3 اشتباه بزرگ هنگام ارائه بازخورد به کارکنان

همه ما می‌دانیم که برای افزایش و بهبود عملکرد افراد، بازخورد امری ضروری است. درواقع بازخورد مانند یک GPS شخصی عمل می‌کند و نمی‌گذارد فرد از مسیر اصلی و درست منحرف شود. اما برخلاف میل اکثریت افراد به دریافت بازخورد، معمولاً ارائه بازخورد به کارکنان برای مدیران کار ساده‌ای نیست.

پژوهش انجام‌شده توسط نویسندگان کتاب The 2020 Workplace نشان داد: از میان 8 قابلیت و توانایی مدیریتی که کارمندان بیش از همه از مدیر خود انتظار داشتند، «به من بازخورد صریح خواهد داد» در رتبه اول قرار گرفت. اما متأسفانه، زمانی که متخصصان منابع انسانی به مدیران سازمان خود بر اساس این 8 قابلیت امتیاز دادند، «به من بازخورد صریح خواهد داد» در رتبه آخر قرار گرفت.

نتایج این پژوهش نشان می‌دهد یادگیری نحوه ارائه بازخورد سازنده، برای توسعه حرفه‌ای هر مدیری لازم است. و همان‌طور که دانستن اینکه چه کاری باید انجام شود، مهم است؛ دانستن اینکه چه‌کاری نباید انجام شود نیز مهم است. در این مقاله به موضوع «مدیران هنگام ارائه بازخورد چه اشتباهاتی را مرتکب می‌شوند؟» می‌پردازیم. پس اگر تاکنون ارائه بازخورد به کارکنان از ناخوشایندترین کارهایی بوده که انجام می‌دادید تا پایان این مقاله همراه ما باشید.

1- مبهم بودن بازخورد

ارائه بازخورد به کارکنان به‌صورت کلی و بدون بیان مصداق‌های عینی فقط باعث سردرگمی و ناامیدی آنها می‌شود. پس در هنگام ارائه بازخورد از جملات کلی مانند نمونه‌های زیر پرهیز کنید.

• کارتان ضعیف بود.
• شما باید فعال‌تر باشید.
• انتظار دارم تعهد بیشتری نسبت به کار از شما ببینم.
• و…

بیان این جملات به بازخورد گیرنده برای پیدا کردن راه‌حل کمکی نمی‌کند. به‌جای کلی‌گویی از مثال‌های ملموس، به‌ویژه موقعیت‌های اخیر استفاده کنید. ابتدا موقعیت را شرح دهید. بعد رفتار فرد را در موقعیت بیان کنید. اثر رفتار را شرح دهید و در آخر به کمک بازخورد گیرنده به دنبال رفتار جایگزین باشید.

2- عدم تناسب در نوع بازخورد

یکی از اشتباهات رایج مدیران هنگام ارائه بازخورد به کارکنان، اتکای بیش‌ازحد به بازخورد مثبت یا منفی است. بسته به شخصیت افراد ممکن است ارائه یک نوع بازخورد (مثبت/سازنده) نسبت به نوع دیگر ساده‌تر باشد. به‌عنوان‌مثال افراد تحلیلگر تمایل دارند بازخورد سازنده بیشتری ارائه دهند. هنگام ارائه بازخورد به کارکنان مهم است که بتوانیم تناسب را رعایت کنیم. حتی ارائه بازخورد مثبت بیش‌ازحد می‌تواند نتایج منفی داشته باشد.

3- ارائه بازخورد در موقعیت اشتباه

شاید شما هم این نقل‌قول را شنیده باشید:

در جمع ستایش کنید. در خلوت انتقاد کنید

انتقاد از عملکرد ضعیف کارکنان در جمع نه تنها منجر به ایجاد حس منفی در بازخورد گیرنده می‌شود که باعث می‌شود این نگرانی در دیگر کارکنان ایجاد شود که آنها هم ممکن است در یک جلسه علنی موردانتقاد قرار بگیرند. یک اظهارنظر انتقادی و سریع در مورد عملکرد یک کارمند می‌تواند تأثیر بدی بر روحیه کارکنان داشته باشد. برای تقویت روحیه کارکنان از تعریف و تمجید در جمع نهراسید و بازخورد اصلاحی را در خلوت ارائه دهید.

Robert Pozen از مدرسه بازرگانی هاروارد نه تنها توصیه می‌کند انتقاد را در یک موقعیت خصوصی و محرمانه به کارمند ارائه دهید، که پیشنهاد می‌دهد به کارمند خود از قبل بگویید که می‌خواهید به او بازخورد دهید. Pozen در The Harvard Business Review می‌نویسد: «این بیانیه به کارمند اجازه می‌دهد ازنظر احساسی برای آنچه می‌خواهید بگویید آماده شود. زمان دادن به افراد بخش آرام و منطقی مغز را فعال می‌کند و احتمال واکنش‌های دفاعی و احساسی را کاهش می‌دهد.»