مدیریت عملکرد یا همسویی عملکرد؟ انتخاب شما کدام است؟

اگر به دنبال افزایش بهره وری هستید، باید بدانید ارزیابی عملکرد کارکنان به‌تنهایی کافی نیست، شما باید اطمینان حاصل کنید که عملکرد افراد با اهداف شرکت هماهنگ است. زمانی که سازمان‌ها رشد می‌کنند، اطمینان از اینکه اهداف تیم‌های کاری و واحدهای سازمانی با هدف کلی سازمان همسویی دارد، دشوار است. همسویی عملکرد راهی مطمئن برای هماهنگی عملکرد کارکنان با هدف اصلی شرکت است. یعنی اطمینان از این که همه افراد بر روی یک هدف متمرکز هستند.

قبل از اینکه به این موضوع بپردازیم که چگونه می‌توانید همسویی عملکرد را اجرا کنید، بیایید به تفاوت‌ها و شباهت‌های بین همسویی و مدیریت عملکرد نگاهی بیندازیم.

مدیریت عملکرد و همسویی عملکرد

با اجرای مدیریت عملکرد سازمان‌ها به دنبال افزایش بهره وری و مشارکت کارکنان هستند. درحالی‌که همسویی عملکرد، می‌خواهد اطمینان حاصل کند که فعالیت کارکنان در راستای اهداف سازمانی است. درواقع همسویی بیشتر بر ایجاد یک محیط مولد، با اهداف و انتظارات روشن تمرکز دارد.

همسویی عملکرد چه مزیتی دارد؟

هم‌راستایی عملکرد نه‌تنها به کارکنان کمک می‌کند تا وظایف خود را بهتر انجام دهند، که به آنها احساس مشارکت بیشتری، می‌دهد. با شفاف‌سازی اولویت‌ها و مسئولیت‌ها، راه را برای افزایش تعامل، بهره‌وری و رضایت کارکنان و مدیران باز است.

چه کسی باید درگیر شود؟

وقتی صحبت از همسویی عملکرد به میان می‌آید، واقعاً نیاز به مشارکت همه است. منابع انسانی، مدیران، کارکنان و سهامداران همگی نقش مهمی دارند. ارتباطات و بازخورد منظم در تمام سطوح نقش مهمی در حصول اطمینان از اینکه عملکرد کارکنان منعکس‌کننده اهداف شرکت است، ایفا می‌کند.

برای تغییر به همسویی عملکرد چه مراحلی باید طی شود؟

در زمان تغییر از مدیریت عملکرد به همسویی عملکرد باید این را در نظر داشته باشید که برخی جنبه‌ها ممکن است با مدیریت عملکرد همپوشانی داشته باشد. به‌عنوان‌مثال کانال‌های ارتباطی شفاف بین مدیران و کارکنان و رویکردهای بازخورد مستمر به‌جای بررسی سالانه از بخش‌های مشترک مدیریت عملکرد و همسویی عملکرد است.

گام 1) سازمان خود را بشناسید.

آیا با ساختار سازمانی شرکت آشنا هستید؟ با اهداف و بیانیه مأموریت چطور؟

برای ایجاد همسویی عملکرد باید شناخت کافی از ساختار سازمانی داشته باشید تا بتوانید کانال‌های ارتباطی واضح و ثابتی بین بخش‌ها و سطوح ایجاد کنید. نکته دوم در این مرحله این است اهداف سازمان باید برای تمام کارکنان قابل‌فهم باشد. ارائه کتابچه راهنمای کارکنان و خلاصه‌ای از بیانیه مأموریت شرکت به کارکنان به‌وضوح اهداف کمک خواهد کرد.

گام 2) عملکرد کارکنان را بررسی کنید.

در مرحله دوم، شما باید عملکرد کارکنان را بررسی کنید تا بفهمید چه تغییراتی می‌توانید ایجاد کنید که در بهره‌وری و مشارکت کارکنان تفاوت ایجاد کند. این بخش بسیار مهم است. وجود یک سیستم مدیریت عملکرد قوی می‌تواند به شما در همسویی عملکرد کمک کند. برای تقویت سیستم ارزیابی عملکرد فعلی می‌توانید:

1. اطمینان حاصل کنید که مدیران از مدل‌های بازخورد مداوم استفاده می‌کنند.
2. قدردانی و شناخت کارکنان را جدی بگیرید. 69% از کارمندان می‌گویند که شناخت به آنها کمک می‌کند سخت‌تر کار کنند.
3. کانال‌های ارتباطی را باز نگه‌دارید. این کار می‌تواند به‌سادگی باز نگه‌داشتن درب دفتر یا داشتن یک کانال در شبکه‌های اجتماعی باشد.
4. به کارکنان فرصت دهید تا مهارت‌های خود را تقویت کنند.

