مدیریت منابع انسانی دقیقاً چیست؟

مدیریت منابع انسانی یا HRM استفاده مناسب از افراد برای دستیابی به اهداف سازمانی است. اساساً تمام مدیران کار را با تلاش دیگران، پیش می‌برند. درنتیجه مدیریت در هر سطح یا بخش سازمان با منابع انسانی در ارتباط است و لازم است مدیران با مفاهیم مدیریت منابع انسانی آشنا باشند. افرادی که با امور منابع انسانی سروکار دارند، چالش‌های زیادی را در این حوزه تجربه می‌کنند. از چالش هایی در زمینه استخدام نیرو گرفته تا وجود قوانین بالادستی. علاوه بر این چالش‌ها، اقتصاد رقابتی (رقابت جهانی) موجب حساسیت سازمان‌های بزرگ و کوچک نسبت به بهره‌وری بیشتر شده است. به دلیل نقش اساسی کارکنان در تحقق بهره‌وری و ایجاد مزیت رقابتی پایدار، مسائل مربوط به مدیریت منابع انسانی باید موردتوجه مدیران عالی سازمان قرار گیرد.

واقعیت این است که اکثر سازمان‌های فعال در یک صنعت، به‌طورکلی به منابع فیزیکی (مواد اولیه و دیگر امکانات لازم) در سطح سازمان‌های دیگر در همان صنعت، دسترسی دارند. بنابراین، ایجاد مزیت رقابتی بر اساس منابع فیزیکی و مالی بسیار دشوار است. از طرفی انسان به‌عنوان باارزش‌ترین دارایی سازمان به ‌شمار می‌رود. پس اگر سازمان بتواند در مدیریت منابع انسانی موفق‌تر از رقبا عمل کند، یعنی بتواند مشارکت کارکنان را در تحقق اهداف سازمان افزایش داده و آن‌ها را در سازمان حفظ کند (نگهداشت کارکنان)، قطعاً سازنده‌تر و سودآورتر از رقبا عمل خواهد نمود.

مفهوم منابع انسانی در گذشته

در اواسط دهه 1970- زمانی که بیشتر مدیران حتی به رایانه دسترسی نداشتند- مدیریت منابع انسانی که در آن زمان مدیریت کارکنان نامیده می‌شد، یک کار مدیریتی آسان به‌حساب می‌آمد. در این دوره از مدیران منابع انسانی، انتظار می‌رفت پرونده‌های پرسنلی را تشکیل دهند و سوابق سازمانی را بایگانی کنند.

خدمات منابع انسانی محدود به پیگیری متقاضیان شغلی، بایگانی مدارک و ثبت نمرات ارزیابی عملکرد سالانه کارکنان بود و ارتباط بسیار کمی با مدیریت فرایندهای کسب‌وکار داشت. در این سازمان‌ها واحد منابع انسانی یک مرکز هزینه برای سازمان به شمار می‌رفت که هیچ سودی برای سازمان ندارد. اگر از نگاه کارفرما به این مسئله نگاه کنیم، حتماً شما هم تأیید می‌کنید که ما برای کسب‌وکار به مراکز درآمد (بخش‌هایی که بازدهی پولی برای سازمان ایجاد می‌کنند) نیاز داریم و مراکز هزینه را نمی‌خواهیم. اما واحدهای منابع انسانی به دلیل ماهیت وظایف خود، نمی‌توانند به‌طور مستقیم برای سازمان درآمد ایجاد کنند. هر چند که آنها می‌توانند به‌طور غیرمستقیم در کسب درآمد و سود قابل‌توجه سازمان نقش داشته باشند.

