همه‌چیز درباره ارزشیابی شغل

به‌عنوان یک کارشناس یا مدیر منابع انسانی یکی از فرایندهایی که باید به آن مسلط باشید، ارزشیابی شغل است. ارزشیابی شغل ابزاری برای تعیین ارزش نسبی مشاغل در سازمان به روشی ساختاریافته، منسجم و منظم است که محتوای شغل و بافت سازمانی را در نظر می‌گیرد. ارزشیابی؛ مقایسه‌ای، قضاوتی، ساختاریافته و متمرکز بر شغل است و مطلق، علمی، ساختار نیافته و متمرکز بر فرد نیست. این فرایند، به‌ویژه در طراحی سیستم جبران خدمات به‌منظور اطمینان از پرداخت عادلانه و برابر، عامل تعیین‌کننده و بسیار مهمی است. اگر می‌خواهید بدانید:

به ارزشیابی شغل نیاز دارید.

ورودی‌های تصمیم‌گیری جبران خدمات

ارزشیابی شغل به تصمیم‌گیری منصفانه در سیستم جبران خدمات کمک می‌کند اما فقط یکی از ورودی‌های تصمیم‌گیری درباره جبران خدمات کارکنان است و دو عامل دیگر شخص و بازار هم، در این سیستم دخیل هستند. برای اطمینان از مؤثر عمل نمودن سیستم منابع انسانی لازم است 3 عامل با یکدیگر هم‌راستایی داشته باشند. به جدول زیر دقت کنید:

برای ارزشیابی شغل به چه اطلاعاتی نیاز داریم؟

برای ارزشیابی به اطلاعات شغلی، دانش ارزیاب و اسناد مرتبط نیاز است.

• اطلاعات محتوای شغلی شامل: هدف شغل، ابعاد، پاسخ‌گویی، مهارت، دانش، تجربه، چالش‌های عمده و ساختار سازمانی است.
• اطلاعات درباره بافت سازمان شامل: هدف سازمان، ساختار مالی، ساختار، مالکیت، ویژگی‌های بخش و فرهنگ‌سازمانی است.

اصول کلیدی و فرضیات اساسی ارزشیابی شغل 

فرایند ارزشیابی شغل بر پایه یک سری قوانین، بررسی‌ها و توازن انجام می‌شود.

• اصل اول: ارزشیابی «شغل محور» است. یعنی در ارزشیابی نباید شاغل در نظر گرفته شود بلکه باید به شغل به‌عنوان مجموعه‌ای از فعالیت‌ها توجه داشت.
• اصل دوم: عملکرد نرمال و عادی مورد نظر است. یعنی فرض می‌شود اگر شغل به‌طور قابل‌قبول در سازمان انجام شود چه سهمی در دستیابی به اهداف خواهد داشت.
• اصل سوم: بر این اساس است که شغل همان‌گونه که اکنون است، ارزیابی شود. بنابراین وضعیت موجود شغل ملاک ارزیابی است.
• اصل چهارم: عدم درک به معنای عدم ارزشیابی است و باید درک صحیحی از شغل وجود داشته باشد تا قضاوت به‌درستی صورت گیرد.
• اصل پنجم: پرداخت‌های فعلی نباید در نظام ارزشیابی در نظر گرفته شود.

بررسی‌ها و توازن نیز شامل داوری و توافق جمعی، بررسی پروفایل و ارزیابی درست شغل نسبت به سایر مشاغل است.

دام‌ها و مشکلات رایج در ارزشیابی شغل 

در صورت عدم رعایت اصول در نظام ارزشیابی، مشکلاتی ایجاد خواهد شد.

خطای اول- ارزشیابی شاغل به‌جای شغل

همان‌طور که گفته شد ارزش هر شغل باید بر اساس جایگاه خود شغل فارغ از عملکرد و توانایی‌های متصدی آن محاسبه شود. متأسفانه در برخی موارد مشاهده می‌شود که برای ارزشیابی بیشترین توجه معطوف به شاغل است و توجه کم‌تری به ماهیت شغل می‌شود.

خطای دوم- ارزشیابی وضعیت مطلوب شغل

ارزشیابی مشاغل آن‌طور که قبلاً وجود داشته‌اند و یا آن‌طور که برای آینده برنامه‌ریزی‌شده‌اند به‌جای وضعیت موجود شغل اشتباه است.

خطای سوم- ارزشیابی بالاتر یا پایین‌تر به خاطر برداشت متفاوت از بازار

اینجا است که درک صحیح از شغل اهمیت خودش را نشان می‌دهد. نباید صرفاً به عناوین شغلی توجه شود و به خاطر اینکه این عنوان شغلی در سازمان دیگر در گرید X قرارگرفته در سازمان ما هم در آن جایگاه قرار گیرد.

خطای چهارم- عدم توجه به نمودارهای راهنما

تعاریف، سطوح و امتیازات هر یک از عوامل ارزشیابی در نمودارهای راهنما نشان داده شده است که این نمودارها باید در ارزشیابی به‌کار گرفته شوند و به‌هیچ‌عنوان نباید به‌منظور بومی‌سازی مدل، جداول راهنما نادیده گرفته شوند.

