برنامه معارفه (Induction) کارکنان دقیقاً چیست؟

شروع یک کار جدید یا ورود به یک سازمان برای اولین بار می‌تواند یک تجربه استرس‌زا باشد. وقتی سازمان در این شرایط پراسترس از کارمند تازه‌وارد استقبال و حمایت می‌کند، کارمند احساس می‌کند در محیط امنی مثل خانه قرارگرفته و احساس تعلق سازمانی در او ایجاد می‌شود. فرایندی که از طریق آن، از کارمند تازه‌وارد استقبال می‌شود و از او برای سازگار شدن با نقش‌ جدید و محیط کار حمایت می‌شود، معارفه (Induction) نام دارد.

یکی از مهم‌ترین رویدادهایی که فرد در طول سفر سازمانی خود تجربه می‌کند، معارفه (Induction) است. در فرآیند معارفه، وظایف و مسئولیت‌ها، قوانین شرکت، سیاست‌ها و مقررات شرکت برای فرد تازه‌وارد شرح داده می‌شود تا او با سازمان آشنا شود.

معارفه یا Induction چیست؟

معارفه (Induction) به روند آشنایی کارمندان جدید با کسب‌وکار و سازمان، کمک به آنها برای استقرار یافتن در سازمان و دادن اطلاعات موردنیاز برای عضویت در تیم اشاره دارد. معارفه معمولاً آغاز زندگی کاری کارمند جدید را دربرمی‌گیرد و بیشتر به نقش و آنچه از کارکنان انتظار می‌رود، تمرکز دارد.

معارفه (Induction) اولین گام برای دستیابی به تعهد کارکنان است. هدف از معارفه این است که شغل و سازمان به فرد تازه استخدام‌شده و متقابلاً او به سازمان معرفی شود. اولین تماس کارمند جدید با محیط کار فیزیکی و انسانی وی بسیار مهم است. کارمند باید در موقعیت جدید احساس مهم بودن و موردحمایت قرار گرفتن، داشته باشد. کارمند تازه استخدام‌شده باید همکاران و مدیران را بشناسد و از سیاست‌ها و عملکردهای سازمان آگاه باشد تا بتواند خود را جزئی از سازمان بداند.

اهداف اصلی معارفه (Induction) کارکنان چیست؟

معرفی شرکت به تازه‌واردان

اهداف و سیاست‌های سازمان، محصولات یا خدمات سازمان، بازارها، پیشینه تاریخی، ساختار سازمانی، میزان اختیارات، فرصت‌های پیشرفت، موقعیت فرد در کل سازمان و  اطلاعات دیگر در زمینه شغل و شرکت باید در اختیار تازه‌واردان قرار گیرد.

کاهش احساس تردید و کمرویی افراد تازه‌وارد

کارمندان تازه‌وارد در ابتدا از پرسیدن هرگونه سؤال از روی کنجکاوی، دریغ می‌کنند. آن‌ها کمی خجالتی هستند و هنوز نسبت به انتخابی که کردند کمی تردید دارند. بنابراین یکی دیگر از اهداف برنامه معارفه رفع تردید و خجالتی بودن کارمندان جدید است.

شناخت قوانین و مقررات

هدف از معارفه (Induction) این است که کارمندان جدید را در مورد قوانین و مقررات، سیاست‌ها و عملکردهای سازمان آشنا کنیم. آنها باید با ارتقا، انتقال، ساختار حقوق، آموزش، مرخصی، تعطیلات، امکانات رفاهی و اقدامات تأمین اجتماعی موجود در شرکت آشنا باشند.

از بین بردن ترس و ایجاد اعتمادبه‌نفس

تازه‌واردان با همکاران، محل کار و محیط کار کاملاً غریبه هستند، بنابراین ترس‌های زیادی در ذهنشان است. یک برنامه معارفه (Induction) همه نوع ترس را در ذهن افراد تازه‌وارد از بین می‌برد و اعتمادبه‌نفس در آنها ایجاد می‌کند. این احساس را در آنها ایجاد می‌کند که شغلشان بسیار مهم است و باید توسط دیگران شناخته شود. باید فرصتی مناسب برای فعالیت‌های خلاقانه و بدیع در اختیار آنها قرار گیرد تا اعتمادبه‌نفس آنها بهبود ‌یابد.

توسعه صداقت، وفاداری و احساس تعلق

احساس تعلق‌خاطر فقط از طریق معارفه (Induction) ایجاد می‌شود. بنابراین یکی از اهداف برنامه معارفه کارکنان، ایجاد احساس تعلق، یگانگی، کار گروهی، سخت‌کوشی، درگیر شدن در کار و سازمان است.