مفهوم کنونی منابع انسانی

امروزه، محل کار از حالتی که مدیران به کارکنان دستور دهند که چه‌کاری انجام دهند، تغییریافته است و بیشتر کارکنان به‌صورت تیمی فعالیت می‌کنند. از طرفی سازمان‌های امروزی انتظار کسب بهره‌وری بیشتری دارند. در سازمان‌های مدرن، بخش منابع انسانی دیگر یک مرکز هزینه برای سازمان نیست و با سایر بخش‌ها در افزایش درآمد و سود سازمان سهیم است. شاید این سؤال ایجاد شود که بخش منابع انسانی چگونه برای سازمان درآمد و سود کسب می‌کند؟ این کار از طریق افزایش بهره‌وری کارکنان سازمان انجام می‌شود. بهره‌وری، خروجی است که سازمان درازای کیفیت ورودی مدیریت نیروی انسانی خود به‌دست می‌آورد.

کارکردهای مدیریت منابع انسانی

حوزه‌های مختلفی با مدیریت منابع انسانی مؤثر در ارتباط هستند، که در ادامه برخی از آن‌ها تشریح می‌شوند.

1- کارمند یابی و استخدام

استخدام، فرایندی است که سازمان از طریق آن تضمین می‌کند که همیشه تعداد کافی نیروی انسانی با مهارت‌های لازم در مشاغل مناسب را برای دستیابی به اهداف سازمانی در زمان مناسب در اختیار دارد.

برای آن‌که بتوانیم هر زمان که پستی در سازمان خالی شد، نیروی انسانی شایسته‌ای برای تصدی آن پست در اختیار بگیریم به برنامه‌ریزی منابع انسانی نیاز داریم.

2- طراحی و تجزیه و تحلیل شغل

یکی از برجسته‌ترین وظایف مدیریت منابع انسانی تجزیه و تحلیل شغل و طراحی شغل است. به فرایند سیستماتیک برای جمع‌آوری اطلاعات در مورد شغل، تجزیه و تحلیل شغل گفته می‌شود. به گفته برانیک و لوین تجزیه و تحلیل شغل فرایندی نظام‌مند است که به‌واسطه آن ماهیت شغل مشخص می‌شود. اطلاعات شغلی را می‌توان از طریق پرسشنامه، مشاهده، مصاحبه، گروه کانونی و… جمع‌آوری نمود.

با تجزیه و تحلیل شغل می‌توان دریافت هر شغل در سازمان چه وظایفی را در بر می‌گیرد و برای انجام شایسته آن، چه مهارت‌ها و ویژگی‌هایی موردنیاز است. خروجی فرایند تجزیه و تحلیل شغل سند شرح شغل (ویژگی‌های شغل مانند عنوان شغل، وظایف، مسئولیت‌ها، اختیارات و شرایط شغلی) و شرایط احراز شغل (ویژگی های شاغل مانند مهارت‌ها، دانش، تجربه و…) است.

طراحی شغل یکی دیگر از کارکردهای مدیریت منابع انسانی است که با هدف کاهش خستگی و فرسودگی شغلی کارکنان از انجام کارهای تکراری و افزایش رضایت شغلی انجام می‌شود. طراحی شغل به تصمیم‌گیری درباره محتوای شغل، روش‌ها و فرایندهای انجام کار اشاره دارد. 4 نوع متداول طراحی شغل؛ ساده سازی شغل، چرخش شغلی، توسعه شغلی و غنی سازی شغل است.

3- مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد یک سیستم رسمی بررسی عملکرد فردی یا تیمی در سازمان است. این سیستم به کارکنان فرصت می‌دهد که نقاط قوت خود را حفظ و تقویت نموده و نقاط ضعف را بهبود دهند. توجه به میزان تلاش کارکنان و تعیین سطح عملکرد آن‌ها موجب رضایتمندی و بهره‌وری بیشتر می‌شود.

4- توسعه منابع انسانی

آموزش به این منظور طراحی‌شده است که افراد مهارت‌های لازم برای مشاغل فعلی را فرابگیرند. توسعه شامل یادگیری فراتر از نیازهای شغل فعلی است و بر نیازهای بلندمدت تمرکز دارد. توسعه شغلی یک رویکرد رسمی است که سازمان برای اطمینان از دسترسی به افراد با شرایط و تجربه‌های مناسب به‌کار می‌گیرد. سازمان در برنامه‌ریزی شغلی باید هم نیازهای شغلی کارکنان و هم نیازهای سازمانی را در نظر بگیرد.

