تجزیه و تحلیل شغل دقیقاً چیست؟

تجزیه و تحلیل شغل یکی از وظایف اصلی مدیریت منابع انسانی است که اثر آن در تمام کارکردهای دیگر منابع انسانی از برنامه ریزی نیروی انسانی گرفته تا خروج کارکنان دیده می‌شود. از اطلاعات تحلیل شغل در تنظیم آگهی شغلی، غربالگری رزومه و استخدام کارکنان استفاده می‌شود. برای تعیین اهداف جامعه پذیری و تنظیم برنامه‌های آموزشی کارکنان به اطلاعات تحلیل شغل نیاز است. و بستر مناسبی برای بررسی عملکرد و طراحی شاخص‌های عملکردی کارکنان نیز به شمار می‌رود. به همین خاطر است که گفته می‌شود؛ تجزیه و تحلیل شغل زیربنای سایر اقدامات مدیریت منابع انسانی است.

مفاهیم پایه در تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل فرایند مطالعه و بررسی دقیق یک شغل برای درک عمیق آن است. نکته مهم در تجزیه و تحلیل شغل این است که ملاک تحلیل، «شغل» است نه شخصی که انجام کار را بر عهده دارد (شاغل). قبل از اینکه جزئیات بیشتری درباره تجزیه و تحلیل بیان کنیم بهتر است تعریفی از شغل ارائه دهیم.

شغل (Job)

به مجموعه‌ای از وظایف محوری مرتبط به هم، شغل گفته می‌شود. اگر بخواهیم یک شغل را با استفاده از مفاهیم علوم ریاضی تعریف کنیم می‌توانیم آن را به‌صورت یک مجموعه نشان دهیم.

Job={Duty 1, Duty 2, Duty 3, Duty 4, Duty 5}

وظیفه محوری (Duty)

به مجموعه وظایف جزئی که در راستای اهداف کلی شغل انجام می‌شود، وظیفه محوری گفته می‌شود. وظیفه محوری یک طبقه‌بندی از وظایف شغل بدون توجه به جزئیات آن است. هر شغل معمولاً بین 5 تا 12 وظیفه محوری دارد.

وظیفه جزئی (Task)

به مجموعه فعالیت‌هایی که زمان شروع و پایان مشخص دارد، وظیفه گفته می‌شود. هر شغل معمولاً بین 30 تا 100 وظیفه جزئی دارد.

خانواده‌های شغلی (Job Families)

گروهی از مشاغل مختلف که وظایف مشابه دارند و برای انجام وظایف آنها به مهارت‌های مشابه نیاز است.

اجزای تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل، فرایند سیستماتیک برای جمع‌آوری اطلاعات کامل مربوط به یک شغل است. فرایندی که از طریق آن ماهیت شغل و ویژگی‌های لازم برای انجام موفقیت‌آمیز شغل تعیین می‌شود. تجزیه‌وتحلیل شغلی از دو بخش اساسی تشکیل‌شده است.

1- شرح شغل

سند مکتوبی که اطلاعات مربوط به شغل در آن درج می‌شود. به عبارت دیگر شرح شغل توصیفی از شغل است که به مفاهیمی مستقل از متصدی و انجام دهنده شغلی می‌پردازد. مؤلفه‌های شرح شغل شامل:

1-1 شناسنامه شغل

• عنوان شغل
• کد شغل
• خانواده شغلی
• رسته شغلی
• رده شغلی

2-1 هدف شغل

3-1- مسئولیت‌های شغل

4-1- اختیارت شغل

5-1- ابزارها و تجهیزات موردنیاز شغل

6-1- شرایط شغلی و خطرات موجود در شغل

2- شرایط احراز شغل

شرایط احراز به مجموعه ویژگی‌ها و شرایط لازم که یک فرد برای تصدی آن شغل باید برخوردار باشد، می‌پردازد. مؤلفه‌های شرایط احراز شغل شامل:

1-2- شرایط احراز عمومی

• جنسیت
• سن
• تجربه
• تحصیلات

2-2- مهارت‌های تخصصی مورد نیاز شغل

3-2- مهارت‌های رفتاری

4-2- مهارت‌های عمومی

5-2- مهارت‌های کسب‌وکار

6-2- ویژگی‌های شخصیتی متناسب با شغل