سیستم مدیریت عملکرد مؤثر با برنامه ریزی عملکرد مناسب شروع می‌شود. برنامه ریزی عملکرد مانند برنامه ریزی برای سفر است. بسیاری از ما تنها با انتخاب مقصد سفر خود فکر می‌کنیم که آماده مسافرت هستیم، اما باید بدانیم عوامل مختلفی در کیفیت سفر مؤثر است که اگر از قبل برنامه ریزی نشود، بعید است که سفر خوبی داشته باشیم. همین امر در مورد برنامه ریزی ساختار مدیریت عملکرد نیز صدق می‌کند. ترسیم اهداف بلندمدت به تنهایی کافی نیست و برای تحقق هدف، باید برنامه‌ای مناسب برای اجرای آن اهداف وجود داشته باشد.
برنامه ریزی عملکرد چیست؟
برنامه ریزی عملکرد فرآیندی رسمی برای شناسایی و برنامه‌ریزی اهداف فردی یا تیمی است که کارکنان باید در آینده به آن دست یابند. مدیر و کارمند با مشارکت یکدیگر انتظارات عملکرد و اهداف توسعه‌ای را که باید در طول دوره ارزیابی عملکرد محقق شود تعیین می‌کنند و برنامه‌ریزی عملکرد از طریق یک برنامه توافق شده بین مدیر مستقیم و کارمند صورت می‌گیرد.
برنامه ریزی عملکرد به‌عنوان اولین مرحله از مدیریت عملکرد، به ارائه یک فرآیند شفاف و ساختاریافته برای دستیابی به سطح مشخصی از عملکرد مربوط می‌شود. به‌بیان‌دیگر برنامه ریزی عملکرد مرحله تعیین اهداف است تا در پایان دوره ارزیابی عملکرد فرد/ تیم یا سازمان بر مبنای این اهداف مورد قضاوت و بررسی قرار گیرند.
در زمان برنامه ریزی عملکرد، باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- زمینه‌های کلیدی برای رشد کسب‌وکار و کارکنان
- منابع موجود و موردنیاز
- نیازهای آموزشی
برنامه‌ریزی عملکرد برای سطوح مختلف فردی، تیمی و سازمانی قابل‌استفاده است. می‌توان گفت در هر موقعیتی که افراد یا گروه‌ها برای دستیابی به یک نتیجه در تلاش و تعامل با یکدیگر هستند، برنامه ریزی عملکرد به کار می‌رود.
اهداف برنامه ریزی عملکرد
برخی اهداف برنامه ریزی عملکرد را می‌توان این‌طور بیان کرد:
- گوش دادن به نظرات به‌منظور ایجاد اجماع در مورد اینکه وضع مطلوب سازمان چیست
- شفاف‌سازی اهداف و مقاصدی که باید به آنها دست یافت. (رفع هرگونه ابهام از اهداف)
- توافق در مورد مسئولیت‌های شغلی فرد/ بخش
- شناسایی شایستگی‌های موردنیاز برای انجام کار
- ایجاد یک برنامه عملکرد و توسعه شغلی مناسب
- ایجاد پایگاهی که از آن بتوان پیشرفت را اندازه‌گیری کرد و سپس ایجاد مکانیزمی برای تغییر آگاهانه در صورت نیاز
- شناسایی معیارهای عملکرد برای سنجش موفقیت کارکنان
برنامه ریزی عملکرد چه حوزه‌هایی را پوشش می‌دهد؟
در این مرحله باید آنچه از کارمند انتظار می‌رود، به‌وضوح مشخص شود. وضوح اهداف فرصتی برای تشخیص عملکرد خوب و شناسایی مناطقی که نیاز به اقدام اصلاحی دارند را فراهم می‌کند.
چهار حوزه‌ای که باید در برنامه عملکرد مشخص شوند عبارت‌اند از:
- مسئولیت شغلی: چه‌کاری باید انجام شود؟
- اندازه‌گیری عملکرد: چگونه این کار، بررسی یا اندازه‌گیری می‌شود؟
- استاندارد عملکرد: این کار چقدر باید خوب انجام شود؟
- تاریخ هدف: نتیجه چه زمانی بررسی می‌شود؟
برنامه‌های عملکرد معمولاً در ابتدای دوره‌های ارزیابی عملکرد یا زمانی که کارمند برای اولین بار به سازمان می‌پیوندد، تهیه می‌شود. حضور مدیر مستقیم و کارمند در جلسه برنامه ریزی عملکرد الزامی است.
برای برنامه ریزی عملکرد، ابتدا باید عوامل کلیدی موفقیت (Critical Success Factor) شناسایی شود. عوامل کلیدی موفقیت، فعالیت‌هایی است که برای تحقق اهداف استراتژیک ضروری است و بر اساس شرح وظایف و اولویت وظایف استخراج می‌شوند. در مرحله بعد شاخص‌های کلیدی عملکرد برای سنجش عملکرد افراد احصا می‌شوند.
برای هدف‌گذاری هم کارمند و هم مدیر باید اهداف و نیازهای کاری واحد را بررسی کرده و اهداف شخص را بر اساس اهداف واحد و با نگاه به شرح شغل تعیین کنند. هدف‌گذاری باید مشارکتی صورت گیرد و معیارها و استانداردهایی که افراد بر اساس آن مورد ارزیابی قرار می‌گیرند، فهرست شود.
