روش های طراحی مدل شایستگی

مدل ‌های شایستگی روشی قدرتمند برای سازماندهی مشاغل، نقش‌ها و مهارت‌ها هستند. آن‌ها می‌توانند به‌عنوان یک ذره‌بین به‌کار گرفته شوند تا شایستگی‌های موردنیاز سازمان، بخش‌ها یا افراد در سازمان شناسایی‌شده و به سؤالات کلیدی کسب‌وکار پاسخ داده شود. سؤالاتی نظیر برای موفقیت به چه شایستگی‌هایی نیاز است؟ چگونه از شایستگی‌های موجود در سازمان استفاده شود؟ در چه جاهایی خلأ وجود دارد؟ برای توسعه باید در چه جاهایی سرمایه‌گذاری شود؟ ارزش طراحی مدل شایستگی در تعریف و اجرای آن دسته از شایستگی‌هایی است که برای موفقیت یک سازمان حیاتی‌اند. این به کارکنان کمک می‌کند تا عواملی که برای سازمان ارزشمند است و پیشرفت و موفقیت بلندمدت را موجب می‌شود، شناسایی کنند.

مدل شایستگی

مدل ‌های شایستگی به‌عنوان شناسایی، تعریف و اندازه‌گیری مجموعه دانش، مهارت، توانایی و سایر عوامل موردنیاز برای انجام موفقیت‌آمیز کار (به اختصار KSAO)، تعریف می‌شوند. به‌عبارت‌دیگر مجموعه‌ای از شایستگی‌ها که به‌طور یکپارچه عملکرد شغلی موفق را توصیف می‌کنند، مدل شایستگی هستند. معمولاً برای فهم بهتر، مدل ‌های شایستگی در قالب یک شکل شماتیک ترسیم‌شده و به صورت شماتیک و مفهومی رابطه میان شایستگی‌های موردنظر را نمایش می‌دهند.

سطوح اجرای مدل شایستگی

طراحی مدل شایستگی را می‌توان در سطوح مختلف فردی و سازمانی انجام داد.

سطح فردی به شناسایی ویژگی‌هایی که برای موفقیت در یک شغل خاص موردنیاز است، اشاره دارد. منظور از ویژگی‌ها همان KSAO است. این مدل به‌عنوان مدل شایستگی پایین به بالا شناخته‌شده است و شبیه تجزیه‌وتحلیل شغل است. با این تفاوت که شرح شغل خلاصه‌ای از مهارت‌های موردنیاز شغل را معرفی می‌کند، درحالی‌که مدل شایستگی به رفتارهای خاصی که کارمند باید برای انجام کار به‌منظور کسب موفقیت انجام دهد، اشاره دارد.

مدل شایستگی در سطح سازمانی چشم‌انداز و استراتژی‌های سازمان را در نظر می‌گیرد و تلاش می‌کند مجموعه‌ای از شایستگی‌ها که برای کل سازمان، بخشی از سازمان یا یک خانواده شغلی در سازمان به‌کار می‌رود را ایجاد کند.

مدل ‌های شایستگی عموماً از 8 تا 16 شایستگی که بر اساس نوع، طبقه‌بندی می‌شوند؛ تشکیل‌شده‌اند. مثلاً مدیریت وظیفه، مدیریت افراد و ارتباطات. در مدل شایستگی، هر شایستگی به‌طور واضح تعریف‌شده است و چند مثال رفتاری که شایستگی را متمایز می‌کند نیز ذکر می‌شود. نمونه شایستگی‌هایی که معمولاً مورداستفاده قرار می‌گیرند، دامنه عملکرد کاری را نشان می‌دهند. دامنه عملکرد کاری شامل رهبری، پشتیبانی، همکاری، تجزیه‌وتحلیل، سازماندهی، کارآفرینی، اجرا و… است.

رویکردهای طراحی مدل شایستگی

سه رویکرد برای طراحی مدل شایستگی در سازمان وجود دارد.

رویکرد اقتباسی یا استقراضی

آسان‌ترین و کم‌هزینه‌ترین رویکرد در طراحی مدل شایستگی، رویکرد اقتباسی است اما این رویکرد تنها در صورتی مفید خواهد بود که با شرایط و مقتضیات سازمان وفق داده شود. یک مدل توسعه‌یافته خارجی با فرهنگ همان سازمان سازگار است بنابراین نمی‌تواند به‌طور دقیق ویژگی‌های موردنیاز هر سازمانی را توصیف کند.

رویکرد اقتباسی- طراحی

رویکرد اقتباسی- طراحی به معنای پذیرش یک مدل مشخص خارجی یا استفاده از لیست شایستگی‌های موجود در ادبیات تحقیق است که توسط کارکنان خبره سازمان مورد ارزیابی قرارگرفته و باهدف متناسب‌سازی با فرهنگ سازمان مدل اصلاح می‌شود.