5- جبران خدمات

پاسخ به این سؤال که میزان حقوق عادلانه چقدر است؟ یکی از دغدغه‌های همیشگی مدیران، اتحادیه‌ها و کارگران بوده است. سیستم جبران خدمات به دنبال فراهم نمودن حقوق و مزایای کافی و عادلانه برای کارکنان است. جبران خدمات به معنای آن چیزی است که کارکنان درازای خدمات ارائه‌شده به سازمان دریافت می‌کنند.

6- روابط کارکنان

هدف مدیریت منابع انسانی ایجاد و اجرای سیاست‌هایی است که با نیازهای ذینفعان خود تناسب داشته باشد. مدیریت منابع انسانی با در نظر گرفتن اختلاف‌های فردی و گروهی در سازمان، سعی در ایجاد احساس عدالت و برابری و رفع نیازهای متنوع افراد دارد.

7- ایمنی و بهداشت

ایمنی به معنای محافظت از کارکنان در برابر صدمات ناشی از حوادث کار است. بهداشت به سلامت کارکنان ازلحاظ جسمی یا عاطفی اشاره دارد. این جنبه‌های شغلی ازاین‌جهت مهم هستند که کارکنانی که در یک محیط امن، کار می‌کنند و از سلامتی خوبی برخوردار هستند، به‌احتمال زیاد مؤثرتر خواهند بود و منافع طولانی‌مدت برای سازمان به همراه خواهند داشت. امروزه، به دلیل وجود قوانین در این زمینه، اکثر سازمان‌ها به ایمنی و بهداشت کارکنان خود توجه دارند.

8- مدیریت دانش

مدیریت دانش به معنای فرایند یا روشی برای ایجاد، به‌دست آوردن، جذب، به اشتراک‌گذاری و استفاده از دانش، برای افزایش یادگیری و عملکرد در سازمان‌ها است. هدف مدیریت منابع انسانی، پشتیبانی از توسعه دانش و مهارت‌های خاص شرکت است که نتیجه فرایندهای یادگیری سازمانی است.

9- مدیریت پاداش

هدف HRM، افزایش انگیزه و تعهد شغلی با استفاده از سیاست‌ها و فرایندهایی است که اطمینان حاصل کنند، افراد به دلیل آنچه انجام می‌دهند و به‌دست می‌آورند، شناخته‌شده و پاداش می‌گیرند.

میان صحبت کردن یا نوشتن درباره موارد ذکر شده و اجرای آن در عمل فاصله بسیاری وجود دارد. تحقق آنچه به‌صورت تئوری بیان می‌شود ساده نیست. ممکن است در مسیر پیاده‌سازی سیستم‌ها با مشکلاتی نظیر کمبود منابع، مقاومت در برابر تغییر، عدم اعتماد مواجه شویم.

10- به اشتراک گذاری اطلاعات

یکی دیگر از کارکردهای اساسی مدیریت منابع انسانی، به اشتراک گذاشتن اطلاعات با کارکنان است. این فعالیت می‌تواند از طریق طراحی یک خبرنامه صورت گیرد تا همه افراد را در جریان آخرین اخبار قرار دهد. به اشتراک گذاری شفاف، مستقیم و به‌موقع اطلاعات برای ایجاد موفقیت‌های سازمانی بسیار مهم است.

HR Analytics (تحلیل منابع انسانی)

تحلیل منابع انسانی یک کارکرد جداگانه در مدیریت منابع انسانی نیست و در تمام فعالیت‌های HR قابل‌اجرا است. به‌عنوان مثال، تجزیه‌و‌تحلیل‌ در مورد ایمنی کار ممکن است علت برخی حوادث ناشی از کار را شناسایی کند یا یک بررسی درزمینه استخدام ویژگی‌های نیروی انسانی را برای موفقیت در فرهنگ شرکت نشان دهد. درست است که دلایل مشکلاتی مانند غیبت‌های بیش‌ازحد یا شکایت‌های مکرر به‌راحتی قابل‌تشخیص نیستند، اما با استفاده از HR Analytics اغلب می‌توان ریشه مشکلات را شناسایی و راه حل‌های ممکن را ارائه کرد.

