خودکارسازی مدیریت منابع انسانی چه کمکی به سازمان می‌کند؟

خودکارسازی مدیریت منابع انسانی چیست؟ چرا سازمان‌ها باید به سمت خودکارسازی فعالیت‌ها حرکت کنند؟ چگونه می‌توان از خودکارسازی مدیریت منابع انسانی استفاده کرد؟ کاربرد خودکارسازی مدیریت منابع انسانی در کجاست؟ و آیا نمونه‌های عملی از به‌کارگیری این سیستم وجود دارد؟ اگر دوست دارید پاسخ این سؤال‌ها را دریافت کنید تا پایان مقاله همراه ما باشید.

مقدمه‌ای بر خودکارسازی مدیریت منابع انسانی

امروزه کسب‌وکارها یک تغییر بزرگ را تجربه کرده‌اند. این تغییر بزرگ چیزی نیست جز تغییر از فناوری‌های قدیمی و منسوخ‌شده به فناوری‌های جدید. انواع جدیدی از فناوری‌ها نیز با سرعت فوق‌العاده‌ای در حال ظهور هستند. در این شرایط سازمان‌هایی که می‌خواهند موفق شوند باید خود را با این تغییر وفق دهند. در غیر این صورت یا در حالت رکود قرار می‌گیرند یا به‌طورکلی از صحنه رقابت خارج می‌شوند.

اتوماسیون فرآیند رباتیک یا Robotic Process Automation که به اختصار RPA نامیده می‌شود، بخش‌ها و واحدهای سازمان را از انجام وظایف تکراری و مازاد آزاد می‌کند، تا آنها بتوانند بر امور استراتژیک تر تمرکز کنند.

به‌عنوان‌مثال، بسته به صنعتی که در آن فعالیت می‌کنید، روزانه مشتریانی با شما تماس خواهند گرفت که خواستار پاسخ فوری به شکایات خود هستند. بنابراین کارکنان شرکت باید سخت تلاش کنند تا به هر یک از این شکایات رسیدگی کنند. زیرا اگر نتوانید به‌موقع نیازهای مشتریان را برآورده سازید، به‌احتمال‌زیاد آن‌ها را از دست خواهید داد.

پس برای زنده ماندن در این شرایط سخت تجاری، سازمان‌ها باید کارهای تکراری خود را به‌صورت خودکارسازی شده انجام دهند. این تنها راهی است که می‌توان زمان بیشتری را آزاد کرد تا کارکنان بتوانند وقت خود را به فعالیت‌های مهم سازمان اختصاص دهند. به همین دلیل است که استفاده از خودکارسازی در فرایندهای مدیریت منابع انسانی ضروری است.

خودکارسازی مدیریت منابع انسانی چیست؟

RPA از فناوری رباتیک برای خودکارسازی کارهای تکراری استفاده می‌کند. با استفاده از RPA می‌توان وظایف تکراری با حجم زیاد اما باارزش کم را به‌صورت خودکار انجام داد. در صورت استفاده از RPA ربات‌ها فرآیندها را مدیریت می‌کنند و این هزینه و زمان کارها را به حداقل ممکن کاهش می‌دهد.

در عملیات منابع انسانی، این بدان معنا نیست که ربات‌ها برای خودکارسازی ساده‌ترین و تکراری‌ترین اقدامات اداری و دفتری به کار گرفته می‌شوند. خودکارسازی مدیریت منابع انسانی را می‌توان در فرآیندهای منابع انسانی شامل روابط کارکنان، استخدام، آموزش و توسعه، جبران خدمات و مزایا و فعالیت‌های عمومی منابع انسانی به کار گرفت.

با خودکارسازی عملیات‌های مدیریت منابع انسانی به‌طور قابل‌توجهی زمان اختصاص داده شده توسط کارکنان به وظایف تکراری و کم سطح کاهش می‌یابد. کارکنان می‌توانند بر کارهای با کیفیت‌تری مانند توسعه استعدادها، حفظ و اجرای سیاست‌ها تمرکز کنند. درنتیجه، افزایش بهره‌وری در فعالیت‌های مختلف بخش منابع انسانی رقم می‌خورد.

خودکارسازی مدیریت منابع انسانی با استفاده از چندین ربات که از رفتار کارکنان الگوبرداری می‌کنند، صورت می‌گیرد. به‌این‌ترتیب، یک سازمان دارای نیروی کار مجازی است که می‌تواند یک سری وظایف را با دقت و کارایی بیشتری نسبت به انسان انجام دهد.

