اگر صاحب کسب‌وکار هستید و می‌خواهید محل کار خود را بهره‌ور‌تر کنید، پیاده‌سازی نظام آراستگی محیط کار (5S) بهترین رویکرد است. 5S به شما اجازه می‌دهد تا فضایی تمیز و منظم داشته باشید. فضایی که به کارکنان شما کمک می‌کند تا وظایف خود را به‌درستی و بدون صرف زمان و تلاش غیرضروری انجام دهند. اگر می‌خواهید با این مفهوم به‌طور کامل آشنا شوید، به خواندن مقاله ادامه دهید.
نظام آراستگی محیط کار (5S) سیستمی برای سازمان‌دهی فضاها است تا بتوان کارها را به‌طور اثربخش، کارا و ایمن انجام داد. این سیستم بر قرار دادن همه‌چیز درجایی که متعلق به آن است و تمیز نگه‌داشتن محل کار تمرکز دارد، که باعث می‌شود افراد بدون خطر آسیب یا اتلاف وقت کار خود را آسان‌تر انجام دهند.
نظام آراستگی محیط کار (5S) چیست؟
همان‌طور که گفته شد این روش بیشتر بر سازمان‌دهی محل کار به‌منظور افزایش بهره‌وری، کارایی و ایمنی تأکید دارد. همه این سه عامل به‌طور مثبت بر سطح مشارکت کارکنان در محل کار تأثیر می‌گذارد.
5S از پنج واژه ژاپنی برگرفته‌شده است.
- Seiri
- Seiton
- Seiso
- Seiketsu
- Shitsuke
بیایید در مورد هرکدام به‌تفصیل توضیح دهیم.
Seiri (ساماندهی): اصل اول 5S
اولین اصل نظام آراستگی محیط کار (5S) ساماندهی است. ساماندهی به معنای چیدمان درست و حذف وسایل غیرضروری در محیط کار است. هدف نهایی این مرحله کاهش به هم ریختگی برای ارتقای کارایی و جلوگیری از اشتباه است.
چگونه این مرحله را پیاده‌سازی کنیم؟
- از کارکنان خود بپرسید که وجود چه چیزی در اطراف فضای کاری آنها لازم است و وجود چه چیزی لازم نیست؟
مثلاً:
- می‌توانید از آنها بپرسید که آیا این کالا موردنیاز است؟
- اگر واقعاً موردنیاز بود، در گام بعد سعی کنید اهمیت آن را بیابید؟
- پس از دریافت پاسخ سؤال اول، می‌توانید بپرسید که آیا می‌توان آن را برای آزاد کردن فضا به مکان بهتری منتقل کرد؟
- در آخر، یک لیست از وسایل ضروری تهیه کنید و یک فضای خلوت را به نگهداری وسایل غیرضروری اختصاص دهید.
پس از اجرای این مرحله، خواهید دید که افراد چقدر راحت می‌توانند در اطراف حرکت کنند و چقدر کارایی افزایش پیدا می‌کند.
Seiton (نظم و ترتیب): اصل دوم 5S
مرحله دوم در فرآیند 5S، نظم و ترتیب است. یعنی باید چیزها را درجایی قرار دهید که به‌راحتی در دسترس باشند.
چگونه این مرحله را پیاده‌سازی کنیم؟
- سؤالات زیر را از کارمندان خود بپرسید.
- کدام وسایل اغلب استفاده می‌شوند؟
- چه کسی یا کدام تیم بیشتر از آنها استفاده می‌کند؟
- چه زمانی از آنها استفاده می‌شود؟
- چه تعداد از آن اقلام یا تجهیزات ممکن است در آینده موردنیاز باشد؟
- به نظر شما این وسایل در کجا قرار بگیرند تا دسترسی به آنها راحت‌تر باشد؟
- پس از دریافت پاسخ تمام این سؤالات، از برچسب، تابلو و علائم برای مشخص کردن کاربرد فضاهای تعیین‌شده استفاده کنید.
- در مورد تجهیزات سنگین و پرخطر، از علائم ایمنی و تابلوی اعلانات برای هشدار به افرادی که در آنجا کار می‌کنند استفاده کنید.
با مدیریت صحیح، می‌توانید یک محیط کاری امن ایجاد کنید.
Seiso (پاکیزه سازی): اصل سوم 5S
هدف اصل سوم در نظام آراستگی محیط کار (5S) ایجاد یک محیط کاری تمیز است. واقعیت این است که افراد با سطح بهره‌وری بالا همیشه محیط کاری خود را تمیز نگه می‌دارند تا عوامل حواس‌پرتی را از خود دور نگه دارند. احساس راحتی کنند و بر کار خود متمرکز باشند. به همین دلیل است که در یک فضای کاری تمیز بهره‌وری و سطح انگیزه افزایش می‌یابد.
