آمارها نشان می‌دهد 70% مدیران به‌سختی تفویض اختیار می‌کنند. اگر شما هم جزء این دسته از مدیران هستید باید به شما بگوییم که شما نمی‌توانید، مدیر خوبی باشید اگر نتوانید کارها را تفویض کنید. شاید برای یک دوره زمانی کوتاه بتوانید تمام وظایف را خودتان به‌تنهایی انجام دهید. اما این کار دوام نخواهد داشت. زیرا از وظایف خود خسته می‌شوید؛ رشد شغلی شما متوقف می‌شود و درنهایت فقط تلاش می‌کنید تا برای بقا سر خود را بالای آب نگه‌دارید.
البته کمتر مدیری است که مزایای تفویض اختیار را انکار کند، چیزی که مهم است اجرای مؤثر این کار است. زیرا در عمل تفویض اختیار بسیار پیچیده‌تر از آن چیزی است که در ظاهر به نظر می‌رسد. بسیاری از رهبران هنگامی‌که تصمیم به تفویض اختیار می‌گیرند، دچار تردید می‌شوند. برخی فکر می‌کنند کارکنان نمی‌توانند کارها را به خوبی خودشان انجام دهند. برخی هم نگران هستند که باوجود تفویض اختیار بازهم مجبور شوند کارها را خودشان انجام دهند. برای درک پیچیدگی این مفهوم به مثال زیر دقت کنید.
مثال برای درک بهتر پیچیدگی تفویض اختیار
شعبه جدید فروشگاه سفیر ماه آینده افتتاح می‌شود. آقای مریدی وظایف هر یک از اعضای تیم را برای جشن افتتاحیه از دو هفته قبل مشخص کرده است. اما اکنون بیشتر کارها ناقص مانده است و وظایفی هم که انجام‌شده مطابق با استانداردهای موردنظر او نیست. آقای مریدی از کارمندان خود ناامید شده و درحالی‌که به‌شدت از وضعیت پیش‌آمده ناراحت و نگران است با فریاد به کارکنان اعلام می‌کند دیگر نیازی نیست کاری انجام دهید تمام کارها را خودم انجام می‌دهم.
به نظر شما در اینجا چه عاملی باعث شکست تفویض اختیار شده است؟ آیا کارمندان آقای مریدی مقصر هستند؟ آقای مریدی برای جلوگیری از این وضعیت چه کارهایی باید انجام می‌داد؟ آیا اکنون تصمیم درستی گرفته است؟
تفویض اختیار کلید رشد کسب‌وکار است. مهارت تفویض اختیار آن‌قدر مهم است که گالوپ از آن به‌عنوان یکی از ده ویژگی برتر موردنیاز برای موفقیت در ایجاد و رشد کسب‌وکار نام می‌برد. نکات زیر به مدیران سازمانی کمک می‌کند تا تفویض اختیار موفقی را تجربه کنند.
1- تفویض اختیار معادل تخصیص وظایف نیست.
بزرگ‌ترین مشکلی که در تفویض اختیار می‌بینیم این است که رهبران مایل به تخصیص وظایف هستند تا تفویض اختیار. آنها می‌خواهند جزئیات کار را زیر نظر داشته باشند و تصمیم‌گیرنده نهایی باشند. می‌توان گفت بیشتر مدیران زمانی که وظایفی را به کارمندان محول می‌کنند، فقط فکر می‌کنند که در حال تفویض اختیار هستند.
تفویض اختیار به معنای ریختن وظایف بر سر کارکنان نیست. تفویض واقعی، واگذاری مسئولیت به همراه اختیار انجام کارهای موردنیاز برای ایجاد نتایج مطلوب است. اگر وظایف و مسئولیت‌ها بدون واگذاری اختیار به کارکنان سپرده شود آنها به‌شدت احساس ناامیدی خواهند داشت.
به‌عنوان مدیر این وظیفه شماست که به افراد فضای کافی برای تصمیم‌گیری و رشد بدهید. هنگامی‌که شما جزئیات کار را مدیریت می‌کنید، به کارکنان این پیام را صادر می‌کنید که باید در هر مرحله خواهان کمک باشند و این باعث می‌شود آنها احساس کنند مانند یک چرخ‌دنده در چرخ دیگران قرار دارند و هیچ‌وقت نسبت به کارهای محوله احساس مالکیت نخواهند داشت.
کمال‌گرایی و کنترل شدید
کمال‌گرایی یک مانع بزرگ برای تفویض کارها است. اگر شما کمال‌گرا هستید، هنگام واگذاری وظایف با مشکل مواجه خواهید شد. وسواس شما برای کامل بودن می‌تواند به مداخله و مدیریت ذره‌بینی منجر شود. شما هرگز از کار دیگران راضی نخواهید بود و ترجیح می‌دهید خودتان انجام دهنده کارها باشید. برای جلوگیری از این موضوع، در زمان تفویض اختیار تمرکز خود را روی میزان پیشرفت کار حفظ کنید. این به شما کمک می‌کند در زمان صرفه‌جویی کنید و روی چیزهای مهم‌تر تمرکز کنید.
