تفاوت جامعه پذیری و آشناسازی دقیقاً چیست؟

جامعه پذیری و آشناسازی دو مفهوم متفاوت هستند. متأسفانه اغلب مدیران سازمانی حتی در بخش منابع انسانی نیز تمایزی میان آن دو قائل نیستند. درحالی‌که یکسان پنداشتن این دو مفهوم اثرات منفی قابل‌توجهی بر سازمان، فرهنگ سازمانی، مدیران و کارکنان جدید خواهد داشت. تفاوت جامعه پذیری و آشناسازی چیست؟ به بیان ساده اگر جامعه پذیری سازمانی را یک «کیک» درنظر بگیریم آشناسازی تنها «یک برش» از آن کیک است. درحالی‌که هر دو این مفاهیم برای سازمان ارزشمند هستند.

مفهوم آشناسازی و جامعه پذیری

برای درک بهتر تفاوت جامعه پذیری و آشناسازی، بهتر است ابتدا با مفهوم هر یک آشنا شویم.

آشناسازی، رویدادی است که از طریق آن فرد به محیط جدید (سازمان) معرفی می‌شود. این کار زمانی آغاز می‌شود که فرد وارد محیط شده است. از آنجایی‌که همه‌چیز در بدو ورود فرد به سازمان برای وی جدید و ناآشنا است طبیعی است که او دچار اضطراب و نگرانی می‌شود و خودش را تنها و غریب در یک محیط ناآشنا می‌پندارد. بنابراین معارفه مقدماتی برای کاهش اضطراب لازم است.

جامعه پذیری سازمانی یا پذیرش سازمانی، فرایندی است که در آن کارکنان جدید دانش، مهارت و رفتارهای لازم را برای موفقیت در سازمان فرامی‌گیرند. ورود به هر محیط جدیدی پذیرش آن را می‌طلبد. بنابراین هر تازه‌واردی باید رفتارش را با ارزش‌ها، قوانین، هنجار و فرهنگ سازمان متناسب سازد.

آشناسازی یا Orientation دقیقاً چیست؟

همان‌طور که گفته شد، آشناسازی یک رویداد مختصر و تاکتیکی است. در این رویداد، هر آنچه که فرد برای شروع کار به آن نیاز دارد در اختیار وی گذاشته می‌شود. آشناسازی معمولاً در اولین روز کاری کارمند آغازشده و ممکن است 1 تا 2 روز و حداکثر تا یک هفته طول بکشد. زمان آشناسازی بر اساس ماهیت سازمان متفاوت است.

هدف از آشناسازی این است که کارکنان جدید از قوانین، رویه‌ها، اهداف شرکت آگاه شده و با همکاران خود آشنا شوند. این کار به‌صورت «بین واحدی» انجام می‌شود. منظور این است که تمام سطوح ارشد سازمان، واحد منابع انسانی و مدیر مستقیم فرد در اجرای آن مشارکت دارند. حتی پیشنهاد می‌شود در جلسه معارفه مدیرعامل نیز حضورداشته باشد. این به کارمند حس ارزشمند بودن می‌دهد.

آشناسازی شامل آموزش رسمی است که به فرد جدید ارائه می‌شود. مثلاً ممکن است کارشناس منابع انسانی نحوه کار با اتوماسیون اداری را به فرد آموزش دهد. یا ممکن است یک لوح فشرده برای آموزش کار با ابزارها و تجهیزات در اختیار فرد قرار گیرد.

برخی از برنامه‌های آشناسازی کارکنان جدید شامل موارد زیر است:

جامعه پذیری سازمانی یا Onboarding دقیقاً چیست؟

جامعه پذیری سازمانی یک فرایند استراتژیک است. این فرایند معمولاً قبل از اولین روز کاری فرد آغاز می‌شود. یعنی دقیقاً از لحظه‌ای که شخص پیشنهاد شرکت (همکاری) را به‌طور شفاهی می‌پذیرد.  فرایند جامعه پذیری ممکن است 3 تا 6 ماه و حداکثر تا یک سال طول بکشد و این زمان به پیشرفت و نیاز فرد جدید بستگی دارد.

مثلاً زمان جامعه پذیری برای افرادی که تجربه اول کاری‌شان است یا برای افرادی که هیچ اطلاعاتی از فرهنگ، اهداف، قوانین و ضوابط شرکت ندارند نسبت به افرادی که اطلاعاتی در این زمینه کسب کرده‌اند، ممکن است بیشتر طول بکشد.