روابط متقابل کارکردهای مدیریت منابع انسانی

تمام کارکردهای منابع انسانی با یکدیگر مرتبط هستند. مدیریت باید آگاه باشد که تصمیم‌گیری در یک زمینه بر زمینه‌های دیگر تأثیر می‌گذارد. به‌عنوان مثال، اگر شرکتی بر جذب متقاضیان با شایستگی و تخصص بالا تأکید ورزد اما سازمان فاقد سیستم جبران خدمات قابل‌قبول باشد؛ نتیجه فقط اتلاف وقت، تلاش و هزینه است. مگر این‌که محیط کار سالم و ایمنی برای افراد طراحی‌شده باشد یا شرکت برنامه‌های آموزشی برای کارکنان در نظر گرفته باشد.

هدف مدیریت منابع انسانی

هدف کلی مدیریت منابع انسانی این است که اطمینان حاصل کند سازمان می‌تواند از طریق افراد به موفقیت برسد. هدف از استراتژی‌های مدیریت منابع انسانی، پشتیبانی از برنامه‌های بهبود بهره‌وری سازمانی از طریق تدوین سیاست‌هایی درزمینه مدیریت دانش، مدیریت استعداد و ایجاد محیط عالی برای کار است.

هدف دیگر مدیریت منابع انسانی این است که اطمینان حاصل کند سازمان، نیروی کار ماهر، متعهد و باانگیزه را به‌دست آورده و حفظ می‌کند. تحقق این هدف مستلزم انجام عملیات دقیق «استخدام و گزینش، سیستم‌های جبران خدمات، انگیزش، فعالیت‌های مدیریت توسعه و آموزش‌های مرتبط با نیازهای کسب و کار، مدیریت استعداد، مدیریت عملکرد، برنامه‌های جانشین ‌پروری و… است».

ساختار و جایگاه مدیریت منابع انسانی

مسئولیت‌های بخش منابع انسانی را می‌توان به سه حوزه فردی، سازمانی و شغلی تقسیم کرد. مسئولیت در بخش فردی مستلزم کمک به کارکنان در شناسایی نقاط قوت و ضعف، بهبود نقاط ضعف و تقویت نقاط قوت است. این وظایف از طریق فعالیت‌های مختلف مانند بررسی عملکرد و آموزش انجام می‌شود. مسئولیت در بخش سازمانی بر تقویت سیستمی موفق متمرکز است که منابع انسانی (و سایر منابع) را به‌عنوان بخشی از استراتژی‌های سازمان در نظر می‌گیرد. این وظیفه مهم شامل ایجاد و حفظ یک برنامه تغییر است که به سازمان امکان پاسخ‌دهی به تحولات درونی و بیرونی را می‌دهد. در آخر، مسئولیت مدیریت پیشرفت شغلی بر عهده مدیریت منابع انسانی است. این امر مستلزم تطبیق افراد با مناسب‌ترین مشاغل و مسیرهای شغلی درون‌سازمانی است.

چه کسی فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی را انجام می‌دهد؟

افراد یا واحدهایی که وظایف منابع انسانی را انجام می‌دهند، در سال‌های گذشته تغییر کرده است. بسیاری از این تغییرات به این دلیل است که متخصصان منابع انسانی بتوانند نقش استراتژیک‌تری را در سازمان ایفا کنند. رکود اقتصادی نیز موجب شده است که برخی شرکت‌ها واحد منابع انسانی خود را کوچک سازند. البته این تغییرات منجر به حذف هیچ یک از کارکردهای منابع انسانی نشده و اغلب باعث تغییر در روش انجام کارکردهای HR شده است.

