مصاحبه تلفنی موثر یکی از مراحل مهم فرایند استخدام است. این نوع مصاحبه هم به سازمان‌ها این فرصت را ارائه می‌دهد که متقاضیان شغلی را ازنظر مهارت و تناسب با فرهنگ‌سازمانی ارزیابی کنند و هم به متقاضیان این امکان را می‌دهد که انتخاب کنند که آیا فرصت شغلی پیشنهادی در سازمان برایشان مناسب است یا خیر؟
درواقع هدف از مصاحبه تلفنی، غربالگری متقاضیان شغلی از طریق تلفن به‌جای دعوت حضوری است. گزینش و حذف متقاضیان از طریق تماس تلفنی باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه و همین‌طور ساده‌سازی فرایند استخدام می‌شود. درست است که هر سازمانی فرایند استخدامی متفاوتی دارد اما بسیاری از سازمان‌ها مصاحبه تلفنی به شیوه موثر را به‌عنوان یکی از مراحل اولیه در فرایند استخدام در نظر می‌گیرند. با برگزاری یک مصاحبه تلفنی کوتاه اما موثر در ابتدای فرایند استخدام این اطمینان حاصل می‌شود که متقاضیانی به مرحله بعدی استخدام ورود پیدا می‌کنند که، از حداقل شرایط لازم برخوردار هستند.
در شرایطی که بسیاری از شرکت‌ها مصاحبه تلفنی را صرفاً به‌عنوان یک کار اداری انجام می‌دهند، سازمان شما می‌تواند با انجام یک مصاحبه تلفنی موثر متقاضیان شغلی شایسته را انتخاب کند. برای برگزاری مصاحبه تلفنی موفقیت آمیز شما به یک راهنمای انجام مصاحبه تلفنی نیاز دارید.
مصاحبه تلفنی موثر به فرایند استخدام سازمان چه کمکی می‌کند؟
همان‌طور که گفته شد، کارفرمایان از مصاحبه تلفنی به‌عنوان راهی برای شناسایی و جذب نامزدها برای استخدام استفاده می‌کنند. از مصاحبه‌های تلفنی برای محدود کردن تعداد متقاضیانی که برای مصاحبه حضوری دعوت می‌شود، استفاده می‌شود.
تماس تلفنی روشی نسبتاً سریع و کم‌هزینه برای تعیین تناسب متقاضی با شرکت است. فرض کنید متصدی یک شغل باید گواهینامه رانندگی داشته باشد و در رزومه وی اشاره‌ای به این موضوع نشده باشد، به‌راحتی از طریق مصاحبه تلفنی موثر می‌توان به چنین اطلاعاتی دست‌یافت.
مصاحبه‌های تلفنی برای سرعت بخشیدن به فرایند مصاحبه با به حداقل رساندن اتلاف وقت و حذف نامزدهای ضعیف‌تر، بسیار ارزشمند هستند. برگزاری مصاحبه تلفنی موثر فقط به سود کارفرمایان نیست، این کار به نفع متقاضیان شغلی نیز است. زیرا آنها نمی‌خواهند وقت خود را صرف مصاحبه‌ای کنند که هرگز نتیجه‌ای برای آنها نخواهد داشت.
چه زمانی از مصاحبه تلفنی استفاده کنیم؟
اگرچه انجام مصاحبه تلفنی موثر به‌عنوان یکی از مراحل اولیه فرایند استخدام در هر شرایطی امکان‌پذیر است اما اگر دریکی از موقعیت‌های زیر قرار دارید حتماً از مصاحبه تلفنی استفاده کنید.
– شما انبوهی از رزومه‌های تأیید شده دارید و باید لیست نامزدهای احتمالی خود را کاهش دهید.
– وقت زیادی ندارید و استخدام سریع برای شما بسیار بااهمیت است.
– موقعیت شغلی نیاز به ارتباط تلفنی عالی دارد.
– شما می‌خواهید فرایند مصاحبه خود را تا حد ممکن کارآمد کنید.
راهکارهای مناسب برای اجرای یک مصاحبه تلفنی موثر چیست؟
1- مصاحبه‌های تلفنی را در یک روز برنامه‌ریزی کنید.
