کارفرمایان امروزی با چالش کمبود نیروی کار متخصص مواجه هستند، آنها برای این که بتوانند در فضای رقابتی (جنگ استعدادها) پایدار بمانند باید روی استراتژی‌های استخدام سرمایه‌گذاری کنند. داشتن چک لیست استخدام به کارفرمایان کمک می‌کند تا فرایند استخدامی خود را ساده‌تر کنند و سرعت استخدام را افزایش دهند.
در این مقاله به تمام مواردی که باید در تنظیم چک لیست استخدام در نظر گرفته شود، اشاره کردیم. این چک لیست به شما کمک می‌کند تا فرایند استخدام خود را مطابق با تغییرات بازار کار، به‌روز نگه‌دارید. فقط کافی است آن را بر اساس سیستم‌ها، فرآیندها و اهداف سازمان خودتان تنظیم کنید.
گام 1: برنامه استخدامی را تدوین کنید.
این مرحله اساسی‌ترین مرحله در فرایند جذب و استخدام است. زمانی که صرف این مرحله می‌شود، می‌تواند باعث صرفه‌جویی زمان در مراحل بعد شود. برای تدوین برنامه استخدام 3 اقدام زیر را اجرا کنید:
- یک جلسه برنامه‌ریزی با مدیر استخدام و سایر افرادی که در فرایند استخدام مشارکت دارند، ترتیب دهید تا فرصت‌های شغلی و فرآیند استخدام را بررسی کنید.
- یک دستور کار برای به حداکثر رساندن نتایج ایجاد کنید. در این دستور کار فرآیند استخدام، جدول زمانی، اهداف، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، بودجه و معیارهای موفقیت را تعیین کنید.
- مراحل استخدام را بررسی و نهایی سازی کنید. در این مرحله باید به سؤالات زیر پاسخ دهید.
- از چه منابعی برای پیدا کردن نیرو استفاده خواهد شد؟ آیا تبلیغات خاصی مورد نیاز است؟
- غربالگری چگونه و توسط چه کسی انجام می‌شود؟
- چه کسانی در مصاحبه مشارکت خواهند داشت؟ چند دور مصاحبه برگزار خواهد شد؟ نحوه برگزاری چگونه خواهد بود؟
- متقاضیان چگونه ارزیابی می‌شوند؟
- چه کسی دعوت نامه شغلی تنظیم می‌کند؟
- [/su_list
گام 2: کانال‌های اصلی منبع یابی خود را شناسایی کنید.
دومین مرحله در تنظیم چک لیست استخدام، شناسایی اصلی‌ترین کانال‌های منبع یابی است. قرار است از چه منابعی (برنامه ارجاع کارکنان، جذب متقاضیان منفعل، شبکه‌های اجتماعی و...) برای پیدا کردن نیرو استفاده کنید؟ آیا منابع انتخابی، شما را به متقاضیان هدف خواهند رساند؟
گام 3: آگهی شغلی خود را ایجاد و منتشر کنید.
زمانی که تیم استخدام شما از مهارت‌ها و شایستگی‌های کلیدی موردنیاز برای موفقیت در شغل مطلع شد، زمان آن است که آگهی شغلی را منتشر کنید. آگهی شغلی اولین فرصت شما برای برقراری ارتباط با کارجویان است و نحوه نگارش آن می‌تواند تأثیر زیادی بر ارسال درخواست شغلی داشته باشد.
گام 4: فرایند استخدام را آسان کنید.
اگر روند استخدام شما طولانی، قدیمی یا دست و پا گیر باشد، بسیاری از متقاضیان شغلی از ادامه فرایند منصرف شده و برای یک فرصت شغلی دیگر اقدام می‌کنند.
بر اساس گزارش CareerBuilder،
%60 از نامزدها از پر کردن درخواست‌های شغلی آنلاین که بسیار پیچیده است، منصرف می‌شوند. علاوه بر این، 54% از متقاضیان کار نسل Z اگر تردید داشته باشند که روش‌های استحدام شرکت قدیمی است، حتی یک درخواست شغلی را تکمیل نمی‌کنند.
گام 5: موقعیت شغلی باز را تبلیغ کنید.
