در مقالات قبلی درباره یکی از آسیب‌های ناشی از شرح شغل نامناسب یعنی طولانی شدن پروسه استخدام صحبت کردیم. یکی از دلایلی که باعث ناکارآمدی و ضعیف بودن شرح شغل‌ها می‌شود، عدم بروزرسانی شرح شغل است. بنابراین بسیار مهم است که با تغییر وظایف شغلی در زمان پاندمی کرونا، فراموش نکنیم که باید شرح شغل را نیز به‌روز کنیم.
اهمیت بروزرسانی شرح شغل ها
اسناد شرح شغل به‌عنوان یک ابزار در منابع انسانی به شمار می‌رود. می‌توان از شرح شغل ها به‌عنوان عناصری سازنده در برنامه‌ریزی استراتژیک سرمایه‌های انسانی، برنامه‌های حقوق و دستمزد و جبران خدمات استفاده کرد. همین‌طور شرح شغل‌ها نقش مهمی در مدیریت عملکرد، طراحی مسیر پیشرفت شغلی و حتی استخدام کارکنان دارند.
به‌بیان‌دیگر می‌توان گفت زیربنای سایر اقدامات مدیریت منابع انسانی، شرح شغل است. بنابراین اگر شرح شغل به‌درستی تدوین نشود یا در زمان مناسب بروزرسانی شرح شغل صورت نگیرد، می‌تواند طراحی و اجرای سایر زیرسیستم‌های منابع انسانی را دچار انحراف سازد.
دو حالت کلی برای تجزیه و تحلیل مشاغل در سازمان می‌توان در نظر گرفت. حالت اول زمانی است که سازمان به‌تازگی تأسیس یافته یا شغل جدیدی در سازمان ایجاد شده است. در این حالت باید شرح شغل تنظیم شود. حالت دوم زمانی است که اسناد شرح شغل در سازمان وجود دارد اما به دلیل ایجاد تغییرات در شغل، شرح شغل باید بروزرسانی شود.
در سازمان‌ها اغلب بروزرسانی شرح شغل ها همراه با ارزیابی عملکردهای سالانه یا هنگام استخدام نیروهای جدید انجام می‌شود. اما با توجه به اینکه این روزها بسیاری از کارفرماها به دلیل محدودیت هزینه‌های ناشی از شیوع ویروس کرونا از کارکنان خود می‌خواهند مسئولیت‌های بیشتری را بپذیرند، فرصت مناسبی برای بروزرسانی اسناد شرح شغل در سازمان‌ها است.
نظر متخصصین منابع انسانی درباره بروزرسانی شرح شغل ها
Candace Nicolls، معاون ارشد امور کارکنان و محیط کار در Snagajob می‌گوید:
مهم‌تر از هر چیزی این است که تمام وظایف اصلی که از کارکنان می‌خواهید انجام دهند را ثبت کنید تا در مورد آنچه از آنها انتظار می‌رود انجام دهند، کاملاً شفافیت وجود داشته باشد. مشخص کردن آنچه که یک شخص باید در نقش خود انجام دهد و تعیین انتظارات، معیار محسوسی در موفقیت به شمار می‌رود.
پاول ولف، معاون ارشد منابع انسانی Indeed، می‌گوید:
ازآنجاکه پاندمی کرونا بسیاری از شرکت‌ها را مجبور به تغییر شیوه فعالیت خود برای آینده کرده است، بنابراین هرگونه تغییر در فرایندها و رویه‌ها باید در شرح شغل موردتوجه قرار گیرد.
نیکولز بیان می‌کند:
اکنون زمان خوبی برای ارزیابی مجدد مهارت‌های موردنیاز برای انجام کار است. ممکن است مهارت‌هایی وجود داشته باشد که شما بر اساس تغییر نیازهای کسب و کار، بیشتر به آنها نیاز دارید. یا مهارت‌هایی که به دلیل تغییر نیاز سازمان دیگر به آنها نیازی نیست.
شرح شغل
هر شرح شغل باید بر اساس نتایج تجزیه و تحلیل شغل تدوین شده باشد. فرایند تجزیه و تحلیل شغل توسط متخصصان منابع انسانی، سرپرستان و کارکنان انجام می‌شود. علاوه بر تعریف عنوان شغلی، گرید شغلی، حقوق و دستمزد، شرح شغل باید حداقل صلاحیت‌ها و مهارت‌های لازم برای انجام کار را توصیف کند.
سایر مشخصات مربوط به نقش، مانند استانداردهای عملکرد و انتظارات مدیریتی، محدوده اختیارات، ساعت کاری، محل کار و شرایط سفرهای کاری نیز باید در شرح شغل درج شود.
سؤالاتی که در حال حاضر همه سازمان‌ها با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنند، این است که:
- کارکنان از کجا می‌توانند کار خود را انجام دهند؟
- چگونه می‌توان سطح تعامل مناسبی با کارکنانی که از نظر جغرافیایی پراکنده هستند، برقرار کرد؟
- چگونه می‌توان در این شرایط کاری، فرایند جامعه پذیری کارکنان جدید، را اجرا کرد؟
جف اسمیت، روانشناس و مدیر آکادمی Best-Self در 15Five که یک مرکز مشاور مدیریت در سانفرانسیسکو است، می‌گوید: متخصصان منابع انسانی باید با مدیران در بروزرسانی شرح وظایف، انتظارات عملکرد و شایستگی‌ها مشارکت داشته باشند. آنها با هم می‌توانند اطمینان حاصل کنند که بروزرسانی شرح شغل در رفع نیازهای مهم منابع انسانی مانند شاخص‌های جبران خدمات مفید است.
