14 تکنیک مهم از مجموعه تکنیک های نیازسنجی آموزشی

برای انجام هر کاری داشتن دانش و مهارت‌های متناسب با آن لازم است. اگر فرد، مهارت یا مهارت کافی برای انجام کار نداشته باشد، انجام آن کار می‌تواند مشکل یا حتی غیرممکن باشد. اگر شما کاری را می‌خواهید انجام دهید اما نمی‌توانید نیاز به آموزش دارید. تکنیک های نیازسنجی آموزشی در جمع‌آوری اطلاعات درباره نیازهای آموزشی به شما کمک خواهند کرد.

نیازسنجی آموزشی، به‌عنوان تعیین فاصله میان آنچه کارمند باید قادر به انجام آن باشد و آنچه او در حال حاضر می‌تواند انجام دهد تعریف می‌شود. به‌عبارت‌دیگر نیازسنجی آموزشی یا تجزیه‌وتحلیل نیازهای آموزشی، مشخص می‌کند آیا اختلاف یا تضادی میان آنچه کارمند باید انجام دهد و آنچه او می‌تواند انجام دهد، وجود دارد یا خیر؟

تکنیک های نیازسنجی آموزشی مختلفی وجود دارد، اما نکته‌ای که در انتخاب تکنیک باید در نظر گرفته شود این است که متناسب‌ترین روش انتخاب شود نه آسان‌ترین.

1- نظرخواهی از مدیران و کارکنان

یکی از تکنیک های نیازسنجی آموزشی که خیلی سریع ما را با مسائل و مشکلاتی که ناشی از وجود نیازهای آموزشی است آشنا می‌کند، نظرخواهی از مدیران و کارکنان است. مدیران به‌واسطه تسلطی که بر الزامات شغل و توانمندی‌های شاغل دارند می‌توانند راهنمای خوبی برای نیازسنجی آموزشی کارکنان باشند. نظرخواهی از کارکنان و کسب اطلاعات به‌صورت خود اظهاری اگرچه ممکن است چندان قابل‌اعتماد نباشد اما می‌تواند برای شروع، روش مناسبی باشد.

برای کسب اطلاعات از مدیران و کارکنان می‌توان از ابزارهای مصاحبه فردی یا گروهی به‌صورت رسمی یا غیررسمی یا ارسال پرسشنامه به‌صورت فیزیکی یا الکترونیکی استفاده کرد.

2- مطالعه طرح‌های توسعه آتی سازمان

ازآنجایی که هر توسعه‌ای نیازمند کسب دانش و مهارت جدید یا تقویت آن‌ها است یکی از روش‌ های نیازسنجی آموزشی، مطالعه و بررسی طرح‌های توسعه سازمان است. درواقع بامطالعه طرح‌های توسعه مشخص می‌شود که برای ورود به بازارهای جدید، تولید محصولات و ارائه خدمات جدید، استفاده از تکنولوژی‌های جدید و گسترش حیطه فعالیت‌های سازمان چه نیازهای آموزشی وجود خواهد داشت.

3- نتایج ارزیابی عملکرد

یکی دیگر از تکنیک های نیازسنجی آموزشی، استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد است. این روش فقط زمانی قابل‌استفاده است که علت سطح عملکرد پایین، کمبود مهارت و دانش باشد. در غیر این صورت نمی‌توان از نتایج ارزیابی عملکرد برای شناسایی نیازهای آموزشی استفاده کرد.

اگر عملکرد فرد پایین‌تر از حد انتظار بوده و میان آنچه فرد باید انجام دهد با آنچه واقعاً انجام می‌دهد اختلاف وجود داشته باشد باید مشخص شود آیا کاستی‌های عملکرد، با آموزش برطرف می‌شوند؟ یعنی باید اطمینان حاصل شود که کاستی‌ها، به دلیل کمبود مهارت یا دانش بوده است و دلایل دیگری چون فقدان انگیزش، وجود موانع کاری، آگاهی نداشتن کارمند از استاندارد عملکرد علت عملکرد پایین‌تر از حد مورد انتظار نیست.

