چند لحظه به وظایف و مسئولیت‌هایی که در سازمان بر عهده دارید، فکر کنید. فعالیت‌های کاری شما چقدر بااستعدادها و توانایی‌های شما در تناسب است؟ وظایف در سازمان شما بر اساس علایق و استعداد کارکنان تخصیص داده می‌شود یا شرح شغل های سنتی؟ آیا در محیط کار، شما فرصت بروز استعدادهای خود را دارید یا فقط موظف به انجام کارهای از قبل تعیین‌شده هستید؟ خودتان وظایف را انتخاب می‌کنید یا شرح شغل های منسوخ‌شده سنتی؟
شاید این نکته بدیهی به نظر برسد که کارکنان دوست ندارند به فعالیت‌هایی که به آن علاقه ندارند، بپردازند. آنها ترجیح می‌دهند، کارهایی انجام دهند که دوست دارند و به فعالیت‌هایی بپردازند که در تناسب بااستعدادها و توانایی‌های آنها است. حتماً شما هم برای انجام کارهایی که در آن مهارت دارید، انگیزه و اشتیاق بیشتری دارید. برخلاف بدیهی بودن این نکته معمولاً کارکنان وظایفی متناسب بااستعدادها و علاقه خودشان انجام نمی‌دهند.
شرح شغلل های سنتی شامل تعدادی وظایف است که انتظار می‌رود متقاضی انجام دهد. اما اینکه استعداد کارکنان چقدر با انجام این وظایف به کار گرفته می‌شود، موضوعی است که در شرح شغل‌های سنتی به آن توجهی نشده است.
نفوذ استعدادها
سازمان‌های مترقی و پیشرو، به‌طور کامل از استعدادهای کارکنان استفاده می‌کنند. اینکه «همه افراد استعدادهایی دارند که منتظر بروز کامل آن هستند» یک مکانیزم بسیار قوی است. این یعنی از تنوع استعدادی است که در سازمان وجود دارد اما غالباً شناخته‌نشده است، به‌طور مؤثر استفاده کنیم. برای بروز استعدادها در سازمان این ایده ساده را به کار گیرید.
به هر یک از کارکنان انگیزه دهید تا کارهایی را انجام دهند که واقعاً برای انجام آن مشتاق هستند
بر همین اساس سازمان‌های مترقی به کارکنان اجازه می‌دهند تا فرصت‌های یادگیری و رشد خود را شناسایی کرده و آن را شخصی‌سازی کنند. در این سازمان‌ها کارکنان این آزادی را دارند که وظایف و مسئولیت‌های خود را انتخاب کنند. این امر به‌گونه‌ای اتفاق می‌افتد که کارمندان بتوانند شغل را بر اساس علاقه، استعداد و توانایی‌های خود ایجاد کنند.
آزادی کارکنان در انتخاب وظایف و مسئولیت‌ها مفهوم شرح شغل سنتی را به‌وضوح رد می‌کند. در سازمان‌های سنتی وظایف تعیین‌شده در شرح شغل به‌ندرت بااستعدادها و نقاط قوت کارکنان همسو است. و وضعیت بدتر اینکه شرح شغل‌های سنتی به‌محض ایجاد، منسوخ می‌شوند. درواقع شرح شغل سنتی باعث می‌شود اکثر کارکنان هرگز از استعدادهای خود در محیط کار استفاده نکنند. بنابراین برای بهره‌مندی از استعدادهای کارکنان، باید عنوان‌های شغلی و شرح وظایف ثابت را فراموش کنید و روی استعدادها تمرکز کنید.
اصلاً تعجبی ندارد که بسیاری از سازمان‌ها شرح شغل سنتی را کنار گذاشته و حتی از عنوان شغلی فانتزی هم استفاده نمی‌کنند. آنها به دنبال راه‌هایی برای شکوفایی استعدادهای کارکنان خود هستند. بنابراین به‌جای آن‌که از استعدادها، مهارت‌ها و علایق کارکنان بی‌خبر باشند، می‌توانند به‌طور مؤثر از آنها استفاده کنند.
بیایید باهم بررسی کنیم چگونه می‌توان به‌جای استفاده از شرح شغل های سنتی روی استعداد کارکنان تمرکز کنیم؟
روش‌های عملی برای بهره‌مندی از استعداد کارکنان
1- استعدادها را شناسایی کنید
در مرحله اول باید استعدادهای خود و همکارانتان را درک کنید. همان‌طور که کن رابینسون (Ken Robinson) در مصاحبه‌ای با فوربس بیان کرد: «منابع انسانی مانند منابع طبیعی است. آنها اغلب در معرض دید قرار ندارند و شما باید برای کشف آنها تلاش کنید»
روش‌های مختلفی برای درک استعدادها و مهارت‌های شما وجود دارد. یک روش برای آگاهی از استعدادها استفاده از تست‌های آنلاین مانند StrengthsFinder است. می‌توانید از دوستان، خانواده، همکاران خود بخواهید استعدادهای شما را نام ببرند. از خودتان بپرسید «چه چیزی از کودکی شما را به هیجان می‌آورده؟» یا «چه چیزی را در کار خود بیشتر دوست دارید؟». برای شناخت استعدادهای خود، به کارهایی که دوست دارید خارج از ساعت کاری انجام دهید هم فکر کنید.
