بسیاری از مدیران و کارکنان نسبت به برگزاری جلسات یک به یک نگرش منفی دارند، دچار اضطراب می‌شوند و به همین دلیل از آن اجتناب می‌کنند. این بدان معناست که آنها فرصت ارائه و دریافت بازخورد منظم را از دست می‌دهند و درنتیجه میزان مشارکت کارکنان را کاهش می‌دهند. تحقیقات گالوپ نشان می‌دهد که وقتی کارکنان کاملاً موافق هستند که در هفته گذشته «بازخورد معنی‌داری» دریافت کرده‌اند، تقریباً 4 برابر بیشتر از سایر کارکنان احساس دل‌بستگی به سازمان دارند.
قطعاً بهترین جلسات یک به یک با چک‌لیستی از سؤالات یکسان که هر بار پرسیده می‌شوند، برگزار نخواهد شد. اما داشتن چند سؤال اساسی از قبل طراحی شده می‌تواند ورود به یک بحث عالی را آسان‌تر کند. در اینجا چند سؤال هم برای مدیران و هم برای کارکنان وجود دارد که می‌توانید در جلسه بعدی خود از آنها استفاده کنید.
سؤالات جلسات یک به یک که مدیران می‌توانند از کارکنان بپرسند.
در این بخش 10 سؤال مهم که مدیران باید در جلسات یک به یک با کارکنان مطرح کنند، معرفی خواهیم کرد.
1. چه احساسی دارید؟
اطلاع ازآنچه در زندگی یک کارمند چه در محل کار، چه در خانه می‌گذرد،، به مدیران کمک می‌کند تا متوجه شوند در این لحظه کارکنان به چه حمایتی از جانب آنها نیاز دارند. با توجه به اهمیت این سؤال مدیران باید کارکنان را تشویق کنند تا به‌جای گفتن عبارت‌هایی نظیر «خوب» یا «خوب، متشکرم» از جمله‌های توصیفی برای پاسخ به این سؤال استفاده کنند.
2. اولویت‌ها و برنامه‌های شما برای هفته آینده چیست؟
بررسی برنامه‌های کارمند برای هفته آینده به شما به‌عنوان مدیر کمک می‌کند تا متوجه شوید آنها روی چه چیزی تمرکز کرده‌اند. این پرسش، فرصتی برای تغییر تمرکزشان به اولویت‌هایی که می‌خواهید در فهرست کاری آنها قرار گیرد، فراهم می‌کند.
3. چه حمایتی از جانب من در این هفته نیاز دارید؟
اکنون‌که برنامه‌ها و اولویت‌های کاری هفته آینده مشخص شد خوب است بدانید کارکنان برای اجرای بهتر برنامه‌ها، چه چیزی از شما می‌خواهند؟ ممکن است خواسته آنها رفع موانع، اولویت دادن به حجم کاری سنگین، یا انجام فعالیت‌های کاری هیجان‌انگیز باشد. نکته بسیار مهم این است که تا زمانی که این سؤال را نپرسید متوجه خواسته آنها نخواهید شد.
4. اخیراً چه جنبه‌هایی از شغلتان انرژی شما را افزایش داده است؟
یکی از بهترین بخش‌های نقش مدیر، کشف چیزهایی است که باعث می‌شود کارکنان احساس انرژی و شادی کنند. پرسیدن این سؤال می‌تواند به شما کمک کند تعیین کنید چه نوع کاری باعث می‌شود که آنها بیشتر احساس قدرت کنند و مشارکت بیشتری داشته باشند.
اگر مدت‌ها است به این فکر می‌کنید که چطور می‌توانید انگیزه کارکنان را افزایش دهید، این سؤال به شما کمک خواهد کرد. قطعاً پاسخ کارکنان شما را شگفت‌زده خواهد کرد.
5. اخیراً با چه چالش‌هایی مواجه شده‌اید؟
کشف چالش‌های غیرمنتظره به‌اندازه شادی‌های غیرمنتظره مهم است. این سؤال می‌تواند به شما کمک کند تا متوجه مسائلی شوید که ممکن است از آنها بی‌اطلاع باشید، بنابراین می‌توانید موانع را از راه کارمندان حذف کنید و به آنها کمک کنید تا احساس حمایت و دیده شدن کنند.
6. چگونه به سمت اهداف بلندمدت شغلی و زندگی خود پیشرفت می‌کنید؟
حتماً می‌گویید جلسات یک به یک باید بر اهداف شغلی کارمند تمرکز کند. اما ایده خوبی است که اهداف زندگی را نیز بررسی کنید. به‌هرحال، کار بخش مهمی از یک زندگی خوب است. پرسیدن در مورد انواع اهداف و پیشرفت فعلی آنها به شما درک بهتری از اینکه چگونه کار آنها با این تصویر بزرگ‌تر مطابقت دارد، می‌دهد. اگر واقعاً می‌خواهید مدیر خوبی باشید، می‌توانید به آنها کمک کنید تا به هر دو دست یابند!
7. کار با همکاران چگونه است؟
روابط با همتایان بخش مهمی از فرهنگ محل کار است، بنابراین فراموش نکنید که هرازگاهی این مورد را بررسی کنید. این سؤال می‌تواند فرصت‌های همکاری مثبت، درگیری‌های همکاران، و همچنین به‌سادگی اینکه کارمند شما چقدر با بقیه اعضای تیم مرتبط است را آشکار کند، که کلید شادی و مشارکت آنهاست.
