12 دلیل رایج برای شکست سیستم مدیریت عملکرد کارکنان

به نظر شما علت شکست سیستم مدیریت عملکرد در سازمان‌ها چیست؟ حتماً شما هم برای این سؤال پاسخ‌های متفاوتی خواهید داشت. مانند نبود شاخص‌های اختصاصی ارزیابی عملکرد، برخورد سلیقه‌ای ارزیابان، تمرکز بیش‌ازحد بر ارزیابی، عدم مشارکت مدیران ارشد سازمان و… . بله، کاملاً درست است. تمامی این موارد به همراه مواردی دیگر از دلایل شکست سیستم مدیریت عملکرد است.

تحقیقات و مطالعات موردی انجام‌شده موارد زیر را به‌عنوان برخی از دلایل اصلی شکست سیستم‌های مدیریت عملکرد در بسیاری از سازمان‌ها نشان می‌دهد:

1- نبود ساختار در سیستم مدیریت عملکرد

یکی از دلایل شکست سیستم مدیریت عملکرد نبود ساختار در فرایند است. فرآیند مدیریت عملکرد، فرایندی نیست که فقط یک بار در سازمان اجرا شود، فرایندی است که مدام تکرار می‌شود. بنابراین اگر یک ساختار درست برای مدیریت عملکرد طراحی نشود، شکست سیستم قطعی است.

بسیاری از سازمان‌ها مدعی اجرای سیستم مدیریت عملکرد هستند درحالی‌که هیچ جلسات هدف‌گذاری برای کارکنان تشکیل نمی‌دهند، بازخوردهای مستمر به کارکنان ارائه نمی‌کنند و اصلاً رویکرد سیستمی در طراحی و اجرای این سیستم ندارند. درحالی‌که یک سیستم مدیریت عملکرد به خوبی ساختاریافته به کارکنان کمک می‌کند تا استراتژی‌های سازمانی را بهتر درک کنند، باانگیزه بیشتر در جهت دستیابی به اهداف خود تلاش کنند و عملکرد خود را بهبود دهند.

2- عدم هدف‌گذاری صحیح

یکی از مراحل اولیه در فرایند سیستم مدیریت عملکرد، هدف‌گذاری است. تعیین هدف برای حفظ انگیزه و بهبود عملکرد کارکنان ضروری است. گاهی اوقات شکست سیستم مدیریت عملکرد به دلیل اهداف اشتباهی است که برای بهینه‌سازی عملکرد کارکنان انتخاب می‌شود. به همین دلیل، تعیین اهداف باید با مشارکت کارکنان صورت گیرد. مشارکت در هدف‌گذاری، تعهد افراد را برای تحقق هدف تضمین می‌کند.

اگر کارکنان به‌درستی درک نکنند که مدیران چه انتظاراتی از آنها دارند و یا آن انتظارات را قابل‌قبول ندانند، هدف‌گذاری درست انجام‌نشده است.

3- عدم طراحی، نظارت و سنجش استانداردهای ارزیابی عملکرد

تعیین شاخص‌های ارزیابی عملکرد برای هر شغل از ضروریات سیستم مدیریت عملکرد است. در طراحی شاخص باید به ویژگی‌های شاخص‌های ارزیابی عملکرد توجه کرد و بهتر است برای هر شاخص شناسنامه شاخص طراحی شود.

شناسایی مشاغل، انتظارات موردنظر از هر یک از مشاغل و تعیین عوامل کلیدی موفقیت مهم‌ترین اقدامات درزمینه طراحی شاخص هستند. عوامل کلیدی موفقیت کارهای مهمی است که به انجام هدف کمک می‌کند. شاخص‌های ارزیابی عملکرد باید بر مبنای عوامل کلیدی موفقیت طراحی شوند تا بتوان با این شاخص‌ها حرکت هر یک از پرسنل سازمان در راستای عوامل کلیدی موفقیت مشاغل را سنجید.

4- وجود سوگیری در ارزیابی

فرآیندهای مدیریت عملکرد به‌طورکلی با سوگیری‌های مختلفی مواجه هستند. مانند:

• اثر هاله‌ای: زمانی که یک ویژگی مهم و برجسته در فرد، مبنای قضاوت درباره خصوصیات دیگر او قرار می‌گیرد.
• اثر من سانی: اگر افرادی که شباهت زیادی به ارزیاب دارند، بهتر ارزیابی شوند، خطای من سانی رخ‌ داده است.
• ادراک کلیشه‌ای: ارزیابی ویژگی‌های دیگران بر اساس عضویت در یک گروه اجتماعی. مثلاً جنسیت، نژاد و…
• اثر تقدم: زمانی که قضاوت بر اساس اولین برخورد انجام می‌شود.
• اثر تأخر: زمانی که آخرین اطلاعات و برخوردها بیشترین تأثیر را در ارزیابی داشته باشد.
• و …

برخی سوگیری‌ها عمدی نبوده و ممکن است به‌صورت ناخودآگاه اتفاق بیفتد. به‌عنوان‌مثال در اثر تقدم و تأخر بخشی از مشکل را می‌توان به حافظه نسبت داد. این خطاها چه عمدی چه سهوی، خطرناک هستند و می‌توانند باعث شکست سیستم مدیریت عملکرد شوند.