چه چیزی باعث می‌شود که سازمان‌ها از خودکارسازی در فرآیندهای مدیریت منابع انسانی استفاده کنند؟

پتانسیل فن‌آوری RPA برای به‌کارگیری در بخش منابع انسانی بسیار زیاد است. کلیدی‌ترین مزایای خودکارسازی مدیریت منابع انسانی به شرح زیر است.

ریسک پایین و قابلیت یکپارچه سازی

اجرای خودکارسازی فعالیت‌های منابع انسانی ریسک کمی به همراه دارد و به راحتی با سیستم‌های موجود یکپارچه می‌شود. استفاده از اتوماسیون فرایند رباتیک به تیم منابع انسانی اجازه می‌دهد تا بستری ایجاد کند که به‌طور مداوم با الگوریتم‌های جدید و ابزارهای یادگیری ماشین رشد می‌کند.

افزایش بهره وری

با خودکارسازی مدیریت منابع انسانی، متخصصان زمان آزاد برای تمرکز بیشتر بر وظایف با ارزش مانند افزایش مشارکت و نگهداشت کارکنان را دارند. وظایف عمیق و باارزشی که مستقیماً به تحقق اهداف کلی استراتژیک شرکت کمک می‌کند و بهره‌وری کل را افزایش می‌دهد.

مقیاس پذیری

در یک تعریف ساده مقیاس پذیری یا توسعه پذیری به این معنا است که یک سیستم بتواند به خواسته‌های در حال افزایش با تغییر هزینه معقول پاسخ دهد. هزینه خودکارسازی مدیریت منابع انسانی در مقیاس وسیع بسیار ناچیز است و طبق خواسته‌های هر سیستم افزایش یا کاهش می‌یابد و منجر به هدر نیافتن تلاش‌ها و صفر شدن خرابی در کل سیستم می‌شود.

دقت

در مورد تجزیه و تحلیل داده‌ها به دلیل برتری محاسباتی نسبت به انسان، خروجی و تصمیم گیری دقیقی ارائه می‌دهد. با خودکارسازی مدیریت منابع انسانی فعالیت‌ها با دقت، بدون اشتباه و به‌صورت کامل اجرا می‌شوند.

مدت‌زمان

پروژه‌های اتوماسیون فرآیند رباتیک در دوره 9 تا 12 ماه با بازگشت سرمایه 30 تا 200 درصد در سال اول اجرا می‌شود.

سازگاری

قابلیت تکرار و عملکرد بدون خطا دارد و تغییرات خروجی را در طول یک دوره عملیاتی حذف می‌کند.

قابلیت اطمینان

آنها می‌توانند 24 ساعته در 7 روز هفته و 365 سال کار کنند و نیازی به مرخصی ندارند.

انعطاف‌پذیری

RPA ابزار قابل‌استفاده در یک صنعت خاص نیست و بدون در نظر گرفتن محیط استقرار، از روشی برنامه‌ریزی‌شده پیروی می‌کند.

چگونه می‌توان از خودکارسازی مدیریت منابع انسانی استفاده کرد؟

تعیین محدوده خودکارسازی مدیریت منابع انسانی به‌منظور شناسایی موارد کاربرد کنترل پذیر

اولین قدم، محدوده پروژه را مشخص می‌کند. این مرحله شامل شناسایی یک لیست کوچک و کنترل‌پذیر از فرآیندهای منابع انسانی است که از خودکارسازی سود می‌برند. بهترین راه این است که برخی از جریان‌هایی را که وظایف تکراری دارند، شناسایی کنید. این کار ریسک را به حداقل می‌رساند.

تعیین هزینه عملیاتی منابع انسانی پایه برای محاسبه کل مزایای حاصل از اجرای خودکارسازی مدیریت منابع انسانی

پس از تعیین محدوده پروژه، مرحله بعدی شامل تعیین هزینه عملیاتی اولیه پروژه است. اندازه‌گیری هزینه‌های اولیه و سپس مقایسه آنها با هزینه‌های پس از اجرا ضروری است.

تجزیه و تحلیل فرآیندهای منابع انسانی در وضعیت فعلی، برای مستندسازی فرصت‌های خودکارسازی مدیریت منابع انسانی

پس از مشخص شدن هزینه اولیه، مرحله بعدی مشاهده فرایند و مستندسازی آن است. به‌این‌ترتیب شما فرصت‌های بالقوه برای استفاده از ربات و خودکارسازی را در این بخش شناسایی خواهید کرد. این فرآیند باید تا حد امکان با جزئیات کامل انجام شود. نوشتن جزئیات در حد کلیک کردن با ماوس لازم است.