رویکرد طراحی

جامع‌ترین روش برای تدوین مدل شایستگی رویکرد طراحی است. در این رویکرد یک مدل اختصاصی و منحصربه‌فرد برای سازمان طراحی می‌شود.

فرایند طراحی مدل شایستگی

فرایند طراحی مدل شایستگی، شامل شناسایی و تعریف شایستگی‌ها یا ترکیبی از دانش، مهارت، ویژگی‌ها و توانایی‌هاست که عملکرد شغلی یا رهبری مؤثر را در یک سازمان خاص امکان‌پذیر می‌سازد. در این بخش به سه فرایند که برای طراحی مدل شایستگی معرفی‌شده است اشاره می‌کنیم.

1- فرایند طراحی مدل شایستگی وزارت کار ایالات متحده آمریکا (US DOL)

مدل شایستگی وزارت کار ایالات‌متحده آمریکا به‌اختصار (US DOL U.S. Department of Labor) نام دارد. این مدل، شایستگی‌های سازمان را در 6 سطح مدل‌سازی می‌کند. سطح 1 و 2 شایستگی‌های بنیادین، سطح 4،3 و 5 شایستگی‌های مرتبط با صنعت و سطح 6 شایستگی‌های مرتبط با شغل را در برمی‌گیرد. فرایند طراحی مدل شایستگی وزارت کار ایالات متحده آمریکا شامل 5 مرحله است.

مرحله اول، جمع‌آوری اطلاعات زمینه‌ای است. این مرحله شامل فهرست نمودن منابع موجود، سازماندهی منابع و تعیین نقطه اشتراک برای مدل صنعت است.

مرحله دوم فرایند تدوین پیش‌نویس مدل شایستگی است. در این مرحله به جمع‌آوری الگوها و ایجاد ارتباط میان اطلاعات و حوزه‌های زمینه‌ای پرداخته می‌شود.

مرحله سوم اخذ بازخورد از کارشناسان مرتبط است. هر چه بتوان با متخصصان بیشتری از بخش‌های مرتبط ارتباط برقرار کرد دیدگاه جامع‌تری به‌دست می‌آید.

مرحله بعدی اصلاح چارچوب شایستگی‌ها است. در این مرحله شایستگی‌ها به‌طور مناسب اضافه یا کم می‌شود.

در مرحله آخر چارچوب تدوین‌شده مورد اعتبارسنجی قرار می‌گیرد. خروجی این مرحله اطمینان از پذیرش مدل، توسط جامعه هدف است.

2- فرایند 8 مرحله‌ای طراحی مدل شایستگی

یکی دیگر از فرایندهای طراحی مدل شایستگی، شامل 8 مرحله برای تدوین مدل‌سازی به این شرح است.

گام اول، هدف‌گذاری

ابتدا باید هدف سازمان از طراحی مدل شایستگی مشخص باشد. منظور از تعیین هدف این است که سازمان قرار است کجا از مدل شایستگی استفاده کند؟ پاسخ به این پرسش منجر به جلوگیری از بدون استفاده ماندن مدل شایستگی در سازمان می‌شود.

گام دوم، بنچ‌مارکینگ

بعد از هدف‌گذاری، خوب است که مدل‌ های مختلف شایستگی در سازمان‌های مشابه موردبررسی و مطالعه قرار گیرند. بله، درست است که هر شغل و سازمانی شرایط خاص خود را دارند و مدل ‌های شایستگی کپی‌برداری شده، مطابق با فرهنگ سازمانی نیستند اما توجه به نمونه مدل‌ های شایستگی می‌تواند اطلاعات اولیه مناسبی در اختیار ما قرار دهد.

گام سوم، مصاحبه

مرحله سوم از فرایند طراحی مدل شایستگی، مصاحبه با افراد مختلف برای شناخت شغل است. به‌خصوص مصاحبه با افراد دارای عملکرد عالی. بهترین روش مصاحبه این است که نمونه‌هایی از عملکرد عالی فرد درگذشته موردبررسی قرار گیرد و از کارمند خواسته شود تا رفتارها و اندیشه‌هایی را که در آن موقعیت داشته است شرح دهد. با تحلیل این اطلاعات می‌توان به فهرستی از اطلاعات برای مدل شایستگی دست پیدا کرد.

