یکی از مراحل فرایند استخدام، گزینش داوطلبان واجد شرایط برای شرکت در ادامه فرایند استخدام است اما مسئله مهم و حساسی که اغلب کارفرمایان به آن توجهی ندارند، ارسال نامه رد متقاضی به داوطلبانی است که در فرایند گزینش پذیرفته‌نشده‌اند.
یکی از سؤالاتی که داوطلب‌ها به‌خصوص در مصاحبه‌های تلفنی یا حضوری از مصاحبه‌کننده‌ها می‌پرسند این است که چه زمانی نتیجه مصاحبه مشخص می‌شود؟ و پاسخی که اکثر آنها دریافت می‌کنند این است که «با شما تماس گرفته می‌شود» یا «به شما اطلاع داده می‌شود».
بر اساس داده‌های یک نظرسنجی که توسط indeed برگزار شد، 44% از داوطلب‌های استخدام برای 2 هفته و 15% دیگر ماه‌ها منتظر پاسخ کارفرما بوده‌اند.
این بلاتکلیفی و انتظار داوطلب، برای دریافت پاسخ می‌تواند یک تصویر منفی از سازمان در ذهن فرد ایجاد کند و به برند کارفرمایی سازمان آسیب بزند. بنابراین بسیار مهم است که ارسال نامه رد متقاضی را به تعویق نیندازید و یا نادیده نگیرید.
دلایل اهمیت ارسال نامه رد متقاضی چیست؟
1- متقاضیان رد شده‌ای که پس از پایان مصاحبه هیچ خبری از نتیجه دریافت نمی‌کنند، به‌احتمال‌زیاد در صحبت با دوستان خود، از آن شرکت گله و شکایت داشته و احتمالاً آنها را از ارسال درخواست شغلی برای موقعیت‌های خالی آینده منصرف خواهند کرد. اما ارسال نامه رد متقاضی به داوطلب نشان می‌دهد شما برای درخواست شغلی او ارزش قائل شده‌اید و این هرگونه احساس منفی نسبت به شرکت را کاهش می‌دهد.
2- با ارسال نامه رد متقاضی، داوطلب از نتیجه درخواست شغلی آگاه می‌شود. این موضوع هم به داوطلب این امکان را می‌دهد که سایر فرصت‌های شغلی را بررسی کند و هم صندوق ایمیل‌های دریافتی شما از این پرسش که «نتیجه مصاحبه چه زمانی مشخص می‌شود؟» پر نمی‌شود.
3- اگر متقاضی پذیرفته‌نشده، با فرهنگ‌سازمانی تناسب داشته و در حال حاضر مهارت‌های لازم برای این فرصت شغلی را نداشته باشد. رفتار حرفه‌ای شما برای اعلام نتیجه، او را تشویق می‌کند تا برای سایر فرصت‌های شغلی در سازمان شما اقدام کند.
7 عنصر نامه رد متقاضی
شاید بگویید ارسال نامه رد متقاضی برای تک‌تک داوطلبان کار آسانی نیست. مخصوصاً اگر همزمان در حال استخدام برای چند موقعیت شغلی در سازمان باشید. ما هم با شما موافقیم اما داشتن یک الگو برای نامه رد متقاضی می‌تواند در صرفه‌جویی زمان، کمک‌کننده باشد.
1. شخصی‌سازی‌شده
نام متقاضی و عنوان موقعیت شغلی را ذکر کنید. اگر مطلبی از گفتگوهایی که با او داشته‌اید را به خاطر دارید، به آن اشاره کنید. مثلاً در نامه بنویسید: «تجربه شما در راه‌اندازی کسب‌وکار برای ما بسیار جالب بود.»
2. تشکر
از اینکه متقاضی علاقه‌مند به همکاری و کار در شرکت شما بوده و از اینکه برای شرکت در فرایند استخدام وقت گذاشته از او تشکر کنید. استفاده از عبارت‌هایی مانند «متشکرم»، «سپاسگزارم» و… به متقاضیان نشان می‌دهد که سازمان شما برای وقت دیگران ارزش قائل است.
