد از شرکت‌کنندگان آن را اتلاف وقت می‌دانند! آزاردهنده‌تر این است که در جلسات معمولاً تصمیمات فرد یا گروه خاصی غالب می‌شود (گروه فکری). بنابراین سایر حاضرین در جلسه اظهارنظر را بیهوده می‌دانند. به همین دلیل است که اکثر کارکنان یا زحمت صحبت کردن در جلسات را به خود نمی‌دهند. یا در طول جلسات خود را مشغول کار با تلفن همراهشان می‌کنند.
پیامد: اکثر حاضرین جلسات را بدون اطلاع از نتیجه و توافقات ترک می‌کنند.
و این چرخه معیوب و مرگبار در DNA سازمان‌های بوروکراتیک جریان دارد. نکته دیگر در خصوص نمود قانون بی اهمیتی پارکینسون در جلسات سازمانی این است که:
«در جلسات هیئت مدیره مدت‌زمانی که به یک موضوع اختصاص داده می‌شود هیچ تناسبی با دشواری آن ندارد.»
یعنی سازمان‌ها برای مسائل پیش‌پاافتاده وقت زیادی می‌گذارند (نقض اصل پارتو). مثلاً: تیم بازاریابی ممکن است در 5 دقیقه به بررسی استراتژی برند کارفرمایی جدید بپردازد. آن‌وقت 60 دقیقه به انتخاب نام برای استراتژی اختصاص دهد! یا یک تیم منابع انسانی ممکن است 5 دقیقه زمان به بررسی پیامدهای عدم مراقبت‌های بهداشتی کارکنان اختصاص دهد و 90 دقیقه برای قوانین رفاهی کارکنان وقت بگذارد!
قانون بی اهمیتی پارکینسون امروزه مانند یک بیماری است که آرام‌آرام شرکت‌های بزرگ سنتی را از بین می‌برد. سازمان‌های سنتی هنوز به برگزاری جلسات هیئت مدیره و صدها جلسه غیر سازنده در بخش‌های مختلف عادت دارند.
آنها هنوز معتقدند که ساعت‌ها وقت خود را صرف بحث در مورد مسائل پیش‌پاافتاده می‌کنند و بر اساس نیاز واقعی عمل نمی‌کنند. طبق یک نظرسنجی فقط در ایالات‌متحده روزانه 11 میلیون جلسه برگزار می‌شود. این رقم را در سراسر جهان تصور کنید و اتلاف وقت را تخمین بزنید.
وجود یک تناقض آشکار
یک تناقض کاملاً آشکار وجود دارد: به همان اندازه که کارکنان از چنین جلساتی متنفرند از عدم راه‌یابی به آنها هم می‌ترسند. زیرا پیامش این است که دیگر اهمیتی ندارند.
این دقیقاً همان چیزی بود که سیریل نورث کوت پارکینسون (Cyril Northcote Parkinson) از قانون بی اهمیتی پارکینسون مدنظر داشت. به گفته وی تغییر دشوار است. اکثر کارکنان ترجیح می‌دهند از آن اجتناب کنند و آنچه که بهتر می‌دانند و راحت‌تر است را ادامه دهند. برای همین حضور در جلسات بی‌فایده را انتخاب می‌کنند.
تبعیت از قانون بی اهمیتی پارکینسون کاری است که سازمان‌های بزرگ سنتی که زمانی نماد موفقیت بودند این روزها انجام می‌دهند. آنها در دنیای خود گرفتار شده‌اند. از تغییر خودداری کرده و توانایی پیش‌بینی آینده را از دست داده‌اند. به همین دلیل است که استارتاپ ها دائماً موجودیت آنها را تهدید می‌کنند. زیرا بدون ترس از شکست سریع عمل می‌کنند.
بنابراین به سازمان‌ها توصیه می‌شود در صورت امکان جلسات کمی داشته باشند. یا اصلاً هیچ جلسه‌ای نداشته باشند. این روزها تکنولوژی بدون توجه به اینکه در کدام قسمت از جهان هستید به نیروی کار امکان مشارکت می‌دهد. اگر ممکن نیست حداقل به کارکنان این آزادی را بدهید که بپرسند آیا حضور در جلسه برای آنها مهم است یا خیر.
منبع: www.hrkatha.com
