اگر از شما بخواهیم مهم‌ترین عامل موفقیت سازمان را نام ببرید، به‌احتمال بسیار زیاد خواهید گفت منابع انسانی باارزش‌ترین سرمایه و عامل اصلی موفقیت شرکت‌ها است. جالب است بدانید 71% از مدیران عامل بر این باورند که کارمندانشان مهم‌ترین عامل در موفقیت شرکتشان هستند. همین موضوع نشان‌دهنده اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی است اما متأسفانه بسیاری از سازمان‌ها فرایند برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی ندارند.
برنامه ریزی منابع انسانی به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا نیازهای فعلی و آتی خود را برای مدیریت استعداد تأمین کنند. به‌عبارت‌دیگر با برنامه ریزی منابع انسانی ورود افراد به سازمان، حرکت و مسیر شغلی آنها در داخل سازمان و خروج آنها از سازمان پیش‌بینی و برای ایجاد تعادل میان عرضه و تقاضای نیروی انسانی برنامه ریزی می‌شود.
Darrin Murriner از بنیان‌گذاران Cloverleaf.me می‌گوید: «برنامه ریزی منابع انسانی و استراتژی سازمانی با هم در ارتباط هستند. شما نمی‌توانید استراتژی کسب‌وکار ارائه دهید بدون این‌که از داشتن سرمایه انسانی مناسب در جای مناسب برای انجام کارها اطمینان داشته باشید.
در این مقاله، ما برنامه ریزی منابع انسانی را تعریف می‌کنیم، درباره چرایی اهمیت آن بحث می‌کنیم و مراحل کلیدی آن را مرور می‌کنیم. اگر به توسعه فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی فکر می‌کنید، این مقاله برای شماست.
برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟
برنامه ریزی منابع انسانی (HRP) با نام‌های دیگری مانند «برنامه ریزی نیروی انسانی»، «برنامه ریزی استخدام»، «برنامه ریزی نیروی کار»، «برنامه ریزی پرسنل» و … نیز شناخته می‌شود. HRP یک زیرسیستم در برنامه ریزی سازمانی است. یعنی مانند برنامه ریزی تولید، برنامه ریزی فروش و… از برنامه ریزی سازمانی مشتق شده است. بنابراین برنامه‌ها، اهداف و استراتژی‌های سازمانی نیز نیازمند برنامه‌ریزی مؤثر منابع انسانی است.
برنامه ریزی منابع انسانی (HRP) اولین گام در فرآیند مدیریت منابع انسانی است. فرآیندی سیستماتیک و استراتژیک که هدف آن ارزیابی وضعیت فعلی منابع انسانی سازمان و پیش‌بینی نیازهای نیروی انسانی آینده است. برنامه ریزی نیروی انسانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا افراد موردنیاز خود را برای دستیابی به اهداف استراتژیک کسب‌وکار و پاسخ به تغییرات در بازار؛ جذب، حفظ و بهینه‌سازی کنند. هدف از برنامه ریزی منابع انسانی این است که اطمینان حاصل شود که یک کسب‌وکار دارای استعدادهای مناسب در بخش‌های مختلف است.
بخش کلیدی برنامه ریزی منابع انسانی، پیش‌بینی نیازهای نیروی انسانی آینده و ایجاد استراتژی‌هایی برای به‌کارگیری این استعدادها به‌منظور جلوگیری از کمبود یا مازاد مهارت‌ها است. هدف دستیابی به تعادلی از مهارت‌ها بر اساس نیازها و اهداف شرکت است. بنابراین، برنامه‌ریزی منابع انسانی باید یک فرآیند ساختارمند، مستمر و همراه با سیستم نظارتی باشد که سازمان را قادر می‌سازد تا زمان کافی برای استخدام و آموزش کارکنان به‌منظور برآوردن نیازهای آینده خود داشته باشد.
داشتن یک استراتژی HRP خوب می‌تواند به معنای بهره‌وری و سودآوری یک شرکت باشد.
