پرکاربردترین اصطلاحات مدیریت منابع انسانی که باید بدانید

مدیریت منابع انسانی دنیای بسیار گسترده و وسیعی دارد که سراغ هرکدام از زیرسیستم‌های آن که بروید، وارد دنیای دیگری می‌شوید که آن‌هم برای خودش وسعت زیادی دارد. بنابراین برای اینکه بتوانید درک درستی از مفاهیم این حوزه داشته باشید باید با اصطلاحات رایج مدیریت منابع انسانی آشنا باشید.

فرهنگ واژگان مدیریت منابع انسانی

در این مطلب می‌خواهیم به‌صورت کامل و جامع به بررسی معنا و مفهوم مهم‌ترین اصطلاحات مدیریت منابع انسانی بپردازیم، با ما همراه باشید.

ا

ارزشیابی شغل ( Job Evaluation)

به فرآیند مقایسه عوامل کلیدی هر شغل مانند مسئولیت‌ها، مهارت‌ها، دانش و شرایط یک شغل با سایر مشاغل در شرکت و بازار کار ارزشیابی شغل گفته می‌شود. از طریق ارزشیابی شغل، می‌توان ارزش نسبی هر شغل را تعیین کرد.

استخر متقاضی (Applicant Pool)

یکی از اصطلاحات مدیریت منابع انسانی در فرایند جذب و استخدام استخر متقاضی است. به مجموعه افرادی که برای یک موقعیت شغلی در سازمان درخواست همکاری داده‌اند، استخر متقاضی گفته می‌شود. اندازه استخر متقاضی بسته به شرح شغل، شرایط احراز شغلی، میزان رقابت‌پذیری حقوق و دستمزد و… می‌تواند متفاوت باشد.

استراحت شغلی (Career Break)

این موضوع در سال‌های اخیر محبوبیت بیشتری پیداکرده است زیرا کارکنان تلاش می‌کنند تعادل بهتری بین کار و زندگی ایجاد کنند. استراحت شغلی یک دوره توافقی دوری از کار است که به دلایل خانوادگی، شخصی و پیشرفت تحصیلی و حرفه‌ای استفاده می‌شود.

اهداف و نتایج کلیدی (Objective and Key Result)

یک ابزار هدف گذاری مشارکتی که. تیم‌ها و افراد از آن، برای تعیین اهداف چالشی و بلندپروازانه استفاده می‌کنند. با OKR می‌توان اهداف را تعریف و نتایج را پیگیری کرد.

OKR از سه بخش اصلی تشکیل‌شده:

1. هدف: آن چیزی که می‌خواهیم به آن برسیم. هدف ممکن است فردی، تیمی یا سازمانی تعریف شود.
2. نتایج کلیدی: میزان تحقق اهداف را اندازه‌گیری می‌کند.
3. برنامه: به مجموعه کارهایی که برای یک نتیجه کلیدی یا دستیابی به هدف انجام می‌شود، اشاره دارد.

ب

بازخورد 360 درجه (360-Degree Feedback)

بازخورد 360 درجه فرصتی را فراهم می‌کند تا ذینفعانی که در ارتباط مستقیم با ما هستند، نسبت به ما بازخورد ارائه دهند. در این روش با جمع‌آوری نظرات افراد مختلفی که با یک فرد در تعامل هستند ارزیابی دقیق و جامع‌تری انجام می‌شود. فردی که کانون بازخورد است نیز باید به خود امتیاز دهد.

بازی وارسازی (Gamification)

یکی از اصطلاحات نوین در حوزه مدیریت منابع انسانی گیمیفیکیشن یا بازی وارسازی است. به مکانیزمی اشاره دارد که سیستم‌ها، فرایندها و سایر فعالیت‌های مرتبط با کارکنان را از طریق عناصر بازی لذت‌بخش تر و انگیزه‌بخش تر می‌کند. این مکانیزم به‌منظور حل مسئله و مشارکت کارکنان به‌ویژه درزمینه توسعه، انگیزش، آموزش و استخدام استفاده می‌شود.

بسته مزایا (Benefits Package)

بسته مزایا علاوه بر حقوق و دستمزد به‌عنوان بخشی از جبران خدمات به کارکنان ارائه می‌شود. سازمان‌ها ملزم به ارائه مزایای قانونی (مرخصی استحقاقی و استعلاجی، بیمه و…) هستند ولی مزایای سازمانی (هدایا، کمک‌هزینه تحصیلی و…) را برای افزایش انگیزه و جذب و نگهداشت کارکنان ارائه می‌کنند.