گام 3) از مدیران سازمان غافل نشوید.

همسویی عملکرد فقط به منابع انسانی مرتبط نیست. برای داشتن سیستم مدیریت عملکرد و هم ترازی مؤثر، شما به همراهی مدیران نیاز دارید. ازآنجایی‌که مدیران مستقیماً بر کارمندان نظارت می‌کنند، باید مطمئن شوید که آنها اهداف سازمانی را کاملاً درک می‌کنند.

در این مرحله باید به مدیران یا کارکنان ستاره سازمان اختیار بیشتری برای تصمیم‌گیری بدهید. این کار به آنها احساس مسئولیت بیشتری می‌دهد و باعث می‌شود تغییراتی ایجاد کنند که برای تیم منطقی است.

گام 4) اهداف کارکنان را به اهداف شرکت پیوند دهید.

با هر یک از کارکنان به‌تنهایی گفتگو کنید. در این جلسه می‌توانید چالش‌های آنها را بهتر درک کنید و با دیدگاه آنها آشنا شوید. با انجام این کار، بهتر می‌توانید اهداف شرکت را با اهداف شخصی و شغلی آنها مرتبط کنید. یک مزیت دیگر برای پیوند دادن اهداف کارکنان با اهداف شرکت، افزایش تعهد کاری است. کارکنان متعهد معمولاً بهره‌ور‌تر هستند، خدمات بهتری به مشتریان ارائه می‌دهند و میزان غیبت کمتری دارند.

گام 5) یک محیط کاری دلپذیر و سازنده ایجاد کنید.

هنگامی‌که از کارکنان و مدیران بازخورد دریافت کردید، زمان آن رسیده است که بر اساس آن اطلاعات عمل کنید. بهبود محیط کار به کارکنان کمک می‌کند تا زمان خود را بهتر به اهداف اختصاص دهند.

شما همچنین می‌خواهید به‌طور منظم دستاوردهای کارکنان را در داخل و خارج از کار شناسایی کنید و مطمئن شوید که تیم‌ها و بخش‌ها فرصت‌هایی برای برقراری ارتباط دارند. اطمینان از اینکه دپارتمان‌ها جزیره‌ای عمل نمی‌کنند، راهی عالی برای افزایش بهره‌وری، انگیزه و بهبود فرهنگ شرکت است. این به‌نوبه خود، به کارمندان شما کمک می‌کند تا با مأموریت کلی هماهنگ شوند.

همچنین ممکن است بخواهید کارکنان و مدیران را تشویق کنید تا زمان خود را پیگیری کنند. این موضوع اجباری نیست و در ارزیابی عملکرد آنها تأثیری نخواهد داشت. بااین‌حال، ردیابی زمان می‌تواند یک راه عالی برای تک‌تک کارکنان برای نظارت بر بهره‌وری خود و مدیریت بهتر زمان باشد. به‌عنوان‌مثال، انجام چند کار بدون ردیابی زمان می‌تواند بهره‌وری را تا بیش از 40% کاهش دهد.

گام 6) برای افزایش مهارت‌های کارکنان سرمایه‌گذاری کنید.

کمک به کارکنان از طریق آموزش، راه بسیار خوبی برای ایجاد انگیزه در آنها و تقویت توانایی‌های آنها برای همسویی عملکرد با اهداف کاری است. آمار زیر این نظریه را تأیید می‌کند.

40% از کارکنان به دلیل آموزش ضعیف طی یک سال شرکت را ترک می‌کنند. بااین‌حال، شرکت‌هایی که در آموزش سرمایه‌گذاری می‌کنند، نه تنها  در نگهداشت کارکنان بهتر عمل می‌کنند، بلکه تا 24% شاهد افزایش درآمد نیز خواهند بود.

آموزش و سرمایه‌گذاری برای پیشرفت شغلی کارمندان نه تنها به نفع آنهاست، بلکه با بازگشت آموخته‌های آنها به شرکت، اهداف سازمانی سریع‌تر تحقق خواهد یافت.

گام 7) همکاری را تقویت کنید.

