علی‌رغم کاربرد گسترده مدیریت بر مبنای هدف (MBO) در سراسر جهان، هنوز اتفاق نظر در مفهوم آن وجود ندارد. برخی آن را یک ابزار برای ارزیابی می‌دانند. برخی دیگر یک تکنیک انگیزشی و برخی هم ابزاری برای برنامه‌ریزی و کنترل. اما واقعاً مدیریت بر مبنای هدف چیست؟
مفهوم مدیریت بر مبنای هدف (MBO)
مدیریت بر مبنای هدف (Management By Objective) یا همان MBO، یک مدل مدیریت استراتژیک است که از طریق ایجاد هم‌راستایی بین اهداف کلان و اهداف خرد، عملکرد سازمانی را بهبود می‌بخشد. مدیریت بر مبنای اهداف یک سیستم اطلاعاتی مدیریتی برای مقایسه دستاوردها یا عملکرد واقعی با اهداف تعریف شده است. اگر بخواهیم خیلی ساده این مفهوم را تعریف کنیم، می‌توانیم بگوئیم MBO یعنی تعیین هدف، برنامه‌ریزی برای دستیابی به هدف و بررسی و کنترل نتایج.
فرض کنید می‌خواهیم برای «پیمانکاران ساخت و ساز ساختمانی» بر اساس مدیریت بر مبنای هدف برنامه‌ریزی کنیم. گام اول هدف‌گذاری است. دقت کنید اهداف باید در راستای اهداف کلان تعریف شوند. «کاهش حوادث ناشی از کار» یکی از اهداف تعیین‌شده در راستای هدف ارتقا ایمنی و بهداشت کار است. پس از تعیین هدف باید برنامه‌ریزی برای دستیابی به آن صورت پذیرد. چه اقداماتی لازم است تا هدف «کاهش حوادث ناشی از کار» محقق شود. یکی از این اقدامات (برنامه 1) «آموزش مسائل ایمنی به کارکنان» و اقدام دیگر (برنامه 2) «تهیه ابزار و وسائل ایمنی» نظیر کلاه ایمنی و… برای افراد است. نتیجه به دست آمده پس از اقدامات صورت گرفته هم «تعداد حوادث و سوانح کاری» است.
اصول مدیریت بر مبنای هدف
چه اصولی بر مفهوم مدیریت بر مبنای هدف حاکم است؟ اصل اول در مدیریت بر مبنای هدف «هدف‌گذاری مشارکتی» است. بررسی‌ها نشان داده کسانی که در تعیین اهداف مشارکت دارند، بسیار موفق‌تر از کسانی عمل می‌کنند که در هدف‌گذاری دخالتی نداشته‌اند. مهم‌ترین مزیت مدیریت بر مبنای هدف همین اصل هدف‌گذاری مشارکتی است. کارمندان با همکاری مدیران خود اهداف کاری خود را تعیین می‌کنند. در واقع مدیران اهداف سازمانی را به افراد زیرمجموعه شرح داده و در راستای تحقق آنها بر سر اهداف فردی توافق می‌کنند.
اصل دوم مدیریت بر مبنای هدف مربوط به ویژگی‌های هدف است. انتخاب اهداف باید چالشی اما دست‌یافتنی باشد. دستیابی به هدف باید منطقی باشد و فرد باور داشته باشد که می‌تواند به آن دست یابد. چالشی و دست‌یافتنی بودن هدف اقتضایی است و بر حسب توانایی‌هایی فرد و وضع موجود تعیین می‌شود. هدف در اینجا می‌تواند کمی (مثلاً افزایش ده درصدی ساعات آموزشی) یا کیفی (اجرای دوره‌های آموزشی مؤثر) باشد.
ارائه بازخورد مداوم اصل سوم مدیریت بر مبنای هدف است. نتایج باید به‌صورت مداوم اندازه‌گیری شود و در طی جلساتی فی مابین مدیر و کارمند در مورد میزان پیشرفت کار صحبت شود. رئیس فقط ارزیاب نیست. او نقش مشاور را هم برعهده دارد. بنابراین باید به فرد راهکارهای بهبود ارائه دهد و به رشد و توسعه فردی کارمند نیز توجه کند.
اصل چهارم تمرکز بر پاداش به‌جای تنبیه است. این نتایج هستند که باید مورد انتقاد قرار گیرند، نه شخصیت فرد.
