هر آنچه باید درباره طراحی شغل در سازمان بدانید

طراحی شغل به فرایند سازمان‌دهی وظایف و مسئولیت‌های مرتبط با شغل جهت دستیابی به اهداف سازمانی و فردی اشاره دارد. چنانچه طراحی مشاغل در سازمان به‌درستی انجام نگیرد منجر به افزایش خروج کارکنان، افزایش هزینه‌های سازمانی، عدم رضایت کارکنان و کاهش بهره‌وری می‌شود. بنابراین مهم است که مشاغل به‌درستی طراحی شوند تا انگیزه و بهره‌وری عملکرد کارکنان افزایش یابد.
با توجه به اینکه در دنیای امروز، مشاغل با سرعت بیشتری تغییر می‌کند و طراحی شغل بیش از هر زمان دیگر اهمیت پیداکرده است. در این مقاله به اصول طراحی شغل و چگونگی ایجاد مشاغلی که علاوه بر ایجاد انگیزه در کارکنان منجر به ایجاد ارزش برای سازمان هم می‌شوند، می‌پردازیم.

نظریه ویژگی‌های شغل

برای طراحی مشاغل در سازمان به یک چارچوب نیاز داریم. بهترین چارچوب شناخته‌شده برای طراحی شغل «نظریه ویژگی‌های شغل هاکمن و اولدهام» است. بر اساس این نظریه هر شغل باید دارای 5 ویژگی بوده تا برای فرد انگیزه‌بخش باشد.

تنوع مهارت

میزانی که شغل به مهارت‌های گسترده‌ای نیاز دارد. هرچه تنوع مهارت بیشتر باشد، شغل چالش‌برانگیزتر است و به شایستگی‌های بیشتری نیاز دارد. یک کارشناس منابع انسانی که وظایف مربوط به ارزیابی عملکرد، آموزش و جذب و استخدام را بر عهده دارد نسبت به کارشناسی که فقط کار جذب و استخدام را بر عهده دارد، دارای تنوع شغلی بیشتری است.

هویت وظیفه

هویت وظیفه یعنی وظایف معنادار و با مفهوم باشند. به‌عبارت‌دیگر میزان نیازمندی شغل به انجام یک کار مشخص که دارای آغاز، پایان و یک نتیجه ملموس است. به‌عنوان‌مثال طراحی کامل فضای داخلی اتاق معنادارتر از طراحی بخشی از فضای اتاق است.

اهمیت وظیفه

میزان اثر شغل بر دیگران، نشان‌دهنده مهم بودن شغل است. وظیفه باید هم ازنظر شخص انجام دهنده و هم سایرین در داخل و خارج سازمان مهم به شمار آید.

اختیار

سطح استقلال و آزادی یک فرد. هرچه سطح اختیار بیشتر باشد، فرد احساس مسئولیت‌پذیری بیشتری نسبت به‌کار خواهد داشت.

بازخورد

میزان اطلاعاتی که افراد درباره اثربخشی کار خود دریافت می‌کنند. بازخورد منجر به آگاهی از نتایج فعالیت‌های کاری می‌شود.

وقتی شغل دارای این 5 ویژگی باشد، کارمند احساس مسئولیت بیشتری می‌کند و دانش بیشتری از نتایج کار به‌دست می‌آورد. این منجر به افزایش انگیزه، کیفیت عملکرد، رضایت شغلی و نگهداشت کارکنان می‌شود.

هاکمن و اولدهام سیستمی را پیشنهاد دادند که آن را نمره بالقوه انگیزشی (MPS) نامیدند. برای محاسبه این نمره، همه ویژگی‌های اصلی شغل را در نظر گرفته می‌شود و از آنها برای محاسبه پتانسیل انگیزش شغل استفاده می‌شود.

برای انجام این کار، هر یک از ابعاد اصلی شغل باید در مقیاس یک (کمترین) تا هفت (بیشترین) امتیازبندی شوند. این مقادیر در فرمول زیر قرار می‌گیرند.

طبق فرمول، نمره پایین در اختیار یا بازخورد به‌طور قابل‌توجهی بر پتانسیل انگیزشی شغل تأثیر دارد، درحالی‌که نمره پایین در هر یک از تنوع مهارت، هویت وظیفه یا اهمیت وظیفه تأثیر کمتری خواهد داشت.

