در این مقاله می‌خواهیم به چگونگی مدیریت عملکرد کارکنان دورکار بپردازیم. اجازه بدهید بحث را با یک مقدمه کوتاه شروع کنیم. به نظر شما موفقیت سازمان‌ها درگرو چه چیزی است؟ شاید در جواب بگویید محصول یا خدمتی که ارائه می‌کنند، منابع مادی و فیزیکی که در اختیار دارند و شاید با نظر هنریش فون پیرر، یکی از مدیران عاملان شرکت زیمنس موافق باشید که «موفقیت هر سازمان به عملکرد افراد بستگی دارد». اگر با این گفته موافق باشید، حتماً مدیریت عملکرد کارکنان را یک مسئله حیاتی برای تمام سازمان‌ها فارغ از اندازه، نوع صنعت و زمینه فعالیت آنها در نظر می‌گیرد.
زیرا مدیریت عملکرد کارکنان اگر به‌درستی اجرا شود، عملکرد بالا را تحسین می‌کند، کارکنان را به انجام بهتر کارها تشویق می‌کند، کمک می‌کند تا مدیران بازخورد مؤثر و مفید به کارکنان ارائه دهند و این احساس را به کارکنان القا می‌کند که در مسیر توسعه قرار دارند.
تأثیر کرونا بر شیوه فعالیت کسب و کارها
بحران حاصل از پاندمی کرونا نه تنها سلامت جامعه که جهان کسب‌وکارها را نیز تحت تأثیر قرار داده است. الگوهای کاری تغییر پیدا کرد و سازمان‌ها مجبور شدند برای حمایت از سلامت جامعه به دورکاری روی بیاورند.
با تغیر شیوه فعالیت کارکنان، نگرانی‌ها درباره عملکرد افزایش پیدا کرد. نتایج تحقیقات Predictive Index، نشان داد که در سال 2020، 56% از مدیران ارشد عملکرد کارکنان را به‌عنوان مهم‌ترین نگرانی خود ذکر کردند درحالی‌که این آمار در سال 2019، تنها 36% بوده است.
موفقیت در کار هیچ‌گاه آسان نبوده و همیشه چالش‌هایی با خود به همراه داشته است. دورکاری به‌ویژه دورکاری طولانی‌مدت کار را نسبت به قبل چالشی‌تر هم کرده است. شاید اکنون با خودتان فکر کنید دورکاری مزایای زیادی هم برای کارکنان دارد. بله کاملاً درست می‌گویید و امروزه حتی از دورکاری به‌عنوان یک مزیت سازمانی هم یاد می‌شود. اما باید این نکته را در نظر داشته باشیم که ویروس کرونا دورکاری را به‌عنوان یک الزام به بسیاری از سازمان‌ها و کارکنان تحمیل و تغییر ناگهانی و غیرارادی را بر شیوه فعالیت کارکنان ایجاد کرده است.
این امر که کارکنان بتوانند در شرایط دورکاری مشتاقانه و با حفظ بهره وری به کار خود ادامه دهند، امروزه بسیار موردتوجه قرارگرفته است. بنابراین با توجه به رابطه میان عملکرد کارکنان و موفقیت سازمان ازیک‌طرف و همه گیری ویروس کرونا از طرف دیگر، مدیریت عملکرد کارکنان دور کار از اهمیت بسیاری زیادی در سازمان‌ها برخوردار شده است.
راهنمای مدیریت عملکرد کارکنان دورکار در پاندمی کرونا
در این بخش 7 اقدامی که باید درزمینه مدیریت عملکرد کارکنان دورکار به آن توجه کنید را ارائه می‌دهیم.
1- پیش از جلسه رسمی مدیریت عملکرد کارکنان دورکار، عملکرد را به‌طور غیررسمی ارزیابی کنید.
یک مدیر ماهر هر مشکل یا موفقیتی را در همان لحظه وقوع، مدیریت می‌کند. این کار باعث می‌شود در هنگام بررسی عملکرد، کارکنان دچار شگفتی و تعجب نشوند. کوین راکمن (Kevin Rockmann) استاد مدیریت دانشکده کسب و کار دانشگاه جرج میسون اشاره می‌کند که در شرایط دورکاری احتمال اینکه نظرات کارکنان و مدیران، در مورد چگونگی اوضاع متفاوت باشد، بیشتر است.
