تا حالا برایتان پیش‌آمده که از برگزار نشدن جلسات کاری خوشحال شوید و به خودتان بگویید «حالا که جلسه لغو شد، خیلی بیشتر به کارهایم رسیدگی می‌کنم»؟ اگر پاسخ شما به این سؤال اکثر اوقات است. باید بگوییم شما تنها فردی نیستید که این‌طور فکر می‌کنید. در دنیای کسب‌وکارها مدیران و رهبران زیادی هستند که تقریباً تمام‌وقت خود را در جلسات می‌گذرانند و هرگز از این بابت خوشحال نیستند. واقعاً اگر هیچ جلسه‌ای در سازمان تشکیل نشود، کارها بهتر پیش می‌روند؟ اگر نه، پس مشکل اصلی جلسات چیست؟ واقعیت این است که جلسه ذاتاً چیز بدی نیست. فقط باید بتوانیم جلسات بیهوده را به جلسات اثربخش تبدیل کنیم.
هدف از نگارش این مقاله ارائه راهکارهایی کاربردی برای برگزاری جلسات اثربخش است. اگر شما هم تجربه شرکت در جلسات ناکارآمد را دارید و دائم در طول جلسه به کارهایی فکر می‌کنید که می‌توانستید به‌جای اتلاف وقت در جلسه انجام دهید، حتماً این مقاله را مطالعه کنید.
قبل از اینکه به راهکارهای مؤثر برای برگزاری جلسات اثربخش بپردازیم، اجازه دهید انواع مختلف جلساتی که ممکن است برگزار کنید را بررسی کنیم.
جلسات تیمی
یکی از انواع جلسات، جلسات تیمی است. برگزاری این جلسات به مدیران کمک می‌کند که به‌طور منظم پروژه‌ها، اهداف و عملکرد را کنترل کنند و هم‌راستایی اهداف و اقدامات را بررسی کنند. جلسات تیمی معمولاً به‌صورت هفتگی برگزار می‌شود. دو نوع رایج جلسات تیمی، استندآپ‌های هفتگی و جلسات برنامه‌ریزی اسپرینت است.
استندآپ‌های هفتگی
استندآپ‌های هفتگی کوتاه هستند (حداکثر 10 تا 15 دقیقه). در طول این جلسات هر یک از اعضا در مورد پیشرفت کارها و آنچه در هفته گذشته انجام شده است، با سایر اعضای تیم صحبت می‌کند. سپس درباره اهداف و اقدامات هفته آینده، افراد با یکدیگر هماهنگ می‌شوند. همچنین به موانع و مشکلات نیز رسیدگی می‌کنند.
برنامه‌ریزی اسپرینت
برای تیم‌هایی که بر اساس متدولوژی اسکرام کار می‌کنند، هر پروژه به بلوک‌های زمانی تقسیم می‌شود (معمولاً 2 تا 4 هفته) به نام اسپرینت. جلسات برنامه‌ریزی اسپرینت به تیم‌ها این فرصت را می‌دهد که دورهم جمع شوند و تعیین کنند به چه وظایفی می‌پردازند. این جلسات بسیار مشارکتی هستند و به هر یک از اعضای تیم این فرصت را می‌دهند که نظرات خود را در مورد آنچه در طول دوره بعدی اتفاق می‌افتد ارائه کنند. این جلسات، اثربخش هستند زیرا اقدامات اعضای تیم را تسهیل می‌کنند. آنها می‌توانند وظایف خود را اولویت‌بندی کنند تا کار خود را به‌موقع انجام دهند.
برای اینکه جلسات تیمی اثربخشی داشته باشد وقتی برای این جلسات آماده می‌شوید، باید کل تیم را در نظر بگیرید. به برنامه‌های آنها فکر کنید و پیشرفت آنها را بررسی کنید. سپس، در نظر بگیرید که چگونه این پیشرفت با اهداف سطح شرکت مطابقت دارد.
