ساختار هولاکراسی دقیقاً چیست؟

انواع مختلفی از ساختارهای سازمانی در فضای کسب‌وکار کنونی وجود دارد یا به‌عنوان گزینه‌های مناسب برای آینده سازمان‌ها پیشنهاد شده است. یکی از ساختارهای سازمانی که در سطح جهان شناخته‌شده است و شرکت‌های موفقی ازجمله Zappos با 1500 کارمند این ساختار سازمانی را به کار گرفته است، ساختار هولاکراسی یا Holacracy است.

ساختار هولاکراسی چیست؟

ساختار هولاکراسی یک سیستم حاکمیت شرکتی است که به‌موجب آن اعضای یک تیم یا سازمان برای انجام وظایف و اهداف شرکت، تیم‌هایی متمایز، خودمختار و درعین‌حال متقابل تشکیل می‌دهند. به زبان ساده‌تر هولاکراسی یک عمل یا یک روش کار کردن و یا یک سیستم کامل برای سازماندهی کار است.

این سیستم شامل کلیه قوانین و فرایندهایی است که تصمیم‌گیری عادلانه را تضمین می‌کند. شاید در نظر گرفتن Holacracy به‌عنوان یک بازی، مفید باشد. بازی‌ای که سازمان‌های مدرن می‌توانند هنگام اجرای مأموریت انجام دهند تا افرادی که در آنجا کار می‌کنند، شادتر و سازنده‌تر باشند. ازآنجاکه هولاکراسی به‌عنوان یک بازی درنظر گرفته‌شده است، دارای یک کتاب قانون است که به آن قانون اساسی گفته می‌شود. هر بازیکن یعنی هر عضوی از سازمان بدون استثناء، باید طبق قوانین بازی کند و از قانون اساسی پیروی کند.

در ساختار هولاکراسی مدیریت از بالا به پایین، از بین رفته و به افراد و تیم‌ها کنترل بیشتری بر فرایندها داده می‌شود. در یک هولاکراسی، افراد به‌جای استخدام شخصی برای تصدی یک نقش از پیش تعریف‌شده- مانند آنچه در شرح وظایف مشخص‌شده است- تصمیم می‌گیرند افرادی را استخدام کنند، که در یک زمان خاص، یک یا چند نقش را به عهده بگیرند و در صورت تغییر بین تیم‌ها و نقش‌ها انعطاف‌پذیری داشته باشند.

به‌عبارت‌دیگر هولاکراسی، سیستمی برای مدیریت شرکت است که در آن هیچ نقش تعیین‌شده وجود ندارد و کارمندان برای برعهده گرفتن وظایف مختلف انعطاف‌پذیری داشته و می‌توانند به‌راحتی بین تیم‌ها جابه‌جا شوند. این ساختار سازمانی، کاملاً مسطح است و سلسله‌مراتب کمی در آن وجود دارد.

نمونه‌ای از ساختار هولاکراسی

یکی از نمونه‌های هولاکراسی، شرکت نرم‌افزاری بازی‌های ویدیویی Valve Corporation، شرکت تولیدکننده بازی‌های رایانه‌ای و توزیع دیجیتال است. در Valve، کارمندان مجاز به‌کار در هر زمینه‌ای که به آن علاقه دارند، هستند، اما لازم است که آنها مالکیت محصولات خود و هرگونه اشتباهاتی را که ممکن است، رخ دهد را داشته باشند.

تاریخچه ساختار هولاکراسی

آرتور کستلر، نویسنده کتاب «روح در ماشین» در سال 1967، اصطلاح هولاکراسی را به‌عنوان ارتباطات سازمانی بین هالون (holon) بیان کرد،منظور از هالون‌ها، واحدهایی را توصیف می‌کند که مستقل عمل می‌کنند اما به یک کل بزرگ‌تر که خود جزئی از آن هستند وابستگی دارند.

