بسیاری از افرادی که به پست‌های مدیریتی ارتقا پیدا می‌کنند، فرصت کمی برای آمادگی قبلی دارند. با اینکه تغییر از نقش انجام‌دهنده به نقش مدیر چالش برانگیز است. اما متأسفانه، بسیاری از مدیران از طریق آزمون و خطا یاد می‌گیرند که چطور مدیر موثری باشند.
مدیریت موثر نقش مهمی در زندگی کارکنان دارد. اگر مدیریت مناسبی وجود نداشته باشد، به سرعت انگیزه، اشتیاق و بهره وری کارکنان کاهش می‌یابد. بنابراین رابطه میان مدیر و زیردستان تأثیر مستقیمی بر روحیه و موفقیت تیم دارد. یک مدیر موثر فقط مسئول نتایج و خروجی کارها نیست، بلکه مسئولیت حمایت از کارکنان و اعضای تیم را نیز بر عهده دارد. او می‌داند چه چیزی به کارکنان انگیزه می‌بخشد. نقاط قوت آن‌ها چیست و چگونه می‌تواند به توسعه آن‌ها کمک کند.
آیا شما مدیر موثری هستید؟ اگر به‌تازگی یک پست مدیریتی را بر عهده گرفتید یا فکر می‌‌کنید در این زمینه نیاز به پیشرفت دارید، گام‌هایی وجود دارد که به شما برای مدیر موثر شدن کمک زیادی خواهد کرد. با اجرای این 10 گام عملی، دانش فعلی شما از اصول مدیریت به عادت‌های صحیح در این شغل تبدیل خواهد شد.
۱- اهداف سازمانی چیست؟ آیا اعضای تیم از این اهداف مطلع هستند؟
در بسیاری از شرکت‌ها، کارمندان هدف کلی، کارکرد، یا اهداف شرکت، بخش، یا واحدی که در آن کار می‌کنند را درک نمی‌کنند. اگر کارکنان درک نکنند کجا قرار گرفته‌اند، با اهداف و مقاصد بخش یا واحد خود موافق نباشند و باور نداشته باشند که این اهداف دست‌یافتنی هستند، هیچ‌گاه به هدف متعهد نمی‌شوند.
اولین گام برای مدیر موثر شدن این است که اهداف شناسایی شود و کارکنان به اهداف و مقاصد شرکت متعهد شوند. لازمه ایجاد تعهد در کارکنان مشارکت آن‌ها در هدفگذاری است. اگر امکان هدفگذاری مشارکتی وجود نداشت، مدیر باید اطمینان حاصل کند که هر کارمند کاملا درک می‌کند که بخش یا واحد قرار است به چه چیزی دست یابد و چه برنامه‌هایی برای رسیدن به هدف باید اجرا شود.
تعیین اهداف نه تنها جهت انجام وظایف کارکنان را مشخص می‌کند، که تضمین می‌کند همه کارکنان به سمت اهداف سازمانی حرکت می‌کنند.
۲- نقش شما در دستیابی به این اهداف چیست؟ نقش سایر اعضای گروه چیست؟
دومین عامل برای مدیر موثر بودن تعیین نقش هر فرد در تحقق هدف است. زمانی‌که افراد اهداف سازمان و واحد خود را درک کردند، آن‌ها می‌خواهند بدانند وظایف و مسئولیت‌های آن‌ها در رابطه با این اهداف چیست. روش رایج در بسیاری از سازمان‌ها برای تعریف وظایف و مسئولیت‌ها استفاده از شرح شغل است.
اما شرح شغل‌ها معمولاً دارای اشکالات زیر هستند:
- بیش از اندازه طولانی هستند.
- بر روش‌ها و چگونگی انجام کار به جای اهداف و چرایی انجام کار تمرکز دارد.
- به‌روز نیستند و منقضی شده‌اند.
- اهمیت نسبی یا اولویت‌های وظایف و مسئولیت‌ها را نشان نمی‌دهند.