پگی مک کی، نویسنده کتاب How to Ace Your Phone Interview، توصیه می‌کند: «در صورت امکان همه مصاحبه‌های خود را برای یک روز برنامه‌ریزی کنید.» داشتن مکالمه نزدیک به شما کمک می‌کند نکات مثبت و منفی داوطلبان را بهتر به خاطر بسپارید. البته این نوع برنامه‌ریزی نباید باعث انجام مصاحبه‌های متوالی و طولانی‌مدت شود. در کل بیش از 4 ساعت مصاحبه تلفنی در روز انجام ندهید. انجام مصاحبه تلفنی طولانی‌مدت باعث خستگی شما و کاهش کیفیت مصاحبه‌ها می‌شود.
2- مصاحبه تلفنی را ساختاریافته انجام دهید.
ابتدای فرایند استخدام یک جلسه با مدیر استخدام و مدیر واحد تخصصی شغل مربوطه برگزار کنید تا مهارت‌ها و ارزش‌هایی که متقاضیان شغلی باید داشته باشد را به‌دست آورید. از این موارد در طرح سؤالات مصاحبه استفاده کنید. با این کار هم مطمئن می‌شوید که داوطلبان را با معیارهای صحیح ارزیابی کرده‌اید و هم تمام داوطلبان را با معیارهای یکسان ارزیابی نموده‌اید.
3- با آمادگی کامل مصاحبه تلفنی انجام دهید.
قبل از مصاحبه تلفنی زمانی را به بررسی رزومه، صفحه LinkedIn و سایر شبکه‌های اجتماعی متقاضی، شرح وظایف شغل موردنظر و طرح سؤالات مناسب برای هر یک از متقاضیان اختصاص دهید. این کار نه تنها به ارزیابی درست شما از متقاضی کمک می‌کند که باعث می‌شود متقاضی احساس ارزشمندی پیداکرده و برداشت مثبتی از سازمان شما داشته باشد.
همین‌طور هنگام تعیین وقت مصاحبه‌های تلفنی، میزان زمان لازم برای هر کاندید را تخمین بزنید. بهتر است مصاحبه‌ها را پشت سر هم و بدون فاصله زمانی مناسب قرار ندهید. چراکه ممکن است مصاحبه بیشتر از زمان تخمین زده شما طول بکشد. ضمن این‌که شما هم برای ارزیابی داوطلب در برنامه خود به کمی زمان نیاز دارید.
4- در تعیین زمان مصاحبه تلفنی انعطاف‌پذیر باشید.
ممکن است شما زمان مصاحبه تلفنی را از قبل با داوطلبان هماهنگ کنید. در غیر این صورت بهتر است ابتدای مکالمه از آنها بپرسید که آیا در شرایط مناسبی برای گفتگو با شما هستند یا خیر؟ ممکن است آنها در حال رانندگی باشند یا در هر موقعیت نامناسب دیگری. متقاضیان شغلی که اکنون مشغول به‌کار هستند ممکن است از شما بخواهند در تایم استراحت یا خارج از ساعات کاری با آنها تماس بگیرید. انعطاف پذیری در تعیین زمان گفتگو از راهکارهای اجرای مصاحبه تلفنی موثر است.
5- نامزدها را درگیر مکالمه کنید.
تسلط بر سؤالات مصاحبه تلفنی ممکن است شما را به این دام بیندازد که خیلی سریع وارد مرحله پرسشگری شوید و فراموش کنید باید ابتدا با متقاضی ارتباط برقرار کنید. برای ایجاد ارتباط با سؤالاتی نظیر «در مورد خودتان به من بگویید»،«شما در مورد این شرکت چه می‌دانید؟»،«چه چیزی شما را به این کار جذب کرد؟» و… شروع کنید.
مک کی می‌گوید: «هنگامی‌که برای اولین بار با یک متقاضی تماس می‌گیرید، هدف شما باید قبل از پرسیدن سؤالات تخصصی، ایجاد ارتباط با آنها باشد.»
6- سؤالات مناسب بپرسید.
