شاید در چند دهه قبل که انتظار می‌رفت کارکنان برای مدت طولانی و حتی مادام‌العمر در یک شرکت بمانند برنامه های سنتی جامعه پذیری کارکنان قابل‌پذیرش بود. برنامه‌هایی که عمدتاً شامل سخنرانی مدیرعامل، معرفی مختصری از شرکت و در پی آن تکمیل کردن انبوهی از فرم‌ها و کاغذبازی‌های اداری بود. اما اجرای این نوع برنامه‌ها برای کارکنان امروز که به دنبال چیزی فراتر از داشتن یک شغل هستند، هیچ نتیجه مؤثری نخواهد داشت.
طبق تحقیقات گالوپ تنها 12% از کارکنان فکر می‌کنند که شرکت آنها، برنامه جامعه پذیری را به خوبی اجرا کرده است. 43٪ از مدیران منابع انسانی نیز موافق بودند که پول و زمان به دلیل فرایندهای نامناسب جامعه پذیری هدر می‌رود.
روزها و هفته‌های اول استخدام، برای موفقیت کارمند جدید بسیار مهم است. به‌طوری‌که یک فرآیند جامعه پذیری موفق می‌تواند به استخدام‌کنندگان جدید کمک کند تا احساس ارزشمندی پیدا کنند و برای انجام کار خود به بهترین نحو ممکن آماده شوند؛ اگر فرایند جامعه پذیری نتواند انتظارات کارکنان را برآورده کند، ممکن است کارمند از تصمیم خود برای پذیرش پیشنهاد شغلی پشیمان شود و سازمان را ترک کند.
اگر می‌خواهید با اقدامات برنامه جامعه پذیری کارکنان، آشنا شوید خواندن این مقاله را از دست ندهید.
برنامه جامعه پذیری کارکنان دقیقاً چیست؟
جامعه پذیری مکانیزمی است که به‌موجب آن کارکنان جدید دانش، مهارت‌ها و رفتارهای لازم را برای تبدیل‌شدن به یک عضو مؤثر در سازمان کسب می‌کنند.
ر مورد اینکه چه مواردی باید در برنامه جامعه پذیری کارکنان جدید در نظر گرفته شود، اجماع مشخصی وجود ندارد اما دکتر تالیا بائر (Dr. Talya Bauer) از SHRM چهار عنصر را برای یک برنامه جامعه پذیری موفق شناسایی کرد. ازآنجایی‌که هر 4 عنصر با حرف C شروع می‌شوند با عنوان 4C شناخته‌شده‌اند:
Compliance- انطباق
انطباق مستلزم آموزش خط‌مشی‌های اصلی شرکت به کارکنان جدیدالورود است. این سطح ابتدایی‌ترین سطح جامعه پذیری است یعنی انجام کارهای اداری که هیچ‌کس دوست ندارد، اما باید انجام شود
Clarification- شفاف‌سازی
شفاف‌سازی به این معنا است که کارکنان جدیدالورود از مسئولیت‌های خود و نحوه ایفای صحیح نقش خود، آگاهی دارند و سازمان هم از اینکه کارکنان دقیقاً برای انجام چه‌کاری در سازمان حضور دارند، درک درستی دارد.
Culture- فرهنگ
فرهنگ مقوله وسیعی است. در این سطح هنجارهای رسمی و غیررسمی سازمان برای کارکنان ارائه می‌شود
Connection- ارتباطات
روابط با همکاران و احساس عضوی از تیم بودن از ضروریات برنامه جامعه پذیری کارکنان است. منظور از ارتباطات، روابط بین فردی و شبکه‌های ارتباطی است که کارکنان جدید باید ایجاد کنند.
فرایند جامعه پذیری کمک می‌کند تا فرد تازه استخدام شده، به نقش خود عادت کند؛ از نظر ذهنی برای مسئولیت‌های محوله آماده شود؛ احساس ارزشمندی در سازمان داشته باشد و دانش و مهارت لازم را برای موفقیت کسب کند. این فرایند قبل از تصدی شغل آغاز می‌شود و می‌تواند از 90 روز تا یک سال ادامه داشته باشد.