همکاری کلید موفقیت است. فقط کارکنان نباید با یکدیگر کار کنند. مدیران هم باید با تیم خود همکاری کنند و بخش‌های مختلف سازمان باید ارتباطات محکمی داشته باشند. برای بهبود همکاری، می‌توانید:

1. گردش کاری را طوری تنظیم کنید که برای تیم شما منطقی باشد.
2. از ابزارهای ارتباط دیجیتال و مدیریت پروژه استفاده کنید. استفاده از ابزارهای دیجیتال می‌توانند بهره‌وری را تا 30% افزایش دهد.
3. اطمینان حاصل کنید که در طول سال فعالیت‌هایی برای تقویت روابط کارکنان دارید.
4. اطمینان حاصل کنید که در هر جلسه یک دستور کار برای جلوگیری از اتلاف وقت وجود دارد.
5. به کارکنان اجازه دهیدله‌صورت دورکاری فعالیت کنند.

فراموش نکنید که همکاری و ارتباطات شفاف با مرحله 5- ایجاد یک محیط کاری دلپذیر و سازنده آغاز می‌شود. اگر کارمندی احساس کند که دفتر کاری مکانی دلپذیر است، به‌احتمال‌زیاد با همکارانش تعامل می‌کند و راه‌حل‌های نوآورانه ایجاد می‌کند بدون اینکه هدف اصلی سازمانی را فراموش کند.

گام 8) استخدام و جامعه پذیری را اصلاح کنید.

در زمان استخدام باید به ایت سؤال مهم پاسخ دهید که مدیران به چه نوع کارکنانی نیاز دارند؟ برای همسویی عملمرد با اهداف سازمانی، افراد باید چه مهارت‌ و شخصیتی داشته باشند؟

به‌عبارت‌دیگر، همسویی عملکرد چیزی مختص کارمندان فعلی نیست. استخدام‌های جدید شما باید بدانند که چگونه از همان روز اول به اهداف کلی شرکت متصل می‌شوند.

گام 9) بسته مزایای کارکنان را ارزیابی کنید.

برای اطمینان از همسویی عملکرد، مهم است که بسته‌های مزایای کارکنان را ارزیابی کنید. ارائه مزایایی که با نیازهای کارکنان مطابقت دارد می‌تواند به افزایش تمرکز بر اهداف سازمان و بهره وری کمک کند. ایده‌های بسیاری برای ایجاد بسته‌های مزایا وجود دارد اما اطمینان از اینکه مزایای ارائه‌شده با نیازها و خواسته‌های کارکنان مطابقت دارد، کلید افزایش بهره وری و بهبود عملکرد است.

گام 10) دیجیتال کردن سیستم را شروع کنید.

دیجیتالی کردن سیستم مدیریت عملکرد یکی از گام‌های تغییر از مدیریت عملکرد به همسویی عملکرد است. استفاده از نرم‌افزار مدیریت عملکرد، دارای چندین مزیت است:

1. حکع‌آوری و نمایش داده‌ها به‌صورت لحظه‌ای به تصمیم‌گیرندگان این امکان را می‌دهد که از روندها و چالش‌های بالقوه مطلع باشند.
2. نقاط قابل بهبود به‌راحتی قابل تشخیص خواهد بود.
3. ثبت و حفظ اطلاعات به سازمان در صورت اقدام قانونی کمک خواهد کرد.
4. پیشرفت عملکرد شفاف است و به‌راحتی قابل اندازه‌گیری است.
5.  دیجیتالی شدن بهترین راه برای ساده کردن عملیات و صرف زمان کمتر برای انجام کارها است.

گام 11) ارزیابی سیستم را فراموش نکنید.

همسویی عملکرد یک فرآیند منظم است. بنابراین ارزیابی دوره‌ای آن، تنها راهی است که می‌توانید برای اطمینان از اینکه همه‌چیز به خوبی کار می‌کندانجام دهید. اگر با یک پلتفرم آنلاین کار می‌کنید، می‌توانید زمان‌بندی و بازخورد را خودکارسازی کنید.

بازخود از سیستم کافی نیست شما باید مراقب تغییرات در مأموریت و اهداف شرکت باشید. در صورت تغییر در اهداف سازمان باید اهداف کارکنان را مجدداً به هدف جدید مرتبط کنید. حتی ممکن است لازم باشد روش‌های مدیریت عملکرد را تغییر دهید.

افزایش مشارکت کارکنان، حفظ بیشتر، افزایش درآمد و درک بهتر سازمان شما تنها تعدادی از محصولات جانبی همسویی سازمانی است. حتی اگر مأموریت شرکت شما در طول زمان تغییر کند، داشتن یک فرآیند هم‌راستایی عملکرد قوی به شما این امکان را می‌دهد که سازمان خود را به‌سرعت برای مقابله با هر چالشی و دستیابی به اهداف خود تطبیق دهید.

چک‌لیست همسویی عملکرد

منبع: www.zenefits.com