برند کارفرمایی (Employer brand)

برند کارفرمایی، اصطلاحی است که برای توصیف شهرت و محبوبیت شرکت به‌عنوان کارفرمای فعلی و بالقوه به‌کار می‌رود. به‌عبارت‌دیگر درک بازار از شرکت شما به‌عنوان یک کارفرما را نشان می‌دهد. همان‌طور که برند تجاری پیشنهاد ارزش را به مشتریان ارائه می‌کند و خدمات و محصولات را در بازار معرفی می‌کند، برند کارفرمایی هم پیشنهاد ارزش به کارکنان درازای تجربه، استعداد یا مهارت‌هایشان را نشان می‌دهد. شیوه‌ای که افراد ارزش‌ها و محیط کاری شرکت را درک می‌کنند نشان‌دهنده برند کارفرمایی شما است.

پ

پست/ جایگاه سازمانی (Position)

به تکرار شغل در سازمان پست گفته می‌شود. به‌عنوان‌مثال اگر ۳ جایگاه سازمانی برای شغل فروشنده در ساختار سازمانی داشته باشیم، صرف‌نظر از اینکه دارای متصدی یا بدون متصدی باشد ۳ پست یا سمت از این شغل وجود دارد.

ت

تجریه کارکنان (Employee experience)

کیفیت ارتباط احساسی که کارمند با شرکت دارد تجربه کارکنان نامیده می‌شود. این تجربه از طریق تعامل با همکاران، مدیران، افراد زیرمجموعه، سیاست‌ها، فرایندها و فناوری‌های شرکت در لحظات مهم سفر کارکنان در سازمان شکل می‌گیرد.

تجزیه و تحلیل شغل (Job Analysis)

فرایندی که از طریق آن اطلاعات یک شغل جمع‌آوری و گزارش می‌شود، تجزیه و تحلیل شغل نام دارد. پایه، اساس و مبنای تمام اقدامات منابع انسانی ازجمله استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد، جبران خدمات و… تجزیه و تحلیل شغل است که از دو بخش اساسی تشکیل شده است:

• شرح شغل
• شرایط احراز شغلی

ج

جامعه پذیری (Onboarding)

مکانیزمی که از طریق آن کارکنان جدیدالورود دانش، مهارت و رفتارهای موردنیاز را برای عضویت مؤثر در سازمان کسب می‌کنند.

خ

خانواده شغلی (Job Families)

به گروهی از مشاغل مختلف که وظایف مشابه دارند و برای انجام این وظایف به مهارت‌های مشابه نیاز است، خانواده شغلی گفته می‌شود. به‌عنوان مثال کارشناس مالی، تنخواه‌گردان، کارشناس خزانه، کارشناس حسابداری و مدیر مالی و اقتصادی در یک خانواده شغلی قرار دارند.

س

سایه سازی شغلی (Job shadowing)

سایه سازی شغلی نوعی آموزش حین کار است که به فرد اجازه می‌دهد تا کارهای کارمند باتجربه در نقش موردعلاقه خود را از نزدیک مشاهده کند. به این صورت که زمانی صرفاً برای مشاهده نحوه کار افراد متخصص در حوزه موردنظر اختصاص داده می‌شود. بازه زمانی می‌تواند از چند ساعت تا یک هفته باشد.

این نوع یادگیری معمولاً برای ورود کارکنان جدید به یک سازمان یا نقش جدید استفاده می‌شود. همچنین ممکن است یک فرصت یادگیری برای کارآموزان باشد. این به کارمند اجازه می‌دهد تا دید واقع‌بینانه‌ای از نحوه جریان کار داشته باشد و به درک درستی از الزامات نقش وظایف شغلی و چالش‌های موجود برسد.

سیستم پیگیری متقاضی/ سیستم ردیابی کارجویان (Applicant Tracking System (ATS))

ATS اختصار یافته Applicant Tracking System به معنای سیستم پیگیری متقاضی/ سیستم ردیابی کارجویان است. ATS یک نوع نرم افزار جذب و استخدام نیروی انسانی است که به‌طورکلی کار ساده‌سازی فرایند استخدام را با استفاده از هوش مصنوعی و به صورت اتوماتیک انجام می‌دهد.

مزایای ATS

البته اشکالاتی هم ممکن است در هنگام کار با ATS ایجاد شود. ATS با استفاده از کلمات کلیدی که مسئولین منابع انسانی انتخاب می‌کنند به رتبه‌بندی رزومه‌های دریافتی می‌پردازد بنابراین ممکن است متقاضی واجد شرایطی را به خاطر نبود کلمه کلیدی در رزومه رد کند یا اگر کلمه کلیدی اشتباه وارد سیستم شود سیستم قادر به تصحیح آن نیست و رزومه‌ها را بر اساس همان کلمه کلیدی واردشده غربال‌گری می‌کند.