۳- چه منابع و امکاناتی برای ایفای نقش‌ها وجود دارد؟
اگر ندانیم چه منابعی در اختیار داریم، چطور از آن‌ها استفاده کنیم؟ اگر مدیری از پول، مواد، ماشین‌آلات، تجهیزات، پرسنل، فضا و زمانی که می‌تواند در اختیار داشته باشد، آگاه نباشد چطور می‌تواند به طور موثر از آن‌ها استفاده کند؟
مشارکت در فرآیند اولیه تخصیص منابع، تنظیم بودجه و زمان‌بندی‌ها به پاسخ به این سؤال کمک خواهد کرد. به همین دلیل است که امروزه بسیاری از شرکت‌ها مدیران تمام سطوح را در فرآیند برنامه‌ریزی کلی مشارکت می‌دهند. اگر قرار باشد یک مدیر برای دارایی‌ها و منابع پاسخگو باشد و براساس توانایی خود در استفاده از آن‌ها ارزیابی شود، او باید دقیقاً بداند چه منابعی وجود دارد. یک مدیر موثر با آگاهی از منابع و امکاناتی که در اختیار اوست، مسئولیت کامل برای استفاده موثر از این دارایی‌ها و منابع را بر عهده می‌گیرد.
۴- از چه قوانین و رویه هایی باید پیروی شود؟
اکنون که شما و تمام اعضای تیم می‌دانید هدف چیست. برای تحقق هدف چه اقداماتی باید انجام شود و چه ابزارها و امکاناتی در اختیار دارید. باید بدانید چه سیاست‌ها و رویه‌هایی بر سازمان حاکم است. قوانین اقدامات را کنترل می‌کند و نیاز به نظارت مداوم مدیریتی را کاهش می‌دهد.
یک مدیر موثر کارکنان را در ایجاد، بازنگری و اصلاح قوانین مشارکت می‌دهد. او می‌داند که مشارکت بیشتر باعث درک و تعهد بیشتر می‌شود.
۵- چقدر اختیار دارید؟ اعضای تیم شما چقدر اختیار دارند؟
یکی از مشکلاتی که مدیران اغلب با آن مواجه می‌شوند اختلاف نظر با کارمند بر سر میزان آزادی عملی است که فرد می‌تواند در انجام وظایف و مسئولیت‌های خود داشته باشد. کارمندان اغلب شکایت دارند که مدیرانشان آن‌ها را تحت کنترل شدید قرار می‌دهند. به آن‌ها اجازه تصمیم‌گیری نمی‌دهند و اجازه نمی‌دهند آن‌ها خودشان اقدام کنند. کارکنان می‌گویند آن‌ها مسئولیت دارند اما هیچ اختیاری ندارند.
از سوی دیگر، برخی مدیران شکایت دارند که کارکنانشان روی پاهای خود نمی‌ایستند، خودشان تصمیم نمی‌گیرند و مسئولیت اقدامات خود را بر عهده نمی‌گیرند. زمانی‌که مدیران و کارمندان نمی‌توانند بر سر دامنه اختیارات هر فرد به توافق برسند، زمان و انرژی هدر می‌رود.
یک راه برای حل این معضل این است که کارمند و مدیر از قبل مشخص کنند که کارمند در انجام وظایف و مسئولیت‌های اصلی خود چقدر اختیار خواهد داشت.
مدیران موثر از عبارت‌های زیر برای نشان دادن سطح اختیارات یک کارمند استفاده می‌کنند:
- کارمند می‌تواند به تنهایی اقدام کند.
- کارمند می‌تواند به تنهایی اقدام کند اما لازم است مدیر در مورد کاری که او انجام داده است به او مشاوره دهد.
- انتظار می‌رود که کارمند قبل از اقدام، پیشنهادها و اقدامات خود را با مدیر بررسی کند.
۶- ارتباطات درون سازمانی به چه صورت است؟
چارت‌ها و نمودارهای سازمان، نشانه‌هایی از روابط کاری موجود در شرکت را نشان می‌دهند، اما آن‌ها فقط یک جنبه از این روابط را نشان می‌دهند. برای یک تصویر واقعی از موقعیت خود در شبکه ارتباطی شرکت، فراتر از روابط بالا به پایین خطی نگاه کنید. به تمام افرادی که باید با آن‌ها تعامل داشته و فعالیت‌ها را هماهنگ کنید نگاه کنید. این افراد سازمان غیر رسمی و مختلفی را تشکیل می‌دهند که شما باید با آن‌ها سروکار داشته باشید. مشخص کردن ماهیت روابط به بهبود اثربخشی شما به‌عنوان یک مدیر موثر کمک خواهد کرد.
