با شیوع ویروس کرونا اکثر صاحبان کسب‌وکار مجبور به بستن دفاتر و ایجاد امکان دورکاری برای کارکنان شدند. انتقال کارکنان از دفتر کاری به خانه برای بسیاری از سازمان‌ها تغییر یک شبه‌ای بود که موج کرونا ایجاد کرد. اکنون که شوک اولیه این بیماری در حال از بین رفتن است زمان مناسبی است که برای آینده آماده شویم. گفتگوهای زیادی وجود دارد مبنی بر اینکه محیط کاری در آینده مدل ترکیبی یا هیبریدی است و دلایل خوبی هم برای این ادعا وجود دارد.
در دنیای پسا کرونا برخی از کارکنان مشتاق هستند به دفتر کار بازگردند. برخی دیگر هم به دورکاری عادت کرده‌اند و دوست دارند برای همیشه از خانه به کار خود ادامه دهند. این موضوع نشان می‌دهد که سازمان‌ها باید به محل کار ترکیبی روی بیاورند و ترکیبی از کار حضوری و مجازی را برای کارکنان فراهم کنند.
سبک‌های محیط کاری
اجازه دهید قبل از تشریح مدل کار ترکیبی انواع محیط‌های کاری را باهم مرور کنیم. به‌طورکلی 3 نوع محیط کاری وجود دارد.
دورکاری یا کار از راه دور
کارمندان از راه دور کسانی هستند که 100٪ زمان کاری خود را درجایی غیر از دفتر کاری و با استفاده از ظرفیت دیجیتال به انجام وظایف می‌پردازند. آنها برای انجام وظایف نیازی به حضور در دفتر کار ندارند و برای ایجاد تعادل بین کار و زندگی فرصت‌های انعطاف‌پذیری دارند.
تجربه دورکاری با ترجیح کارکنان، میزان نیاز دسترسی به سایر اعضای تیم و بسته فناوری مناسب در خانه هدایت می‌شود.
حضوری یا کار در دفتر کاری
در این مدل کاری، کارکنان برای انجام وظایف روزمره خود باید در دفتر کار حاضر شوند، زیرا شغل آنها مستلزم ارتباطات حضوری است. در این مدل کاری تعاملات بیشتری وجود دارد و این بزرگ‌ترین مزیت نسبت به دو سبک‌کاری دیگر است.
هیبریدی یا محیط کار ترکیبی
کارکنان هیبریدی کسانی هستند که زمان خود را بین خانه و دفتر کار تقسیم می‌کنند. آنها برای انجام برخی کارها به دفتر می‌روند و کارهایی که نیاز به حضور در محیط شرکت ندارد را از خانه یا هر جای دیگری انجام می‌دهند. آنها می‌توانند انتخاب کنند که کجا و چه زمانی کار کنند. این انعطاف‌پذیری همان چیزی است که این سبک‌کاری را برای کارکنان و کارفرمایان جذاب می‌کند.
ارزش کار ترکیبی برای کارکنان
نتایج یک نظرسنجی نشان می‌دهد که تقریباً نیمی از کارکنان (47٪) اگر کارفرمای آنها یک مدل کاری انعطاف‌پذیر را اتخاذ نکند، احتمالاً به دنبال شغل دیگری خواهند بود. در مطالعه دیگری که توسط Fortune انجام شد، تقریباً 50 درصد از افرادی که هنوز دور کار یا هیبریدی هستند، می‌گویند اگر کارفرمایشان آنها را پس از پایان کرونا مجبور به بازگشت به دفتر کار کند، به دنبال شغل جدیدی خواهند بود.
در آینده بسیاری از کارفرمایان یا باید به کارکنان اجازه دهند از راه دور کار کنند یا مدل کار ترکیبی را پیاده‌سازی کنند. عدم انجام این کار می‌تواند منجر به افزایش نرخ خروج و سونامی خروج کارکنان شود. زیرا کارکنان ارزش کار ترکیبی را درک کرده‌اند.
مزایای مدل کار ترکیبی
یک محل کار ترکیبی، با اولویت قرار دادن کارکنان، تعادل بیشتر بین کار و زندگی را تشویق می‌کند. محل کار ترکیبی برای کارفرمایان هم مقرون‌به‌صرفه است. عدم نیاز به دفاتر کاری بزرگ می‌تواند در کاهش هزینه‌های نگهداری املاک و مستغلات نقش زیادی داشته باشد. علاوه بر این سازمان‌هایی که از مدل کار ترکیبی استفاده می‌کنند، محدود به استخدام کارکنان در مناطق جغرافیایی خاص نخواهند بود.