گام چهارم، تحليل جهت‌گيري‌هاي استراتژيك سازمان

این مرحله می‌تواند قبل از مراحل دیگر نیز انجام شود. تحليل جهت‌گيري‌هاي استراتژيك سازمان باهدف ایجاد هم‌راستایی میان فعالیت‌های منابع انسانی و اهداف و استراتژی‌های سازمان در نظر گرفته‌شده است. با نگاه کردن به اهداف و استراتژی‌های سازمان، می‌توان شایستگی‌های لازم برای دستیابی به آنها را فهرست کرد و در مدل شایستگی گنجاند. برای مثال اگر یکی از استراتژی‌های کلیدی سازمان «نوآوری» باشد. شایستگی‌های «خلاقیت» و «تسهیم دانش» باید تعریف ‌شوند.

گام پنجم، تحلیل داده‌ها و تهیه فهرست اولیه از شایستگی‏ها

در این مرحله، با استفاده از روش تحلیل داده، شایستگی‌ها استخراج می‌شوند. در تهیه فهرست شایستگی این نکته باید در نظر گرفته شود که حتماً شایستگی‌هایی که منجر به عملکرد بالا می‌شوند شناسایی شوند.

گام ششم، تشکیل گروه کانونی، انتخاب فهرست شایستگی‏ ها و تعیین اهمیت

برای نهایی کردن فهرست شایستگی‌ها و تعیین اهمیت آنها، تشکیل گروه‌های کانونی یا پنل خبرگان، راهکاری مناسب است و نسبت به روش‌هایی چون توزیع پرسشنامه مزایای بسیاری خواهد داشت.

گام هفتم، تدوین مصادیق رفتاری و سطوح خبرگی

مصادیق رفتاری برای سنجش پذیر کردن شایستگی‌ها به‌کار می‌روند و به کارکنان کمک می‌کنند تا درک کاملی از شایستگی‌ها به‌دست آورند. اینجا حتماً باید به متناسب‌سازی مصادیق با فرهنگ و انتظارات سازمانی توجه کرد. این مصادیق اصلاً قابل کپی و تقلید نیستند و نه تنها از سازمانی به سازمان دیگر که حتی در شغل‌های یک سازمان هم متفاوت هستند.

گام هشتم، ارزیابی و به‌روز نگه‌داشتن مدل شایستگی

به‌روز بودن مدل شایستگی بر اساس تغییرات درون و برون‌سازمانی اهمیت بالایی دارد. در واقع بسیار مهم است که در صورت تغییر محیط سازمانی، استراتژی‌های سازمانی، شرح شغل‌ها و هرگونه تغییرات دیگری، مدل‌ های شایستگی نیز موردبازنگری قرار گیرند.

3- فرایند 7 مرحله‌ای طراحی مدل شایستگی

سومین فرایندی که طراحی مدل شایستگی را به‌صورت گام‌به‌گام تشریح می‌نماید، شامل 7 مرحله برای طراحی مدل شایستگی است.

1- هدف‌گذاری کنید.

مدل ‌های شایستگی ابزارهای قدرتمند هستند و می‌توانند برای اهداف بسیاری به‌کار گرفته شوند اما تلاش برای دستیابی به اهداف بیش‌ازاندازه در یک زمان باعث سردرگمی می‌شود. بنابراین تنها چند هدف برای اجرای اولیه انتخاب کنید و مطمئن شوید اهداف انتخاب‌شده با الزامات استراتژیک همسو هستند. اهداف انتخاب‌شده می‌تواند همسوسازی مهارت‌ها با نیازهای فعلی، افزایش تعامل کارکنان و مواردی نظیر این‌ها باشد.

2- کاربردها را مشخص کنید.

در مرحله دوم طراحی مدل شایستگی، موارد استفاده و کاربردها را تعریف کنید. یعنی اهداف را به نتایج متصل کنید. این مرحله به این امر کمک می‌کند که شما مطمئن شوید که کاربردها را به اهداف و نتایج متصل می‌کنید.

برای تعیین کاربردها بپرسید:
– چه کسی از مدل شایستگی‌ها استفاده خواهد کرد و آن‌ها چگونه استفاده می‌شوند؟
– آیا این مدلی برای مدیران اجرایی، رهبران عملیاتی، منابع انسانی، یادگیری و توسعه است یا قرار است در درک و ایجاد مهارت‌های کارکنان به‌کار گرفته شود؟
– آیا مدل به‌طور مستقیم استفاده می‌شود یا برای سازمان دادن به دیگر سیستم‌ها استفاده خواهد شد؟

3- منابع را جمع‌آوری کنید.

منابع بسیاری می‌توانند برای کسب اطلاعات در مدل شایستگی به کار گرفته شوند. مواردی مانند اسناد طرح سازمانی، شرح شغل‌ها، کار راهه های شغلی. هم‌چنین اطلاعات مفیدی می‌تواند در برنامه‌های آموزشی درباره مهارت‌ها وجود داشته باشند. بررسی عملکرد نیز می‌تواند اطلاعات مفیدی درباره اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد ارائه دهد.