4- برگزاری آزمون

شاید فکر کنید شرکت در آزمون فقط مربوط به دوره تحصیلی باشد اما برگزاری آزمون در قالب سؤالات کوتاه چندگزینه‌ای آن‌هم به‌صورت آنلاین یکی از تکنیک ‌های سریع نیازسنجی آموزشی به شمار می‌رود. می‌توان با طراحی چند سؤال درزمینه دانش کاری کارکنان به نیازهای آموزشی آن‌ها پی برد.

5- نظرسنجی از مشتریان

نظرسنجی از مشتریان یکی دیگر از تکنیک های نیازسنجی آموزشی است. برای استفاده از این تکنیک لازم است ابتدا نظرات مشتریان طبقه‌بندی شود، آنگاه نارضایتی‌ها و شکایت‌هایی که مربوط به فقدان دانش و مهارت است به‌عنوان نیاز آموزشی در نظر گرفته شود.

در اینجا منظور از مشتریان تنها مشتریان خارجی نیستند و باید نظرات مشتریان داخلی نظیر همکاران، زیردستان و سایر ذینفعان نیز برای ارزیابی نیاز آموزشی لحاظ گردد.

6- مشاهده

مشاهده یکی دیگر از روش ‌های قابل استفاده برای نیازسنجی آموزشی است. در تکنیک مشاهده، گروه هدف در یک بازه زمانی و به‌صورت غیررسمی، در سه حوزه تخصصی، عملکردی و رفتاری مورد ملاحظه قرار می‌گیرد. نکته‌ای که باید در این روش در نظر گرفته شود این است که کارکنان باید بدانند این مشاهده‌ها جنبه تنبیهی نداشته و صرفاً برای اهداف آموزشی انجام می‌شوند.

7- اطلاعات شغل

بامطالعه اسناد شرح شغل و شرایط احراز شغلی می‌توان نیازهای آموزشی را شناسایی کرد. این اسناد نشان می‌دهند که هر یک از مشاغل در سازمان، چه وظایفی دارند و برای احراز آن مشاغل چه مهارت، دانش و توانایی‌هایی لازم است. بنابراین، این روش به‌ویژه در تعیین نیازهای آموزشی کارکنان تازه‌وارد بسیار مؤثر است. البته اطمینان از به‌روز بودن این اسناد اهمیت بالایی دارد چون متأسفانه در برخی سازمان‌ها اسناد شرح شغل منسوخ شدند و خیلی نمی‌توانند پاسخگوی نیازسنجی آموزشی باشند. در این سازمان‌ها برای استفاده از اطلاعات شغل به‌عنوان یکی از تکنیک های نیازسنجی آموزشی، لازم است ابتدا تحلیل شغل صورت پذیرد.

8- دلفی (Delphi)

روش دلفی به‌عنوان روش اجماع یا ایجاد توافق نظر تعریف‌شده است. این روش از بینش گروهی از خبرگان و متخصصان برای تصمیم‌گیری استفاده می‌کند. از مزایای این روش این است که نیازی به حضور فیزیکی و هم‌زمان افراد نیست و به‌صورت غیرحضوری هم قابلیت انجام دارد.

روش اجرای تکنیک دلفی برای نیازسنجی آموزشی چگونه است؟

روش دلفی برای ایجاد توافق کامل یا اجماع، معمولاً از 3 یا 4 دور تشکیل می‌شود.

در دور اول سؤال اصلی که توسط گروه نیازسنجی مطرح‌شده به همراه یک راهنما در مورد نیازسنجی آموزشی، روش دلفی و مهلت پاسخ‌گویی برای متخصصان ارسال‌ می‌شود و از آنها خواسته می‌شود نظرات خود را در قالب جمله‌های کوتاه بنویسند. پس از دریافت پاسخ‌ها، گروه نیازسنجی نظرات را گروه‌بندی و فهرست اولیه نیازها را استخراج می‌کند.

دور دوم با ارسال فهرست نیازها به متخصصان برای اولویت‌بندی و امتیازدهی به گزاره‌ها شروع می‌شود. سپس گروه نیازسنجی، به تجزیه‌وتحلیل آماری پاسخ‌های دریافت شده می‌پردازد.

