راه‌اندازی هر کسب‌وکاری الزامات و مراحل خاص زیادی دارد. مانند امور مربوط به ثبت، مالیات، بیمه و… . یکی از مهم‌ترین جنبه‌های راه‌اندازی یک کسب‌وکار امور مربوط به مدیریت منابع انسانی است. زیرا ارزشمندترین سرمایه سازمان، کارکنان هستند. ازاین‌رو توسعه سرمایه‌های انسانی باید در اولویت برنامه‌های سازمان قرار بگیرد. واحد منابع انسانی نقشی استراتژیک در تحقق این امر و مدیریت کسب‌وکار دارد. اگر واحد منابع انسانی به‌طور مؤثر نقش خود را ایفا کند، به‌طور شایانی در موفقیت کلی شرکت سهیم خواهد بود.
بخش منابع انسانی؛ مسئول مدیریت امور مربوط به کارکنان است. این واحد یک شریک استراتژیک و اساسی در موفقیت سازمان است. در این مقاله به معرفی نقش این واحد در سازمان می‌پردازیم. شناخت بیشتر از ساختار واحد منابع انسانی می‌تواند به شما در ایجاد یا سازماندهی مجدد واحد منابع انسانی در سازمان کمک کند، پس تا پایان همراه ما باشید.
بخش منابع انسانی به امور مربوط به انگیزه و سلامتی کارکنان، پاداش، مزایا، استخدام، توسعه سازمانی، ایمنی، روابط کارکنان و آموزش رسیدگی می‌کند.
واحد منابع انسانی
با این‌که اهمیت مدیریت منابع انسانی بر هیچ‌کسی پوشیده نیست اما همیشه ابهاماتی درباره ماهیت واقعی و وظایف آن وجود داشته است. هنوز هم هستند سازمان‌هایی که یک واحد بخصوص با مجموعه‌ای از وظایف تخصصی برای مدیریت منابع انسانی اختصاص نداده‌اند و مدیریت منابع انسانی را جزء وظایف عمومی سازمان به شمار می‌آورند. درحالی‌که مدیریت انسان به‌عنوان یک موجود زنده به‌مراتب پیچیده‌تر و دشوارتر از مدیریت سایر امور است.
معمولاً دو رویکرد نسبت به مدیریت منابع انسانی و نقش این واحد در سازمان وجود دارد:
1- رویکرد اداری و کارگزینی
در این رویکرد، واحد منابع انسانی صرفاً به انجام امور اداری و دفتری کارکنان می‌پردازد. تکمیل فرم‌های استخدامی، محاسبه کارکرد، رد کردن لیست بیمه، بایگانی مدارک پرسنلی و اموری نظیر این ازجمله وظایف واحد مدیریت امور اداری است. رویکرد اداری و کارگزینی، مدیریت منابع انسانی را فعالیت اداری تلقی می‌کند.
2- رویکرد مدیریت استراتژیک منابع انسانی
در این رویکرد، باور بر این است که اهداف سازمان توسط کارکنان تحقق می‌یابد، بنابراین نگاه استراتژیک به مقوله مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها اجتناب‌ناپذیر است و مدیریت منابع انسانی بسیار گسترده‌تر از مدیریت امور اداری است. در این رویکرد، واحد منابع انسانی باید اطمینان حاصل کند که کمیت و کیفیت سرمایه انسانی برای بهره‌وری و دستیابی به اهداف سازمان متناسب است.
مثال برای رویکردهای مختلف مدیریت منابع انسانی
به‌عنوان‌مثال در رویکرد اداری وظایف بخش منابع انسانی در زمان استخدام این است که فرم تکمیل اطلاعات کارجویان را در اختیار آنها قرار دهد، اطلاعات فرم را برای اطمینان از تکمیل شدن کنترل کند، در صورت پذیرش داوطلب، پرونده پرسنلی تشکیل دهد و… . اما در رویکرد استراتژیک مدیریت منابع انسانی وظایف واحد منابع انسانی در زمان استخدام این است که اطمینان حاصل کند افراد استخدامی جدید متناسب با فرهنگ شرکت و دارای مهارت‌های لازم هستند.