4- منابع را تجزیه‌وتحلیل کنید.

زمانی که منابع جمع‌آوری شدند باید مورد تجزیه‌وتحلیل قرار گیرند. هدف در اینجا این است که بفهمیم چه مهارت‌هایی در هر شغل یا نقش استفاده می‌شود و آن‌ها چگونه به موفقیت کمک می‌کنند. یک مدل شایستگی خوب باید راهنمای آینده باشد. اطمینان حاصل کنید که مقتضیات مهارت‌های موردنیاز آینده و نقش‌های شغلی در حال ظهور را در نظر می‌گیرید.

5- چارچوب ایجاد کنید.

مرحله پنجم فرایند طراحی مدل شایستگی ایجاد چارجوب است. روش‌های زیادی برای سازماندهی مدل های شایستگی وجود دارد. اینکه کدام الگو را به‌کارگیرید به اهداف مدل و نحوه استفاده آن بستگی زیادی دارد. رایج‌ترین مؤلفه‌ها شامل مهارت‌ها، دانش، نگرش، اهداف سازمانی، ارزش‌های سازمانی، وظایف، فعالیت‌ها، رویدادها، مسیر شغلی، نقش گروهی و… هستند. طراحی، مؤلفه های مدل را انتخاب، سازماندهی و روابط میان آن‌ها را تعریف می‌کند. آیا مهارت‌های خاصی وجود دارد که برای تمام مشاغل در سازمان نیاز باشد؟ رفتارها چه طور؟

6- چارچوب را کامل کنید.

وقتی چارچوب را ایجاد کردید، باید مدل واقعی شایستگی را بسازید. در این مرحله می‌توانید از سه روش استفاده کنید. رویکرد بالا به پایین، پایین به بالا و مدل‌سازی برگرفته از اسناد. در رویکرد بالا به پایین، جمعی از کارشناسان به شناسایی مشاغل و تجزیه آن‌ها به مؤلفه‌های شایستگی می‌پردازند سپس این مدل توسط جمعی از خبرگان و کارکنانی که از مدل استفاده خواهند کرد بررسی می‌شود. رویکرد پایین به بالا، کارکنان مهارت‌ها را در طول مدت انجام کار شناسایی می‌کنند. سپس مدل، از پایین به بالا با ترسیم مهارت‌ها به پروژه‌ها، نقش‌های شغلی و نتایج کسب‌وکار طراحی می‌شود. در مدل‌سازی برگرفته از اسناد هم اسناد، موردبررسی قرار می‌گیرند و مهارت‌ها و سایر مؤلفه ها تفسیر شده و میان آن‌ها ارتباط برقرار می‌شود. روش آخر با بهره‌گیری از هوش مصنوعی به سهولت قابل‌اجرا است اما نیاز به نظارت‌های انسانی نیز دارد.

7- مدل را به افراد متصل کنید.

مدل ‌های شایستگی زمانی مفید هستند که افراد از آنها برای کار و یادگیری استفاده کنند. اگر مدل‌ های شایستگی به مهارت و تجربه واقعی افراد متصل شوند، می‌توانند به شناسایی شکاف‌های مهارتی کمک ‌کنند. هنگامی‌که شکاف‌ها شناسایی شدند، افراد می‌توانند برای برطرف ساختن آن‌ها اقدام کنند.

کلام آخر در طراحی مدل شایستگی

باید بگوییم هنوز یک فرایند جامع درزمینه طراحی مدل شایستگی تدوین‌نشده است، اما رعایت موارد زیر درروند مدل‌سازی شایستگی ضروری است.

1- در طراحی مدل شایستگی حتماً از اسناد مرتبط با شغل مانند سند شرح شغل و دستورالعمل‌های سازمانی مانند مأموریت‌ها و اهداف استراتژیک برای آگاهی از شایستگی‌های مناسب استفاده کنید.

2- به طور مستقیم با مدیران ارشد سازمانی در طراحی مدل شایستگی همکاری کنید تا اطمینان حاصل کنید که برای پیاده‌سازی و اجرا از حمایت و پشتیبانی آن‌ها برخوردار خواهید بود.

3- پیوند میان شایستگی‌ها و پیامدهای کسب‌وکار را نشان دهید و مدل شایستگی جدید را برای جایگزینی در فازهای مختلفی در سازمان پیاده کنید.

4- برای اثربخش نمودن مدل شایستگی در سازمان میان آن با روش‌های آموزش، توسعه، مدیریت عملکرد و سایر سیستم‌های منابع انسانی، یکپارچگی ایجاد کنید.

5- برای اطمینان از این‌که شایستگی‌ها هم چنان با افراد و مشاغل سازمان مرتبط هستند، به‌طور منظم مدل شایستگی را مورد بازبینی قرار دهید.