تجزیه و تحلیل شغل یکی از وظایف اصلی مدیریت منابع انسانی است که اثر آن در تمام کارکردهای دیگر منابع انسانی از برنامه ریزی نیروی انسانی گرفته تا خروج کارکنان دیده می‌شود. از اطلاعات تحلیل شغل در تنظیم آگهی شغلی، غربالگری رزومه و استخدام کارکنان استفاده می‌شود. برای تعیین اهداف جامعه پذیری و تنظیم برنامه‌های آموزشی کارکنان به اطلاعات تحلیل شغل نیاز است. و بستر مناسبی برای بررسی عملکرد و طراحی شاخص‌های عملکردی کارکنان نیز به شمار می‌رود. به همین خاطر است که گفته می‌شود؛ تجزیه و تحلیل شغل زیربنای سایر اقدامات مدیریت منابع انسانی است.
سازمان‌ها می‌توانند از اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل در اقدامات زیر استفاده کنند:
- برنامه ریزی نیروی انسانی
- ارزشیابی شغل
- طراحی شغل
- انتخاب و استخدام
- آشناسازی و جامعه پذیری
- آموزش
- توسعه شغلی
- سلامت و امنیت
- مدیریت عملکرد
- خروج کارکنان
مفاهیم پایه در تجزیه و تحلیل شغل
تجزیه و تحلیل شغل فرایند مطالعه و بررسی دقیق یک شغل برای درک عمیق آن است. نکته مهم در تجزیه و تحلیل شغل این است که ملاک تحلیل «شغل» است نه شخصی که انجام کار را بر عهده دارد (شاغل).
قبل از اینکه اجزای تجزیه و تحلیل شغل را معرفی کنیم؛ بهتر است مهم‌ترین تعاریف مورد استفاده در این سیستم را ارائه دهیم. چراکه اگر بخواهید مشاغل سازمان خود را تجزیه و تحلیل کنید پیش از همه باید بر این مفاهیم اصلی مسلط شوید.
شغل (Job)
به مجموعه‌ای از وظایف محوری مرتبط به هم، شغل گفته می‌شود. اگر بخواهیم یک شغل را با استفاده از مفاهیم علوم ریاضی تعریف کنیم می‌توانیم آن را به‌صورت یک مجموعه نشان دهیم.
Job={Duty 1, Duty 2, Duty 3, Duty 4, Duty 5}
رده شغلی (سلسله‌مراتب/ hierarchy)
به سطح ارشدیت شغل در سازمان، رده شغلی گفته می‌شود. معاون، مدیر، رئیس، مسئول، کارشناس و کارگر نمونه‌هایی از عنوان رده سازمانی است.
وظیفه محوری (Duty)
به مجموعه وظایف جزئی که در راستای اهداف کلی شغل انجام می‌شود، وظیفه محوری گفته می‌شود. وظیفه محوری یک طبقه‌بندی از وظایف شغل بدون توجه به جزئیات آن است. هر شغل معمولاً بین 5 تا 12 وظیفه محوری دارد.
وظیفه جزئی (Task)
به مجموعه فعالیت‌هایی که زمان شروع و پایان مشخص دارد، وظیفه گفته می‌شود. هر شغل معمولاً بین 30 تا 100 وظیفه جزئی دارد.
خانواده‌های شغلی (Job Families)
گروهی از مشاغل مختلف که وظایف مشابه دارند و برای انجام وظایف آنها به مهارت‌های مشابه نیاز است.
رسته شغلی
رسته‌های شغلی شامل بخش‌های زیر است:
- صف: مشاغلی که در هسته اصلی کسب‌وکار قرار دارند. به‌عبارت‌دیگر مشاغل مرتبط با رسالت و مأموریت اصلی سازمان، مشاغل صفی هستند.
- ستاد: مشاغلی که پشتیبان غیرمستقیم هسته اصلی کسب‌وکار هستند. به‌عبارت‌دیگر مشاغل ستادی، به مشاغل صف پشتیبانی غیرمستقیم ارائه می‌دهند.
- ستادصف: مشاغلی که پشتیبان مستقیم هسته اصلی کسب‌وکار هستند. به‌عبارت‌دیگر به مشاغل صف پشتیبانی مستقیم ارائه می‌دهند.
شغل: کارگر خدمات
رده شغل: کارگر
یک نمونه وظیفه محوری: انجام امور نظافت
وظایف جزئی «انجام امور نظافت» شامل:
– نظافت اتاق‌ها شامل تی، جارو، گردگیری، تمیز کردن میزها و کمدها
– تخلیه و شستشوی سطل‌های زباله
– شستشو و تمیز کردن روزانه سرویس‌های بهداشتی
– شستشوی ظروف (نظیر لیوان، فنجان، سماور، قوری و..)
رسته شغلی: ستاد
اجزای تجزیه و تحلیل شغل
تجزیه و تحلیل شغل، فرایند سیستماتیک برای جمع‌آوری اطلاعات کامل مربوط به یک شغل است. فرایندی که از طریق آن ماهیت شغل و ویژگی‌های لازم برای انجام موفقیت‌آمیز شغل تعیین می‌شود. تجزیه‌وتحلیل شغل از دو بخش اساسی تشکیل‌شده است.
1- شرح شغل
سند مکتوبی که اطلاعات مربوط به شغل در آن درج می‌شود. به‌عبارت‌دیگر شرح شغل توصیفی از شغل است که به مفاهیمی مستقل از متصدی و انجام دهنده شغل می‌پردازد.
مؤلفه‌های شرح شغل
- شناسنامه شغل
عنوان شغل، کد شغل، رده شغل، خانواده شغلی و رسته شغلی اطلاعات شناسنامه شغل است.
- هدف شغل
- مسئولیت‌های شغل
- اختیارات شغل
- ابزارها و تجهیزات موردنیاز شغل
- شرایط شغلی و خطرات موجود در شغل
2- شرایط احراز شغل
شرایط احراز شغل به مجموعه ویژگی‌ها و شرایط لازم که یک فرد برای تصدی شغل باید داشته باشد، می‌پردازد.
مؤلفه‌های شرایط احراز شغل
- شرایط احراز عمومی
منظور از شرایط احراز عمومی اطلاعات مربوط به جنسیت، سن، تجربه و تحصیلات است.
- مهارت‌های تخصصی مورد نیاز شغل
- مهارت‌های رفتاری
- مهارت‌های عمومی
- مهارت‌های کسب‌وکار
- ویژگی‌های شخصیتی متناسب با شغل