هدف از جامعه پذیری ارائه اطلاعات و ایجاد دانش در زمینه‌های مختلف است.در جامعه پذیری هر آنچه بر کار فرد اثر می‌گذارد، به او ارائه می‌شود. فرایند جامعه پذیری به‌صورت چندمرحله‌ای انجام می‌شود. بسته به نوع مرحله، ممکن است به‌صورت فردی یا یک به یک بین کارمند جدید و مدیر مستقیم یا بین کارمند جدید و واحد HR و یا به‌صورت گروهی انجام شود. جامعه پذیری شامل آموزش رسمی و غیررسمی است.

برنامه‌های جامعه پذیری کارکنان شامل سه حوزه زیر است:

تفاوت جامعه پذیری و آشناسازی چیست؟

1- درحالی‌که آشناسازی به معنی معرفی و راهنمایی کارمند جدید برای کمک به وی در سازگاری با محیط و محل کاری، فعالیت‌ها و … است. جامعه پذیری فرایند استراتژیک است که به کارمند جدید کمک می‌کند تا مهارت‌ها، نگرش‌ها، دانش، رفتار و تجربه لازم را برای این‌که به‌عنوان یک عضو متعهد و شایسته ایفای نقش کند، به‌دست آورد.

2- تفاوت دیگر جامعه پذیری و آشناسازی در مدت زمان اجرا است. آشناسازی یک رویداد یک مرحله‌ای است که در بازه زمانی 1 روز تا 1 هفته انجام می‌شود اما جامعه پذیری یک فرایند مداوم است که از چند ماه تا یک سال ممکن است به طول بیانجامد.

3- آشناسازی یک ارتباط یک طرفه است که در آن مدیران سازمانی اصول بنیادین شرکت را مطرح می‌نمایند درحالی‌که جامعه پذیری یک ارتباط دوطرفه است که در طی آن چندین جلسه برگزار می‌شود. تقریباً هر 2 تا 4 هفته جلساتی برگزار می‌شود که فرد می‌تواند سؤالات و تجربیات خود را مطرح سازد.

4- از دیگر تفاوت‌های جامعه پذیری و آشناسازی این است که در آشناسازی، فرد با دستورالعمل‌ها، قوانین، سیاست‌ها، رویه‌ها و دیگر اطلاعات مهم شرکت که تمام کارکنان باید از آن مطلع باشند، آگاه می‌گردد اما در جامعه پذیری فرد با اطلاعات مربوط به شغل یا پست سازمانی خود از طریق مدیر، همکاران و زیردستان آشنا می‌شود.

5- آشناسازی در کلاس آموزشی یا اتاق کنفرانس و حتی گاهی به‌صورت آنلاین یا در قالب لوح فشرده ارائه می‌شود درحالی‌که جامعه پذیری در محل کار و زمانی که فرد مشغول کار است انجام می‌شود.

6- یکی دیگر از تفاوت جامعه پذیری و آشناسازی در هدف آن دو است. هدف آشناسازی این است که ابزارها و اطلاعات بنیادی که فرد برای انجام کار به آن‌ها نیاز دارد، به وی ارائه شود درحالی‌که هدف از جامعه پذیری این است که فرد به فرهنگ سازمانی بپیوندد.

7- آخرین تفاوت جامعه پذیری و آشناسازی در نتایج آن دو است. نتیجه آشناسازی این است که کارمند جدید برای آموزش آمادگی پیدا کرده درحالی‌که نتیجه جامعه پذیری آمادگی فرد برای مشارکت است.

چرا درک تفاوت جامعه پذیری و آشناسازی مهم است؟

آشناسازی و جامعه پذیری هرگز نباید مترادف با یکدیگر در نظر گرفته شوند. درحالی‌که سازمان‌ها به آشناسازی نیاز دارد تا افراد ورود موفقیت‌آمیز به سازمان داشته و یک تجربه لذت‌بخش از روز اول حضور خود در سازمان داشته باشند به جامعه پذیری نیاز دارند تا کارکنان به درستی در نقش خود «جا بیفتند».

سازمان‌ها باید یک برنامه جامع (road map) جامعه پذیری سازمانی طراحی کنند که آشناسازی به‌عنوان مرحله اول آن در نظر گرفته شود. هم‌چنین هرگز نباید یکی از آن دو بر دیگری برتر شمرده شود. جامعه پذیری و آشناسازی وقتی باهم به کار گرفته شوند در افزایش رضایت شغلی، تعهد سازمانی و کاهش نرخ خروج کارکنان مؤثر خواهند بود.