برنامه جامعه پذیری باید شامل چه اجزایی باشد؟
بیایید نگاهی دقیق‌تر به مراحل مختلف فرآیند جامعه پذیری داشته باشیم
قبل از شروع روز کاری
این اقدامات را قبل از تاریخ شروع فعالیت کارمند جدید در سازمان انجام دهید:
1- تکمیل پرونده استخدامی
کلیه اسناد و مدارک استخدامی باید قبل از اولین روز کاری فرد جدیدالورود تکمیل شده باشند. می‌توانید برای سرعت بیشتر فرم‌های مربوطه را به‌صورت الکترونیکی ارسال کنید تا کارمندان جدید آنها را تکمیل کنند.
2- ارسال دفترچه راهنمای کارکنان
قبل از اولین روز کاری دفترچه راهنمای کارکنان، بروشورهای راهنمای پارکینگ یا هرگونه اطلاعاتی که کارمند باید بداند را برای او ارسال کنید.
3- برنامه‌ریزی
حتماً برنامه‌ریزی کنید که در روز اول، هفته اول و حتی سه ماه اول کاری چه برنامه‌هایی باید از طرف سازمان برای کارمند جدید اجرا شود.
4- آماده بودن فضای کاری
منظور از فضای کار، محیط فیزیکی مانند تلفن داخلی و میز و صندلی اداری، فناوری و الکترونیکی مانند اینترنت و رایانه و محیط فرهنگی شامل اطلاع‌رسانی نام و نقش فرد جدیدالورود به کارکنان شرکت است. اگر فضای کاری برای ورود کارمند جدید محیا باشد، یک تجربه عالی در اولین روز رقم می‌خورد.
اولین روز کاری
روزهای اول می‌تواند استرس‌زا و همچنین هیجان‌انگیز باشد، بنابراین این مراحل را دنبال کنید تا کارمند جدیدتان احساس راحتی کند:
1- اطلاع‌رسانی عمومی ورود
به افراد بخش، واحد و یا حتی کل سازمان ورود فرد تازه‌وارد را اطلاع دهید. شما می‌توانید با ارسال یک ایمیل، انتشار یک پیام در شبکه‌های اجتماعی شرکت یا از طریق اتوماسیون اعضای سازمان را از ورود کارمند جدید مطلع کنید و اطلاعات مختصری درباره کارمند جدید و نقش او در سازمان ارائه دهید.
2- برگزاری تور داخلی
یک تور برگزار کنید و اتاق استراحت، سالن غذاخوری و بخش‌های مختلف سازمان را به فرد تازه‌وارد نشان دهید.
3- انتخاب یک دوست / رفیق سازمانی
شخصی را انتخاب کنید که بتواند به کارکنان جدیدالورود در مورد خط‌مشی‌ها و رویه‌های شرکت، ویژگی‌ها و عملکرد سازمان مشاوره دهد. این فرد به کارمند جدید کمک می‌کند تا دچار سردرگمی نشود.
4- تنظیم برنامه هفته اول
زمانی را برای تعیین برنامه کاری هفته اول با کارمند جدید اختصاص دهید تا او دقیقاً بداند چه انتظاری از او دارید.
هفته اول کاری
1– مرور رویه‌ها، قوانین، فرآیندها و استانداردهای مهم
2– معرفی فرهنگ شرکت
3– ارائه راهنمای دسترسی
4- مشخص کردن فرایند آموزش
روز دوم معمولاً زمان خوبی برای شروع آموزش است. نحوه آموزش در سازمان و آنچه از کارمند جدید انتظار می‌رود را به‌روشنی برای او توضیح دهید و ابزارها و منابع آموزشی موردنیاز را تعیین کنید.