۷- معیارهایی ارزیابی عملکرد شما و اعضای تیم چیست؟
تمام کارمندان نه تنها باید وظایف و مسئولیت‌های خود را بدانند، که باید از استانداردهای ویژه عملکرد مورد انتظار هم پیش از شروع دوره ارزیابی، مطلع باشند.
مدیران موثر فرصت‌هایی را برای کارمندان فراهم می‌کنند تا در تعیین استانداردهایی که در برابر آن‌ها سنجیده خواهند شد، شرکت کنند. هنگامی که کارمندان نقش فعالی در تنظیم این استانداردها داشته باشند، معمولاً آن‌ها را منصفانه در نظر می‌گیرند و آن‌ها را عواملی می‌بینند که تا حدودی بر آن‌ها کنترل دارند.
۸- شیوه ارائه بازخورد به چه صورت است؟
بسیاری از شرکت‌ها سیستم‌های ارزیابی عملکرد رسمی دارند که بازخورد دوره‌ای در مورد نحوه انجام کار یک کارمند را فراهم می‌کند. متأسفانه، این‌ها اغلب رویدادهای یک ساله هستند – مانند پایان سال یا سالروز استخدام فرد – که به تکمیل اسناد رسمی و فرایندهای کاغذی نیاز دارند. اما مدیران موثر می‌دانند، کارکنان یک شرکت در حین انجام کار بازخورد می‌خواهند. زیرا تنها با دریافت بازخورد مداوم می‌توانند به تلاش‌های خود ادامه دهند و سطح عملکرد خود را بهبود بخشند.
9- کمک و پشتیبانی به چه صورت است؟
یک منبع ارزشمند برای هر فردی مشاوره، کمک و پشتیبانی از جانب افرادی است که با آن‌ها در داخل و خارج سازمان کار می‌کند. بااین‌حال، اغلب از چنین منابعی استفاده نمی‌شود. مدیر به‌عنوان مربی یا مشاور دیده نمی‌شود. کارکنان هم به‌عنوان تهدید یا مانع بر سر راه مدیران دیده می‌شوند.
مدیران چگونه می‌توانند این مشکل خاص را با کارمندان خود حل کنند؟ اگر می‌خواهید این تصویر را تغییر دهید تا کارمندان شما برای آموزش و مربیگری به شما مراجعه کنند به طور مرتب از آن‌ها این سؤال را بپرسید: «من برای کمک به شما چه کاری را بیشتر، کمتر یا متفاوت انجام دهم؟» پس از مدتی، کارمندان شما متوجه خواهند شد که نقش اصلی شما این است که هر کاری که می‌توانید انجام دهید تا هر یک از آن‌ها موفق شوند.
10- شیوه پرداخت پاداش چگونه است؟
این ممکن است مهم‌ترین سؤال یک کارمند در ازای انجام کار در سازمان باشد: «آیا این کار ارزشش را دارد؟ من چه چیزی در ازای آن دریافت می‌کنم؟»
امنیت شغلی و امکان دریافت دستمزد بیشتر، فقط دو مورد از انتظاراتی است که کارکنان به دنبال آن هستند. آن‌ها همچنین خواستار توانایی مشاهده نتایج کار خود، مسئولیت بیشتر، حس موفقیت بیشتر، شانس به دست آوردن دانش و مهارت‌های بیشتر و اطلاعات در مورد فرصت‌هایی که در اختیار آن‌ها قرار دارد، نیز هستند.
با توجه به این موضوع، بسیاری از شرکت‌ها در حال بازنگری برنامه‌های حقوق و دستمزد خود هستند تا اطمینان حاصل کنند که آن‌ها به‌طور مستقیم دستاوردها و مشارکت‌های کارمندان را در نظام جبران خدمات و پاداش منعکس می‌کنند.
آیا توانستید به تمام ده سوال جواب بدهید؟ اگر این‌طور است، شما در راه تبدیل شدن به یک مدیر موثرتر هستید. دانستن تئوری‌ها در مورد نحوه مدیریت یک چیز است و دانستن اینکه دقیقاً چه چیزی در هر جنبه از شغل، از شما انتظار می‌رود چیز دیگری است. هر دو مهم هستند و هر دو به شما کمک خواهند کرد که به‌طور موثرتری به اهداف خود برسید.