بعدازآن، برایان رابرتسون مفهوم و پویایی هولاکراسی را هنگام اجرای یک شرکت توسعه‌دهنده نرم‌افزار به نام Ternary در اوایل دهه 2000 توسعه داد. در سال 2007، او و تام تامیسون شرکت HolacracyOne را تأسیس کردند و سه سال بعد قانون اساسی Holacracy را منتشر کردند.

تفاوت بین ساختار سازمانی سلسله مراتبی و هولاکراسی

چند تفاوت اساسی بین یک ساختار سلسله مراتبی سنتی و یک سازمان هولاکراتیک وجود دارد.

1- در یک سازمان سلسله مراتبی به وظایف توجه می‌شود اما در سازمان هولاکراتیک توجه به نقش‌ها است. HBR در مقاله‌ای پیرامون ساختار هولاکراسی، توضیح داد که «در هولاکراسی، به جای استخدام یک شخص برای پر کردن یک نقش از پیش تعریف‌شده (مانند آنچه در شرح شغل مشخص‌شده است)، افراد یک یا چند نقش در یک زمان دارند و در صورت داشتن مهارت یا بینشی که برای سازمان مفید باشد انعطاف‌پذیری برای جابه‌جایی بین تیم‌ها و نقش‌ها وجود دارد.

2 – سازمان‌های هولاکراتیک، به‌طور مداوم تکامل می‌یابند. درحالی‌که تیم‌های سنتی به ثبات تمایل دارند. از یک طرف به دلیل این‌که نقش جدید لزوماً به معنای استخدام افراد جدید نیست و از طرف دیگر به دلیل آنکه در یک ساختار هولوکراسی نباید یک برنامه سالانه تنظیم کنید و مانند یک سازمان سنتی به آن پایبند باشید، Holacracy به‌طور مداوم تکامل می‌یابد و جلسات منظمی برای پاسخ به سؤالاتی نظیر ما چه‌کاری انجام دادیم؟ می‌خواهیم بعد چه چیزی را امتحان کنیم؟ برگزار می‌شود.

شاید این‌طور فکر کنید که این امر موجب هرج‌ومرج در سازمان شود، اما این‌طور نیست. وقتی همه افراد سازمان دقیقاً می‌دانند کجا می‌خواهند بروند و چه چیزی در حوزه نفوذ آنها قرار دارد، هرج‌ومرجی ایجاد نمی‌شود و این، بسیار منطقی‌تر از تلاش برای پیش‌بینی آینده است که اکثر سازمان‌ها انجام می‌دهند.

3- سازمان‌های هولاکراتیک به‌طور طبیعی دربردارنده افرادی با مجموعه تخصص‌های مختلف است در حالی که تیم‌های سنتی اغلب تک بعدی هستند.

4- در سازمان‌های سلسله مراتبی اختیار به افراد زیرمجموعه تفویض می‌شود درحالی‌که در سازمان‌های هولاکراتیک اختیار توزیع‌شده است.

5- وضوح در مورد مسئولیت‌ها تفاوت دیگر سازمان هولاکراتیک و سازمان‌های سلسله مراتبی است. در سازمان‌های هولاکراتیک هیچ سیاستی مبنی بر انتظارات ضمنی وجود ندارد و قوانین، واضح و مشخص هستند.

6- در یک سازمان سنتی، قبل از اینکه بتوانید کار معناداری انجام دهید، باید یک سری تأییدیه بگیرید. برای گرفتن تأییدیه، اغلب باید کمی سیاسی باشید و راهکارهایی را به‌کارگیرید تا افراد ایده‌های شما را تأیید کنند. اما در ساختار هولاکراسی، روند تصمیم‌گیری کاملاً تغییر می‌کند.