درواقع، یکی از دلایل اصلی وجود دپارتمان منابع انسانی این است که مطمئن شود کسب‌وکار بالاترین نرخ بازگشت سرمایه را از کارکنان خود دریافت می‌کند. به‌عبارت‌دیگر، منابع انسانی مسئول شناسایی، استخدام و نگهداشت افرادی است که بیش از هزینه‌ای که سازمان برای استخدام آنها هزینه می‌کند، درآمد کسب کنند.
واحد منابع انسانی چه‌کاری انجام می‌دهد؟
فهرست زیر ازجمله مهم‌ترین وظایف واحد منابع انسانی در سازمان است که در ادامه برخی از آنها شرح داده می‌شوند:
- برنامه‌ریزی و مدیریت استراتژیک منابع انسانی
- تجزیه‌و تحلیل شغل و طراحی مشاغل
- منبع یابی، گزینش و استخدام
- معارفه، آشناسازی و جامعه‌پذیری
- طراحی سیستم مدیریت عملکرد کارکنان
- طراحی سیستم جبران خدمات و مزایا
- توسعه و آموزش منابع انسانی
- رعایت الزامات قانونی
- طراحی سیستم ایمنی، بهداشت و سلامت کارکنان
- جانشین پروری و مسیر شغلی
- روابط کارکنان و نظم آفرینی
1- منبع یابی، گزینش و استخدام
منبع یابی و استخدام یکی از اهداف دپارتمان منابع انسانی است. متولیان استخدام در واحد منابع انسانی ابتدا مشاغل را تجزیه‌وتحلیل کرده تا مسئولیت‌های کلیدی و شایستگی‌های موردنظر را برای نوشتن شرح شغل، شرایط احراز شغلی و تنظیم آگهی‌های شغلی شناسایی کنند. سپس داوطلبان واجد شرایط را به شرکت هدایت می‌کنند و آنها را در طول فرآیند استخدام همراهی می‌کنند.
استخدام مناسب مسئولیت حیاتی مدیریت منابع انسانی است. زیرا استخدام مناسب به کارایی عملیاتی بهتر و نرخ خروج کمتر کمک می‌کند.
2- معارفه، آشناسازی و جامعه‌پذیری
پس از استخدام، استقبال از کارکنان جدید در قالب برنامه‌های معارفه، در اختیار قرار دادن اطلاعات و ابزارهای لازم برای شروع کار در قالب برنامه‌های آشناسازی و آگاهی کامل کارکنان از فرهنگ شرکت در قالب برنامه‌های جامعه‌پذیری بر عهده واحد منابع انسانی است.
3- طراحی سیستم جبران خدمات و مزایا
یک بسته جبران خدمات خوب می‌تواند در استخدام و نگهداشت نیروهای کارآمد نقش مهمی داشته باشد. در این راستا، دپارتمان منابع انسانی سیستم جبران خدمات کارکنان را بررسی کرده و پیشنهاداتی برای مدیریت بهتر آن ارائه می‌دهد.
بسته جبران خدمات به حقوق و دستمزد محدود نمی‌شود و سازمان باید به نیازهای مختلف کارکنان پاسخ دهد. معمولاً کارکنان با مهارت‌های تخصصی ویژه برای ماندن در سازمان خواستار مزایای بیشتری هستند. واحد منابع انسانی باید با توجه به بودجه و منافع کسب‌وکار سیستم جبران خدماتی طراحی کند که حداکثر رضایت کارکنان را به همراه داشته باشد.
4- آموزش و توسعه کارکنان
واحد منابع انسانی مسئول تنظیم جلسات آموزشی، کلاس‌ها یا دوره‌های آموزشی است تا اطمینان حاصل شود که همه کارکنان در زمینه نرم‌افزارها و روش‌های جدید به‌اندازه کافی مطلع و آموزش دیده‌اند.
بخش منابع انسانی همچنین مسئول توسعه کارکنان است و باید علاوه بر آموزش بر برنامه‌ریزی جانشین پروری و توسعه شغلی نیز تمرکز کند. آماده‌سازی کارمندان برای ارتقا و نقش‌های پیشرفته بخشی از مسئولیت دپارتمان منابع انسانی است.