2- تفویض اختیار به معنای عدم کنترل نیست.
تفویض یک کار به این معنی نیست که شما به‌عنوان مدیر، هیچ مسئولیتی در قبال نتایج آن ندارید. شما باید پیشرفت کار را بررسی کنید. این کمک می‌کند مطمئن شوید که کارها به‌درستی پیش می‌رود. همین‌طور می‌توانید در صورت وجود هرگونه خطا یا اشتباه، از هدر رفتن زمان، انرژی و منابع جلوگیری کنید.
دقت کنید منظور از کنترل، مدیریت ذره‌بینی و نظارت جزئی بر وظایف نیست. همیشه سعی کنید تعادلی بین نظارت و حمایت ایجاد کنید. شما باید به افراد آزادی عمل کافی بدهید تا از توانایی‌های خود به بهترین نحو استفاده کنند. درعین‌حال نباید منتظر بمانید تا یک کار تکمیل شود تا پیشرفت آن را بررسی کنید. خطر انتظار بررسی تا زمان تکمیل یک کار این است که شما هیچ فرصتی برای شناسایی و تصحیح خطاها ندارید.
3- در امور محول شده، وضوح ایجاد کنید.
امیدواریم از آن دسته مدیرانی نباشید که انتظار دارند، کارکنان باید تمام انتظارات آنها را حدس بزنند. مختصر، واضح و مفید انتظارات را مشخص کنید. به‌عنوان‌مثال به این سؤالات پاسخ دهید. اهداف پروژه چیست؟ انتظار دارید که پروژه چه زمانی تکمیل شود؟ موفقیت چگونه سنجیده خواهد شد؟ و…
ارتباط شفاف برای تفویض مؤثر اساسی است. اگر اعضای تیم به‌طور واضح و دقیق ندانند که چه چیزی از آنها انتظار می‌رود، نتیجه ممکن است از ایده آل فاصله بگیرد. در مورد آنچه که باید انجام شود و دستورالعمل‌های لازم برای موفقیت، شفاف باشید. و برای اطمینان از اینکه کارکنان شما دستورالعمل‌های پروژه را درک می‌کنند، پرسشگر خوبی باشید و کارکنان را برای سؤال پرسیدن تشویق کنید.
هنگام واگذاری یک وظیفه، باید به‌وضوح موارد زیر را ذکر کنید:
- نتیجه مورد انتظار چیست؟
- در چه مدت‌زمانی کار تکمیل شود؟
- حداکثر مقدار منابعی که می‌توان تخصیص داد، چیست؟
- ابزارهای مورداستفاده چه هستند؟
- چه زمانی و چگونه گزارش باید ارائه شود؟
4- از بروز اشتباه در امور محوله جلوگیری نکنید.
تا زمانی که با انسان کار می‌کنید، اشتباه بخشی از هر شغل است. اشتباهات می‌توانند لازمه رشد و یادگیری باشند. بنابراین مدیریت کارکنان مستلزم میزان مشخصی از درک، شفقت و پذیرش اشتباهات به‌عنوان یک فرصت یادگیری است.
در هنگام تفویض، کارکنان را تشویق کنید تا برای رسیدن به اوج عملکرد تلاش کنند؛ اما به آنها بگویید اگر در طول مسیر با موانعی مواجه شدند یا مرتکب اشتباه شدند، می‌توانند روی حمایت شما حساب کنند. نیازی به نگرانی نیست؛ تعداد بسیارکمی از اشتباهات غیرقابل‌جبران هستند و اغلب، اشتباهات می‌توانند به فرصت یادگیری برای کارکنان تبدیل شوند. برای تفویض اختیار موفق، محیطی فراهم کنید که افراد در آن از اشتباه کردن وحشت نداشته باشند. محیطی که در آن فرصت خطا برای رشد و تغییر فراهم است، بهترین محیط است.
برای داشتن یک تفویض اختیار مؤثر …
تفویض اختیار به این معنی نیست که وظایف را به دیگران واگذار کنیم. این یک مهارت مدیریتی است و اگر به‌درستی انجام شود، تیم و سازمان شما شکوفا می‌شود. برای داشتن یک تفویض اختیار مؤثر:
- همراه با مسئولیت، اختیار را هم تفویض کنید.
- پیشرفت کار را کنترل کنید.
- ابزار، اطلاعات و منابع موردنیاز را تأمین کنید.
- به‌وضوح آنچه را که از کارکنان انتظار می‌رود با آنها در میان بگذارید.
- و همیشه به یاد داشته باشید که یک تیم با عملکرد بالا بی‌نهایت سازنده‌تر از فردی با عملکرد بالا است.