جلسات فردی
علاوه بر جلسات تیمی، احتمالاً شما یکسری جلسات انفرادی نیز با اعضای تیم دارید. با برگزاری جلسات یک به یک یا فردی می‌توانید بازخوردهای صادقانه ارائه و دریافت کنید. این جلسات نیز معمولاً به‌صورت هفتگی برگزار می‌شود. جلسات بررسی یا مرور عملکرد و حل مسئله فردی دو نوع رایج این جلسات هستند.
مرور عملکرد
در جلسات مرور عملکرد، عملکرد فرد موردبررسی قرار می‌گیرد. در طول این جلسات، برای شناسایی نقاط قوت و ضعف، ارائه بازخورد و تعیین اهداف برای آینده صحبت خواهد شد. جلسات مرور عملکرد در صورتی اثربخش هستند که به کارمندان کمک کنند تا بدانند چه‌کاری را به خوبی انجام می‌دهند، چگونه کار آنها با اهداف استراتژیک شرکت مطابقت دارد و چه‌کاری می‌توانند برای بهبود عملکرد انجام دهند. همچنین جلسات بررسی عملکرد به رهبران تیم فرصتی می‌دهد تا عملکردهای برتر را بشناسند، انتظارات خود را به روشنی برای کارکنان مطرح کنند و مشکلات را قبل از ایجاد بحران حل کنند.
حل مسئله فردی
جلسات حل مسئله انفرادی، جلسات یک‌به‌یک هستند که برای رسیدگی به مشکلات خاص با یک کارمند طراحی شده‌اند. اینها از سخت‌ترین جلسات هستند. بااین‌حال، تشکیل آنها فوق‌العاده مهم است و نباید به تعویق انداخته شوند. هنگامی‌که جلسات حل مسئله به‌درستی انجام شود، فرصتی برای اصلاح زودهنگام مسائل ایجاد می‌شود.
جلسات ویژه‌کار- موقت
این جلسات به‌صورت خودجوش برگزار می‌شود و معمولاً یک مسئله یا موضوع خاص در جلسه بررسی می‌شود. برای اینکه جلسات موقت اثربخش باشد، تهیه دستور جلسه الزامی است.
گام‌به‌گام تا برگزاری جلسات اثربخش
به‌عنوان رهبر تیم، آماده‌سازی و اجرای جلسات اثربخش به عهده شماست. بنابراین برای برگزاری جلسات مؤثر اقدامات زیر را انجام دهید.
1- ضرورت جلسه را بررسی کنید.
آیا نیاز به تشکیل جلسه دارید؟ قبل از اینکه از همه بخواهید کاری را که در دست انجام دارند، کنار بگذارند و در اتاق کنفرانس حاضر شوند، مشخص کنید که آیا واقعاً باید جلسه‌ای تشکیل شود؟ اگر برای تصمیم‌گیری درباره مسئله به کمک فوری نیاز دارید، دعوت به جلسه منطقی است. اما باید مطمئن شوید که برای تصمیم‌گیری هیچ چاره‌ای جز برگزاری جلسه ندارید. اگر می‌توانید اطلاعات را از طریق ایمیل، تلفن یا راه‌های دیگری تبادل کنید اصلاً نیاز به تشکیل جلسه نیست.
2- هدف جلسه را مشخص کنید.
بهترین زمان تعیین هدف جلسه قبل از شروع جلسه است. بهترین راه برای شروع یک جلسه این است که به شرکت‌کنندگان اطلاع دهید که چرا آنجا هستند. با روشن کردن هدف، به تیم خود نشان می‌دهید که به‌وقت آنها احترام می‌گذارید و می‌خواهید با آنها شفاف باشید.
3- یک دستور جلسه تنظیم کنید.
در دستور جلسه باید مشخص کنید می‌خواهید درباره چه مباحثی صحبت کنید و زمان موردنیاز برای هر مبحث چقدر باید باشد.
4- شرکت‌کننده یا شرکت‌کنندگان جلسه را انتخاب کنید.
فقط افرادی را به جلسه دعوت کنید که حضور آنها برای اثربخشی جلسه لازم است. تا جای ممکن تعداد اعضای جلسه را کاهش دهید و جلسات خلوتی برگزار کنید. هرچه تعداد اعضا بیشتر باشد احتمال حواس‌پرتی بیشتر است و اثربخشی جلسه کاهش می‌یابد.