فرآیندهای منابع انسانی را قبل یا در حین اجرای خودکارسازی استاندارد کنید – اما بعد از آن نه

استانداردسازی نحوه انجام‌وظیفه بسیار مهم است. باید یک روش برای انجام این فرآیند وجود داشته باشد تا مغایرت ایجاد نشود. این کار باید قبل از پیاده سازی RPA در منابع انسانی انجام شود.

شروع به کار با اتوماسیون رباتیک در بخش منابع انسانی خود کنید

این آخرین و مهم‌ترین مرحله در این فرایند است و این نشان می‌دهد که چگونه خودکارسازی می‌تواند منجر به افزایش بهره وری برای بخش منابع انسانی شود.

کاربرد خودکارسازی مدیریت منابع انسانی

خودکارسازی از ابزارهایی برای ساده سازی فرایندها در تیم منابع انسانی استفاده می‌کند. این کار، به تیم منابع انسانی امکان می‌دهد تا تعداد زیادی از وظایف اداری از استخدام کارمند گرفته تا پایان کار و بازنشستگی را مدیریت کنند. خودکارسازی فرایندهای واحد منابع انسانی، هم به نفع خود واحد منابع انسانی و هم به نفع کل سازمان است. موارد قابل استفاده برای خودکارسازی مدیریت منابع انسانی به شرح زیر است.

غربالگری رزومه و تهیه فهرست کوتاه نامزدها

فرآیند غربالگری رزومه‌ها و سپس انتخاب نامزد مناسب می‌تواند یک فرآیند زمان‌بر برای کارشناسان جذب و استخدام باشد. به‌طور متوسط، انجام یک پروسه استخدام تا سه روز طول می‌کشد. اما با خودکارسازی این فعالیت منابع انسانی، ربات‌ها می‌توانند رزومه‌ها را جمع‌آوری کنند و اطلاعات را با آگهی شغل مربوطه مقایسه کنند. درنتیجه، انتخاب بهترین نامزدهای شغلی تنها با چند کلیک انجام می‌شود. فرایند خودکارسازی در غربالگری رزومه‌ها و تأیید کیفیت، موجب صرفه‌جویی در وقت و تلاش متخصصین جذب و استخدام می‌شود. این امر همچنین با یافتن بهترین نامزدها مطابق با شرایط شغلی، کیفیت فرایند استخدام را افزایش می‌دهد.

مدیریت نامه پذیرش (پیشنهاد شغلی)

نامه پذیرش یا پیشنهاد شغلی قبل از بستن قرارداد با افراد تازه استخدام‌شده برای آن‌ها ارسال می‌شود و یک پیش‌قرارداد محسوب می‌شود. این نامه حاوی اطلاعات کلی درباره شغل، توافق‌های صورت گرفته و قوانین سازمان است.

مدیریت این نوع نامه دارای ابعاد متعددی است. از جمله تنظیم نامه، ارسال نامه، پیگیری دریافت اسناد خاص برای اعضای جدید و اطمینان از مطابقت محتویات نامه پیشنهادی با مقررات شرکت.

انجام این فرایند به‌صورت دستی مستعد خطا است و به زمان زیادی هم نیاز دارد. با خودکارسازی مدیریت نامه‌ها می‌توان نامه‌هایی را به افرادی که تازه قرار است به سازمان بپیوندند ارسال کرد که دقیق و مناسب با قوانین و مقررات سازمان هستند.

جامعه پذیری

پس‌ازاینکه کارمند جدید پیشنهاد شغلی را پذیرفت، واحد منابع انسانی مسئول است تا اطمینان حاصل کند که فرد جدیدالورود با سیستم جدید مانند حساب‌های کاربری، آدرس ایمیل و سایر الزامات فناوری اطلاعات آشنا می‌شود. همه این‌ها از کارمندی به کارمند دیگر متفاوت است.

با استفاده از خودکارسازی در فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی، ربات‌ها می‌توانند پس از ایجاد حساب کاربری جدید، فرآیند از پیش تعیین‌شده ورود به سیستم را به‌طور خودکار فعال کنند و همچنین می‌توانند اسناد پیش‌فرض ورود به سیستم را برای فرد جدیدالورود ارسال کنند.

این باعث می‌شود که کارمند جدیدالورود از همان روز اول احساس راحتی کند و اطمینان حاصل شود که از نظر فنی مجهز است و می‌تواند از همان روز اول کار خود را آغاز کند و نیازی نیست منتظر انجام کارهای این‌چنینی توسط متخصصان سازمان بماند. این امر همچنین باعث می‌شود تا فرایند جامعه پذیری به‌صورت کارآمد، هماهنگ و مؤثر انجام شود.