اسمیت تأکید می‌کند که هنگام ایجاد شرح شغل برای موقعیت جدید، متخصصان منابع انسانی که با مدیران همکاری می‌کنند، ابتدا باید نیازهای کسب و کار را بررسی کنند. سپس، یک فرایند ساده برای اولویت‌بندی آنچه در شرح شغل برای دستیابی به مهم‌ترین نتایج لازم است، ایجاد کنند.
6 مرحله برای اجرای تجزیه و تحلیل شغل
1. در هنگام تنظیم و بروزرسانی شرح شغل از کارمندان و مدیران مستقیم آنها بخواهید که وظایف و مسئولیت‌های اصلی موقعیت شغلی را شناسایی کنند. مثلاً با استفاده از پرسشنامه‌های آنلاین می‌توانید این کار را انجام دهید.
2. با کارکنان مصاحبه کنید. همین‌طور می‌توانید از روش مشاهده استفاده کنید. مشاهده باید حین انجام وظایف کارکنان در زمان‌های مختلف و حداقل به مدت یک هفته صورت گیرد. روش مشاهده برای جمع‌آوری اطلاعات اضافی در مورد نحوه انجام وظایف شغلی و مدت زمانی که برای انجام هر وظیفه صرف می‌شود، مفید است.
3. با همکاران و مشتریانی که با کارکنان در تعامل هستند، مصاحبه داشته باشید.
4. برای مقایسه سطح حقوق و وظایف و مسئولیت‌های شغلی، از منابع خارج سازمان اطلاعات جمع‌آوری کنید.
5- شغل را با مشاغل دیگر بخش و همچنین گریدها و خانواده‌های شغلی دیگر مقایسه کنید تا مشخص شود در کدام بازه حقوق و دستمزد قرار دارد.
6. در فرایند تنظیم و بروزرسانی شرح شغل ها حتماً نتایج را با کارکنان و مدیران آنها در میان بگذارید و با استفاده از بازخوردی که از آنها دریافت می‌کنید، یافته‌ها را تغییر داده و وظایف و مسئولیت‌های شغلی دقیقی به‌دست آورید.
اشتباهات رایج در استفاده از شرح شغل
یکی از رایج‌ترین اشتباهاتی که متخصصان منابع انسانی انجام می‌دهند استفاده از شرح شغل به‌عنوان آگهی استخدام است. درحالی‌که شرح شغل و آگهی شغلی دو چیز متفاوت هستند. آگهی شغل چیزی است که یک شرکت برای جذب نیرو در موقعیت‌های شغلی بدون تصدی استفاده می‌کند، درحالی‌که شرح شغل وظایف اساسی، شرایط شغلی و نیازهای فیزیکی شغل را پوشش می‌دهد.
به گفته اسمیت شرح شغل باید همیشه شامل نتایجی باشد که آن موقعیت شغلی مسئولیت آن را بر عهده دارد و اینکه چرا نتایج برای شرکت مهم هستند و ارزش‌های شرکت چیست. بیان ارزش‌ها به کارمندان درک روشنی ازآنچه باید آنها بر آن متمرکز شوند، می‌دهد. همین‌طور دید روشنی از چگونگی کمک آنها به استراتژی کلی شرکت، ارائه می‌دهد. همین موضوع انگیزه‌بخش کارکنان برای موفقیت است.
اشتباه رایج دیگری که متخصصان منابع انسانی هنگام تنظیم و بروزرسانی شرح شغل ها انجام می‌دهند، نوشتن توضیحات شغلی بیش‌ازحد طولانی یا بیش‌ازحد پیچیده است. این کار می‌تواند منجر به لیست‌های غیرمنطقی از مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و وظایف شود که ممکن است با نتایج اصلی عملکرد مرتبط نباشد.
بر روی سادگی و حداقل نیازها برای دستیابی به نتایج دلخواه یک نقش تمرکز کنید. به‌عنوان‌مثال، شما به یک مدرک غیرضروری یا سال‌ها تجربه بیش‌ازحد نیاز ندارید.
فراگیر باشید
اگرچه شرح شغل و آگهی‌های شغلی نباید جایگزین یکدیگر باشند، اما آنها می‌توانند مکمل یکدیگر باشند. به‌عنوان‌مثال، می‌توان از شرح شغل های مدون برای ایجاد پست‌هایی استفاده کرد که به تقویت تأکید شرکت بر تنوع و عدالت در استراتژی‌های استخدام کمک می‌کنند.
برای کارفرمایان مهم است که به طیف وسیعی از کارجویان دسترسی داشته باشند. یکی از راه‌های ایجاد فراگیری تمرکز بر مهارت است. علاوه بر مهارت‌های سخت مانند تخصص فنی، مهارت‌های نرم مانند تصمیم گیری و حل مسئله را نیز در نظر بگیرید. همچنین به توانایی همکاری و رفتارهایی که می‌تواند به فرهنگ شرکت کمک کند، توجه کنید.
یک لیست طولانی از شایستگی‌های لازم در آگهی استخدام می‌تواند بسیاری از نامزدهای خوب را از ارائه درخواست برای این نقش منصرف کند، زیرا ممکن است احساس کنند همه شرایط ذکرشده در آگهی استخدام را ندارند.
منبع: shrm.org