بازدهی بیشتر
در مدل سنتی، انتظار می‌رود که کارکنان در هرروز کاری ساعات مشخصی مثلاً بین 9 صبح تا 5 بعدازظهر در محل کار حاضر باشند. اما در مدل کار ترکیبی، کارکنان می‌توانند کارها را در زمانی که بیشترین بهره‌وری را دارند، انجام دهند. به‌عنوان‌مثال، برخی از افراد صبح زود بهتر کار می‌کنند درحالی‌که برخی دیگر عصرها بهتر کار می‌کنند. آنها همچنین می‌توانند محل کار خود را انتخاب کنند. آیا می‌خواهند کنار هم‌تیمی‌های خود در دفتر شرکت کار کنند یا کارها را از منزل انجام دهند.
تعادل بهتر میان کار و زندگی
مطالعه اخیر Slack نشان داد که انعطاف‌پذیری یکی از دلایل اصلی علاقه‌مندی کارکنان به مدل کار ترکیبی است. ایجاد تعادل میان کار و زندگی در مدل کار ترکیبی آسان‌تر است. وقتی کارکنان کنترل بیشتری بر برنامه‌های کاری خود دارند، می‌توانند زمان خود را برای کارهایی که در زندگی شخصی پیش می‌آید بهتر مدیریت کنند.
کاهش خطر ابتلا به بیماری‌های مسری
اکثر کارکنان در هنگام بازگشت به کار نگران سلامت و ایمنی خود هستند. با کاهش تعداد کارکنان حاضر در دفتر کار، خطر انتقال و ابتلای بیماری کاهش می‌یابد. و ازآنجایی‌که افراد این امکان را دارند که از راه دور کار کنند، یک کارمند بیمار می‌تواند تا بهبودی کامل در خانه بماند. ضمن اینکه شرکت‌ها می‌توانند برای کارمندانی که در محل کار حاضر می‌شوند، آزمایش‌های بهداشتی اعمال کنند.
صرفه‌جویی در هزینه‌های سربار
در مدل کار ترکیبی، افراد کمتری در یک زمان معین در محل حضور دارند. به همین دلیل، با بازنگری در استراتژی محل کار، می‌توان هزینه‌های املاک و مستغلات را تا 30 درصد کاهش داد. عدم نیاز به دفاتر کاری بزرگ می‌تواند در کاهش هزینه‌های نگهداری املاک و مستغلات و تعمیرات نقش زیادی داشته باشد.
استخدام استعدادها
در یک مدل کاری ترکیبی، شرکت‌ها می‌توانند استعدادهایی را از سراسر جهان استخدام کنند. این می‌تواند یک مزیت رقابتی برای سازمان‌ها باشد تا وارد بازارهای کاری جدید شده و بهره‌وری سازمان را افزایش دهند.
معایب مدل کار ترکیبی
مدل کار ترکیبی خالی از نقص نیست. همه افراد به اینترنت پرسرعت، دفتر کاری مشخص در خانه یا محیطی بدون حواس‌پرتی دسترسی ندارند و بدیهی است که کار ترکیبی برای متصدیان تمام مشاغل مانند بسیاری از افرادی که در بیمارستان‌ها، کارخانه‌ها و… فعالیت می‌کنند، امکان‌پذیر نیست.
همچنین این نگرانی وجود دارد که کارکنانی که در دفتر حاضر می‌شوند صرفاً به دلیل حضور در سازمان به‌عنوان افرادی با بازدهی بیشتر شناخته شوند و کارکنان دورکار احساس کنند نسبت به کسانی که در دفتر کار حاضر می‌شوند، کمتر دیده می‌شوند. بنابراین نوع ارتباطات در این مدل کاری چالش‌برانگیز است و این خطر وجود دارد که کارکنان دورکار احساس طرد شدن کنند.
اگر مدل کار ترکیبی به‌درستی اجرا نشود، می‌تواند بین افرادی که در دفتر کار می‌کنند و کسانی که دورکار هستند، شکاف ایجاد کند.
نحوه ایجاد یک مدل کار ترکیبی
برای ایجاد محیط کار ترکیبی، به افراد، فرآیندها و فناوری مناسب نیاز دارید. در اینجا چند نکته وجود دارد که باید هنگام انتقال به یک مدل کار ترکیبی در نظر بگیرید.
1- از کارمندان خود نظرسنجی کنید تا بدانید به چه چیزی نیاز دارند.
برای ایجاد مدل کار ترکیبی، با نیروی کار خود صحبت کنید تا نیازهای آنها را شناسایی کنید. با مشارکت دادن کارمندان، می‌توانید یک مدل کاری ایجاد کنید که افراد برای انجام کارها با بیشترین بازدهی انگیزه داشته باشند.