دوره ارزیابی برای هدف نیز باید مشخص شود. یعنی همان اعمال محدودیت زمانی. این دوره می‌تواند 3 ماهه، 6 ماهه یا یک‌ساله انتخاب شود.
تاریخچه مدیریت بر مبنای هدف
مفهوم MBO را همه با نام پیتر دراکر می‌شناسند. چراکه اولین بار او که پدر کسب و کار نوین نام دارد در سال 1954 در کتاب «تمرین مدیریت» مفهوم مدیریت بر مبنای هدف را مطرح کرد. بعدا این مفهوم توسط یکی از شاگردان او به نام جورج اودیورن در سال 1960 توسعه یافت. اما نمی‌توان گفت که ایده اولیه این مفهوم برای پیتر دراکر است. چراکه این مفهوم آمیخته‌ای از مفاهیمی است که از سال‌ها قبل مطرح شده بود.
هدف‌گذاری، مشارکت در تعیین اهداف و ارائه بازخورد مفاهیم پایه‌ای هستند که MBO متشکل از آنها است. آیا منطقی است که همه این مفاهیم در سال 1954 مطرح شده باشد؟ قبل از اظهارات پیتر دراکر در مورد MBO، نظراتی در مورد اهمیت برنامه‌ریزی (به معنای تعیین هدف و برنامه‌ریزی مناسب برای تحقق آن) وجود داشت.
مفهوم مشارکت نیز از سال 1932 یعنی زمان مشاوران مدیریت علمی مطرح شده بود. مانند گیلبرت که اذعان داشت «استانداردها را باید افرادی تعیین کنند که کار به آنها اختصاص یافته.» یا نظرات دیگری در زمینه مشارکت کارکنان مانند اینکه «اگر کارگران در سازمان مشارکت داشته باشند نیاز به سیستم‌های پرداخت برای انگیزش آنها نیست».
اهمیت بازخورد در ارزیابی عملکرد کارکنان نیز مفهومی بود که قبل از ظهور مدیریت بر مبنای هدف مطرح شده بود. بنابراین مفاهیم مختلفی که در مورد آنها بحث شد تحت یک نظریه خاص با نام MBO توسط پیتر دراکر مطرح شد.
مزایای MBO
مزیت عمده مدیریت بر مبنای هدف این است که تعهد و انگیزه کارکنان بهبود می‌یابد. اما چگونه؟ افزایش مشارکت افراد در هدف‌گذاری و بررسی معیارهایی که باید ارزیابی شوند، منجر به افزایش تعهد کارکنان و در نتیجه کارامدی عملکرد آنها می‌شود.
هم‌چنین با تعاملات و همکاری‌هایی که بین مدیر و افراد زیرمجموعه در این مدل وجود دارد ارتباط بهتر بین مدیریت و کارکنان نیز فراهم می‌شود. تعیین اهداف کمک می‌کند کارکنان بدانند چه چیزی از آن ها انتظار می رود. پس وظایف محوری و مسئولیت های خود را درک کرده و در نتیجه از نقش خود در محل کار و ضرورتی که برای سازمان دارند، آگاه می‌شوند. نتیجه این امر افزایش حس وفاداری به سازمان است. آگاهی از نقش، از سردرگمی در شغل جلوگیری شده و رضایت شغلی را نیز افزایش می‌دهد.
معایب MBO
یکی از نقدهایی که به مدیریت بر مبنای هدف وارد شده است این است که تأکید بسیار زیاد بر هدف‌گذاری برای دستیابی به اهداف منجر می‌شود تا برنامه منظم برای انجام کار، خیلی مورد توجه قرار نگیرد. شاید این میزان تأکید بر هدف منجر به این تفکر شود که« هدف وسیله را توجیه می‌کند». در نتیجه افراد برای رسیدن به اهداف از هر راهی از جمله میانبرهای غلط استفاده کنند. مثلاً برای رسیدن به هدف افزایش تولید (البته اگر ملاک کیفیت در آن تعیین نشده باشد) کیفیت را کاهش می‌دهند. از طرفی دیگر چون تمرکز بر هدف است اغلب قسمت‌های دیگر شرکت، نادیده گرفته می‌شوند. مثل رفتار، فرهنگ و… . در واقع هر چیزی که به‌عنوان هدف در نظرگرفته نشده باشد ممکن است کنار گذاشته شود.