5- ارزیابی عملکرد سالانه

ارزیابی عملکرد تنها زمانی ارزشمند است که به‌طور منظم انجام شود. بررسی عملکرد سالانه برای هیچ سازمانی کافی نیست. اگر ارزیابی عملکرد سالانه باشد، کارمندان باید برای ارائه یا دریافت بازخورد یک سال منتظر بمانند و این موضوع اصلاً کمکی به بهره‌وری سازمان نمی‌کند. ارزیابی عملکرد سالانه یکی دیگر از دلایل شکست سیستم مدیریت عملکرد است.

6- نبود سیستم پاداش و شناخت

قدردانی برای افزایش بهره‌وری کارکنان بسیار مهم است. یک سیستم مدیریت عملکرد که با سیستم شناخت و پاداش برای عملکرد کارکنان ارتباط ندارد، به‌راحتی شکست می‌خورد. بر اساس گزارشی در Psychometrics،

58 درصد از کارکنان منابع انسانی موافق هستند که به رسمیت شناختن کارکنان موجب مشارکت و رضایت آنها می‌شود.

7- ارزیابی سلیقه‌ای

برخورد سلیقه‌ای ارزیابان در ارزیابی یکی از عارضه‌های مهم سیستم مدیریت عملکرد است. اغلب اوقات، مدیران نظرات شخصی خود را در ارزیابی ارائه می‌دهند. دلیل اصلی این عارضه، فقدان شاخص‌های کمی است. کمی بودن شاخص‌ها ذهنیت ارزیاب را در ارزیابی کردن به‌شدت کاهش داده و از خطاهای ذهنی و امتیازات سلیقه‌ای جلوگیری می‌کند.

8- عدم مشارکت مدیران سازمانی

فرآیند ارزیابی عملکرد طولانی و زمان بر است. این فرآیند شامل گفتگو، بحث، بازخورد و مشارکت زیاد است. اغلب اوقات مدیران در طراحی و توسعه استانداردهای عملکرد و تعیین اهداف به‌صورت عینی برای اعضای تیم خود مشارکت و علاقه زیادی نشان نمی‌دهند. یک تفکر نادرست که در بسیاری از سازمان‌ها وجود دارد این است که مدیریت عملکرد وظیفه واحد منابع انسانی است و بقیه مدیران و کارکنان نباید برای آن‌وقت بگذارند. درحالی‌که سیستم مدیریت عملکرد نیازمند پشتیبانی و حمایت مدیران سازمانی است. رهبران سازمان باید نسبت به سیستم مدیریت عملکرد متعهد باشند و در فعالیت‌های مدیریت عملکرد مشارکت کنند. مهم نیست که فرآیند چقدر خوب طراحی‌شده باشد. بدون حمایت رهبری، شکست سیستم مدیریت عملکرد حتمی است.

9- فقدان بازخورد به‌موقع و مؤثر

نبود جلسات بازخورد با کارکنان از دلایل شکست سیستم مدیریت عملکرد است. به عنوان یک مدیر منتظر بررسی رسمی عملکرد برای ارائه بازخورد نباشید. در صورت فقدان بازخورد به‌موقع و موثر، کارمندان ممکن است احساس گیجی کنند، و این می‌تواند منجر به ناامیدی، سردرگمی، ناامیدی و عدم مشارکت آنها شود. مدیران سازمان را آموزش دهید تا در صورت بروز رفتارهای مثبت یا مشکلات عملکرد، بازخورد به‌موقع و معنادار ارائه کنند. انتظار طولانی برای دادن بازخورد به روحیه کارکنان شرکت، مشارکت و درنهایت عملکرد سازمان آسیب می‌رساند.

10- عدم مشارکت ذینفعان در طراحی سیستم مدیریت عملکرد

هنگام طراحی فرآیند مدیریت عملکرد خود، باید ذینفعان اصلی را در مراحل اولیه برنامه‌ریزی مشارکت دهید زیرا آنها کاربران آینده سیستم هستند. بدون مشورت مناسب با ذینفعان کلیدی، فرآیند مدیریت عملکرد ممکن است تمام نیازهای کسب و کار را برطرف نکند. علاوه بر این اجرای سیستمی که هیچ‌کس نمی‌خواهد یا نمی‌داند چگونه از آن استفاده کند، خطر از دست دادن زمان، منابع و شکست سیستم مدیریت عملکرد وجود دارد.

11- عدم آموزش و ارتباط مناسب

بدون آموزش و توسعه مناسب، رهبران و مدیران ممکن است به‌طور کامل درک نکنند که مدیریت عملکرد چیست و چگونه باید اجرا شود. در مرحله اجرا، داشتن ارتباطات خوب و مرتبط برای توضیح مزایای مدیریت عملکرد، و ارائه آموزش مداوم برای کمک به رهبران و مدیران برای به دست آوردن دانش، رفتارها و مهارت‌های مناسب برای مشارکت صحیح تیم‌های خود در فعالیت‌های مدیریت عملکرد بسیار مهم است.

12- عدم سادگی

چه در حال حاضر مدیریت عملکرد دارید یا نه، فرآیندی که درنهایت پیاده‌سازی می‌کنید باید ساده، آسان قابل‌درک و استفاده باشد. مدیران و کارمندان نباید ساعت‌ها وقت بگذارند تا فرآیندها و ابزارهای جدید را یاد بگیرند یا به دنبال اطلاعات مربوط به عملکرد و فرم‌های موردنیاز خود بگردند.

مدیریت عملکرد بد، پرهزینه است و ارزش بسیارکمی ارائه می‌دهد. درواقع می‌تواند سطح تعامل کارکنان شما را کاهش دهد و به رشد کسب‌وکار شما آسیب برساند. اما زمانی که به‌درستی انجام شود، تأثیر آن بر کسب‌وکار قابل‌توجه است.