برخی سازمان‌ها همچنان وظایف واحد منابع انسانی را در داخل شرکت انجام می‌دهند. با بررسی عملکردهای داخلی در این شرکت‌ها این سؤال‌ها مطرح می‌شود که آیا برخی فعالیت‌های منابع انسانی می‌تواند توسط مدیران صف یا مشاوران منابع انسانی با کارایی بیشتری انجام شود؟ آیا برخی از فعالیت‌ها باید در سازمان حذف شوند؟ آیا فناوری می‌تواند بهره‌وری متخصصان منابع انسانی را بهبود بخشد؟

واقعیتی که وجود دارد این است که تمام فعالیت‌های اجرایی در سازمان‌های امروزی به‌منظور کاهش هزینه، موردبررسی قرار می‌گیرند. واحد منابع انسانی نیز از این قاعده مستثنی نیست و باید همانند سایر واحدها با صرف بودجه کم به پایداری سازمان در فضای رقابتی کمک کند.

در مدیریت منابع انسانی به‌صورت سنتی، مدیر منابع انسانی مسئول تمام فعالیت‌های منابع انسانی سازمان بود. یک متخصص مدیریت منابع انسانی فردی است که به طور معمول تحت عنوان مشاور منابع انسانی یا کارمند منابع انسانی با مدیران دیگر همکاری می‌کند تا به آنها در رسیدگی به امور منابع انسانی کمک کند. متخصص HRM، مسئول اصلی هماهنگی مدیریت منابع انسانی برای کمک به سازمان دررسیدن به اهداف خود است.

بسیاری از بخش‌های منابع انسانی همچنان کوچک می‌شوند و برون‌سپاری منابع انسانی، مراکز خدمات مشترک، سازمان‌های کارفرمایی حرفه‌ای و مدیران صفی، در حال حاضر در انجام بسیاری از فعالیت‌های منابع انسانی سنتی به سازمان‌ها کمک می‌کنند.

مدیران صفی

مدیریت یعنی انجام کارها با و به‌وسیله دیگران. درنتیجه همه مدیران با نیروی انسانی در سازمان سروکار دارند. تصمیم‌گیری در مورد صلاحیت تخصصی متقاضیان شغلی، ارزیابی عملکرد کارکنان زیرمجموعه، ازجمله اقدامات مدیران صفی برای افراد زیرمجموعه است. درواقع مدیریت منابع انسانی یک مسئولیت مشترک، میان مدیران صفی و مدیر منابع انسانی است.

برون‌سپاری منابع انسانی

منظور از برون‌سپاری منابع انسانی، انتخاب مشاور منابع انسانی از خارج سازمان برای انجام یا مشارکت در فعالیت‌های منابع انسانی است. در گذشته صرفه‌جویی در هزینه عامل اصلی برون‌سپاری فعالیت‌های منابع انسانی بود. اما امروزه، کیفیت خدمات و صرفه جویی در زمان، عامل مهم‌تری از صرفه اقتصادی در قراردادهای مشاوره‌ای است.

برون سپاری منابع انسانی (HRO) انتقال اکثر خدمات منابع انسانی به شخصی از بیرون سازمان است. به طور معمول شرکت‌های بزرگ‌تر، بیشتر به برون سپاری در این حوزه می‌پردازند.

مراکز خدمات مشترک منابع انسانی

یک مرکز خدمات مشترک (SSC ) که به‌عنوان مرکز تخصصی نیز شناخته می‌شود، فعالیت‌های متداولی که در سراسر سازمان پراکنده است در یک مکان تلفیق می‌کند. به‌عنوان مثال، یک شرکت با 20 واحد تجاری استراتژیک ممکن است وظایف معمول منابع انسانی را تلفیق کرده و آنها را به‌صورت متمرکز انجام دهد.