برنامه ریزی نیروی انسانی بر عهده مدیران واحدهای سازمان و واحد منابع انسانی سازمان است. مدیر مستقیم هر واحد، مسئول برآورد نیروی انسانی موردنیاز واحد خود است و باید اطلاعات لازم را بر اساس برآورد سطوح عملیاتی ارائه کند. واحد منابع انسانی اطلاعات تکمیلی را در قالب سوابق و برآوردها ارائه می‌دهد.
اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی
Matthew Burr مدیر شرکت مشاوره منابع انسانی Burr Consulting, LLC درباره اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی می‌گوید: «جنگ بر سر استعدادها در سراسر جهان همچنان در حال رشد است. برای برنده شدن در رقابت سرمایه انسانی، شرکت‌ها باید از یک برنامه استراتژیک منابع انسانی به‌عنوان نقشه راه برای دستیابی به اهداف سه تا پنج ساله استفاده کنند.»
برخی از مهم‌ترین اهدافی که برنامه ریزی منابع انسانی به دنبال تحقق آنهاست:
- ارزیابی مناسب نیازهای منابع انسانی در آینده
- پیش‌بینی کمبود یا مازاد نیروی انسانی و انجام اقدامات اصلاحی
- حضور نیروی کار مستعد (A Player) در سازمان
- تسهیل در تحقق اهداف سازمان با تأمین کارکنان مناسب
- کاهش هزینه‌های مربوط به کارکنان با برنامه‌ریزی مناسب
- تعیین نیازهای مهارتی آینده سازمان
- پیش‌بینی و آمادگی برای تغییرات فرهنگی و تحولات محیط کسب‌وکار
- پیش‌بینی و شناسایی تغییرات شغلی و مهارتی به‌منظور تأمین نیازهای نیروی کار
- استخدام به‌موقع استعدادهای مناسب برای اجرای برنامه‌های متنوع سازمانی
- ایجاد مسیرهای شغلی برای کارکنان به‌منظور افزایش رضایت آنها
- ایجاد و توسعه فرآیندهای مؤثر منابع انسانی (مانند استخدام و گزینش، آموزش و توسعه، پاداش و مزایا، مدیریت عملکرد)
- استفاده بهینه از بودجه منابع انسانی
مراحل برنامه ریزی منابع انسانی
برنامه ریزی منابع انسانی شامل سه مرحله کلیدی است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا استراتژی‌هایی برای حفظ یا توسعه منابع انسانی خود ایجاد کنند.
1- ارزیابی ظرفیت فعلی منابع انسانی
اولین گام در فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی، ارزیابی کارکنان فعلی است. برای ارزیابی درست کارکنان شرکت، باید عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- تعداد کل کارکنان در سراسر شرکت
- تعداد کارکنان در هر بخش/ واحد
- تعداد کارکنان در هر عنوان شغلی
- اطلاعات جمعیت‌شناختی کارکنان (جنسی، سن و…)
- بسته‌های مزایای ارائه‌شده در هر یک از سطوح شغلی
- داده‌های ارزیابی عملکرد کارکنان
- مهارت‌ها، صلاحیت‌ها و شایستگی‌های کارکنان
علاوه بر این عوامل، شما باید با مدیران واحدهای سازمانی ارتباط برقرار کنید تا گزارش‌های عملکرد را بررسی کنید و در مورد زمینه‌هایی که آنها می‌خواهند کارکنان خود در آنها پیشرفت کنند، بیشتر بدانید.
2- پیش بینی نیازهای منابع انسانی
هنگامی‌که اطلاعات کاملی از منابع انسانی حاضر در سازمان، به‌دست آوردید، زمان آن رسیده است که نیازهای آینده را پیش‌بینی کنید. آیا شرکت شما نیاز به افزایش منابع انسانی دارد؟ آیا نیازهای شما با کارکنان فعلی خود تأمین می‌شود؟ کارکنان فعلی برای افزایش بهره‌وری خود نیاز به آموزش چه مهارت‌های جدیدی دارند؟ آیا کارمندان بالقوه‌ای در بازار کار وجود دارند؟
این مهم است که هم تقاضای شرکت برای کارکنان واجد شرایط و هم عرضه کارکنان در سازمان یا خارج از آن را ارزیابی کنید. شما باید این عرضه و تقاضا را به‌دقت مدیریت کنید. با جمع‌آوری داده‌های فعلی کارکنان، اکنون می‌توانید از آن برای پیش‌بینی تغییرات بالقوه یا ضروری در استخدام آتی شرکت استفاده کنید.