آموزش

فرآیند آموزش هنگامی‌که شرکت کارمند جدیدی استخدام می‌کند یا پروژه جدیدی را انجام می‌دهد، می‌تواند موردنیاز باشد. با خودکارسازی این فرآیند، ربات مستقر می‌تواند وضعیت گواهینامه کارمند را بر اساس الزامات فرآیند آموزش یا برنامه جدید بررسی کند. همچنین، کارکنان را در مورد گواهینامه موردنیاز مطلع می‌کند؛ مطابقت گواهی را مدیریت می‌کند و تقویم‌های کارکنان را بر اساس نیازها و برنامه‌های آموزشی تنظیم می‌کند. این خودکارسازی منجر به کاهش تماس 18 درصدی help desk (بخش پشتیبانی) و کاهش 30 درصدی خطای ورود اطلاعات می‌شود.

مدیریت سفر و هزینه

تیم منابع انسانی در مدیریت سفر و هزینه با چالش‌های زیادی روبرو است. مانند رسیدهای مفقودشده، ارسال دیرهنگام هزینه‌ها، مخارج خارج از سیاست‌های سازمان، تأخیر در پرداخت‌ها، صفحات گسترده مستعد خطا و موارد دیگر. خودکارسازی فرایند سفر و مأموریت های سازمانی در مدیریت منابع انسانی می‌تواند این چالش‌ها را کاهش داده و فرآیندهایی مانند مقایسه هزینه‌های فردی با قوانین و مقررات، ادعای پردازش و تأیید هزینه‌های استاندارد سفر را خودکار کند. این امر تأخیر در تأیید و پرداخت هزینه را کاهش و دقت را افزایش می‌دهد.

حقوق و دستمزد

بخش بیشتر فرایند حقوق و دستمزد مبتنی بر قوانین است و شامل تعداد زیادی وظیفه برای ورود اطلاعات است. سیستم سنتی منابع انسانی به دلیل چالش‌های حقوق و دستمزد که ریشه در توانایی محدود سیستم دارد، آسیب می‌بیند.

امنیت اطلاعات، ورود اطلاعات صحیح به سیستم، ارسال درست و پرداخت به موقع در رضایت از سیستم حقوق و دستمزد بسیار مهم است. استفاده از ربات برای خودکارسازی موجب افزایش دقت و حداقل سازی زمان می‌شود. اجرای پلت فرم حقوق و دستمزد، رعایت کامل قوانین و مقررات را تضمین می‌کند و کیفیت و ثبات خدمات را بهبود می‌بخشد.

مدیریت داده‌های کارکنان

تیم منابع انسانی مسئول رسیدگی به کارمندان فعلی، متقاضیان شغلی، کارکنان قبلی، افراد تازه‌وارد، حقوق و دستمزد و … است. ازآنجاکه اکثر این وظایف به‌صورت دستی انجام می‌شوند، تیم منابع انسانی به زمان زیادی نیاز دارد. مدیریت داده‌ها از مواردی استفاده می‌کند که می‌تواند کارهای اولیه را به طور خودکار انجام دهد و از پردازش دقیق داده‌ها در طول زمان کار کارکنان اطمینان حاصل کند. این کار خواندن، کپی و همگام سازی داده‌ها را به صورت خودکار انجام می‌دهد و منجر به کاهش قابل‌توجه زمان می‌شود. همچنین، چون داده‌ها کامل و دقیق هستند، انطباق بهتری را تضمین می‌کند.

گزارشات و تجزیه و تحلیل نظرسنجی‌ها

تجزیه و تحلیل نظرسنجی‌ها و گزارش نویسی، یک فرایند سخت برای منابع انسانی است. داده‌ها باید در قالب صحیح برای ایجاد تصمیم گیری هوشمندانه قرار داده شوند. همچنین داده‌ها شامل بررسی نظرسنجی از همه منابع باشند. علاوه بر این، منابع انسانی باید ساعت‌ها وقت صرف کند تا داشبوردها را به طور مستمر ایجاد و به روز کند. استفاده از ربات کمک می‌کند تا همه این کارها، با چند کلیک ساده انجام شود. این ربات‌ها به تولید گزارش‌های خودکار می‌پردازد. آنها همچنین روند غربالگری نظرسنجی‌ها و بررسی‌های شرکت را خودکار می‌کنند. همه این روش‌ها منجر به کاهش زمان به‌کار گرفته شده برای انجام وظایف و سازگاری داده‌ها می‌شود.