مراکز خدمات مشترک جایگزینی برای HRO هستند و اغلب می‌توانند همان صرفه جویی در هزینه و خدمات به مشتری را ارائه دهند. در صورت استفاده از مراکز خدمات مشترک، به تعداد کم‌تری از متخصصین منابع انسانی احتیاج دارید که این باعث صرفه‌جویی قابل‌توجهی در هزینه‌ها می‌شود. متداول‌ترین کارکردهای منابع انسانی که از SSC استفاده می‌کنند مزایا و مدیریت بازنشستگی، حقوق و دستمزد، استخدام، آموزش، برنامه‌ریزی جانشین ‌پروری و مدیریت استعداد است.

سازمان‌های کارفرمایی حرفه‌ای

یک سازمان کارفرمایی حرفه‌ای (PEO) شرکتی است که کارمندان خود را در اختیار شرکت‌های دیگر قرار می‌دهد و کلیه مسئولیت‌های مالی و قانونی مرتبط با آن‌ها را نیز برعهده می‌گیرد. در این روش پرداخت حقوق، حق بیمه و سایر مزایا کارکنان بر عهده PEO است. به‌عنوان مثال، اگر مالیات حقوق پرداخت نشود، PEO در برابر سازمان امور مالیاتی مسئول است.

محیط مدیریت منابع انسانی

علاوه بر عوامل داخلی، بسیاری از عوامل خارجی هستند که بر عملکرد مدیریت منابع انسانی در سازمان تأثیر می‌گذارند. هر یک از این عوامل می‌توانند به‌طور جداگانه یا در ترکیب با سایر عوامل فرصت‌ها یا تهدیدهایی را برای مدیریت منابع انسانی ایجاد کنند.

1- قوانین بالادستی

یکی از عوامل خارجی که تأثیر قابل توجهی بر HRM دارد قوانین بالادستی نظیر قوانین کار و بیمه تأمین اجتماعی است. این قوانین، عملاً طیف وسیعی از سیاست‌های منابع انسانی را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

2- بازار کار

بازار کار شامل کارکنان بالقوه در منطقه جغرافیایی موردنظر برای استخدام است. توانایی‌های کارمندان یک شرکت تا حدود زیادی تعیین می‌کند که سازمان چگونه می‌تواند مأموریت خود را انجام دهد. از آنجا که کارمندان جدید، از خارج از شرکت استخدام می‌شوند، بازار کار یک عامل مهم محیطی محسوب می‌شود. بازار کار همیشه در حال تغییر است و این تغییرات، ناگزیر باعث تغییر در نیروی کار یک سازمان می‌شود.

3- جامعه

جامعه همچنین ممکن است بر HRM تأثیر گذار باشد. عموم مردم دیگر راضی نیستند که بدون هیچ گونه سؤالی، هرگونه پیشنهاد کاری را بپذیرند. شرکت‌ها برای این که مقبولیت اجتماعی داشته باشند باید ضمن رعایت هنجارهای اجتماعی به اهداف خود برسد. مسئولیت اجتماعی مسئولیتی است، که شرکت برای خدمت یا محافظت از منافع گروه‌های دیگری غیر از خود برعهده می‌گیرد. اخلاق، رشته‌ای است که در آن به خوبی و بدی، درستی یا نادرستی و وظیفه و تکلیف اخلاقی پرداخته می‌شود. مسئولیت اجتماعی شرکت (CSR) ارتباط نزدیکی با اخلاق دارد.

4- اتحادیه ها

سطح دستمزد، مزایا و شرایط کار برای میلیون‌ها کارمند تصمیماتی است که به‌طور مشترک توسط اتحادیه‌ها، کارفرمایان و دولت گرفته شده است. یک اتحادیه متشکل از کارمندانی است که به‌منظور مذاکره در مورد شغل مانند دستمزد و ساعت کار به هم پیوسته‌اند.