مراحل برنامه ریزی عملکرد
1. هدف‌گذاری هوشمند و قابل‌دستیابی
برای رسیدن به هر چیزی در بلندمدت، باید چشم‌انداز و هدف داشته باشید. و برای تحقق موفقیت‌آمیز اهداف خود باید برنامه خوبی داشته باشید.
یک هدف‌گذاری خوب:
- نقشه راه از مسیری را که باید دنبال کنید ارائه می‌کند.
- به شما کمک می‌کند تا تلاش‌های خودتان را برای دستیابی به هدف متمرکز کنید.
- اهداف واقع‌بینانه و قابل‌دستیابی تعیین می‌کند.
- اهداف کاری را برای تمام افراد سازمان قابل‌درک می‌کند.
- عملکرد کارکنان را بهبود می‌دهد.
2. مسئولیت‌های شغلی مناسب
اگر کارمندان شما در نقش شغلی مناسب قرار نگیرند، عملکرد خوبی نخواهند داشت. نبود شرح وظایف یک مانع بزرگ در فرآیند برنامه ریزی عملکرد ایجاد می‌کند. برای جلوگیری از این مانع، باید در مورد نقش‌هایی که باید به کارمندان خود ارائه دهید شناخت کامل داشته باشید و تناسب فرد و شغل را در نظر داشته باشید.
برای تعیین مسئولیت‌های کارکنان:
- نقاط قوت و ضعف آنها را ارزیابی کنید.
- مهارت‌ها و شایستگی‌های آنها را شناسایی کنید.
- از علایق اصلی آنها آگاه باشید.
علاوه بر این، می‌توانید جایگاه سازمانی پست افراد را در نمودار سازمانی مشخص کنید. این کار باعث می‌شود که آنها نقش خود را در سازمان درک کرده و برای دستیابی به اهداف تلاش خود را مضاعف کنند.
3. تمرکز بر توسعه کارکنان
آیا می‌دانستید که نزدیک به 59 درصد از کارمندان هیچ آموزشی ندیده‌اند و مهارت‌های لازم را به‌صورت خودآموز فرا می‌گیرند!
متأسفانه در بسیاری از سازمان‌ها کارکنان هیچ آموزش‌های اولیه یا رسمی را در طول حضور خود در سازمان دریافت نکرده‌اند. برای پیشگیری از این موضوع باید در برنامه ریزی عملکرد به نیازهای آموزشی کارکنان توجه شود.
برای اطمینان از اینکه کارکنان فرصت‌های توسعه را از دست نمی‌دهند، باید:
- برنامه مناسبی داشته باشید که مهارت‌های اساسی را آموزش دهد.
- نیاز به ارتقاء مهارت را به‌صورت دوره‌ای ارزیابی کنید.
- کارکنان را تشویق کنید تا از زمان آزاد خود برای شرکت در فعالیت‌های فوق‌برنامه استفاده کنند.
- یک برنامه توسعه شغلی خوب و ثابت برای آینده طراحی کنید.
- اطمینان حاصل کنید که بررسی‌های دوره‌ای عملکرد را انجام دهید.
یک ساختار مدیریت عملکرد مستحکم باعث می‌شود شرکت شما در بلندمدت پیشرفت کند. علاوه بر این، برنامه توسعه مناسب کارکنان شما را راضی نگه می‌دارد و سطح اعتماد آنها را افزایش می‌دهد.
4. ابزار و منابع لازم را فراهم کنید.
بدون وجود منابع و ابزارهای لازم، انجام کار دشوار است. به‌عنوان‌مثال، برای انجام یک کار مرتبط با وب‌سایت، دسترسی به اینترنت و رایانه ضروری است. در برنامه ریزی عملکرد باید ابزارها و منابع لازم کارکنان جهت انجام وظایف روزانه را در نظر بگیرید.
برای اینکه بفهمید کارمندان به چه چیزی نیاز دارند:
- نظرسنجی برگزار کنید.
- با کارمندان در مورد مشکلاتشان گفتگوی داشته باشید.
- دیدگاه آنها را در مورد چگونگی انجام کار درک کنید.
این کار باعث ایجاد حس ارزشمندی در کارکنان شده و آنها وفادارتر و متعهدتر خواهند شد.
5. مربیگری
برای ارتقای عملکرد کارکنان خود، آنها به راهنمایی مناسب نیاز دارند. بنابراین، یکی از مراحل حیاتی در فرآیند برنامه ریزی عملکرد، مربیگری است. به‌عنوان یک رهبر، باید فضایی را برای یک برنامه مربیگری ایجاد کنید که به کارکنان کمک می‌کند تا مسیر درست را دنبال کنند و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند.
با نظارت مناسب، کارکنان شما عملکرد خود را افزایش داده و بهره‌وری خود را افزایش می‌دهند. برای انجام این کار، شما باید:
- برای هر فرد یک مربی تعیین کنید.
- هر زمان که کارکنان با مشکل مواجه می‌شوند از آنها حمایت کنید.
- پیشرفت آنها را به‌طور منظم پیگیری کنید.
در پایان این نکته را در نظر داشته باشید که برای مدیریت عملکرد صحیح کارکنان، باید برنامه ریزی عملکرد مناسب داشته باشید. عملکرد را به‌درستی اندازه‌گیری کنید و با ارائه بازخورد مداوم به افزایش بهره‌وری کارکنان کمک کنید.