در دور سوم، پرسشنامه اختصاصی با درج اطلاعات دور قبل به‌منظور تکرار روند تخصیص امتیاز برای متخصصان ارسال می‌شود. در این مرحله به افراد اجازه داده می‌شود نظرات خود را با توجه به پاسخ‌های کل گروه ارزیابی کرده و در صورت تمایل تغییر دهند. در انتها پس از تجزیه‌وتحلیل اطلاعات دور سوم درصورتی‌که اجماع حاصل‌شده باشد نیازهای آموزشی به‌عنوان خروجی ارائه می‌شود.

9- فیش باول (Fish bowl)

اگر بخواهیم از طریق گروه‌های بزرگ- البته به‌شرطی که امکان تجمع افراد گروه در یک کارگاه آموزشی وجود داشته باشد- نیازهای آموزشی را تعیین کنیم روش فیش باول، تکنیک مناسبی است. در این روش به‌جای این‌که همه کارشناسان باهم به مباحثه در باب نیازهای آموزشی بپردازند، یک گروه کوچک‌تر از متخصصان معمولاً 5 یا 6 نفر برای بحث از سایرین جدا شده و در حلقه اصلی (فیش باول) قرار می‌گیرند. سایر متخصصان تا حداکثر 50 نفر در اطراف حلقه اصلی نشسته و بدون اینکه صحبت‌های افراد در حلقه اصلی را قطع کنند به مشاهده مباحث پرداخته و یادداشت‌برداری می‌نمایند.

حالت‌های مشارکت افراد در حلقه اصلی فیش باول

در حالت اول یک صندلی در حلقه اصلی خالی است و در طی بحث هر یک از مخاطبینی که در حلقه بیرونی نشسته‌اند می‌توانند برای مشارکت به فیش بال بپیوندند اما زمانی که فرد جدید وارد حلقه شود یکی از اعضای فعلی باید به‌طور داوطلبانه حلقه را ترک نماید تا یک صندلی آزاد باشد.

در حالت دوم همه صندلی‌ها پر هستند و افراد درون حلقه تا پایان زمان تعیین‌شده به بحث ادامه می‌دهند. پس از پایان زمان همه اعضا از حلقه خارج‌شده و گروه جدیدی وارد فیش بال می‌شوند. این فرایند ادامه می‌یابد تا همه یا بیشتر اعضا در فیش بال مشارکت کنند.

در تکنیک نیازسنجی فیش باول، معمولاً یک تسهیل گر برای یادآوری قوانین به شرکت‌کنندگان، تشویق افراد برای پیوستن یا ترک حلقه اصلی و جمع‌آوری فهرست اولویت‌بندی شده از نیازهای آموزشی، حضور دارد.

10- تل استار (Telstar)

تل استار یکی دیگر از تکنیک های نیازسنجی آموزشی است. این تکنیک مشابه روش فیش باول است. اگر تعداد افرادی که لازم است در نیازسنجی شرکت کنند زیاد باشد به‌طوری‌که امکان حضور در یک مکان فراهم نباشد یا پراکندگی جغرافیایی وجود داشته باشد از این روش استفاده می‌شود.

برای اجرای تل استار از حوزه‌های مختلف تخصصی یا واحدهای سازمانی خواسته می‌شود که در محل اجرای فعالیت خود ضمن تشکیل جلسه‌ای نیازهای آموزشی را معین و اولویت‌بندی کنند. سپس نماینده یا نمایندگانی از هر گروه با همراه داشتن فهرست نیازهای استخراج‌شده در گردهمایی مرکزی (گروه اصلی) حضور می‌یابند و از پیش‌فرض‌های مدنظر گروه خود دفاع می‌کنند.

11- نیازسنجی مبتنی بر شایستگی (Competency- Based Needs Assessment Method)

یکی از منابع ارزشمند برای نیازسنجی آموزشی استفاده از مدل ‌های شایستگی است. سازمان‌هایی که دارای مدل‌ های شایستگی هستند می‌توانند از آن برای نیازسنجی آموزشی استفاده کنند. فرایند به این صورت است که بر اساس مدل شایستگی طراحی‌شده برای هر یک از مشاغل، شایستگی‌های فعلی کارکنان مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و فاصله میان شایستگی‌های موجود با شایستگی‌های مطلوب در مدل شایستگی به‌عنوان نیاز آموزشی شناخته می‌شود.