مثال برای درک بهتر میزان انگیزش بالقوه شغل

دو شغل A و B را در نظر بگیرید امتیازات هر یک از ابعاد شغلی این دو شغل مطابق جدول زیر است.

امتیازات شغل B در تمام ابعاد بالاتر از امتیازات شغل A است. ازآنجایی‌که بازخورد و اختیار اثر ضرب دارند اختلاف MPS بین دو شغل بسیار زیاد است. یک راهکار این است که در صورت امکان برخی اختیارات یا فرصت‌های بازخورد ازB به A منتقل شود.

طراحی شغل چیست؟

طراحی شغل فرایند بازآرایی شغل است که باهدف کاهش یا غلبه بر نارضایتی شغلی ناشی از کارهای تکراری انجام می‌شود. از طریق طراحی شغل، سازمان‌ها سعی می‌کنند با ارائه پاداش غیرمالی مانند رضایت از احساس موفقیت شخصی در مواجهه با انواع چالش و مسئولیت کاری فرد، سطح بهره‌وری را افزایش دهند. توسعه شغل، غنی سازی شغل، چرخش شغل و ساده سازی شغل، تکنیک‌های مختلفی است که در طراحی شغل به کار می‌رود. نکته مهم در طراحی شغل این است که نقش باید در چارچوب سازمانی جای بگیرد و در راستای کمک به اهداف سازمانی باشد. در غیر این صورت، نقش زائد بوده و باید حذف شود.

تجزیه و تحلیل شغل، برای درک مشاغل موجود مهم است. اما سازمان‌ها باید برای مشاغل جدید برنامه‌ریزی کنند و به‌طور دوره‌ای بررسی کند که آیا باید مشاغل موجود را مورد تجدیدنظر قرار دهد. هنگامی‌که سازمانی در حال رشد است، ناظران و متخصصان منابع انسانی باید به برنامه‌ریزی برای واحدهای کاری جدید یا در حال رشد کمک کنند. وقتی سازمانی در تلاش برای بهبود کیفیت یا کارایی است، ممکن است بررسی واحدها و فرآیندهای کاری نیاز به تجدیدنظر در نحوه طراحی مشاغل داشته باشند.

طراحی شغل فرآیند…

1- تصمیم‌گیری درباره محتوای شغل

2- تصمیم‌گیری در مورد روش‌ها و فرایندهای انجام کار

3- استفاده بهینه از شغل

4- اجتناب از کار دستی در صورت وجود قابلیت اتوماسیون سازی

5- همگام‌سازی کار و عدم تعارض با مشاغل دیگر

6- تصمیم‌گیری در مورد روابط سازمانی است.

طراحی شغل مؤثر فرایندی پیچیده است که باید از چند نقطه‌نظر به آن نگاه شود. اهداف سازمانی، اهداف کارمندان، استانداردهای عملکرد و محیط کار از مهم‌ترین عواملی است که باید در طراحی شغل موردتوجه قرار گیرد. نقش عملکرد منابع انسانی در طراحی شغل محدود است و مدیران مستقیم نقش اصلی را در طراحی شغل بازی می‌کنند، زیرا آنها فرایندهای کار را بهتر درک می‌کنند.

اهداف طراحی شغل چیست؟

عوامل تأثیرگذار بر طراحی شغل

عوامل مختلفی بر طراحی شغل تأثیرگذار هستند. این عوامل را می‌توان را در سه بخش کلی سازمانی، محیطی و رفتاری تقسیم کرد.

عوامل سازمانی

عوامل سازمانی که بر طراحی شغل اثر می‌گذارند، ماهیت شغل، گردش کار، رویه‌های سازمانی و ارگونومی است.

1- ماهیت کار

وظایف شغلی ممکن است از جنس برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل باشد. ماهیت کار هنگام طراحی شغل موردتوجه قرار می‌گیرد.

2- گردش کار

به‌طورمعمول، نوع محصول و خدمت توالی جریان کار را تعیین می‌کند. میان فرآیندهای مختلف محصول یا خدمات باید تعادل وجود داشته باشد، طراحی شغلی این امر را تضمین می‌کند.

3- رویه‌های سازمانی

روش‌ها یا معیارهایی برای انجام یک کار خاص وضع‌شده‌اند. این شیوه‌ها اغلب بر طراحی شغل تأثیر می‌گذارد.