برای بهبود این شرایط کارکنان و مدیران می‌توانند قبل از جلسه ارزیابی، زمانی را به بررسی عملکرد اختصاص دهند و آن را به‌صورت کتبی برای طرف مقابل بفرستند. این کار به کارکنان دورکار فرصت می‌دهد تا پیش از شروع جلسه بررسی عملکرد ازنظر مدیر نسبت به خود مطلع شوند و بتوانند سؤالات خود را در جلسه ارزیابی مطرح کنند. همین‌طور به مدیران فرصت می‌دهد تا بررسی کنند که تحلیل آنها با کارکنان متفاوت بوده است یا خیر؟ و به چه میزان؟
2- از منابع مختلف درباره عملکرد کارکنان دورکار اطلاعات جمع‌آوری کنید.
زمانی که هرروز در دفتر کار حضور ندارید، قطعاً اطلاعات زیادی در مورد فرایند کار نخواهید داشت. بنابراین باید از اعضای تیم، مشتریان و سایر ذینفعان بخواهید در مورد کارکنان بازخورد دهند. به‌عنوان‌مثال فرض کنید دو نفر در سازمان شما، مسئولیت‌های مشابهی دارند. بر اساس اطلاعات گردآوری‌شده، شما مطلع شدید اعضای تیم برای حل مسئله و مشاوره فقط به یکی از آن دو نفر مراجعه می‌کنند، این موضوع در مدیریت عملکرد کارکنان دورکار، بسیار مهم است. سوزان کلاین، مشاور کار و کارکنان در این زمینه می‌گوید:
بپرسید چه کسانی عملکرد عالی و برجسته دارند تا بتوانید برای آنها جشن بگیرید.
3- همدلی با کارکنان دورکار را فراموش نکنید.
اصلاً هدف از ارزیابی عملکرد کارکنان، این است که مشخص شود در چه جایی عملکرد عالی از خود نشان دادند و در چه جایی عملکرد ضعیف داشته‌اند. اما در مدیریت عملکرد کارکنان دورکار عوامل شخصی باید موردتوجه بیشتری قرار بگیرد. زیرا محیط کار و زندگی یکی شده است.
قبل از شیوع ویروس کرونا، کارکنان به‌راحتی می‌توانستند مسائل مربوط به خانه و خانواده را از مسائل کاری جدا کنند. بنابراین ارزیابی عملکرد فقط بر اساس خروجی عملکرد آنها آسان‌تر بود. اما به قول شلی هلند (Shelli Holland) معاون رئیس منابع انسانی در Phone2Action اکنون «هیچ مرزی بین کار و زندگی در خانه وجود ندارد» و «لازم است که ما کارکنان را به‌طور جامع‌تری بشناسیم.»
اکنون هر یک از کارکنان دورکار ما با چالش‌های شخصی روبه‌رو هستند. ممکن است در یک آپارتمان کوچک زندگی کنند و اتاق جداگانه‌ای برای کار نداشته باشند. ممکن است از یک بیمار در خانه مراقبت کنند. مدیریت آموزش آنلاین فرزندان را هم به این موضوع اضافه کنید. در این شرایط همدلی به ارتقا سیستم مدیریت عملکرد کارکنان دورکار کمک خواهد کرد.
دلایل ضعف عملکرد بسیار زیاد است. اما عملکرد ضعیف به دلیل عوامل موقتی و ناپایدار را نباید با عملکرد ضعیف ناشی از کمبود مهارت یا عدم تلاش فرد مقایسه کرد. از طرف دیگر، دلیل عملکرد پایین‌تر از حد متوسط هر چیزی که باشد، کمک به اعضای تیم برای افزایش عملکرد در دورکاری نسبت به استخدام و آموزش کارمند جدید آسان‌تر و کم هزینه‌تر خواهد بود.