12- کانون ارزیابی و توسعه (Assessment & Development Center)

برگزاری کانون ارزیابی و توسعه، روش مناسبی برای سنجش نیازهای آموزشی مدیران و کارکنان است. در این کانون، ارزیاب‌ها با استفاده از ابزارهایی نظیر مصاحبه‌های شایستگی محور، آزمون‌های روان‌شناختی، مطالعه موردی، بازی‌های مدیریتی و تمرین‌های شبیه‌سازی‌شده به سنجش شایستگی‌های هر یک از ارزیابی‌شوندگان بر اساس مدل شایستگی پرداخته و فاصله میان شایستگی‌های فعلی با شایستگی‌های مطلوب را شناسایی می‌کنند. این فاصله به‌عنوان نیاز آموزشی شناخته می‌شود.

13- دیکوم (DACUM)

یکی از تکنیک ‌های مؤثر برای نیازسنجی آموزشی دیکوم است. دیکوم با تجزیه‌وتحلیل شغل، شایستگی‌هایی که باید در برنامه آموزشی هر شغل خاص در نظر گرفته شود را شناسایی و اولویت‌بندی می‌کند و بر اساس شایستگی‌ها، برنامه‌ها و پیشنهادهای آموزشی را ارائه می‌نماید.

فرایند دیکوم با برگزاری یک کارگاه 1 یا 2 روزه برای هریک از مشاغل در سازمان اجرا می‌شود. در این کارگاه، خبرگان و مدیران یک شغل با راهنمایی‌های تسهیلگر، تمام ابعاد شغل را موردبررسی قرار می‌دهند. ابعاد شغلی شامل وظایف محوری، وظایف فرعی، دانش، مهارت، ویژگی‌های موردنیاز شغل و در برخی موارد ابزارها و تجهیزات لازم است. در این روش ابتدا وظایف شغلی تا سطح فعالیت تجزیه‌شده و سپس مجموعه شایستگی‌های مرتبط با شغل شناسایی می‌شود و بر مبنای شایستگی‌های شغلی نیازهای آموزشی شناسایی می‌شوند.

14- مماس

مدل مماس از تکنیک های نیازسنجی آموزشی تلفیقی و بومی است. این مدل برای نیازسنجی آموزشی سازمان‌های دولتی ایران طراحی‌شده است و در دو شرکت پست جمهوری اسلامی ایران و مخابرات استان تهران نیز به اجرا درآمده است. مدل مماس برای تعیین نیازهای آموزشی در سطح شغل مناسب است اما قابلیت توسعه، برای نیازسنجی آموزشی در سطح فردی را نیز دارد.

ساختار مدل متشکل از بررسی ضرورت آموزش و نیازسنجی، بسترسازی، گردآوری اطلاعات و تحلیل و تعیین نیازهای آموزشی است.

ضرورت آموزش و نیازسنجی بر اساس الزامات درون و برون‌سازمانی تعیین می‌شود. ازآنجایی سازمان‌های دولتی به‌منظور تحقق اهداف دولت تشکیل شده‌اند آگاهی از برنامه‌ها و اهداف خرد و کلان دولت برای هر یک از سازمان‌ها به‌عنوان الزامات برون‌سازمانی لازم است. همین‌طور بررسی تغییر و تحولات درون‌سازمانی نظیر طراحی و بازنگری ساختار، مهندسی مجدد فرایندها به‌عنوان الزامات درون‌سازمانی برای تعیین نیازهای آموزشی لازم است. بسترسازی، خود شامل مراحل تعریف محدوده تحقیق، بررسی مستندات، مأموریت‌ها، اهداف و راهبردهای سازمان، تشکیل جلسات توجیهی و شناسایی و تعیین همکاران نیازسنجی است. گردآوری اطلاعات از طریق تجزیه وظایف شغلی، طراحی پرسشنامه و توزیع، تکمیل، گردآوری و بازبینی پرسشنامه‌های تحقیق صورت می‌پذیرد. تحلیل و تعیین نیازهای آموزشی نیز شامل مراحل تهیه و تدوین فرم اولیه نیازهای آموزشی هر شغل، شناسایی و انتخاب افراد کلیدی، تشکیل جلسات مشترک به‌منظور بررسی و بازبینی فرم تکمیل‌شده و تعیین نیازهای آموزشی و اولویت‌بندی نیازها است.