توسعه و حفظ روابط سالم

هدف یک برنامه معارفه (Induction) ایجاد رابطه سالم بین کارمندان جدید و سرپرستان وی، میان کارمندان جدید و کارمندان فعلی در تمام سطوح سازمانی است. روابط سالم بین کارکنان درنهایت منجر به بهره‌وری بالاتر، رشد و گسترش سودآوری، به حداقل رساندن هدررفت منابع و دستیابی به‌موقع به اهداف مشترک سازمانی است.

بازسازی در محیط تغییریافته

یک برنامه معارفه (Induction) تکنیکی است که به‌وسیله آن یک کارمند جدید در محیط تغییریافته احساس راحتی داشته باشد و به شیوه‌ها، سیاست‌ها و اهداف سازمان آگاه باشد.استقبال از یک فرد تازه‌وارد باعث می‌شود که او احساس کند درجایی مانند خانه است و این احساس را ایجاد می‌کند که شغلش معنی‌دار است و به‌عنوان بخشی از کل سازمان بسیار مهم است.

چرا معارفه (Induction) مهم است؟

تحقیقات نشان داده است که یک برنامه معارفه کاملاً برنامه‌ریزی‌شده، میزان ماندگاری کارکنان را افزایش می‌دهد. برای کارمندان جدید بسیار مهم است که از ارزش‌ها و اهداف سازمان و شغلشان به‌درستی اطلاعات کسب کنند. وقتی کارمند تازه‌وارد احساس تطابق خوبی با سازمان داشته باشد، احتمال این‌که کار یا شرکت دیگری را انتخاب کند، بسیار پایین است. این هم برای کارفرمایان و هم برای کارمندان سودآور خواهد بود. بیشترین خروج کارکنان در 90 روز اول کاری است، بنابراین تلاش برای جلوگیری از این مسئله بسیار مهم است و هرگونه غفلت درزمینه معارفه (Induction) و آشناسازی ممکن است منجر به خروج زیاد، سردرگمی، اتلاف وقت و هزینه شود.

پس اولین مزیتی که برنامه معارفه برای سازمان خواهد داشت، صرفه‌جویی در وقت و هزینه است. همان‌طور که می‌دانید استخدام یک فرایند طولانی و هزینه‌بر برای سازمان است. با یک برنامه معارفه (Induction) مناسب مجبور نخواهیم بود به علت نرخ خروج بالای کارکنان فرایند استخدام را تکرار کنیم.

از طرف دیگر تدوین و اجرای برنامه معارفه (Induction) فرصتی برای بروز خلاقیت است. به‌جای اینکه صرفاً برنامه معارفه را برای پر کردن چک‌لیست مربوطه اجرا کنیم، باید آن را به‌عنوان فرصتی در نظر بگیریم تا نشان دهیم چرا سازمان ما یک محیط عالی برای کار کردن است. هرچه فرآیند معارفه (Induction) بهتر باشد، کارمند در نقش خود بهره‌ورتر خواهد بود. زیرا هر چه فرد تازه‌وارد از طریق آموزش به اطلاعات بیشتری دست یابد با سرعت بیشتری به شرکت کمک خواهد کرد.

و در آخر احساس ارزشمندی و حمایتی که کارمند از این طریق به‌دست می‌آورد، اعتمادبه‌نفس او را تقویت کرده و به حفظ فرهنگ مثبت شرکت کمک می‌کند.

یک برنامه معارفه (Induction) دارای چه قسمت‌هایی است؟

1- ملاقات با همکاران

شناختن افرادی که فرد قرار است با آنها همکاری داشته باشد در احساس راحتی کارمند جدید و کاهش نگرانی‌های روز اول او نقش بسیار مهمی دارد. بنابراین فرد تازه‌وارد را به کارکنان سازمان معرفی کنید. می‌توانید برای حمایت بیشتر، از یکی از افراد تیم بخواهید تا همراه فرد تازه استخدام‌شده باشد. اگر کارمند، خود را به‌عنوان عضو جدید تیم احساس کند؛ اشتیاق بیشتری برای شروع کار خواهد داشت.

2- بازدید از محل کار

کارمند را با محیط جدید آشنا کنید. به او نشان دهید که سرویس بهداشتی، آبدارخانه، نمازخانه، جعبه کمک‌های اولیه، کپسول‌های آتش‌نشانی در کجا قرار دارند. قبل از ورود کارمند به سازمان اطمینان حاصل کنید که او تمام چیزهای لازم برای شروع کار را در اختیار خواهد داشت.

3- بهداشت و ایمنی

در روز اول فرایند معارفه، فرد تازه‌وارد باید آموزش‌های لازم برای اقدامات ایمنی و بهداشتی محیط کار را فراگیرد. بر اساس نقش فرد در سازمان سطوح آموزش متفاوت خواهد بود اما همه کارکنان حداقل باید از نحوه کاهش خطرات معمول محیط کار و اقدامات ضروری در این زمینه آگاه باشند.