مثال برای درک بهتر استفاده از تنوع استعدادهای کارکنان
قطعاً استعدادهای نهفته بسیاری در میان اعضای تیم وجود دارد که از آنها به خوبی استفاده نشده است. یک توسعه‌دهنده فناوری اطلاعات می‌گفت: او علاقه زیادی به طراحی گرافیک دارد. اما هیچ‌وقت از این علاقه در کار خود استفاده نکرده است. او اعتقاد داشت سازمانی که در آنجا فعالیت می‌کند می‌تواند از این علاقه و مهارت او برای بهبود خوانایی کتابچه های راهنما استفاده کند. استفاده از طرح‌های گرافیکی ازیک‌طرف باعث جذابیت دفترچه‌های راهنما می‌شود که در حال حاضر کسی حاضر به خواندن آنها نیست و از طرف دیگر به درک بهتر آنها کمک خواهد کرد.
زیبایی استفاده از روش شناسایی استعدادها به‌جای شرح شغل سنتی، این است که هم این فرد می‌تواند استعدادها و علایق خود را به نمایش بگذارد و هم سازمان می‌تواند دفترچه‌های راهنما را بهبود بخشد. یک وضعیت برد-برد قطعی.
2- یک لیست فعالیت ایجاد کنید
یک روش دیگر برای جایگزینی شرح شغل سنتی تهیه لیست فعالیت‌های اعضای تیم است. برای انجام این کار باید تیم‌ها لیست فعالیت‌های خود را تهیه کنند و بعد وظایف بر اساس استعدادها و علایق تقسیم شود. برخلاف شرح شغل سنتی که ابتدا وظایف‌ها تعیین می‌شود و سپس هر فردی که تصدی آن شغل را بر عهده گیرد، مسئول انجام وظایف است. در این رویکرد تمام فعالیت‌هایی که باید در تیم انجام شود، شناسایی می‌شود. بعد از این که لیست فعالیت‌ها تکمیل شد، اعضای تیم فعالیت‌ها را بر اساس استعدادها، نقاط قوت و علایق خود انتخاب می‌کنند و انجام می‌دهند.
حتماً می‌پرسید، اگر انجام تعدادی فعالیت را هیچ‌کس نپذیرفت چه؟ باید بگوییم برخی فعالیت‌ها واقعاً مهم نیستند بنابراین به‌سادگی می‌توان آنها را حذف کرد. اما اگر مشخص شد از وظایف باقی‌مانده عدم انجام وظیفه‌ای مشکل‌ساز خواهد شد می‌توان آن فعالیت را برون‌سپاری کرد یا فردی را استخدام کرد که واقعاً به انجام آن کار علاقه‌مند است. البته این کار فقط زمانی بهترین نتیجه را خواهد داشت که اعضای تیم مسئولیت‌پذیر بوده و مسئولیت نتایج کار خود را بپذیرند.
3- یک بازار کار داخلی بسازید
برخی سازمان‌های مترقی به‌جای استفاده از شرح شغل های سنتی، بازار کار داخلی ایجاد می‌کنند. آنها مفهوم لیست فعالیت را از سطح تیم به سطح شرکت گسترش می‌دهند. برای این کار ابتدا هر وظیفه‌ای که در سازمان باید انجام شود تحت عنوان یک پروژه تعریف می‌کنند. حتی کارهای روتین و تکراری. بعد، این امکان را در اختیار کارکنان قرار می‌دهند که در یک یا چند پروژه به انتخاب خودشان مشارکت کنند. حتی رهبران پروژه نیز توسط اعضای تیم انتخاب می‌شوند. این بدان معنا است که نه تنها کارکنان به‌طور همزمان در چند پروژه فعالیت می‌کنند که برخی افراد مسئولیت چندین پروژه را بر عهده دارند. به‌عنوان‌مثال یک شخص می‌تواند در دو پروژه نقش رهبر و همزمان در یک پروژه دیگر نقش دیگری را بر عهده داشته باشد.
سازمان‌ها تصمیم‌گیری را بر عهده خود کارکنان می‌گذارند تا انتخاب کنند در چه نقشی می‌توانند بیشترین ارزش را برای کسب‌وکار ایجاد کنند. مانند روش لیست فعالیت‌ها اگر پروژه‌ای انتخاب نشد، درصورتی‌که اهمیتی نداشته باشد به‌طورکلی حذف و در غیر این صورت یا برون‌سپاری می‌شود یا فرد جدیدی برای انجام آن به سازمان دعوت می‌شود.
