اگر در کسب‌وکاری فعالیت دارید که در آن محیط بسیار پیچیده‌ای از فرآیندهای کسب‌وکار و سیستم‌های اطلاعاتی وجود دارد، درک خوب و درست ازآنچه در کسب‌وکار شما می‌گذرد بسیار دشوار است. عدم درک درست، می‌تواند منجر به هدر رفتن منابع مالی و عدم اجرای مؤثر فرایندهای تجاری در سازمان شود. برای جلوگیری از این مسئله، از چارچوب طبقه بندی فرایند APQC استفاده کنید.
این چارچوب، یکی از بهترین الگوها و چارچوب‌های دسته‌بندی فرایندها در سازمان است که توسط مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا (APQC: American Productivity & Quality Center) معرفی‌شده و با نام PCF (Process Classification Framework) شناخته شده است. این چارچوب طبقه بندی فرایند، به شما کمک می‌کند تا فرایندهای کاری خود را با بهترین فرایندهای صنعت خود مطابقت داده، فرایندهای کسب‌و کار خود را محک بزنید و عملکرد سازمان خود را با دیگر سازمانها مقایسه کنید.
جک گریسون، رهبر و مبتکر کسب‌وکار در سال 1977 این موسسه غیرانتفاعی را تاسیس کرد.
در حال حاضر APQC، 550 عضو در 45 صنعت در جهان دارد. اعضای APQC به بزرگ‌ترین مجموعه داده های بنچ‌مارکینگ جهان با بیش از 2 میلیون داده دسترسی انحصاری دارند.
چارچوب APQC چیست؟
این بنیاد در چند حوزه فعالیت می‌کند. محور و هسته اصلی فعالیت‌های آن، موضوعات زیر است:
– الگوبرداری
– مدیریت دانش
– سنجش و بهبود فرایندهای کاری
به‌عنوان‌مثال، در حوزه مدیریت دانش، راهنمایی‌هایی را ارائه می‌دهد و کمک می‌نماید تا فرایندهای کسب‌وکار شناسایی شوند، موردسنجش و ارزیابی قرار گیرند و بهبود یابند. به این صورت که روش‌های اثربخش بهبود را کشف می‌کند. یعنی بررسی می‌کند در هر کسب‌وکاری، فعالیت‌ها و رویه‌ها را چگونه باید انجام داد تا به خروجی‌های موردنظر رسید. این رویه‌ها و فرایندها به‌عنوان نمونه‌های موفق در نظر گرفته می‌شوند و سایر کسب‌وکارها با الگوبرداری می‌توانند مسیر این تجربیات را شناسایی کنند و آن را برای اجرا و پیاده‌سازی شرکت‌ها به‌کارگیرند.
سپس یافته‌ها را انتشار می‌دهد یعنی مطالعات و تحقیقاتش را طبقه‌بندی می‌کند و مشخص می‌کند این تحقیقات مناسب چه کسب‌وکارهایی است و نتیجه این مطالعات و تحقیقات را برای کسب‌وکارهایی که در آن صنعت و حوزه فعالیت دارند، آماده بهره‌برداری می‌کند. البته توجه شود که صرفاً رویه‌ها و فرایندها را معرفی می‌کند و آمار و اطلاعات داخلی شرکت‌ها را کاملاً محفوظ نگه‌داشته و این اطلاعات را افشا نمی‌کند. در واقع بین افراد و دانشی که برای بهبود نیاز دارند ارتباط ایجاد می‌کند.
یکی از اهداف APQC ایجاد زبانی مشترک جهت توصیف فرآیندهای سازمانی و ایجاد منبعی برای الگوبرداری سازمانها از کارکردها و فرآیندهای بهینه و تجربه‌شده است. چارچوب طبقه‌بندی فرایندهای APQC و شرکت‌های عضو آن به‌عنوان یک استاندارد باز جهت تسهیل بهبود سازمانی به کمک مدیریت فرایندها و الگوبرداری سازمانها توسعه داده‌شده است.