4- گردآوری اسناد موردنیاز

کارکنان باید از تاریخ شروع کار خود قرارداد کار را دریافت و امضا نموده و چنانچه در مراحل استخدام کسری مدارک داشته‌اند نسبت به تکمیل آن اقدام نمایند.

5- آشنایی با سیاست‌های شرکت

اجازه دسترسی به کتابچه راهنمای کارکنان را به نیروهای تازه‌وارد بدهید. کتابچه راهنمای کارکنان حاوی اطلاعاتی درزمینه خط‌مشی‌ها و رویه‌های مربوط به کسب‌وکار سازمان، الزامات قانونی و سیاست‌های شرکت در مورد مرخصی سالانه و مواردی مشابه است.

6- شرح نقش کارکنان تازه‌وارد

در اوایل مراحل معارفه (Induction)، مهم است که کارمند تازه استخدام‌شده را به جلسه‌ای دعوت کنید و در آن جلسه مسئولیت‌های اصلی نقش جدید وی، آنچه از او انتظار دارید و اثر اقدامات او بر شرکت را شرح دهید. این کار باعث می‌شود تا برای شروع کار آگاهی کاملی داشته باشند و ترغیب شوند تا در نقش خود سرآمد باشند.

7- شناسایی آموزش‌های موردنیاز

با پایان فرآیند معارفه (Induction)، احتمالاً دید خوبی از اینکه کارمند چقدر می‌تواند نقش خود را به‌درستی ایفا کند یا چه شکافی در توانایی‌های او وجود دارد، به‌دست خواهید آورد. به‌این‌ترتیب می‌توانید زمینه آموزش‌های بیشتری را برای او فراهم کنید.

8- تنظیم اولین جلسه ارزیابی عملکرد

بازخورد دادن به کارمندان جدید برای هدایت آنها در مسیر درست و ایجاد انگیزه برای ایجاد سطح بالای کیفیت کار ضروری است. اطمینان حاصل کنید که برای اولین بررسی عملکرد آنها زمانی را مشخص کرده‌اید.

چطور یک برنامه معارفه (Induction) خوب ایجاد کنیم؟

ایده خوبی است که یک لیست بررسی معارفه کارمند تهیه کنید که در آن لیست تمام وظایف و آموزش‌هایی که باید در طی فرایند معارفه انجام شود، درج‌شده باشد. به‌این‌ترتیب یادآوری آنچه انجام‌شده و آنچه که باید انجام شود آسان خواهد بود و مدرکی است که به کارمند جدید اطلاعات لازم ارائه‌شده است.

اگرچه فرآیند معارفه اولیه در درجه اول برای افراد تازه استخدام‌شده‌ای که از شرکت‌های دیگر به سازمان پیوسته‌اند طراحی‌شده است، اما قسمت‌های مرتبط باید برای ارتقا داخلی سازمان نیز اجرا شود.

تفاوت معارفه (Induction)، آشناسازی و جامعه‌پذیری

معارفه (Induction) فرآیند استقبال از یک عضو جدید در سازمان است. به‌عنوان‌مثال، ملاقات با همکاران، مراسم خوش‌آمد گویی، گشت‌وگذار در محل کار، ارائه هدایایی مانند کتاب خوش‌آمدگویی. معارفه (Induction) یک رویداد کوتاه‌مدت است که معمولاً در روز اول کاری کارمند جدید انجام می‌شود.

آشناسازی (Orientation) فرآیندی است برای آشنایی نیروهای جدید با خط‌مشی و دستورالعمل‌های شرکت. این ممکن است شامل مقدمه‌ای در مورد فرایند پرداخت و هزینه‌ها، مروری بر برند سازمان، راه‌اندازی رایانه و تلفن و بررسی دستورالعمل‌های شرکت برای استفاده از آنها باشد. آشناسازی نیز یک فعالیت کوتاه‌مدت است که غالباً در پایان هفته اول استخدام جدید انجام می‌شود.

جامعه‌پذیری (Onboarding) با امضای قرارداد یا پذیرش همکاری آغاز می‌شود و تا زمانی که کارمند جدید به‌طور کامل در نقش جدید مستقر شود، ادامه می‌یابد. صرف‌نظر از اینکه این کار سه هفته، سه ماه یا حتی یک سال طول بکشد. درحالی‌که معارفه (Induction) و آشناسازی یک فرایند کوتاه‌مدت و در آغاز سفر کارکنان اجرا می‌شوند جامعه‌پذیری یک فرایند بلندمدت و استراتژیک است که هر آنچه بر کار فرد تأثیر دارد را به او نشان می‌دهد.