همان‌طور که برای فروش یک محصول یا خدمت تبلیغات به تنهایی کارساز نیست؛ در استخدام هم شما نباید آگهی شغلی منتشر کنید و منتظر ارسال رزومه متقاضیان بمانید. برای جذب استعدادها به سازمان، شما نیاز به تلاش‌های بازاریابی اختصاصی برای استخدام دارید.
گام 6: غربالگری کنید و فهرست کوتاهی از متقاضیان واجد شرایط تنظیم کنید.
اگر از تکنیک‌های درست منبع یابی استفاده کرده باشید، در این مرحله باید مجموعه‌ای قوی از متقاضیان کار برای ارزیابی ورود به مراحل بعدی استخدام داشته باشید. برای اینکه بتوانید این لیست را محدود کنید، اقدامات زیر را انجام دهید.
1- فیلترینگ
افرادی که با نیازهای شغلی شما مطابقت ندارند با استفاده از فیلترینگ از لیست خود حذف کنید. می‌توانید از فناوری برای انجام این کار کمک بگیرید.
2- غربالگری
از تکنیک‌های غربالگری مشخص‌شده در جلسه برنامه‌ریزی (گام 1) استفاده کنید تا تعیین کنید کدام نامزدها به مرحله بعد ورود پیدا می‌کنند. اگر به دنبال فرآیند غربالگری کارآمدتر هستید، به استفاده از مصاحبه‌های ویدیویی از پیش ضبط‌شده فکر کنید.
3- پیگیری
به کاندیداهای برتر اطلاع دهید که سازمان شما علاقه‌مند به ادامه فرایند استخدام است. کارجویانی که رد شده‌اند را نیز فراموش نکنید و نتیجه مصاحبه را به آنها اطلاع دهید.
گام 7: برای مصاحبه آماده شوید.
اطمینان حاصل کنید که تیم مصاحبه‌کننده به ابزارهای لازم برای موفقیت در مرحله مصاحبه دسترسی دارند، ابزارهایی مثل:
- شرح شغل و فهرستی از شایستگی‌های کلیدی برای آن موقعیت شغلی
- رزومه و فرم‌های استخدام داوطلب
- نتایج آزمون‌های استخدام (در صورت وجود)
- مجموعه‌ای از سؤالات مصاحبه برای هدایت مکالمه
- آموزش نحوه مصاحبه با نامزدها، ازجمله انتظارات در مورد حرفه‌ای بودن
- فرم‌های ارزیابی استاندارد برای سنجش عملکرد هر داوطلب
گام 8: برای روز مصاحبه برنامه‌ریزی کنید.
این مرحله در چک لیست استخدام می‌تواند یکی از زمان‌برترین بخش‌ها باشد، مگر اینکه با خودکارسازی آن را ساده کنید.
- زمان و نحوه برگزاری مصاحبه را با متقاضی هماهنگ کنید.
- هرگونه امکانات موردنیاز برای مصاحبه‌های ویدیویی یا حضوری را فراهم کنید. (به‌عنوان‌مثال برای مصاحبه حضوری با حراست ساختمان برای ورود هماهنگ کنید، اتاق‌های مصاحبه رزرو کنید، هماهنگی‌های لازم برای پذیرایی را انجام دهید، زمان مصاحبه را به مصاحبه‌کنندگان یادآوری کنید و...)
- مصاحبه‌شوندگان را برای روز مصاحبه آماده کنید. همزمان بااینکه سازمان شما برای مصاحبه آماده می‌شود، متضیان شغلی نیز برای مصاحبه آماده می‌شوند. برای کمک به آنها می‌توانید اطلاعات مربوط به فرآیند مصاحبه خود را به اشتراک بگذارید تا داوطلبان بدانند در هر مرحله چه کاری انجام می‌شودو
گام 9: نامزدها را ارزیابی کنید.
