به بیانی ساده شرح شغل اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل شغل است که وظایف، مسئولیت‌ها و اختیارات شغلی را تعیین می‌کند. این سند یک ابزار بسیار مهم در مدیریت منابع انسانی و پیش‌نیاز بسیاری از فرایندهای منابع انسانی است. به همین دلیل یک شرح شغل نامناسب می‌تواند آسیب‌های جدی به سازمان وارد کند. یکی از مهم‌ترین آسیب‌ها طولانی شدن پروسه استخدام است.
درواقع شرح شغل‌های عمومی، گیج‌کننده و نامشخص می‌تواند تأثیرات نامطلوبی بر فرایند استخدام شما داشته باشد و شما را زمان زیادی در انتظار یافتن کاندیدای مناسب نگه دارد.
این موضوع اغلب در سازمان‌ها اتفاق می‌افتد که شغل تغییر می‌کند، اما شرح شغل تغییر نمی‌کند. شما ممکن است به‌عنوان مسئول استخدام نگاهی به لیست کاندیدای خود بیندازید و از تعداد کم متقاضیان متعجب شوید و از خود بپرسید «چرا تعداد معدودی متقاضی برای این پوزیشن اقدام کرده‌اند؟». باید به شما بگوییم که این امر می‌تواند به دلیل شرح شغل نامناسب شما باشد.
نتایج یک نظرسنجی نشان می‌دهد که درحالی‌که 72٪ از مدیران جذب و استخدام ادعا می‌کنند شرح شغل مشخص و مناسبی ارائه می‌دهند، تنها 36٪ از متقاضیان با آنها موافق هستند. آمارها نشان می‌دهد که علی‌رغم اهمیت، متأسفانه شرح شغل یکی از کم‌کاربردترین ابزارهای منابع انسانی است.
هر آگهی استخدامی شامل خلاصه‌ای از اطلاعات درباره مهارت‌های موردنیاز آن موقعیت شغلی است. ازاین‌رو، شرح شغل ضعیف و نامناسب می‌تواند مانع یافتن بهترین شرایط برای موقعیت شغلی موردنظر شما شود. شرح شغل نامناسب می‌تواند مانع معرفی شما به کاندیداهای مناسب شود. همین‌طور ممکن است نامزدهای نامناسبی را جذب سازمان کند که نتیجه این کار، طولانی شدن فرایند استخدام است.
چرا شرح شغل‌های نامناسب می‌تواند به کسب و کار شما آسیب برساند؟
همان‌قدر که شرح شغل‌های دقیق و مختصر می‌تواند بهترین داوطلبان را برای شرکت در فرایند استخدام جذب سازمان کند و به پروسه جذب شما سرعت ببخشد. برعکس، شرح شغل‌های ضعیف و نامناسب می‌تواند روند استخدام را در سازمان شما طولانی کند.
در ادامه با هم دلایل طولانی شدن پروسه جذب به دلیل شرح شغل نامناسب را بررسی می‌کنیم.
1- جذب متقاضیان فاقد شرایط لازم
جذب تعداد زیادی متقاضی شغل قطعاً مفید خواهد بود اما فقط درصورتی‌که متقاضیان مهارت‌های مرتبط را داشته باشند. شرح شغل‌های نامناسب شاید بتواند تعداد زیادی متقاضی را جذب کند، اما ممکن است اکثر آنها فاقد شایستگی‌های لازم برای ایفای نقش باشند.
بنابراین، درحالی‌که یکی از مهم‌ترین اهداف شرح شغل، جذب نامزدهای واجد شرایط است. زمانی که شرح وظایف شما نامناسب و نامشخص باشد، داوطلبان فاقد صلاحیت را نیز به همراه افراد واجد شرایط جذب می‌کند.
فرض کنیم که شما می‌خواهید داوطلبانی با مهارت native JavaScript استخدام کنید، اما در اسناد مرتبط با شرح شغل شما فقط دانش JavaScript به‌عنوان یک الزام ذکر شده است. بنابراین شما از داوطلبانی که مهارت JavaScript دارند و مهارت‌های خاص native JavaScript را ندارند، رزومه دریافت خواهید کرد. و این زمان موردنیاز برای غربالگری رزومه‌ها را افزایش می‌دهد، به‌خصوص اگر هنوز رزومه‌ها به‌صورت دستی غربالگری می‌کنید.