5- سهامداران

صاحبان یک شرکت سهامدار نامیده می‌شوند. از آنجا که سهامداران، در این شرکت سرمایه‌گذاری کرده‌اند، ممکن است گاهی اوقات برنامه‌هایی را که از نظر مدیریت برای سازمان مفید است، به چالش بکشند. سهامداران از نفوذ فزاینده‌ای برخوردار هستند و ممکن است مدیریت مجبور به توجیه شایستگی یک برنامه خاص از نظر تأثیرگذاری بر روی پروژه‌های آینده، هزینه‌ها، درآمد، سود و حتی منافع کل جامعه شود.

6- رقبا

شرکت‌ها در ارائه محصولات و خدمات خود، با رقابت جهانی روبه‌رو هستند و تازمانی‌که، در موقعیت بازار انحصاری قرار نگیرند، سایر شرکت‌ها محصولات یا خدمات مشابه آن‌ها را به بازار عرضه می‌کنند. در حصول اطمینان از جذب و نگهداشت نیروی انسانی موردنیاز است.

7- مشتریان

افرادی که از کالاها و خدمات یک شرکت استفاده می‌کنند نیز بخشی از محیط خارجی هستند. از آنجا که فروش برای بقای شرکت بسیار مهم است، مدیریت وظیفه دارد اطمینان حاصل کند که افرادی که از طریق فرایند استخدام جذب سازمان می‌شوند خدمات پشتیبانی عالی را به مشتری ارائه می‌دهند. مشتریان به‌طور مداوم محصولات با کیفیت و خدمات پس از فروش را درخواست می‌کنند. بنابراین، نیروی کار یک شرکت باید قادر به تحقق این خواسته‌‌های مشتری باشد. این شرایط مستقیماً به مهارت‌ها، صلاحیت‌ها و انگیزه‌های کارکنان سازمان مربوط می‌شود.

8- فناوری منابع انسانی

با پیشرفت روزافزون فناوری، توانایی طراحی یک سیستم اطلاعاتی مفیدتر برای منابع انسانی (HRIS) فراهم شده است. HRIS بسیاری از فعالیت‌های منابع انسانی را تحت یک سیستم فناوری فراگیر قرار می‌دهد. HRIS را به‌عنوان چتری برای ادغام زیر سیستم‌های مختلف منابع انسانی در نظر بگیرید.

امروزه اجرای مؤثر مسئولیت‌های اصلی منابع انسانی مانند برنامه‌ریزی، استخدام، انتخاب، نظارت بر رعایت قوانین و مقررات، مدیریت مزایا و حفاظت از اطلاعات محرمانه کارمندان بدون HRIS قابل‌تصور نیست. همه برنامه‌های HRIS از طریق رایانش ابری قابل دسترس هستند.

یک عامل مهم در پیشرفت منابع انسانی رایانش ابری است. رایانش ابری، ابزاری برای تهیه نرم‌افزار و داده از طریق اینترنت است. رایانش ابری و استفاده از دستگاه‌های تلفن همراه نحوه کار مدیریت منابع انسانی را تغییر داده است و این تغییرات با سرعت شگفت‌انگیزی در حال رشد است. رایانش ابری به مشاغل اجازه می‌دهد تا در صورت نیاز، آنچه را که نیاز دارند خریداری و استفاده کنند. این به آن‌ها امکان می‌دهد تا سازمان‌های بزرگ از مدیریت مراکز رایانه‌ای خود دور شده و بر مأموریت اصلی شرکت تمرکز کنند. کاربران ابر، توانایی دسترسی ایمن به برنامه را از هر کجای دنیا دارند. متخصصان HR می‌توانند در هر جا که هستند از طریق وب به ابر دسترسی داشته باشند.

9- شبکه های اجتماعی

بخش‌های منابع انسانی از محبوبیت روزافزون رسانه‌های اجتماعی، ازجمله Rabter، LinkedIn ، Facebook ، YouTube و Twitter استفاده می‌کنند. در نظرسنجی‌ای در سال 2011 پاسخ‌دهندگان اعتقاد داشتند که شبکه‌های اجتماعی ابزاری مهم برای جذب، نگهداری و مدیریت کارکنان است. شبکه‌های اجتماعی به‌عنوان یک ابزار منابع انسانی در سازمان استفاده می‌شوند و هزینه پایین مربوط به استفاده از رسانه‌های اجتماعی یک مزیت است. شبکه‌های اجتماعی در جذب متقاضیان مشارکت می‌کنند و به شرکت‌ها امکان به اشتراک‌گذاری دانش، آموزش، افزایش آگاهی از برند سازمانی و ارتقا برند کارفرمایی را می‌دهند.