در ساختار هولاکراسی، شما هنوز هم باید ایده‌های خود را به هوش جمعی ارائه دهید اما لازم نیست آن‌ها تک تک کارهایی را که انجام می‌دهید تأیید کنند. شما آزادید که آزمایش کنید وتا زمانی که آنها مخالف ایده‌ای نباشند، می‌توانید جلو بروید. چرا؟ زیرا شما مسئولیت اقدامات خود را بر عهده می‌گیرید. وقتی از کسی می‌خواهید چیزی را تأیید کند، او در این مسئولیت سهیم است. و ازآنجاکه آنها مسئولیت دارند، برای دادن تأییدیه به شما کمی محتاط‌ترند.

وقتی ایده‌های خود را با شخصی در میان بگذارید و از او بخواهید بدون اینکه مسئولیتی داشته باشد، نظرات خود را مطرح کند، احتمال اینکه او با یک پروژه به‌طور کلی مخالفت کند، بسیار کمتر است.

بنابراین آنها فقط در صورتی مخالفت می‌کنند که واقعاً معتقد باشند نقص اساسی در پیشنهاد شما وجود دارد.

دلایلی که سازمان‌ها، سازماندهی خود را بر اساس هولاکراسی انتخاب می‌کنند.

1- اشتیاق و انگیزه

میزان مشارکت فعال (تعامل) و انگیزه کارکنان در سازمان‌ها به طرز نگران‌کننده‌ای در سراسر جهان پایین است. یکی از عواملی که موجب انگیزه کارکنان می‌شود، خودمختاری، تسلط و معنا است. هولاکراسی، تمام این جنبه‌ها را ارائه می‌دهد. هولاکراسی به افراد این فرصت را می‌دهد که واقعاً در کار خوب باشند و در نقش‌ها تسلط پیدا کنند. به‌جای وضعیتی که کارمندانی که در شغل فعلی خود عملکرد خوبی دارند، تا مرز بی‌کفایتی ارتقا پیدا می‌کنند.

2- مقیاس بندی کردن

با رشد یک سازمان، تقریباً به‌طور خودکار، بوروکراسی اداری در سازمان افزایش می‌یابد و ظرفیت نوآورانه کاهش می‌یابد. آیا این مشکل سیستم است یا ویژگی ذاتی است که با روش متداول سازماندهی همراه است؟ ساختار هولاکراسی به گسترش مقیاس بدون این حالت خودکار کمک می‌کند.

3- چابک و باز

اکنون ما در نقطه عطفی از تاریخ، زندگی می‌کنیم. تجارت، تقریباً در هیچ بخشی مطلوب یا ممکن نیست. به بخش انرژی، تولید غذا، بهداشت، آموزش، بخش مالی و… فکر کنید. راه‌های قدیمی دیگر نه تنها باعث تغییر نمی‌شوند که مخرب نیز هستند. جهان خارج به‌سرعت در حال تغییر، نامشخص، پیچیده و مبهم است. ما باید به‌جای تکیه بر موارد قدیمی، خود را سازماندهی کنیم تا چابک باشیم و در برابر آنچه می‌خواهد ظهور کند، باز باشیم. این همان چیزی است که ابزارهای هولاکراتیک به آن کمک می‌کنند.

4- ضد شکنندگی

چابک، مقاوم، انعطاف‌پذیر، همه از ویژگی‌های جذاب یک سازمان با ساختار هولاکراسی است. این ویژگی، به سازمان فرصت اضافی می‌دهد تا شکننده نباشد. این بدان معناست که هر چیزی را که باید با آن کنار بیاید می‌آموزد و توسعه می‌دهد.

5- پاسخ سریع به تغییر

ساختار هولاکراسی، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا به‌سرعت با تغییرات بازار و افراد، سازگار شوند. با جلسات تاکتیکی هفتگی و جلسات منظم حاکمیت، سازمان‌های هولاکراتیک از ساختار و الگوی مناسبی برای تصمیم‌گیری سریع برخوردارند. زمانی برای ایجاد تنش‌ها وجود ندارد و اقدامات اصلاحی مناسب به‌سرعت اجرا می‌شوند.