این نرم افزار در ابتدا برای رسیدگی الکترونیکی به نیازهای استخدامی آغاز به کار کرد اما اکنون به کل چرخه عمر استخدام (جامعه‌پذیری، آموزش، جانشین پروری و…) گسترش‌یافته است.

ش

شاخص کلیدی عملکرد ((KPI) Key Performance Indicators)

شاخص کلیدی عملکرد، مقداری قابل‌اندازه‌گیری است که میزان دستیابی به اهداف کلیدی کسب‌وکار را نشان می‌دهد. به زبان ساده می‌توانیم بگوییم KPI روشی برای سنجش عملکرد سازمان، واحدهای سازمانی، پروژه‌ها یا افراد نسبت به اهداف از پیش تعیین‌شده است.

KPI مهم‌ترین اطلاعات مربوط به عملکرد را فراهم می‌کند که از طریق آن، سازمان یا ذینفعان آن را قادر می‌سازد، درک کنند که آیا سازمان در مسیر رسیدن به اهداف اعلام‌شده قرار دارد یا خیر؟

شایستگی (Competency)

یک تعریف ساده از شایستگی این است که شایستگی آن چیزی است که شما نیاز دارید تا بتوانید یک نقش شغلی را به خوبی ایفا کنید. شایستگی‌ها معمولاً به 3 دسته تقسیم می‌شوند:

1. شایستگی‌های تخصصی
2. شایستگی‌های رفتاری
3. شایستگی‌های رهبری

شرح شغل (Job Description)

سند مکتوبی که در آن اطلاعات شغل مانند وظایف، مسئولیت‌ها، شرایط شغل و… درج می‌شود.

شکار استعداد (Headhunting)

شکار استعداد یا هدهانتینگ به معنای استعدادیابی و جذب افراد برای تصدی پست‌های ارشد و نقش‌های خاص در سازمان است.

شناخت کارکنان (Employee recognition)

شناخت کارکنان اقدامی است که موفقیت‌ها یا رفتارهای مثبت کارکنان را به رسمیت می‌شناسد، از آنها قدردانی می‌کند و به آنها پاداش می‌دهد. به‌عبارت دیگر تأیید، تصدیق و قدردانی از نتایج، عملکرد و رفتار کارکنان شناخت کارکنان می‌گویند.

ط

طراحی شغل (Job Design)

یکی از اصطلاحات رایج دیگر مدیریت منابع انسانی طراحی شغل است. طراحی شغل به فرایند سازمان‌دهی وظایف و مسئولیت‌های مرتبط با شغل جهت دستیابی به اهداف سازمانی و فردی اشاره دارد.

استراتژی‌های طراحی شغل

برای افزایش پتانسیل انگیزشی یک شغل از استراتژی‌های طراحی شغل استفاده می‌شود.

1. چرخش شغلی یا Job Rotation

در چرخش شغل کارکنان بین مشاغل موجود در یک سطح سازمان جابه‌جا می‌شوند. این کار باعث افزایش مهارت، آشنایی با سایر نقش‌ها و یادگیری تجربیات جدید می‌شود.

2.  توسعه شغلی یا Job enlargement

در توسعه شغلی به نقش فعلی فرد مجموعه وظایف و فعالیت‌هایی اضافه می‌شود. در توسعه شغلی محتوای کار متفاوت است اما مجموعه مهارت‌های مشابهی نیاز است.

3. غنی سازی شغل یا Job Enrichment

غنی سازی شغل، مشاغل را از نظر عمودی گسترش می‌دهد و قدرت تصمیم‌گیری، اختیارات و مسئولیت‌های فرد را بیشتر می‌کند.

طرح بهبود عملکرد (Personal Improvement Plan)

طرح بهبود عملکرد برای کارکنان کم‌کار با سطح عملکردی پایین طراحی می‌شود. این طرح توسط مدیر برای بهبود عملکرد فرد در راستای اهداف عملکردی به کار گرفته می‌شود. در این برنامه کارکنان تحت نظر مدیر ناظر قرار می‌گیرند تا با یک مربیگری منظم به‌درستی آموزش داده شوند، راهنمایی شوند و بتوانند در آینده عملکرد خوبی داشته باشند.

ف

فلات شغلی (Career Plateau)

اگر یک کارمند در مسیر شغلی به بالاترین موقعیت ممکن در شرکت برسد و فرصتی برای ارتقا عمودی نداشته یا احتمال کمی برای ارتقا عمودی وجود داشته باشد، وضعیت فلات شغلی پیش‌آمده است. در این شرایط، موقعیت شغلی کارمند ثابت می‌ماند و او مسئولیت‌ها و کارهای تکراری را بارها و بارها انجام می‌دهد.در موقعیت فلات شغلی، فرد احساس می‌کند پیشرفتی ندارد و این باعث نارضایتی او می‌شود. هر چه موقعیت شغلی در سلسله‌مراتب سازمانی بالاتر باشد، موقعیت‌های پیشرفت کم‌تر خواهد بود.