4- ارگونومی

هدف ارگونومی طراحی مشاغل به‌گونه‌ای است که توانایی‌های جسمی و ویژگی‌های فردی کارکنان در نظر گرفته شود تا از کار آیی و بهره‌وری اطمینان حاصل شود.

عوامل محیطی

عوامل محیطی تا حد قابل‌توجهی بر طراحی شغل تأثیر می‌گذارد. این عوامل هم عوامل داخلی نظیر مهارت‌ها و قابلیت‌های کارکنان و هم عوامل بیرونی شامل انتظارات اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی را دربر می‌گیرد.

1- مهارت‌ها و توانایی‌های کارمندان

مهارت‌ها، توانایی‌ها و زمان در دسترس بودن کارکنان نقش اساسی در طراحی مشاغل دارد. شغل اگر خواستار مجموعه مهارت‌های بیشتری از مهارت‌ها و توانایی‌های کارکنان باشد، منجر به کاهش بهره‌وری و عدم رضایت کارکنان می‌شود.

2- انتظارات اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی

امروزه مشاغل بیش از آنکه فرآیند محور باشند، کارمند محور هستند. بنابراین آنها با در نظر گرفتن کارمندان طراحی مجدد می‌شوند. ازآنجایی که سطح سواد در بین کارکنان افزایش‌یافته است، آنها اکنون مشاغلی را می‌خواهند که مرتبط بامهارت باشد و بتوانند بهترین عملکرد را داشته باشند.

عوامل رفتاری

عوامل رفتاری یا عوامل انسانی عواملی هستند که به نیاز انسان مربوط می‌شوند و برای اطمینان از بهره‌وری در محیط کار باید برآورده شوند. آنها شامل عناصری مانند استقلال، تنوع، بازخورد و … است.

1- استقلال

کارکنان باید در یک محیط باز کار کنند نه در محیطی که حاوی ترس باشد. استقلال باعث ایجاد خلاقیت و افزایش کارایی می‌شود.

2- بازخورد

بازخورد باید بخشی جدایی‌ناپذیر از کار باشد. هر کارمند باید در مورد عملکرد کاری خود بازخورد مناسبی دریافت کند.

3- تنوع

مشاغل تکراری اغلب کار را یکنواخت می‌کنند و منجر به کسالت می‌شوند. تنوع باعث می‌شود هرروز کاری برای کارمند جالب باشد. هنگام طراحی شغل باید برای تنوع شغلی اهمیت زیادی قائل شد.

4- استفاده از مهارت‌ها و توانایی‌ها

مشاغل باید کارمند محور باشند تا فرآیند محور. اگرچه لازم است به مورد دوم هم توجه شود، اما مشاغل باید به‌گونه‌ای طراحی شوند که کارمند قادر به استفاده کامل از توانایی‌های خود باشد و بتواند به‌طور کامل از توانایی‌های خود استفاده کند و کار را به‌طور مؤثر انجام دهد.

استراتژی‌های طراحی شغل

برای افزایش پتانسیل انگیزشی یک شغل از چهار استراتژی طراحی شغل استفاده می‌شود. هر یک از استراتژیها روی یک یا چند ویژگی در فرمول میزان انگیزش بالقوه شغل تأثیر می‌گذارد.

استراتژی چرخش شغلی

در چرخش شغل کارکنان بین مشاغل موجود در سازمان جابه‌جا می‌شوند. این کار باعث افزایش مهارت، آشنایی با سایر نقش‌ها و یادگیری تجربیات جدید می‌شود. چرخش شغل برای سازمان این سود دارد که در صورت غیبت کارمند، فرد دیگری به‌راحتی جایگزین او می‌شود و برای کارمند این سود را دارد که منجر به افزایش انگیزه و انعطاف‌پذیری وی می‌شود.

استراتژی توسعه شغلی

در توسعه شغلی به نقش فعلی فرد مجموعه فعالیت‌هایی اضافه می‌شود. در توسعه شغلی محتوای کار متفاوت است اما مجموعه مهارت‌های مشابهی نیاز است. توسعه شغلی تنوع مهارت و هویت وظیفه را افزایش می‌دهد. با انجام کارهای مشابه و غیرتکراری یکنواختی کاهش‌یافته، مسئولیت‌پذیری نیز افزایش می‌یابد.