4- روی مهارت‌ها تمرکز کنید
فقط استعدادها و نقاط قوت مهم نیستند. به مهارت‌ها و مواردی که افراد در آن چیرگی و تسلط دارند هم توجه کنید. دنیل پینک (Daniel Pink) در کتاب انگیزه (Drive) می‌نویسد: چیرگی به معنای اصرار به بهتر و بهتر شدن در یک کار مهم است.
زمانی که چالش‌ها با توانایی‌ها و علایق فرد مطابقت داشته باشد، می‌توان گفت تسلط آغاز شده است. این به معنای توسعه مداوم خود در مورد چیزهایی است که در آن خوب عمل می‌کنید.
5- آموزش نامحدود ارائه دهید
توسعه شخصی با آموزش و تجربه ایجاد می‌شود. اما اصلاً نیازی نیست آموزش‌ها را بر اساس شرح شغل های منسوخ و سنتی تعیین کنید. در بیشتر سازمان‌های مترقی کارکنان خودشان انتخاب می‌کنند در چه کلاس‌ها و کنفرانس‌هایی شرکت کنند. کارکنان در اغلب اوقات می‌دانند می‌خواهند چه علایقی را دنبال کنند و سازمان هم برای تصمیم‌گیری به آنها اعتماد می‌کند. بنابراین هیچ بودجه‌ای صرف آموزش‌های بیهوده نمی‌شود. در این سازمان‌ها در مورد اینکه چه کسی در چه رویدادی شرکت می‌کند، شفافیت وجود دارد.
در شرکت u2i در لهستان یک قانون کلی وجود دارد و آن اینکه بودجه آموزش و کنفرانس نامحدود است. اما استفاده از آن باید منطقی باشد. آنها یک کانال داخلی Slack دارند که کارکنان دلایل خود را برای شرکت در یک کنفرانس خاص بیان می‌کنند.
در شرکت اسپانیایی Cyberclick کارمندان حتی در مورد بودجه آموزش خود تصمیم می‌گیرند و می‌توانند آن را برای هرچه دوست دارند خرج کنند. این بدان معنی است که کارکنان می‌توانند در صورت تمایل یک دوره غواصی یا موج‌سواری را انتخاب کنند. Cyberclick معتقد است که اگر آموزش خاصی به نفع کارکنان باشد، به نفع سازمان نیز خواهد بود.
6- یک استاد راهنما تعیین کنید.
نقش معلمان حرفه‌ای یکی دیگر از اقدامات قدرتمند درزمینه بهره‌مندی از استعدادها است. اساتید راهنما در سازمان متخصصانی هستند که بر موضوعات خاصی تمرکز می‌کنند. برای این کار سازمان‌ها ابتدا تخصص‌هایی که پیشبرد اهداف نیاز است را شناسایی می‌کنند. حوزه‌هایی مانند فروش، بازاریابی، توسعه محصول، تولید، زنجیره تأمین، مالی و… نمونه‌ای از تخصص‌های موردنیاز سازمان است. بعد برای هر حوزه یک استاد راهنما تعیین می‌کنند. نکته مهم اینکه هر کارمند خودش انتخاب می‌کند با کدام حوزه در ارتباط باشد.
7- برای هر کارمند، مربی تعیین کنید
علاوه بر انتخاب اساتید راهنما کارکنان را به انتخاب یک مربی تشویق کنید. وظیفه مربی این است که به کارکنان کمک کند تا بهترین خود را به نمایش بگذارند. یک شرکت IT مستقر در نیویورک دارای یک سیستم دوستانه برای ارتقا مهارت‌ها و استعدادها است. در این شرکت کارکنان یک Talking Partners دارند. و این دو نفر به‌طور منظم برای صحبت در مورد پیشرفت مهارت‌ها و استعدادها با یکدیگر ملاقات می‌کنند.
دیگر با شرح شغل های سنتی استعدادهای سازمان را هدر ندهید!
اکنون زمان آن فرارسیده به‌جای تکیه‌بر شرح شغل های سنتی به شناسایی و کشف استعدادهای کارکنان بپردازید. ببینید چه استعدادهایی در اختیار دارید تا به روشی کارآمد آنها را به کار گیرید. زیرا در سازمان‌های امروزی غم‌انگیزترین مسئله «استعدادهای ناشناخته کارکنان» است.
شرح شغل های سنتی را کنار بگذارید و کارکنان را تشویق به شناسایی و بروز استعدادهای بالقوه کنید. این کار مسیر زندگی کارکنان را تغییر می‌دهد. به کارمندان اجازه دهید تا فرصت‌هایی را پیدا کنند که باعث رشد آنها می‌شود و این امکان را در اختیارشان قرار دهید که مربیانی برای خود انتخاب کنند که می‌توانند به‌طور مداوم از آنها حمایت کنند.
زیبایی استفاده از این روش‌ها به‌جای شرح شغل سنتی این است که به هر دو کارکنان و سازمان کمک خواهد کرد تا پیشرفت کنند.
منبع: corporate-rebels.com