چگونه این مرحله را پیاده‌سازی کنیم؟
- اطمینان حاصل کنید که فضاهای کاری به‌طور منظم تمیز می‌شوند.
- کارکنان را تشویق کنید تا فضای کاری خود را تمیز نگه دارند. این کار حس مالکیت ایجاد می‌کند و فرد، خود را مسئول حفظ کارایی می‌داند.
با اجرای این مراحل می‌توانید یک محیط کاری سالم داشته باشید.
Seiketsu (استانداردسازی): اصل چهارم 5S
چهارمین اصل نظام آراستگی محیط کار 5S در مورد تعیین استانداردها برای اقداماتی است که در سازمان انجام می‌دهید. هنگامی‌که شما یک استاندارد مشخص برای هر فرآیندی تعیین می‌کنید، اثربخشی آن تا حد زیادی افزایش می‌یابد. فرآیندهای استاندارد به شما کمک می‌کند تا آنها را به عادت تبدیل کنید نه اینکه از آن به‌عنوان یک فرآیند یک‌بار مصرف استفاده کنید.
چگونه این مرحله را پیاده‌سازی کنیم؟
- برنامه‌ریزی کنید و وظایف را بین کارکنان تقسیم کنید.
- پیشرفت را اندازه‌گیری کنید و در هر مرحله راهنمایی کافی ارائه دهید.
- برای بهینه‌سازی فرآیندهای مختلف، از کارکنان به‌طور منظم بازخورد دریافت کنید.
- در مورد اینکه چگونه آنها می‌توانند برای بهبود زندگی شخصی خود همین کار را انجام دهند، بحث کنید.
Shitsuke (انضباط): اصل پنجم 5S
به آخرین اصل سیستم 5S، یعنی انضباط رسیده‌ایم. پیاده‌سازی متدولوژی 5S در مورد حفظ تغییرات مثبتی است که به همراه دارد. هدف، بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار و حذف مواردی است که مانع کارایی می‌شود. این یک کار یک‌نفره نیست و شما به مشارکت همه کارکنان برای اطمینان از اجرای صحیح این اصل نیاز دارید.
چگونه این مرحله را پیاده‌سازی کنیم؟
- ابتدا، امکان ارتباط مناسب در محل کار را برای تمام کارکنان برقرار کنید.
- آنها را از اصول 5S و اهمیت آن آگاه کنید.
- اثرات مثبتی که تاکنون به‌دست‌آمده است، برای ایجاد انگیزه و شادی به کارکنان ارائه دهید.
- آن را به بخشی از فرهنگ شرکت خود تبدیل کنید و در طول فرایند جامعه پذیری به اعضای جدید آموزش دهید.
- شما می‌توانید به کارکنان خود برای تمام تلاش‌هایشان در پیاده‌سازی نظام آراستگی محیط کار (5S) پاداش دهید.
نظام آراستگی محیط کار (5S) در یک نگاه
| ژاپنی | انگلیسی | ترجمه | تعریف | کاربرد |
| Seiri | Sort | ساماندهی | فقط موارد ضروری که برای انجام کارها لازم است نگه‌دارید و هر چیزی که لازم نیست را حذف کنید. | برای انجام این کار باید فضاهای کاری بررسی شده و مشخص شود کدام وسایل موردنیاز و کدام وسایل غیرضروری هستند. هر چیزی که برای تکمیل یک فرآیند کاری استفاده نمی‌شود باید از منطقه کاری حذف شود. |
| Seiton | Set in order | نظم و ترتیب | با چیدمان و شناسایی دقیق محل قطعات و ابزارها انجام کار را برای کارکنان آسان‌تر کنید. | این اصل شامل قرار دادن اقلام در مکان‌های ارگونومیک است که افراد برای رسیدن به آنها نیازی به خم شدن یا انجام حرکات اضافی نداشته باشند. |
| Seiso | Shine | پاکیزه سازی | محل کار را با اجرای کمپین‌های پاک‌سازی، تمیز کنید. | این مرحله شامل نظافت و تعمیر ماشین‌آلات، ابزارها و سایر تجهیزات است. |
| Seiketsu | Standardize | استانداردسازی | زمان‌بندی و چگونگی اجرای 3 اصل اول را تعیین کنید. | مجموعه‌ای از استانداردها برای سازمان و فرآیندها تعیین می‌شود. |
| Shitsuke | Sustain | انضباط | با ایجاد عادت همیشگی، پیروی از چهار S اول را به یک سبک زندگی تبدیل کنید. | حفظ شیوه‌های جدید و انجام ممیزی برای اطمینان از وجود نظم و انضباط در محیط کاری در این مرحله صورت می‌گیرد. |