PCF
چارچوب طبقه بندی فرایند AFQC، در اوایل دهه 1990 توسط APQC و تعدادی از صنایع و کشورهای جهان توسعه داده شد. این چارچوب در ابتدا به‌عنوان ابزاری برای بهبود عملکرد پروژه ها در نظر گرفته شده بود و به تدریج در طبقه بندی گسترده ای که امروزه وجود دارد، تکامل یافت. سازمانها می‌توانند از اصطلاحات رایج PCF برای نام‌گذاری، سازماندهی و نقشه‌برداری از فرایندهای خود استفاده کنند. این چارچوب به‌عنوان ابزاری برای توضیح یک کسب‌وکار ازنظر فرایندهای افقی به‌جای عملکردهای عمودی نیز مفید است.PCF، به‌عنوان یک چارچوب و استاندارد جهانی طراحی شده است تا برای به‌کارگیری در هر سازمانی متناسب‌سازی شود. به همین دلیل فهرستی از تمام فرایندهای موجود در یک سازمان خاص را ارائه نمی‌دهد و تمام فرایندهایی که در این چارچوب بیان شده در تمام سازمانها وجود ندارد.
عناصر چارچوب طبقه بندی فرآیند APQC
سطح 1- بالاترین سطح چارچوب فرایند، طبقه است. 13 دسته شامل فرایندهای عملیاتی به شرح زیر هستند.
1. تدوین چشم‌انداز و استراتژی
2. توسعه و مدیریت محصولات و خدمات
3. بازار و فروش محصولات و خدمات
4. تحویل محصولات فیزیکی
5. ارائه خدمات
6. مدیریت خدمات مشتری
7. توسعه و مدیریت منابع انسانی
8. مدیریت فناوری اطلاعات
9. مدیریت منابع مالی
10. خرید، جمع‌آوری و مدیریت دارایی‌ها
11. مدیریت ریسک ، انطباق ، اصلاح و انعطاف‌پذیری سازمانی
12. مدیریت روابط خارجی
13. توسعه و مدیریت قابلیت‌های تجاری
سطح 2- گروه فرآیند: سطح بعدی فرآیندها است و یک گروه از فرآیندها را نشان می‌دهد.
سطح 3- فرایند: یک فرایند واحد را نشان می‌دهد
سطح 4- فعالیت: یک رویداد کلیدی است که برای اجرای یک فرآیند انجام می‌شود.
سطح 5- وظیفه: عنصری از کار است که برای اجرای یک فعالیت انجام می‌شود.
چرا سازمانها از چارچوب طبقه بندی فرایند استفاده می‌کنند؟
1- تعریف و مدیریت فرآیند
تعریف فرایندها به سازمانها کمک می‌کند تا فرایندها را استاندارد کرده و فرصت‌های بهبود را شناسایی کنند. چارچوب طبقه‌بندی فرایند، یک مبنا برای سازمانها فراهم می‌کند تا فرایندهای خود را تعریف کنند. همین‌طور پایه محکمی برای مدل‌سازی فراهم می‌کند. PCF یک زبان ثابت برای گرد هم آوردن همه مدل‌ها فراهم می‌کند و این زبان مستقیماً از نحوه انجام کار در داخل سازمان ترسیم می‌شود. این امر تلاش موردنیاز برای توسعه و مدیریت انواع مدل‌های سازمانی را کاهش می‌دهد. رایج‌ترین کاربرد PCF برای تلاش درزمینه مدل‌سازی در کل شرکت در معماری سازمانی است، هنگامی‌که فردی برای پاسخ به این سؤال که «این فرایند به کدام سیستم بستگی دارد؟» یک مدل فرآیند و یک مدل سیستم را ادغام می‌کند. یا برعکس، «کدام فرایندها توسط این سیستم پشتیبانی می‌شوند؟» داشتن یک مدل متمرکز مانند PCF به منطقی بودن تأثیر توسعه یا تغییر در مدل‌ها کمک می‌کند.
2- بنچمارک کردن
اگر می خواهید عملکرد سازمان را با سایر شرکت ها مقایسه کنید، باید تعریف مشخصی از آنچه می خواهید مقایسه کنید، داشته باشید. PCF راهی برای محک زدن عینی فراهم می کند. اعداد مرجع منحصر به فرد عناصر فرآیند به سازمانها اجازه می دهد تا معیار خود را اندازه بگیرند حتی اگر تعاریف و جزئیات فرآیند آنها به دلیل صنعت یا نیازهای منحصر به فرد تجارت متفاوت باشد.
3- مدیریت محتوا
خصوصاً در سازمان‌های جهانی و پیچیده، محتوا باید سازماندهی شود تا افراد بتوانند آنچه را که لازم دارند پیدا کنند و با هم کار کنند. سازمانها از PCF به‌عنوان چارچوبی برای سازماندهی محتوا توسط فرآیند استفاده می‌کنند.