توسعه شغلی، مشاغل را ازلحاظ افقی گسترش می‌دهد و حیطه شغل را وسیع‌تر می‌کند.

استراتژی غنی‌سازی شغل

درحالی‌که هدف از توسعه شغل افزودن مهارت است. غنی سازی با افزودن ابعاد انگیزشی شغل صورت می‌پذیرد. یعنی توسعه شغل نوعی از غنی سازی شغلی است. غنی سازی شغل مشاغل را از نظر عمودی گسترش می‌دهد و عمق شغل را بیشتر می‌کند.

استراتژی ساده سازی شغل

ساده سازی مخالف توسعه شغلی است و به فرایند حذف وظایف از نقش‌های موجود برای افزایش تمرکز اشاره دارد. این استراتژی زمانی که شغل باگذشت زمان بیش‌ازحد توسعه پیداکرده و غیرقابل‌کنترل می‌شود، به‌کار گرفته می‌شود.

رویکردهای مختلف طراحی شغل

رویکردهای مختلفی برای طراحی شغل ارائه‌شده است. دو رویکرد مهم در این حوزه رویکرد ماشینی و رویکرد سیستم‌های فنی- اجتماعی است. در حالی که رویکرد اول فقط جنبه فنی را لحاظ می‌کند. رویکرد دوم به دنبال بهینه‌سازی جنبه‌های فنی و انسانی شغل است.

رویکرد ماشینی

مدیرت علمی تیلور باعث ایجاد رویکرد ماشینی شد. تیلور و پیش از آن آدام اسمیت دیدگاه‌های ماشینی و جزئی به طراحی شغل داشتند. در این رویکرد، دستورالعمل‌های مشخصی در مورد چیستی (چه‌کاری باید انجام شود)، چگونگی (نحوه انجام آن) و زمان‌بندی (زمان دقیق برای اتمام کار) کار به کارکنان داده می‌شد و آن‌ها باید طبق آن عمل می‌کردند.

برای سال‌های زیادی، این رویکرد بسیار محبوب بود اما باگذشت زمان مقاومت در برابر این روش افزایش یافت. بسیاری از دانشمندان علوم رفتاری دریافتند که صاحبان شغل از مشاغل معمول و بسیار تخصصی بیزارند. کارگران احساس کردند که تخصص بیش‌ازحد مانع توسعه روابط بین فردی با مدیران و همکاران می‌شود.

رویکرد روابط انسانی

بر اساس این رویکرد، مشاغل فوق تخصصی نیاز به طراحی مجدد داشتند تا رضایت خاطر و پاداش بیشتری برای کارکنان ایجاد شود. احساس می‌شد که کارگران نیازهای اجتماعی دارند که تعاملات گاه‌به‌گاه با سرپرستان و همکاران را ضروری می‌کند. طراحی شغل موفق به‌طور همزمان خواسته‌های فنی و اجتماعی را در شغل در نظر می‌گیرد.

طبق نظریه دو عاملی هرزبرگ، دو عامل وجود دارد که رضایت شغلی را تحت تأثیر قرار می‌دهد – عوامل انگیزشی و بهداشتی. عوامل بهداشتی در مقابله با نارضایتی کارگران و جلوگیری از یک فضای شغلی منفی کمک می‌کند. مانند شرایط کار، سیاست‌های سازمانی، روابط بین فردی، حقوق و امنیت شغلی است.

به‌عنوان‌مثال، حقوق و دستمزد مناسب و امنیت شغلی مانع از نارضایتی کارمند می‌شود، اما نمی‌تواند انگیزه‌ای در او ایجاد کند، درعین‌حال که، حقوق ضعیف می‌تواند باعث نارضایتی شود.

از طرف دیگر عوامل انگیزشی می‌توانند رضایت کارکنان را افزایش دهند. موفقیت، رشد، مسئولیت‌پذیری و شناخت برخی از عوامل انگیزشی هستند. این موارد به نیازهای سطح بالاتر کارمند اشاره دارد و تأثیر مثبتی بر رضایت و درنتیجه عملکرد وی دارد.سه ویژگی اول – تنوع مهارت ، هویت وظیفه و اهمیت وظیفه – به دارنده شغل رضایت می دهد که به خودش و سازمان ارزش می بخشد. اینها همچنین باعث انگیزه او می شود تا عملکرد بهتری داشته باشد.