حضوروغیاب

یکی از فعالیت‌های اداری در حوزه مدیریت منابع انسانی، مدیریت تردد کارکنان است. سیستم سنتی منابع انسانی همراه با مشکلاتی در گزارش‌های تردد کارکنان بوده است. در یک شرکت با تعداد کارکنان زیاد بررسی تردد، زمان حضوروغیاب، تعداد روزهای مرخصی و… می‌تواند زمان زیادی را به خود اختصاص دهد و همراه با خطا باشد.

با خودکارسازی فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی در این بخش در صورت وجود اطلاعات ناسازگار سیستم هشدار می‌دهد و تشخیص اطلاعات ناسازگار آسان می‌شود. درنتیجه ورود اطلاعات اشتباه را کاهش پیدا می‌کند، دقت تضمین می‌شود و استانداردها به‌طور کامل رعایت می‌شود.

مدیریت خروج

همان‌طور که با ورود کارکنان به سازمان بخش منابع انسانی مسئولیت رسیدگی به امور را بر عهده دارد، فرایند خروج هم نیاز به رسیدگی کامل دارد. خودکارسازی مدیریت منابع انسانی می‌تواند حتی از خروج کارکنان جلوگیری کند. فعالیت‌هایی که در این بخش به‌صورت خودکار اجرا می‌شود شامل اطلاع‌رسانی به افراد ذی‌ربط، لغو دسترسی به سیستم، فرایند بازپرداخت، گزارش نرخ خروج سازمان و… است.

این خودکارسازی 50 تا 70 درصد فعالیت‌های منابع انسانی را کاهش داده و یک تجربه خوب برای کارکنان بر جای می‌گذارد.

به‌طور کلی می‌توان گفت خودکارسازی وظایف پیچیده را ساده می‌کند و کارهای یکنواخت و روزمره را از لیست وظایف کارکنان خارج می‌کند.

پیاده سازی واقعی خودکارسازی مدیریت منابع انسانی

شرکت مالیاتی جهانی (Global tax firm) برای سرعت بخشیدن و ذخیره پول نقد از ربات‌های منابع انسانی استفاده می‌کند.

این شرکت مالیاتی شناخته‌شده در سراسر جهان حدود 23 ربات را در بخش منابع انسانی خود مستقر کرده است و اکنون ادعا می‌کند که دارای نرخ بازگشت سرمایه (ROL) بیش از 4 میلیون دلار در سال است.

بخش منابع انسانی زمان پردازش را در چهار ماه 85 درصد کاهش داده است.

uipath ارائه‌دهنده نرم‌افزار RPA موفقیت بخش منابع انسانی یک شرکت بیمه سوئیسی را گزارش کرده است. پیش از این، شش کارمند ماهانه حدود 100000 رویداد را پردازش می‌کردند و حدود 60 ساعت کار می‌کردند. در مدت هفت هفته پس از اجرای برنامه، زمان پردازش 85 درصد و میزان خطای آنها را به صفر رسید. علاوه بر این، آنها همچنین توانستند با دستیابی به بازده سرمایه گذاری خود در 4 ماه، کارهای دستی را 25 درصد کاهش دهند.

زمان انجام کار در جامعه پذیری 90 درصد کاهش‌یافته است

یک شرکت مشهور فناوری اطلاعات تقریباً نیم ساعت برای هر استخدام جدید نیاز داشت تا فرم‌های خود را تکمیل کند. آنها همچنین به دلیل خطاهای انسانی مکرر در پردازش از میزان دقت پایین رنج می‌برند. پس از خودکارسازی مدیریت منابع انسانی، 10٪ از زمان اولیه را به کار یکسان اختصاص داد و همه خطاها را حذف کرد. این راه‌حل 100 درصد مقیاس‌پذیر بود و همراه با مزیت گسترش آسان در طول افزایش فصلی استخدام.

نتیجه گیری

یک شرکت فقط به‌اندازه کارکنان خود خوب است. این وضعیت حتی با ورود ربات‌ها تغییر نخواهد کرد. ربات‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرایند کسب‌وکار خود را ساده کنند. درحالی‌که ربات‌ها می‌توانند کارهای تکراری و سطحی را اجرا کنند، متخصصین سازمان می‌توانند به کارهای مهم‌تر رسیدگی کنند. ربات‌ها به منابع انسانی سازمان کمک می‌کند تا بر وظایفی مانند رسیدگی به شکایات کارکنان تمرکز کنند. بنابراین، رضایت شغلی آنها افزایش و هزینه‌ها کاهش می‌یابد.

با استقرار RPA در خدمات منابع انسانی از مدیریت آسان داده‌ها اطمینان حاصل کنید. واگذاری وظایف روزمره کارکنان به ربات واقعاً یک مزیت بزرگ است.

منبع: www.xenonstack.com