10- اقتصاد

اقتصاد ملی و جهانی یک عامل مهم محیطی تأثیرگذار بر HRM است. وقتی اقتصاد در حال رونق است، استخدام نیروهای واجد شرایط، دشوارتر است. از طرف دیگر، وقتی رکود اقتصادی تجربه می‌شود، متقاضیان بیشتری به‌طور معمول در دسترس هستند.

این وضعیت زمانی پیچیده می‌شود که، بخشی از کشور با رکود اقتصادی روبه‌رو شود، بخش دیگر با رشد آهسته و بخش دیگری رونق را تجربه کند. یک چالش اساسی که HR با آن روبه‌رو است کار در این فضای اقتصادی پویا و همیشه در حال تغییر است.

11- رویدادهای پیش بینی نشده

حوادث غیرمنتظره اتفاقات غیرقابل‌پیش‌بینی در محیط هستند. هر فاجعه‌ای (طبیعی یا انسانی) به‌احتمال زیاد نیاز به تغییراتی در مدیریت منابع انسانی دارد. نشت نفت در خلیج مکزیک در سال 2010 باعث تغییرات عمده‌ای در عملکرد بسیاری از کارکردهای منابع انسانی شد. یا پس از طوفان کاترینا، دانشگاه تولان تعداد کارمندان خود را کاهش داد. فکر کنید پس از سونامی در ژاپن، کارخانه‌های اتومبیل‌سازی ژاپن در ایالات‌متحده به دلیل کمبود قطعات تولیدشده در ژاپن مجبور به تعطیلی موقت شدند. سایر بلایا مانند زلزله، گردباد، سیل و آتش‌سوزی، نوع دشواری ایجاد می‌کند.

قطعاً بهترین مثال برای تأثیر رویدادهای پیش‌بینی‌نشده بر مدیریت منابع انسانی، شیوع بیماری کرونا در سال 1398 و پس از آن است.

مدیریت منابع انسانی و پاندمی کرونا

پاندمی کرونا دنیای کسب‌وکار را با تحول بزرگی روبه‌رو ساخت. عده‌ای از کارکنان به دلیل محدودیت‌های اعمال‌شده شغل خود را از دست دادند، عده‌ای از خانه به فعالیت پرداختند و عده‌ای نیز به دلیل شرایط کاری با افزایش خطر ابتلا به بیماری روبه‌رو شدند. در چنین شرایطی مدیریت افراد بسیار مهم و چالش‌برانگیز است.

کارفرمایان برای دستیابی به استراتژی‌های منابع انسانی که توان حل چالش‌های فعلی را داشته باشد، وابستگی بیشتری به واحد منابع انسانی پیدا کردند و منابع انسانی در خط مقدم پاسخ کارفرمایان به بحران کرونا قرار گرفت.

برخی چالش هایی که مدیریت منابع انسانی در پاندمی کرونا با آن مواجه شد، عبارتند از:

• محافظت از کارکنان در برابر ویروس
•  پایداری و حفظ عملیات کسب‌وکار
•  کار از راه دور (دورکاری)
•  غنای فرهنگ سازمانی در محیط کاری پراکنده ازنظر جغرافیایی
•  حفظ استعدادها
•  افزایش مشارکت نیروی دورکار
• و…

در چنین شرایطی انعطاف‌پذیری در مدیریت مؤثر منابع انسانی نقش مهمی ایفا می‌کند. به‌طورکلی می‌توان گفت مدیریت افراد در شرایط تغییر باید چابک‌تر و انعطاف‌پذیرتر باشد.