برای انجام این کار، باید دو نوع پیش‌بینی انجام شود:
پیش بینی عرضه
پیش‌بینی عرضه، منابع فعلی موجود برای پاسخگویی به تقاضاها را تعیین می‌کند. با انجام ارزیابی ظرفیت فعلی منابع انسانی سازمان، اکنون می‌دانید که آیا کارمندان در سازمان، تقاضای فعلی سازمان را برآورده می‌کنند یا خیر؟ اگر نه، شما باید به‌دنبال استخدام کارکنان بالقوه در خارج از سازمان برای انجام آنچه کارکنان فعلی از عهده آن برنمی‌آیند، باشید.
به‌عبارت دیگر پیش‌بینی عرضه زمانی است که متخصصان منابع انسانی کارکنان فعلی را ارزیابی می‌کنند تا تعیین کنند که آیا آنها خواسته‌های اهداف کسب‌وکار را برآورده می‌کنند یا خیر. پیش‌بینی عرضه همچنین باعث می‌شود منابع انسانی درباره بازنشستگی، ترفیع، اخراج یا خروج کارکنان از شرکت که می‌تواند منجر به پست‌های خالی شود، فکر کند.
پیش‌بینی تقاضا
پیش‌بینی تقاضا فرآیند دقیق تعیین نیازهای منابع انسانی آینده ازنظر کمیت (یعنی تعداد کارکنان موردنیاز) و کیفیت ( یعنی مجموعه استعداد موردنیاز) است.
به‌عبارت دیگر، پیش‌بینی تقاضا بر انواع استعدادها و تعداد کارکنان موردنیاز برای دستیابی به اهداف اقتصادی آینده یا نیازهای صنعت دلالت دارد. برای مثال، یک شرکت که می‌خواهد خدمات فناوری اطلاعات (IT) را به لیست خدمات خود اضافه کند به برنامه‌نویسان و کارکنان جدید برای مدیریت آن بخش از کسب‌وکار خود نیاز دارد.
3- تحلیل شکاف
تجزیه‌وتحلیل شکاف روشی است که برای مقایسه سطوح عملکرد فعلی با عملکرد مورد انتظار استفاده می‌شود. این مرحله شامل:
- شناسایی وضعیت فعلی
- ایجاد وضعیت ایده آل
- تعیین شکاف بین مراحل فعلی و ایده آل
- ایجاد روش‌هایی برای رسیدن از وضعیت فعلی به وضعیت ایده آل
متخصصان منابع انسانی از تجزیه‌وتحلیل شکاف در این مرحله از فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی استفاده می‌کنند تا میزان اختلاف وضع موجود و مطلوب را در عوامل مختلف مانند سطح مهارت فعلی کارکنان، تعداد کارکنان، فرهنگ شرکت، مزایا و پاداش کارکنان، برنامه‌های آموزشی موجود، استراتژی‌های استخدام یا سایر زمینه‌ها شناسایی و برای رفع آن اقدام کنند.
در پایان باید بگوییم که برنامه ریزی برای آینده همیشه یک چالش است، جایی که هیچ راهی برای اطمینان ازآنچه اتفاق می‌افتد، وجود ندارد و شما نمی‌توانید همه‌چیز را پیش‌بینی کنید. بااین‌وجود، ارزش تلاش را دارد. برای توسعه و اجرای برنامه منابع انسانی خود، مطمئن شوید که وضعیت فعلی و نیازهای آینده خود را به‌طور کامل تجزیه‌وتحلیل می‌کنید.