هنگامی‌که تیم مصاحبه با کاندیداها ملاقات کرد، وقت آن است که هر یک را ارزیابی کرده و به مرحله تصمیم‌گیری نهایی بروید. مصاحبه‌کنندگان را تشویق کنید تا فرم ارزیابی نامزدها را در اسرع وقت پس از مصاحبه تکمیل کنند، فرم‌های ارزیابی تکمیل‌شده را جمع‌آوری کنید و نتایج را به اشتراک بگذارید. در صورت نیاز، جلسه‌ای برای بحث و گفتگو برگزار کنید تا به توافق نهایی برسید.
گام 10: پس از مصاحبه، با نامزدها ارتباط برقرار کنید.
تحقیقات نشان می‌دهد که نامزدها احساس می‌کنند که ناامیدکننده‌ترین بخش فرایند استخدام، انتظار برای دریافت نتیحه مصاحبه است. هرگز اجازه ندهید بیش از یک هفته بدون برقراری ارتباط با یک نامزد بگذرد، حتی اگر فقط قرار است به آنها بگویید در خال تصمیم‌گیری نهایی هستید.
بدون توجه به نتیجه مصاحبه، کاندیداها را درگیر و مطلع نگه‌داریدو به کاندیداهای پذیرفته‌شده اطلاع دهید که به مرحله بعدی راه یافتند و از کاندیداهای رد شده دعوت کنید تا به انجمن استعدادیابی شما بپیوندند.
گام ۱۱: دعوت نامه شغلی تنظیم کنید.
پس از اتمام فرآیند ارزیابی، تیم استخدام باید کاندیدای برتر را انتخاب کند (و یک فرد پشتیبان درصورتی‌که کاندیدای برتر پیشنهاد کاری را نپذیرد).
- در این مرحله یک دعوت نامه شغلی بنویسید که کاندیدای پذیرفته‌شده را به کار در سازمان شما ترغیب کند.
- مشخص کنید کدام عناصر پیشنهاد قابل‌مذاکره هستند و کدام‌یک غیرقابل‌مذاکره.
- از مدیر یا مسئول استخدام بخواهید این پیشنهاد را ابتدا از طریق تلفن ارائه داده و سپس پیشنهاد کتبی را از طریق ایمیل ارسال کنید.
- امضای نامزد را در پیشنهاد نهایی دریافت کنید.
- کاندیدای پشتیبان را در جریان نتیجه قرار دهید و رابطه خود را با او حفظ کنید. شما هرگز نمی‌دانید چه زمانی فرصت دیگری متناسب با مهارت‌های او پیش خواهد آمد.
گام 12: مقدمات ورود را فراهم کنید.
در طول فرآیند ارزیابی، باید بررسی پیشینه و تحقیق از مرجع (معرف) را انجام داده باشید. این مرحله به انجام کارهای اداری پیش از استخدام پرداخته می‌شود. از زمان بین پذیرش پیشنهاد و تاریخ شروع کار استفاده کنید تا به کارمند جدید خود کمک کنید تا شروع خوبی داشته باشد و در اولین روز کاری حود درگیر کاغذبازی اداری نباشد.
گام 13: فرایند جامعه پذیری را آغاز کنید.
تبریک می‌گوییم! شما فرآیند استخدام را با موفقیت پشت سر گذاشته‌اید. اکنون زمان جامعه پذیری کارمند فرارسیده است، این فرایند جداگانه برای مشارکت و پرورش کارمند جدید بسیار مهم است. اگر نتوانید از اجرای درست این فرایند بربیایید ممکن است کارمند جدید در زمان کوتاهی پس از استخدام سازمان شما را ترک کند.
گام 14: نتایج را تجزیه‌وتحلیل کنید.
پس از استخدام موفقیت‌آمیز یک کارمند، به اهداف و اقدامات تعریف‌شده در جلسه برنامه‌ریزی برگردید تا مشخص کنید چه چیزی درست کار می‌کند و باید ادامه یابد و چه مواردی قابل بهبود است. از مدیر استخدام و کارمند جدید بازخورد بخواهید. در نظر بگیرید که چگونه فناوری می‌تواند به ساده‌سازی فعالیت‌های استخدام و افزایش بهره‌وری کمک کند تا شما زمان آزاد برای تمرکز روی آنچه واقعاً مهم است یعنی شبکه سازی و ایجاد روابط برای پیدا کردن نیرو داشته باشید.