4- حمایت در برابر حریم خصوصی
مدیران می‌توانند از کارمندان بپرسند که چه عواملی باعث می‌شود آنها بهترین عملکرد را از خود نشان ندهند؟ یا چه تجهیزاتی برای دورکاری نیاز دارند؟ ضمن اینکه تصمیم‌گیری درباره جزئیات شخصی را هم به خود کارکنان واگذار کرده‌اند.
هرچقدر که کارکنان بیشتر درباره دغدغه‌های خود در مدت دورکاری با مدیران صحبت کنند، مدیران هم می‌توانند راه‌حل‌هایی را برای افزایش عملکرد کارکنان دورکار ارائه دهند. راهکارهایی مثل تغییر زمان جلسات گروهی یا پرداخت کمک‌هزینه برای خرید هدفون کاهش‌دهنده صدا و میز اداری ارگونومیک.
5- ایجاد ارتباطات نزدیک با فرد مورد ارزیابی
بهتر است گفتگو درباره مدیریت عملکرد کارکنان دورکار به‌صورت تماس‌های ویدئویی برگزار شود. دیدن چهره طرف مقابل به درک واکنش‌های او و برقراری ارتباط مؤثر کمک می‌کند. حتی بهتر است یک جلسه حضوری البته با رعایت فاصله اجتماعی برگزار کنید. در صورت امکان در فضای باز مانند پارک ملاقات کنید، تا بتوانید قدم بزنید.
دکتر راکمن درزمینه ایجاد ارتباط نزدیک و دیداری در مدیریت عملکرد کارکنان دورکار می‌گوید: «مدیری که مایل است برای ملاقات با یک کارمند مسافتی را رانندگی کند، نشان می‌دهد که واقعاً به بهبود کارمند کمک می‌کند. یادمان باشد، ارتباط و گفتگو دشوارترین مسئله‌ها را هم آسان می‌کند.»
6- به کارکنان دورکار کمک کنید تا توسعه پیدا کنند.
انجام یک گفتگوی صریح در مورد اهداف پیشرفت شغلی کارکنان در زمان دورکاری بیش از هر زمان دیگری مهم است. بدون تعاملات معمول حضوری با سایر گروه‌ها، کارمندان ممکن است احساس کنند که برای اهداف شرکت کار می‌کنند نه برای اهداف خودشان.
بنابراین برای بهبود مدیریت عملکرد کارکنان دورکار، حتماً وقت بگذارید و در مورد فرصت‌های پیشرفت حرفه‌ای کارمند و راه‌های کمک به هر یک از اعضای تیم در جهت پیشرفت با آنها گفتگو کنید. مدیران باید اقدامات عملی که کارکنان باید انجام دهند را تعیین کنند و برای گزارش پیشرفت به‌صورت دوره‌ای با کارکنان تماس بگیرند.
هرچه کرونا بیشتر ادامه پیدا کند بالا بردن سطح مشارکت مشتاقانه و بهره وری کارکنان چالشی‌تر می‌شود. مدیران باید اطمینان حاصل کنند که افراد با عملکرد برتر از کار و سازمان رضایت دارند، در غیر این صورت ممکن است به دنبال کار دیگری بروند.
8- جلسه مدیریت عملکرد کارکنان دورکار را، خوش‌بینانه و مثبت به‌پایان برسانید.
نگرش و روحیه مدیر می‌تواند روی کل تیم اثرگذار باشد. سعی کنید جملات صمیمانه و انگیزه‌بخش به‌کار ببرید. مثلاً عبارت‌هایی مثل «ما از عهده‌اش برمیایم» یا «من پشتتون هستم» را در پایان جلسه بررسی عملکرد کارکنان دورکار به کار ببرید.
در پایان سؤالی که مطرح می‌شود این است که آیا دورکاری بر عملکرد کارکنان تأثیر منفی دارد؟ پاسخ این است که خیر. شما می‌توانید با به‌کارگیری راهکارهای افزایش بهره‌وری در دورکاری از نتایج مثبت دورکاری بر عملکرد کارکنان دورکار خود لذت ببرید.
منبع: www.sun-sentinel.com