کاربرد ارزشیابی شغل چیست؟

ارزشیابی شغل سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا مشاغلی که با مدل عملیاتی آن‌ها تطابق دارد طراحی نموده و هم‌چنین معماری پاداش قوی باهدف نگهداشت باانگیزه متصدیان مشاغل ترسیم نمایند. برای اینکه کارکنان در سازمان احساس عدالت داشته باشند وجود برابری درونی و برابری بیرونی ضروری است. ارزشیابی شغل با تعیین جایگاه هر شغل در سازمان بر اساس عوامل مهم شغلی، برابری درونی را محقق می‌سازد و برابری بیرونی هم با دریافت اطلاعات از سطح بازار و تطابق شرایط سازمان با شرایط بازار حاصل می‌شود. بنابراین، با ارزشیابی شغل، مدیر منابع انسانی می‌تواند تصویر روشنی از برابری درونی به‌دست آورد.

ارزیابی شغلی با چارچوب شایستگی سازمان همسویی دارد و سازمان را قادر می‌سازد تا چارچوب مدیریت استعداد قوی ایجاد کند. سازمان می‌تواند مدل شایستگی خود را با چارچوب ارزشیابی شغل هماهنگ کند و بدین ترتیب در مورد رفتار موردنظر برای هر نوع نقش وضوح ایجاد کند.

ارزشیابی شغل، منابع انسانی را قادر می‌سازد تا طراحی نقش‌ها را در سازمان بررسی کند و از حداقل هم‌پوشانی نقش‌ها در سازمان اطمینان حاصل کند. همین‌طور می‌توان برای ارزیابی میزان همپوشانی بین مدیر و زیردستان از ارزشیابی شغل استفاده کرد.

چارچوب ارزشیابی شغل، مسیر شغلی مشخصی را برای کارمندان در یک خانواده شغلی خاص فراهم می‌کند و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که برنامه بهتری برای جانشین پروری داشته باشند. ارزیابی شغل سازمان‌ها را قادر می‌سازد ناهنجاری‌های ساختاری را شناسایی کرده و به آنها کمک می‌کند تا سازمان‌هایی واقعاً پاسخگو ایجاد کنند. هم‌چنین می‌تواند برای ارزیابی تفاوت نقش بین مدیران و زیردستان آن‌ها استفاده شود تا لایه‌های ازمیان‌رفته شناسایی شود.

سؤالات متداول کارکنان بعد از ارزشیابی شغل

بعد از اینکه شما ارزشیابی شغل را در سازمان انجام دهید. با مشخص شدن امتیازات هر یک از مشاغل در سازمان پرسش‌هایی ممکن است در سطح سازمان و در بین کارکنان ایجاد شود. ما در این بخش به سؤالات متداول در این زمینه پاسخ می‌دهیم.

آیا ارزشیابی بر حقوق و دستمزد من تأثیر گذار است؟

مهم‌ترین مسئله از نگاه کارکنان در سازمان جبران خدمات است. سؤالی که در این زمینه در ذهن کارکنان ایجاد می‌شود این است که:

ما پاسخ این سؤال را در ابتدای این مقاله عنوان کردیم. ارزش ریالی که شغل برای سازمان ایجاد می‌کند بر میزان دریافتی کارکنان از سازمان تأثیر دارد اما سیستم حقوق و دستمزد صرفاً بر اساس امتیاز شغل طراحی نشده و عوامل دیگری مانند بازار و شخص نیز در آن در نظر گرفته می‌شوند.

اطلاعات ارزشیابی از کجا به‌دست‌آمده است؟

پرسش رایج دوم این است که:

پاسخ این است که ما اطلاعات لازم را از طریق مصاحبه با مدیر ارشد سازمان درزمینه بافت سازمان، بازدید میدانی از محل کار و شرح شغل‌هایی که به تائید مدیر مستقیم رسیده بود، به‌دست آوردیم.

آیا سند شرح شغل در ارزیابی مؤثر بوده است؟

سومین سؤالی که ممکن است پرسیده شود این است که:

پاسخ این است که بله، سند شرح شغل مبنای ارزشیابی است اما اگر اطلاعات آن کافی یا به‌روز نباشد توسط مدیر یا کمیته، فعالیت‌های جدید به آن اضافه می‌شود، هم‌چنین بازدید از کارگاه و گفتگو با مدیران هم برای آگاهی از وظایف و مسئولیت‌های شما انجام‌شده است.

اعتبارسنجی ارزشیابی‌ها به چه صورت بوده است؟

و سؤال آخر این‌که:

برای اعتبارسنجی کمیته‌ای تشکیل شد و درباره امتیازات مشاغل توافق جمعی صورت گرفت. همچنین امتیازات به‌دست‌آمده با امتیازات شغل در سازمان‌های مشابه هم مقایسه شد.