از طرف دیگر ممکن است به دلیل نامناسب بودن شرح شغل، بهترین افراد را برای استخدام از دست بدهید. سیستم‌های ATS بر اساس کلمات کلیدی که دریافت می‌کنند، به غربال گری رزومه‌ها می‌پردازند. بنابراین چنانچه شرح شغل به‌صورت نامناسبی تدوین شده باشد، کلمات کلیدی نامرتبطی از آن استخراج می‌شود که می‌تواند منجر به رد بهترین داوطلبان دارای مهارت مربوط به شغل شود. فقط به این دلیل که ویژگی‌های لازم برای شغل در شرح شغل وجود نداشته است.
آشنایی با ATS
ATS اختصار یافته Applicant Tracking System به معنای سیستم پیگیری متقاضی/ سیستم ردیابی کارجویان است. ATS یک نوع نرم‌افزار جذب و استخدام نیروی انسانی است که به‌طورکلی کار ساده‌سازی فرایند استخدام را با استفاده از هوش مصنوعی و به‌صورت اتوماتیک انجام می‌دهد. به‌طورکلی مدیریت یکپارچه فرایند استخدام ازجمله مزایای ATS است.
ATS باعث صرفه‌جویی در هزینه و زمان می‌شود اما اشکالاتی هم ممکن است در هنگام کار با ATS ایجاد شود. ATS با استفاده از کلمات کلیدی که مسئولین منابع انسانی انتخاب می‌کنند به رتبه‌بندی رزومه‌های دریافتی می‌پردازد. بنابراین ممکن است متقاضی واجد شرایطی را به خاطر نبود کلمه کلیدی در رزومه رد کند یا اگر کلمه کلیدی اشتباه وارد سیستم شود، سیستم قادر به تصحیح آن نیست و رزومه‌ها را بر اساس همان کلمه کلیدی وارد شده غربالگری می‌کند.
یک مطالعه نشان می‌دهد که 75٪ از رزومه‌ها هرگز توسط استخدام کنندگان دیده نمی‌شود. ازاین‌رو، حتی اگر یک داوطلب به‌نوعی شرح شغل شما را درک کند و برای آن شغل درخواست دهد، سیستم‌های ATS وی را بر اساس کلمات کلیدی رد می‌کنند.
2- کاهش سرعت جذب نیروها
معمولاً شخصی که شرح وظیفه می‌نویسد با شخصی که رزومه‌ها را بررسی می‌کند، متفاوت است. ازاین‌رو، شرح وظایف نه تنها اطلاعات مهارت‌های موردنیاز را به متقاضیان می‌دهد، که راهنمایی برای استخدام کنندگان نیز است.
یک شرح شغل نامناسب می‌تواند استخدام کنندگان را گیج کرده و منجر به تصمیم‌گیری اشتباه در استخدام شود. هر نوع تصمیم‌گیری اشتباه در استخدام هزینه‌های زیادی را برای سازمان ایجاد می‌کند. مشکل دیگری که یک شرح شغل نامناسب ایجاد می‌کند این است که هنگامی‌که مسئولین استخدام در فهم اطلاعات شرح شغل دچار ابهام می‌شوند، برای ایجاد شفافیت به فردی که مسئول تدوین شرح شغل بوده است مراجعه می‌کنند. این رفت‌وبرگشت ممکن است باعث طولانی شدن فرایند استخدام شود.
3- افزایش نرخ خروج
شرح شغل نامناسب می‌تواند منجر به استخدام داوطلبی فاقد شرایط لازم و با مهارت‌های کم شود. این امر می‌تواند منجر به خروج سریع نیروی جدیدالورود شده و نرخ خروج را افزایش دهد. به‌عنوان‌مثال، اگر یک کارمند جدید احساس کند که بین مهارت و مسئولیت شغلی او شکافی وجود دارد، ممکن است بخواهد شغل خود را تغییر دهد. افزایش نرخ خروج منجر به استخدام مجدد کارمندان برای موقعیت‌های بدون متصدی شده و یک دور باطل در فرایند جذب ایجاد می‌کند.
در زمان کنونی سازمان‌ها به راهکار هوش مصنوعی استخدام نیاز دارند. استفاده از هوش مصنوعی در استخدام به مدیران استخدام کمک می‌کند تا شرح شغلی دقیق، مناسب و شفاف بنویسند. این کار می‌تواند پروسه استخدام را کوتاه کند. استفاده از هوش مصنوعی در استخدام همچنین می‌تواند شرح شغل خودکار ایجاد کند که بعد از تدوین به تأیید مدیران برسد. شما می‌توانید از یک سیستم استخدام خودکار مبتنی بر هوش مصنوعی برای استخدام دقیق استفاده کنید و پروسه جذب را تسریع ببخشید.
منبع: www.bbntimes.com