5- رعایت الزامات قانونی
رعایت قوانین کار مانند مرخصی، اضافه‌کاری و… بر عهده مدیریت منابع انسانی است. بخش منابع انسانی باید از رعایت کامل قوانین کار و تأمین اجتماعی در سازمان اطمینان حاصل کند. این واحد با اطمینان از رعایت قوانین کشوری و سازمانی در زمینه مدیریت کارکنان از منافع کارکنان و شرکت محافظت می‌کند.
6- طراحی سیستم ایمنی، بهداشت و سلامت کارکنان
سلامت و ایمنی کارکنان در اولویت است. در این راستا باید آموزش‌های بهداشتی و ایمنی به کارکنان ارائه شود و لباس و تجهیزات مناسب در اختیار آنها قرار گیرد.
7- روابط کارکنان
کارکنان باید بتوانند نگرانی‌ها و دغدغه‌های خود را با بخش منابع انسانی در میان بگذارند و این واحد باید اقدامات لازم را برای رفع آنها انجام دهد. به‌عنوان‌مثال، اگر یک کارمند با مدیر یا کارمند دیگری مشکل داشته باشد، منابع انسانی میانجیگری می‌کند و راه‌حل‌هایی را برای رفع مشکل ارائه می‌دهد. واحد منابع انسانی به دلیل نقش میانجیگری و تسهیل‌گری خود، به شفاف‌سازی ارتباطات و حل تعارضات کمک می‌کند.
8- اقدامات انضباطی
منابع انسانی باید اقدامات خاصی را برای اصلاح یا توبیخ رفتار یا عملکرد نامطلوب انجام دهد. راه‌حل‌ها می‌تواند شامل اخطار شفاهی یا کتبی، تعلیق یا حتی خاتمه همکاری باشد.
تشکیل واحد منابع انسانی در سازمان
برای تشکیل دپارتمان منابع انسانی که پاسخ‌گوی نیاز کسب‌وکار شما باشد، مراحل زیر را انجام دهید.
1. فرهنگ خود را مشخص کنید.
مدیریت منابع انسانی باید از فرهنگ موردنظر سازمان پشتیبانی و آن را منعکس کند. بنابراین پاسخ سؤالات زیر باید به روشنی مشخص شده باشد:
- فلسفه وجودی سازمان چیست؟
- چه فرهنگ و ارزش‌هایی دارد؟
- چه آینده‌ای برای شرکت متصور شده است؟
2. بین شخصیت و شایستگی تعادل برقرار کنید.
فرد یا افرادی که برای واحد منابع انسانی استخدام می‌کنید، باید هم افراد حرفه‌ای و متخصص باشند و هم فرهنگ موردنظر سازمان را درک کنند.
3. آنچه که از واحد منابع انسانی انتظار دارید به‌وضوح مشخص کنید.
کارکردن در این واحد نیازمند شایستگی‌های تخصصی و رفتاری مختلف است. برای شناسایی شایستگی‌های کارکنان بخش منابع انسانی ابتدا مشخص کنید چه انتظاراتی از این واحد دارید.
منابع انسانی داخلی در مقابل منابع انسانی برون‌سپاری شده
مدیریت منابع انسانی، نقشی استراتژیک در تحقق استراتژی‌های سازمان ایفا می‌کند. داشتن یک بخش داخلی یا تصمیم به برون‌سپاری آن به عوامل متعددی ازجمله اندازه سازمان بستگی دارد.
کسب‌وکارهایی که بخش منابع انسانی خود را برون‌سپاری می‌کنند، در هزینه و زمان صرفه‌جویی می‌کنند. زیرا ایجاد و حفظ یک واحد منابع انسانی داخلی نیازمند سرمایه‌گذاری قابل‌توجهی است. انتخاب یک بخش منابع انسانی داخلی یا برون‌سپاری آن، تصمیمی است که مدیران ارشد سازمان اتخاذ می‌کنند.
منبع: indeed.com