فرسودگی شغلی (Burnout)

یکی دیگر از اصلاحات کاربردی مدیریت منابع انسانی فرسودگی شغلی است. منظور از فرسودگی شغلی، هرگونه خستگی ذهنی یا جسمی ناشی از پرداختن به وظایف شغلی است. فرسودگی شغلی نوعی اختلال است که به دلیل قرار گرفتن طولانی‌مدت در معرض استرس روانی ناشی از کار در فرد ایجاد می‌شود.

فرسودگی شغلی دارای دو منشأ درونی و بیرونی است.

• عوامل درونی، اشاره به ویژگی‌های شخصیتی افراد دارد.
• عوامل بیرونی، اشاره به عوامل سازمانی دارد که منجر به دل‌زدگی افراد از شغل می‌شود.

ک

کارت امتیازی متوازن ((BSC) Balanced Score Card)

مفهوم کارت امتیازی متوازن درزمینه روش‌های نوین سنجش عملکرد شکل گرفت. کارت امتیازی متوازن، استاندارد عملکردی است که برای شناسایی، بهبود و کنترل عملکردها و نتایج حاصل از یک کسب‌وکار استفاده می‌شود.

BSC یا کارت امتیازی متوازن چهار جنبه از معیارهای عملکرد رو به هم مرتبط می‌کنه:

1. عملکرد فرد با انتظارات مشتری مطابقت داشته باشد.
2. عملکرد فرد با اهداف شرکت همسو باشد.
3. عملکرد فرد به ایجاد و بهبود ارزش شرکت کمک کند.
4. عملکرد فرد مورد تأیید ذینفعان و سرمایه‌گذاران باشد.

کانون ارزیابی (Assessment Center)

کانون ارزیابی، کارمندان را قادر می‌سازد تا تصویر روشنی از آن‌طور که دیگران آنها را مشاهده می‌کنند و تأثیر آن بر عملکرد خود به‌دست آورند. مزیت اصلی این روش این است که نه تنها عملکرد فعلی یک فرد را ارزیابی می‌کند بلکه عملکرد شغلی آینده را نیز پیش‌بینی می‌کند. این روش ارزیابی، تکنیک‌های متعددی دارد که مهم‌ترین آنها، شبیه سازی است.

م

مدیریت برمبنای هدف ((MBO) Management by Objectives)

مدیریت بر مبنای هدف، یک مدل مدیریت استراتژیک است که از طریق ایجاد هم‌راستایی بین اهداف کلان و اهداف خرد، عملکرد سازمانی را بهبود می‌بخشد. خیلی ساده MBO یعنی تعیین هدف، برنامه‌ریزی برای دستیابی به هدف و بررسی و کنترل نتایج.

مسیر شغلی (Career Path)

فرآیند ترسیم یک دوره شغلی که کارمند را قادر می‌سازد به‌تدریج در سازمان پیشرفت کند. این فرایند شامل شناسایی مهارت‌ها، علایق و اهداف شغلی کارمند به‌علاوه تعیین این‌که چگونه این ویژگی‌ها می‌توانند به برآوردن نیازهای فعلی و آینده سازمان کمک کنند، است. در سازمان‌های امروزی مسیر شغلی بر مبنای علایق، توانایی‌ها، ارزش‌های فرد و بر مبنای تغییرات محیط کاری تغییر می‌یابد.

ن

نپوتیسم (Nepotism)

نپوتیسم یا خویشاوند سالاری یا همان پارتی‌بازی یعنی طرفداری از افراد نه به خاطر شایستگی‌ها و صلاحیت آن‌ها بلکه به دلیل روابط دوستی و دلایل حاشیه‌ای. این پدیده که باعث تبعیض در محیط کار می‌شود اثرات منفی زیادی بر سازمان دارد.

به‌عنوان‌مثال نپوتیسم در استخدام یعنی حتی باوجود افرادی که شایستگی بیشتری دارند اقوام و دوستان انتخاب شوند.

نیروی کار ترکیبی (Blended Workforce)

نیروی کار ترکیبی، از کارمندان مختلف با قراردادهای مختلف، ازجمله کارکنان دائمی، تمام‌وقت، نیمه‌وقت، کارکنان موقت، پیمانکاران و فریلنسرها، تشکیل شده است.