3. ارائه بازخورد
به‌طورکلی بیان علت قبول شدن متقاضی دیگر ساده‌تر از گفتگو درباره رد شدن متقاضی است اما متقاضیان اغلب مشتاق هستند نظرات کارفرمایانی که با آنها مصاحبه کرده‌اند، را بدانند. زیرا بینشی در زمینه‌های بهبود به آنها می‌دهد و به آنها کمک می‌کند تا این نکات را در مصاحبه‌های بعدی رعایت کنند.
86 % از کارجویان خواهان بازخورد مصاحبه هستند اما تنها 57% آن را دریافت کرده‌اند
اگر خواستید در نامه رد متقاضی، بازخورد ارائه دهید به نکات زیر دقت کنید:
- برای ارائه بازخورد با بیان توانمندی‌های متقاضی شروع کنید و بعد در مورد نقاط قابل بهبود بازخورد سازنده ارائه دهید.
- دقت کنید که از گفتن صحبت‌هایی که ممکن است باعث سوءتفاهم شود، پرهیز کنید.
- و حتماً این توضیح را به متقاضی بدهید که تصمیم شما فقط بر پایه مدارک و شواهد مربوط به مهارت‌های ایشان که توسط خودشان در مصاحبه گفته‌شده، بوده است.
4. دعوت به همکاری برای سایر فرصت‌های شغلی
اگر کارجو با فرهنگ‌سازمانی تناسب دارد ولی در حال حاضر برای این موقعیت شغلی مناسب نبوده یا اگر مهارتی دارد که برای موقعیت‌های شغلی دیگر مناسب است از او برای فرصت‌های شغلی دیگر در سازمان دعوت کنید.
5. اختصار
مختصر بودن نامه رد متقاضی یک الزام است. اصلاً جالب نیست متقاضی بعد از خواندن چندین پاراگراف متوجه شود در مصاحبه پذیرفته‌نشده است. خیلی صریح و شفاف البته مؤدبانه و بااحتیاط نتیجه را اعلام کنید.
6. حرفه‌ای و باملاحظه
نامه رد متقاضی را با لحن مثبت بنویسید. خبر رد شدن به‌خودی‌خود سرد و غیردوستانه تلقی می‌شود با لحن مثبت و برخورد حرفه‌ای بار منفی آن را کاهش دهید. استفاده از تکنیک بازخورد ساندویچی به پذیرش ساده‌تر نتیجه کمک می‌کند.
7. ارسال به‌موقع
به‌محض اینکه متوجه شدید فرد با شغل یا سازمان شما تناسب ندارد، نتیجه را به او اعلام کنید. با این کار داوطلب از بلاتکلیفی رها می‌شود و دوره سخت انتظار پایان می‌یابد.
نمونه یک نامه رد متقاضی
آقای صادقی عزیز
سلام؛ از علاقه‌مندی شما برای موقعیت شغلی «مدیر بازاریابی و فروش» در شرکت «الف» و از اینکه در هفته گذشته برای ملاقات با ما وقت گذاشته‌اید، بسیار سپاسگزاریم. ملاقات با شما برای ما بسیار شیرین و لذت‌بخش بود.
حتماً می‌دانید که شرکت ما برای هر موقعیت شغلی رزومه‌های متعددی دریافت می‌کند و این موضوع، انتخاب بین بهترین‌ها را برای ما کمی سخت می‌کند. درحالی‌که همه ما تحت تأثیر مجموعه دانش و مهارت‌های شما قرار گرفتیم -به‌ویژه ایده شما برای برخورد با مشتریان ناراضی- اما طبق تصمیم کمیته جذب نتوانستیم افتخار همکاری با شما را داشته باشیم.
بااین‌حال احساس می‌کنیم شما با فرهنگ‌سازمانی ما تناسب زیادی دارید. برای همین از شما دعوت می‌کنیم در صورت تمایل در سایر موقعیت‌های شغلی حوزه بازاریابی و فروش شرکت ما اقدام کنید.
از آشنایی با شما بسیار خوشحالیم و برای شما در تمام جنبه‌های زندگی آرزوی موفقیت داریم.
با تشکر