8. آیا در مورد تغییرات اخیر سازمانی سؤالی دارید؟
اگر شرکت شما تغییرات سازمانی، فرآیندی یا ساختاری داشته که ممکن است بر کارمندان تأثیر بگذارد، حتما در جلسات یک به یک آن را بازگو کنید. از کارکنان بپرسید نسبت به این تغییرات چه احساسی دارند؟ آیا ابهاماتی وجود دارد؟. درحالی‌که ممکن است تغییرات برای شما ساده و واضح به نظر برسد، اطمینان از اینکه گزارش‌های شما آگاهانه هستند و هرگونه اضطرابی را که دارند کاهش می‌دهند، یک تمرین رهبری خوب است.
9. آیا بازخوردی برای من دارید؟
بازخورد یک خیابان دو طرفه است! از کارمندان خود بپرسید که آیا می‌خواهند بازخورد سازنده به شما ارائه دهند؟ پاسخ آنها به شما کمک خواهد کرد تا مدیر بهتری شوید – حتی اگر در حال حاضر چیزی برای گفتن وجود نداشته باشد، درخواست مرتب بازخورد باعث ایجاد اعتماد می‌شود.
10. آیا چیزی وجود دارد که من نپرسیده باشم اما شما دوست دارید درباره آن بحث کنید؟
اگر کارمند شما درون‌گرا است، و نمی‌داند چطور بحث در مورد یک موضوع مهم و جدی را شروع کند این سؤال باز آنها را وادار به صحبت خواهد کرد. این یک سؤال خوب برای پایان جلسه است.
سؤالات جلسات یک به یک که کارکنان می‌توانند از مدیران بپرسند
اگر کارمند هستید و تاکنون در جلسات یک به یک با مدیران تنها شنونده بوده‌اید با در دست داشتن این سؤالات می‌توانید شما هم سؤالاتتان را از مدیرتان بپرسید.
1. چه احساسی دارید؟
از اینکه از مدیر خود بپرسید که او چه احساسی دارد نترسید! اگر احساس می‌کنید مدیرتان احساس تنش یا استرس می‌کند، این سؤال می‌تواند راه خوبی باشد تا به او بفهمانید که آماده حمایت از او هستید.
2. در حال حاضر مهم‌ترین اولویت شما چیست؟
دانستن اینکه مدیر شما برای چه چیزی اولویت بیشتری قائل است می‌تواند به شما کمک کند تا حجم کاری خود را سازمان‌دهی کنید و روی آنچه واقعاً برای رسیدن به اهداف تیم اهمیت دارد تمرکز کنید. پرسیدن این سؤال همچنین به مدیرتان نشان می‌دهد که مایلید به‌طور فعال به تیم کمک کنید تا موفق شود..
3. آیا کاری وجود دارد که من باید متفاوت انجام دهم؟
حتی مدیران بزرگ نیز می‌توانند در ارائه بازخورد سازنده (منفی) شکست بخورند. درخواست انتقاد یا مشاوره سازنده می‌تواند نقطه عطفی باشد برای اینکه بدانید کجا انتظارات را برآورده می‌کنید و چه جاهایی باید بهتر عمل کنید. اگر در درک پاسخ‌ها مشکل‌دارید، این سؤال را بپرسید: «آیا نمونه‌هایی دارید؟» که بتواند بازخورد را روشن کند.
4. چه چیزی را باید به برنامه رشد خود اضافه کنم؟
برنامه توسعه شغلی شما یک کار مداوم در حال پیشرفت است و مدیر شما شریک شما در استراتژی رشد شما است. بنابراین از پرسیدن اینکه جای چیزی در برنامه فعلی شما خالی است، نترسید!
5. اهداف بلندمدت شما برای تیم چیست؟
دانستن اینکه مدیر شما آینده تیم را چگونه تصور می‌کند می‌تواند به شما کمک کند تا برای آینده خود برنامه‌ریزی کنید. این به شما این فرصت را می‌دهد که مهارت‌ها و فرصت‌های جدید را کشف کنید و مسیر شغلی خود را در نظر بگیرید.
6. در مورد آینده تیم یا سازمان نسبت به چه چیزی امیدوار یا نگران هستید؟
پاسخ به این سؤال بینش مدیر نسبت به تیم یا سازمان را نشان خواهد داد. ممکن است به شما در مورد چالش‌ها یا فرصت‌های سازمانی که از آنها اطلاعی نداشتید، روندهای صنعت یا به‌سادگی برخی از پویایی‌های تیمی که باید در مورد آنها بدانید، هشدار دهد.
7. دوست دارید در چه بخشی از شغل من دید بیشتری داشته باشید؟
ممکن است مدیر شما آن‌قدر که تصور می‌کنید متوجه نقش یا وظایف روزمره شما نباشد، بنابراین پرسیدن این سؤال از آنها می‌تواند به شما این امکان را بدهد که هر شکافی را روشن کنید و آنها را در مورد کار سخت و دستاوردهای خود به‌روز نگه‌دارید.
8. آیا چیزی وجود دارد که من باید برای جلسات یک به یک بعدی آماده کنم؟
پرسیدن فعالانه از مدیرتان در مورد دیدار بعدی‌تان این مزیت را دارد که آهنگ جلسات در مسیر باقی می‌ماند و به شما امکان می‌دهد برای هر مکالمه بزرگ‌تری مانند فرصت‌های آتی زودتر آماده شوید.
ایجاد جلسات یک به یک بهتر
جلسات یک به یک فقط یک وظیفه در لیست کارهای هفتگی شما نیست. این نوع جلسات یک روش بسیار ارزشمند برای ارتباط میان کارکنان و مدیران است. سؤالاتی که در این مقاله معرفی کردیم، راهی برای شروع گفتگوهای سازنده و مفید میان مدیران و کارکنان است، اما از خلاقیت در طرح سؤال نترسید!
منبع: bonus.ly