انتقاد دیگری که بر مدیریت بر مبنای هدف وارد است این است که فشار کاری کارکنان برای رسیدن به هدف در یک بازه زمانی بسیار زیاد است. افراد به مثابه ماشینی تلقی می‌شوند که باید هدف را محقق کنند. بنابراین کارشان ممکن است فاقد نوآوری، خلاقیت و گاهی خسته‌کننده و یکنواخت باشد.
MBO مقایسه بین کارکنان را افزایش می‌دهد و کارکنان برای پیشی گرفتن از یکدیگر تمایل به اتخاذ سیاست‌های زننده و کارهای غیرمولد پیدا می‌کنند در واقع نوعی رقابت منفی یا مخرب ممکن است بین افراد شکل بگیرد.
در مدیریت بر مبنای هدف اهداف کوتاه مدت ملاک قرار می‌گیرد. درست است که این اهداف باید در راستای اهداف کلان سازمان باشند اما تکیه بر اهداف کوتاه مدت مسیر پیشرفت شغلی فرد را مدنظر قرار نمی دهد.
MBO بهینه (OPTIMAL MBO)
انتقادات از MBO و عدم موفقیت آن پس از شکل‌گیری، مفهوم جدیدی را با نام »OPTIMAL MBO« ایجاد کرد. شروع انتقادات از MBO از سال ۱۹۹۰ شکل گرفت و در دهه ۲۰۰۰ بود که عنوان شد این مفهوم نتوانسته است با تغییرات عصر، تغییر یابد. در همین جهت و با هدف احیای مجدد MBO، مفهوم MBO بهینه یا «OPTIMAL MBO» به‌عنوان یک الگو برای اجرای اثربخش مدیریت بر مبنای هدف مطرح شد. این مفهوم با افزودن دیگر مولفه‌های کسب و کار به MBO سعی در رفع اشکالات وارد شده بر این مدل دارد.
OPTIMAL MBO از واژه‌های (O) اهداف، (P) اهداف مرتبط با سودآوری (بودجه)، (T) تعیین هدف، (I) مشوق‌ها (انگیزاننده‌ها) و نفوذ، (M) اندازه‌گیری، (A) توافق، پاسخگویی، ارزیابی، قدردانی و (L) پشتیبانی رهبری نام گرفته است. در ادامه منظور از هر یک را شرح می‌دهیم.
OPTIMAL
- Objectives: اهداف باید در راستای تحقق اهداف کلان و بر اساس بیانیه مأموریت سازمان تعیین شوند. برای اینکه اهداف تعیین‌شده در یک مسیر استراتژیک قرار گیرد بیانیه مأموریت شرکت مانند یک «قطب‌نما» عمل می‌کند و ابزاری اساسی برای هدف‌گذاری مؤثر است.
- Profitability (budget) related goals: منظور از اهداف مرتبط با سودآوری، تدوین اهدافی با هدف بهبود عملکرد مالی است.
- Target Setting: منظور از تعیین هدف این است که اهداف کلان باید از سطح وسیع به سطح قابل کنترل تعریف شوند. به عبارتی اهداف باید مشخص و قابل اندازه‌گیری باشند.
- Incentives & Influence: فقدان سیستم انگیزشی مناسب در MBO باعث شد در بازنگری آن به پرداخت پاداش به افراد توجه شود. توجه به مشوق‌ها، اجرای پاداش مبتنی بر عملکرد و پیوند پاداش و شاخص‌های کلیدی عملکرد از دیگر تغییراتی است که در MBO به آن توجه نمی‌شد.
- Measurement: اندازه‌گیری، همان ارزیابی عملکرد به‌طور عینی است. در حالی‌که MBO تنها به ارزیابی اهداف فردی توجه داشته است، MBO بهینه، موافق اندازه گیری اهداف تیمی و فردی است.
- Agreement, Accountability, Appraisal, Appreciation: اینکه برای تعیین اهداف با افراد توافق صورت گیرد. مدیران و کارکنان در قبال نتایج پاسخ‌گو باشند. ارزیابی به‌صورت دوره‌ای انجام گرفته و از دستاوردهای قابل توجه قدردانی شود از دیگر توصیه‌های این مدل است.
- Leadership Support: عدم حمایت مدیران ارشد سازمان از MBO عاملی برای شکست حتمی آن به‌شمار رفته است. بنابراین تمام مواردی که ذکر شد به حمایت اجرایی مدیران ارشد سازمانی نیاز دارد.