برای سنجش احساسات کارکنان در مورد کار ترکیبی می‌توانید از نمونه سؤالات زیر استفاده کنید:
- آیا در سال گذشته به‌صورت دورکاری فعالیت داشته‌اید؟
- دوست دارید چند روز در هفته در دفتر کار حاضر شوید؟
- اگر به یک فضای اداری نزدیک‌تر به خانه دسترسی داشتید، ترجیح می‌دادید به‌جای رفت‌وآمد به دفتر از آنجا استفاده کنید؟
هنگامی‌که نتایج نظرسنجی را تجزیه‌وتحلیل کردید، میزان تقاضا برای کار ترکیبی در سازمان خود را درک خواهید کرد. با انجام نظرسنجی می‌توانید بفهمید که چه مدل کاری برای کارمندان شما جذابیت بیشتری دارد.
2- زیرساختی ایجاد کنید که از کار ترکیبی پشتیبانی کند.
شما باید روی فناوری‌هایی سرمایه‌گذاری کنید که ارتباطات را تسهیل می‌کند. مانند ابزارهای ارتباطی و تجهیزات کنفرانس ویدیویی. تصمیم بگیرید که آیا به ابزارهای جدید نیاز دارید یا می‌توانید از ابزارهای موجود به روش‌های جدید استفاده کنید. درنهایت بهترین شیوه‌های ارتباطی را در سطح شرکت ایجاد کنید.
3- روی فرهنگ شرکت سرمایه‌گذاری کنید.
توجه به فرهنگ شرکت در مدل کار ترکیبی بسیار مهم است. روی فرصت‌هایی سرمایه‌گذاری کنید که کارمندانتان را به وجد می‌آورد. استفاده از گیمیفیکیشن به بهبود تجربه حضور در شرکت کمک خواهد کرد.
فکر کنید چگونه می‌توانید تجربیاتی را حول ارزش‌های اصلی شرکت خود ایجاد کنید. برای مثال، اگر سازمان شما برای کار گروهی ارزش قائل است، ممکن است یک فعالیت تیم سازی مجازی ترتیب دهید.
4- یک تجربه عالی در محل کار ایجاد کنید.
اجازه ندهید تجربه محل کار از بین برود. درحالی‌که کارمندان شما ممکن است هر روز در محل شرکت حاضر نشوند، مهم است که اطمینان حاصل کنید که علاقه خود را برای حضور در سازمان از دست نمی‌دهند. اگر تعداد زیادی از کارکنان تمایل به حضور نداشته باشند ممکن است دفتر کار به یک محیط کسل‌کننده برای افرادی که باید در محل کار حاضر شوند، تبدیل شود. این امر موجب هدر دادن منابع و سرمایه‌گذاری‌های موجود در محل کار خواهد شد.
5- بازخورد مستمر دریافت کنید.
نظرات و پیشنهاد‌های کارکنان را نسبت به مدل کار ترکیبی دریافت کنید. ممکن است یک کانال همیشه فعال داشته باشید که به بازخورد کارکنان اختصاص داده شده یا نظرسنجی‌های فصلی را برای نیروی کار خود ارسال کنید. اگر کارکنان احساس کنند در بحث‌های مربوط به مدل کاری مشارکت دارند، احتمال موفقیت شما بیشتر است.
6- الزامات ایمنی و بهداشتی را رعایت کنید.
بازگشت به دفاتر کاری باید با رعایت تمامی الزامات بهداشتی و ایمنی انجام شود. حداکثر تعداد کارکنان مجاز در محل کار، دستورالعمل‌های بهداشتی، فاصله‌گذاری اجتماعی و … را در نظر بگیرید.
7- فرصت‌های یکسان ایجاد کنید.
ممکن است تمام کارکنان نتوانند به محل کار فیزیکی بازگردند. مثل کسانی که از کودکان خردسال یا والدین سالخورده مراقبت می‌کنند، یا کسانی که باید با وسایل حمل‌ونقل عمومی سفر کنند، یا کسانی که که احساس امنیت نمی‌کنند مگر اینکه تمام همکارانشان واکسینه شده و ماسک زده باشند. بنابراین مهم است که اطمینان حاصل شود که برای کارکنانی که از راه دور به کار خود ادامه می‌دهند، فرصت‌های موفقیت یکسانی با کسانی که به دفتر کار بازمی‌گردند، وجود دارد.
8- برنامه خود را با کارکنان در میان بگذارید.
بر اساس نظرسنجی انجام شده توسط لینکدین از حدود 3000 نیروی کار آمریکایی، تقریباً 36 درصد از افرادی که در حال حاضر از خانه کار می‌کنند بیان کردند که منتظر اطلاع کارفرمای خود در مورد اینکه آیا آنها دورکار می‌مانند یا باید به محل کار بازگردند، هستند. برای اطمینان از بهترین نتیجه باید اطمینان حاصل کنید که سبک کاری به همه کارکنان اطلاع داده شده است.