5- دستور جلسه را با اعضای جلسه به اشتراک بگذارید.
حتماً دستور جلسه را پیش از تشکیل جلسه در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید. آنها نباید مباحث موردبررسی در جلسه را حدس بزنند یا از طرح مباحث غافلگیر شوند.
6- مسئول مستقیم برای رسیدگی به هر مورد (برای جلسات تیمی) تعیین کنید.
برای انجام هر کار باید یک مسئول مستقیم تعیین شود. با انجام این کار هر یک از اعضای تیم می‌دانند چه‌کاری باید انجام دهند. این کاری است که استیو جابز همیشه انجام می‌داد.
7- پیگیری کنید.
یکی از دلایل ناکارامدی جلسات این است که اقداماتی که در جلسه برای انجام تعیین می‌شود بدون پیگیری رها می‌شوند. برای اثربخشی جلسات، صورت‌جلسه را تنظیم و در اختیار اعضا قرار دهید تا به‌طور دقیق بدانند چه‌کاری را ظرف چه مدت‌زمانی باید انجام دهند.
چک‌لیست برگزاری جلسات اثربخش
برای هر مدیری حیاتی‌ترین منبع زمان است. یک لحظه تأمل کنید آیا می‌خواهید بیشتر زمان خود را صرف جلسات کنید؟ آیا می‌خواهید بعد از ساعات کاری تازه به کارهای اجرایی خود رسیدگی کنید؟
قبل از تشکیل جلسه به سؤالات زیر پاسخ دهید.
- جلسه اطلاعات جدیدی را برای من به ارمغان می‌آورد که از راه دیگری نمی‌توانم به‌دست بیاورم؟
- آیا برای جلسه دستور کار نوشته‌ام؟
- فقط افرادی که در دستور کار تأثیر دارند به جلسه دعوت می‌شوند؟
- آیا اطلاعات جدیدی برای بقیه وجود دارد؟
اگر به هر یک از آنها جواب منفی دادید، از تشکیل جلسه صرف‌نظر کنید. خوشبختانه راه‌های جایگزینی وجود دارد تا از تشکیل جلسات ناکارآمد نجات پیدا کنید.
1- پیام‌رسان‌های فوری
پیام‌رسان‌های فوری که دریافت پاسخ فوری را تضمین می‌کنند، ابزاری عالی برای در تماس ماندن و همکاری در مورد مسائل مبرم است. آنها نسبت به ایمیل‌های الکترونیکی از چابکی بیشتری برخوردار هستند. در مقایسه با تماس‌های تلفنی و مکالمات چهره به چهره، کمتر مخرب است و ازنظر مالی و سرمایه‌گذاری هزینه چندانی ندارند. آنها می‌توانند در زمان صرفه‌جویی کنند. ناگفته نماند، اگر گزینه جستجو وجود داشته باشد، مرور تاریخچه و یافتن مکالمه روزها، هفته‌ها و حتی ماه‌ها قبل آسان است.
شاید مزایای پیام‌رسان فوری بدیهی باشد درحالی‌که سال‌ها است که از آنها استفاده می‌کنیم اما عجیب است که بسیاری از افراد، مزایای انتخاب یک چت سریع به جای یک جلسه طولانی‌مدت را درک نمی‌کنند.
2- جلسات آنلاین و وب کنفرانس
یک راه جایگزین دیگر جلسات آنلاین است. در نگاه اول به نظر می‌رسد که وب کنفرانس‌ها همان جلسات سنتی است که فقط از طریق اینترنت انجام می‌شود. اما تفاوت در این است که ارتباط واقعی در طول کنفرانس تحت وب، مؤثرتر و دقیق‌تر است.
جلسات آنلاین که به‌زودی به یک استاندارد در دنیای تجارت تبدیل می‌شود، امکان توزیع اطلاعات را به‌ویژه برای تیم‌های دورکار به روشی ساده‌تر و کارآمدتر فراهم می‌کنند.
منبع: weekdone.com