محدودیت‌های ساختار هولاکراسی چیست؟

فراموش کردن نیاز افراد به همدلی، راهنمایی و اعتبارسنجی یا تأکید بیش‌ازحد بر فرایندها و فراموش کردن افراد از محدودیت‌های اصلی ساختار هولاکراسی است. مطمئناً، دادن استقلال به کارکنان به‌طورکلی چیز خوبی است، اما بعضی از افراد اگر مدیری برای صحبت در مورد مسئولیت‌ها و پیشرفت نداشته باشند، ممکن است کاملاً رهاشده و درمانده شوند. چه بخواهیم و چه نخواهیم، ما انسان‌ها اغلب به تأیید شدن داریم. گالوپ در مورد نقش مدیران اذعان داشته است که «کارمندان می‌خواهند کسی به‌طور مرتب با آنها درباره مسئولیت‌ها و پیشرفت‌هایشان صحبت کند».

محدودیت دیگر ساختار هولاکراسی، ارتقا چند نقش در مقابل کار متمرکز است. واگذاری پروژه‌های بزرگ به افراد و داشتن فضای رشد بسیار عالی است، اما این می‌تواند طاقت‌فرسا باشد. در زاپوس (Zappos) در سال 2016، هر کارمند 7.4 نقش را بر عهده داشته است. این مسئولیت زیادی است.

قانون اساسی ساختار هولاکراسی

این قانون چگونه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا رسالت خود را انجام دهند؟ چگونه اطمینان حاصل می‌کند که اعضای سازمان‌ها خوشحال و مثمر ثمر هستند؟

1- ضمنی را صریح کنید.

ابهام به سازمان‌ها آسیب می‌رساند. زیرا ابهام =سوءتفاهم= درگیری، اشتباهات پرهزینه = کینه= کارکنان خسته= عدم رشد.

بنابراین باید شفاف و واضح باشد که افراد چه‌کاری باید انجام دهند.

2- به افراد اختیار دهید.

تحمیل کردن تصمیمات از بالا به پایین به سازمان‌ها آسیب می‌رساند. اگر صرفاً افرادی که در رده‌های بالای سازمان هستند برای یافتن راه‌حل اقدام کنند استفاده از بینش عملیاتی که فقط در اختیار افرادی است که به سطح عملیات نزدیک هستند، از سازمان سلب می‌شود. بنابراین به تشویق گفتگو در سازمان بپردازید و به افرادی که به‌کار عملیاتی نزدیک هستند اعتماد کنید.

3- به افراد فرصت رشد دهید.

از بین بردن اشتیاق افراد برای یادگیری، سازمان‌ها را آزار می‌دهد. زیرا افراد بی‌حوصله= افراد کم انرژی= حرکت کند سازمان= عملکرد ضعیف= سازمان مرده. بنابراین باید فرصت‌های رشد برای همه مشخص باشد و از افرادی که می‌خواهند کارهای جدیدی را امتحان کنند، حمایت شود.

چه نوع سازمان‌هایی ساختار هولاکراسی را اجرا می‌کنند؟

Holacracy ابزاری برای سازمان‌ها است. البته نمی‌توان گفت که به‌طور خاص برای چه شاخه‌های خاصی خوب کار می‌کند. کارشناسان استدلال کرده‌اند که این ساختار برای برخی خوب عمل می‌کند، اما تعداد زیادی کارمند عالی وجود دارد که این نوع سازمان برای آنها مکان وحشتناکی برای کار به شمار می‌رود وآن ها در یک سیستم سلسله مراتبی عملکرد بهتری خواهند داشت.

شاید روی کاغذ، خود مدیریتی برای همه عالی باشد و هولاکراسی یک روش ساختاری و قابل‌اعتماد برای اجرای آن، اما در حقیقت، خود مدیریتی برای همه مناسب نیست. بسیاری از افراد ترجیح می‌دهند در یک ساختار هرمی کار کنند. آنها دوست دارند کسی را داشته باشند که به آنها بگوید چه‌کاری انجام دهند؟ چگونه این کار را انجام دهند؟ و چه زمانی این کار را انجام دهند؟ این برای آن‌ها، اطمینان‌بخش و دلگرم‌کننده است.