مراحل طراحی مجدد شغل کارمندان

طراحی شغل نباید به‌عنوان یک مفهوم ایستا در نظر گرفته شود بلکه باید به‌عنوان مفهومی پویا در نظر گرفته شود. این به دلیل این واقعیت است که متغیرهای زمینه‌ای مؤثر بر عملکرد شغلی همچنان تغییر می‌کنند. این متغیرها عبارت‌اند از توسعه فناوری، انتظارات فرهنگی اجتماعی مشاغل، استفاده از ارگونومی در طراحی مشاغل، شیوه‌های سازمانی و عوامل فردی مؤثر بر عملکرد شغلی. درنتیجه، مشاغل یک بار طراحی‌شده نمی‌توانند برای مدت طولانی مؤثر باقی بمانند و نیاز به طراحی مجدد مشاغل وجود دارد.. در فرایند طراحی مجدد شغل، بسیاری از مشاغل ممکن است به‌طورکلی حذف شوند، محتوای بسیاری از مشاغل باید تغییر کند و بسیاری از مشاغل ممکن است نیاز به معرفی عوامل انگیزشی جدید داشته باشد.

تخمین زده‌شده است که به دلیل سرعت سریع توسعه فناوری، در هر دهه ماهیت مشاغل تغییر خواهد کرد. در طراحی مجدد شغل، مراحل خاصی باید به ترتیب دنبال شوند.

1- شناسایی مشاغلی که دوباره باید طراحی شود

اولین قدم در طراحی مجدد شغل، شناسایی مشاغل مورد طراحی مجدد است. طراحی مجدد شغل یک فرایند خودکار نیست اما وقتی تغییری در متغیرهای زمینه‌ای تأثیرگذار بر مشاغل روی می‌دهد، بر کیفیت عملکرد شغل تأثیر می‌گذارد.

به‌عنوان مثال وقتی سیستم‌های اطلاعاتی سازمان تغییر می‌کند و ارسال فرم‌های مالی از حالت دستی به اتوماسیونی تبدیل می‌شود. این تغییر بر عملکرد شغلی افراد مرتبط تأثیر می‌گذارد. کارشناس حسابداری یکی از مشاغلی است که در این زمینه متناسب با شرایط جدید باید دوباره طراحی شود.

2- شناسایی محتوایی که دوباره باید طراحی شود

پس از شناسایی مشاغلی که باید دوباره طراحی شوند، محتوایی که باید تغییر کند شناسایی می‌شود. این کار از طریق فرایند تجزیه‌وتحلیل شغل انجام می‌شود. با انجام فرایند تجزیه‌وتحلیل شغل، شرح شغل جدیدی برای هر شغل تهیه می‌شود که محتوای شغل و همچنین ارتباط آن با سایر مشاغل را نشان می‌دهد.

3- شناسایی تأثیر تغییر ماهیت شغل بر ابعاد شغلی

بر اساس تغییر در شرح شغل، یک شغل دوباره طراحی می‌شود. هر زمان، به دلیل تغییر در متغیرهای زمینه‌ای، در ماهیت هر شغلی تغییر ایجاد شود بر ابعاد شغل اثر دارد. این ابعاد اصلی عبارت‌اند از: تنوع مهارت، هویت وظیفه، اهمیت وظیفه، اختیار در کار و بازخورد. بنابراین، طراحی مجدد در این ابعاد انجام می‌شود.

4- ارزیابی مشاغل طراحی مجدد شده

وقتی شغلی دوباره طراحی می‌شود، به‌صورت آزمایشی به بهره‌برداری می‌رسد. در این دور، سعی بر این است که ارزیابی شود که چگونه شغل دوباره طراحی‌شده شاغل و سایر مشاغل مرتبط با خود را تحت تأثیر قرار می‌دهد. بدین منظور از همه اشخاص ذی‌ربط بازخورد دریافت می‌شود: شاغل، مدیر مستقیم، افراد زیرمجموعه وی، متخصصان منابع انسانی و در صورت امکان، آن دسته از افراد بیرونی که با متصدی شغل دوباره طراحی‌شده تعامل دارند. با توجه به این بازخورد، در صورت نیاز، طراحی مجدد بیشتری انجام می‌شود. وقتی همه‌چیز رضایت‌بخش بود، شغل دوباره طراحی‌شده بخشی از مشاغل سازمان می‌شود.