پس از ایجاد رابطه با مصاحبه‌شونده، سؤالات خود را بر مبنای مهم‌ترین مهارت‌ها و دانش موردنیاز موقعیت شغلی قرار دهید. سؤالاتی پیرامون شایستگی‌ها، تجربه‌های کاری، ترجیحات کاری داوطلب، تناسب فرهنگی و شرایط حقوقی مطرح کنید.
7- فرصتی برای طرح سؤال به متقاضیان شغلی بدهید.
انتخاب یک امر دو طرفه است. پس به همان اندازه که شما از حق پرسشگری و غربالگری افراد برخوردارید آنها نیز حق‌دارند شما را ارزیابی کنند. برای اجرای مصاحبه تلفنی موثر، به داوطلبان فرصت دهید تا در طول مکالمه و در پایان آن سؤالات خود را بپرسند. از این طریق شما هم به اطلاعات بیشتری از متقاضیان دست می‌یابید، بنابراین به مواردی که آنها علاقه دارند در مورد آن صحبت کنند، توجه کنید.
8- از تکنیک‌های مصاحبه حضوری در هنگام مصاحبه تلفنی استفاده کنید.
بسیاری از استراتژی‌هایی که شما در طول مصاحبه‌های حضوری به‌کار می‌گیرید، در مصاحبه‌های تلفنی به خوبی می‌توانند به‌کار گرفته شوند. مثلاً می‌توانید از متقاضی بخواهید در مورد موضوعی بیشتر توضیح دهد و خودتان سکوت کنید. در این شرایط او برای پر کردن سکوت حاکم شده تمایل بیشتری دارد و اطلاعات صریح و آشکاری بیان می‌کند. حتی می‌توان از زبان بدن هم استفاده کرد لبخند زدن، ایستادن و… باعث تغییر صدای شما می‌شود.
9- عوامل حواس‌پرتی را کاهش دهید.
قطعاً متمرکز شدن بر مصاحبه تلفنی چالش‌برانگیزتر از مصاحبه حضوری است. زیرا شما نمی‌توانید با داوطلب ارتباط چشمی برقرار کنید. بنابراین حتی از انجام دو کار ساده در زمان مصاحبه پرهیز کنید. شما باید اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای انجام مصاحبه دارید و مکانی که برای مصاحبه انتخاب کرده‌اید، ساکت و آرام است. اگر از تلفن همراه استفاده می‌کنید از آنتن دهی مناسب اطمینان حاصل کنید.
10- یادداشت‌برداری کنید.
اگر با چندین متقاضی مصاحبه تلفنی برگزار کنید، نباید به ذهن خود برای یادآوری اطلاعات تکیه کنید. حتماً در طول مصاحبه تلفنی از موارد مهم یادداشت‌برداری کرده و درصورتی‌که داوطلبان به مرحله مصاحبه حضوری راه پیدا کردند یادداشت‌ها را در اختیار سایر مصاحبه‌کنندگان نیز قرار دهید.
11- در پایان مکالمه مراحل بعدی به متقاضی اطلاع دهید.
برای داشتن مصاحبه تلفنی موثر، در پایان مصاحبه تلفنی از داوطلب به خاطر زمانی که در اختیار شما داده است تشکر کنید و سایر مراحل استخدامی و زمان اعلام نتیجه را به او اطلاع‌رسانی کنید.
به‌عنوان یک مصاحبه‌گر، چگونه می‌توانم مصاحبه تلفنی موثری داشته باشم؟
1- سؤالات خود را آماده کنید.
2- از نرم‌افزارهای مدیریت زمان استفاده کنید تا زمان‌بندی را آسان کنید.
3- یک مقدمه کوتاه و مؤدبانه بیان کنید.
4- از تمامی متقاضیان سؤالات یکسان بپرسید.
5- جواب‌های آنها را یادداشت کنید.
زمان مصاحبه تلفنی را کوتاه کنید و به سؤالات از پیش تعیین‌شده پایبند باشید. یک مصاحبه تلفنی موثر بسته به شغل و داوطلب بین 15 تا 30 دقیقه طول می‌کشد. از طرفی پرسیدن 5 تا 10 سؤال تعداد ایده آلی برای تعداد سؤالات است.