بنابراین قبل از اینکه تصمیم بگیرید که ساختار هولاکراسی را در سازمان خود پیاده کنید، بسیار مهم است که افراد سازنده سازمان را درک کنید.

•  چه چیزی نیاز دارند؟
• چه کسی از استقلال بیشتر بهره‌مند می‌شود؟
•  چه کسی ممکن است ترسیده باشد؟ چگونه می‌توانید به وی اطمینان دهید؟
•  آیا این خطر وجود دارد که افراد بزرگ و مهم را از دست بدهید؟
• آیا این ریسکی است که می‌توانید با آن مواجه شوید و احساس می‌کنید حرکت درست در طولانی‌مدت انجام می‌شود؟

برای پیاده سازی ساختار هولاکراسی به چه شرایطی نیاز دارید؟

هولاکراسی، یکی از راه‌های اجرای خودسازمان سازی است. بنابراین، برای اجرای موفقیت‌آمیز و مقیاس‌گذاری Holacracy، به پشتیبانی کامل تیم رهبری نیاز دارید. اگر مدیرعامل یا مدیر ارشد به خودسازمانی اعتقادی ندارند، اگر فکر می‌کنند نمی‌توانند به اعضای تیم اعتماد کنند که در یک محیط مستقل و رشد گرا رشد کنند، هولاکراسی، نمی‌تواند کارساز باشد.

علاوه بر این، اگر اعضای تیم در مورد چشم‌انداز شرکت روشن نباشند، خودسازماندهی با موفقیت قابل‌اجرا نیست. یک پروژه نیاز به جهت دارد. اعضای تیم که انتظار می‌رود در نقش خودمختار باشند، نیاز به وضوح دارند. آنها باید بدانند دقیقاً چه انتظاری از آنها می‌رود و چرا مهم است.

نکاتی که باید در اجرای ساختار هولاکراسی رعایت شود.

اگر تصمیم دارید Holacracy را در سازمان خود پیاده کنید، باید بدانید انتقال به وضعیت خود مدیریتی سخت است و یک شبه اتفاق نخواهد افتاد. بنابراین چه‌کاری می‌توانید انجام دهید تا این انتقال تا حد ممکن روان باشد؟ با همه ارتباط برقرار کنید. به صحبت‌های افراد گوش فرا دهید، نظرات آنها را بردارید و نگرانی‌های آنها را برطرف کنید. به‌عنوان‌مثال، می‌توانید یک گپ ناشناس تنظیم کنید که در آن‌همه اعضای تیم می‌توانند  سؤالات خود را مطرح کنند و نگرانی‌های خود را مطرح کنند. سپس، هفته‌ای یک بار، می‌توانید به همه این سؤالات به‌صورت عمومی  پاسخ دهید.

نکته مهم دیگر آن است که از به چالش کشیدن قوانین نگران نباشید و ساختار هولاکراسی را متناسب با نیازهای خود وفق دهید.

در اینجا سه روش وجود دارد که می‌توانید به‌کارگیرید.

1- شروع با کل سازمان، قانون اساسی Holacracy را برای کل سازمان اعمال کنید و کم ‌کم دریابید کدام قوانین را می‌توانید بدون آن انجام دهید و کدام یک از آنها نیاز به تعدیل دارند. (رویکرد شرکت Zappos)
2- شروع با بخشی از سازمان، Holacracy را در یک یا دو تیم پیاده کنید و کم کم Holacracy را مقیاس بندی کنید تا تیم‌های بیشتری در سازمان به آن اضافه شود. (رویکرد شرکت Novotel)
3- شروع با انتخاب بخش‌هایی از ساختار هولاکراسی، هر قسمت از Holacracy را می‌خواهید، ابتدا اجرا کنید و کم‌کم Holacracy را به‌طور کامل در سازمان مستقر کنید. ( رویکرد گروه Athena)