با شیوع ویروس کرونا، کاهش بهره‌وری کارکنان به دغدغه اصلی رهبران سازمانی تبدیل شد. از یک طرف اجرای سیاست‌های دورکاری در سازمان‌ها رهبران را با محدودیت‌هایی مواجه کرد. از طرف دیگر کارکنان نیز با مسائلی مانند سازگاری با محیط کاری جدید (کار در منزل) و نگرانی‌های مربوط به سلامت خود و خانواده مواجه شدند. به همین دلیل کاهش بهره‌وری کارکنان از سال 2020 به یک نگرانی عمده در دنیای کسب‌وکارها تبدیل شد و نیاز به ارزیابی و مدیریت عملکرد کارکنان به‌طور چشمگیری افزایش پیدا کرد.
ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟
ارزیابی عملکرد کارکنان فرآیندی است که مدیران برای سنجش عملکرد کارکنان خود از آن استفاده می‌کنند. به‌طورکلی این کار برای سنجش پیشرفت و ارتقای مهارت افراد انجام می‌شود. می‌توان گفت هدف از ارزیابی عملکرد، توانمندسازی و آماده‌سازی کارکنان برای آینده‌ای بهتر است.
باید توجه داشت که درگذشته ارزیابی عملکرد فقط به‌منظور کنترل کار کارکنان صورت می‌گرفت اما امروزه جنبه توسعه، مربیگری، بازخورد و راهنمایی اهمیت بیشتری دارد.
موارد زیر اهمیت ارزیابی عملکرد کارکنان را نشان می‌دهد:
- نقاط قوت و قابل‌بهبود کارکنان شناسایی می‌شود.
- انتظارات از کارمندان به‌طور شفاف و روشن تعیین می‌شود.
- فرهنگ بازخورد و پاسخگویی تقویت می‌شود.
- به برنامه‌ریزی برای رشد و آینده کارکنان کمک می‌کند.
- اهداف کارکنان با چشم‌انداز سازمانی هم‌سو می‌شود.
علی‌رغم مزایای زیاد اجرای سیستم مدیریت عملکرد در سازمان، تنها 8 درصد از شرکت‌ها معتقدند که فرآیند مدیریت عملکرد آنها در افزایش ارزش کسب‌وکار بسیار مؤثر است و 58 درصد آن را اتلاف وقت می‌دانند. این آمار یک سؤال اصلی ایجاد می‌کند و آن این است که چگونه می‌توان برنامه ارزیابی عملکرد کارکنان را بهبود بخشید؟ اگر به دنبال پاسخ این سؤال هستید، در بخش بعدی به این موضوع می‌پردازیم.
تکنیک های افزایش اثربخشی نظام ارزیابی عملکرد کارکنان
ارزیابی عملکرد کارکنان اصلاً کار ساده‌ای نیست و عوامل زیادی بر اثربخشی آن موثر است. به‌طوری‌که نبود هر یک از این عوامل می‌تواند منجر به نارضایتی کارکنان و در نهایت شکست سیستم مدیریت عملکرد شود. برای افزایش اثربخشی سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان نکات زیر را رعایت کنید.
1- استانداردهای لازم را تنظیم کنید.
ارزیابی عملکرد کارکنان به یک نقطه شروع نیاز دارد. برای انجام این کار، باید استانداردهای کاری را برای کارکنان تعیین کنید. تعیین استانداردها بسیار مهم است. کارکنان باید استانداردها را رعایت کنند تا بتوانند با گذشت زمان عملکرد بهتری از خود نشان دهند. برای موفقیت در بلندمدت این استانداردها باید با چشم‌انداز و اهداف سازمانی هم‌سو باشد.
پاسخ سؤالات زیر تاحدودی استانداردهای عملکرد را روشن می‌کند.
- کارکنان باید به چه اهدافی دست یابند؟
- زمان لازم برای دستیابی به اهداف چقدر است؟
- حداکثر منابع در دسترس چقدر است؟
- مبنای حداقل دستیابی به اهداف چیست؟
2- اهداف و مسئولیت‌ها را شفاف کنید.
قبل از اینکه در مورد داشتن اهداف و مسئولیت‌های روشن صحبت کنیم، باید بگوییم اهداف با تعیین استانداردها متفاوت است. همه کارمندان باید مجموعه‌ای از استانداردها را رعایت کنند. اما، اهداف ممکن است بسته به توانایی‌های هر فرد متفاوت باشد.
پاسخ این سؤال که تعیین اهداف چگونه می‌تواند به اثربخشی ارزیابی عملکرد کارکنان کمک کند؟ تا حدی روشن است. شما فقط زمانی می‌توانید کارمندان خود را ارزیابی کنید که آنها درک روشنی از اهداف و مسئولیت‌های خود داشته باشند. آنها باید تصویر واضحی ازآنچه از آنها انتظار دارید و اینکه آیا مهارت‌هایشان با نقش‌هایشان مطابقت دارد یا خیر، به‌دست آورند.
در مرحله هدفگذاری به نکات زیر توجه کنید:
- اهدافی تعیین کنید که با پروفایل کارکنان سازگار است.
- اهداف را بر اساس مدل هدفگذاری SMART تعیین کنید.
3- بازخورد و انتقاد سازنده ارائه دهید.
کارکنان همیشه به دنبال فرصت‌هایی هستند که به رشد و دستیابی به اهداف شخصی و حرفه‌ای آنها کمک کند. برای کمک به آنها در انجام این کار، باید به آنها بازخورد مکرر و معنادار ارائه دهید. بازخوردی که بر تعیین نقاط ضعف و راه‌حل‌های بهبود آن متمرکز است. این نوع بازخورد به بهبود عملکرد کارکنان و حل مشکلات پیش روی آنها کمک خواهد کرد.
بازخورد عملکرد می‌تواند به‌منزله یک برنامه عملی برای افراد باشد. با دریافت بازخورد منظم و به‌موقع کارکنان نه تنها عملکرد بهتری خواهند داشت، بلکه دانش و مسئولیت‌پذیری آنها نیز افزایش می‌یابد. موضوع ارائه بازخورد موثر برای رشد شخصی و شغلی کارکنان بسیار مهم است.
4- اهمیت نظرسنجی‌ها را درک کنید.
انجام نظرسنجی‌های به‌موقع جزء ضروری در اجرای سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان است. این به شما یک درک کاملی از انتظارات کارکنان ارائه می‌کند.
برای اجرای نظرسنجی، ابتدا باید تعیین کنید که هدف از نظرسنجی چیست و سپس سؤالات مرتبط با هدف طراحی کنید. بسته به چیزی که در پی آن هستید، سؤالات می‌تواند متفاوت باشد. فقط به یاد داشته باشید که سؤالات باید دقیق و مستقیم باشد. یک نظرسنجی خوب بینش روشنی از مشکلات و موانعی که کارکنان با آن روبرو هستند، به شما می‌دهد. کاستی‌ها را بپذیرید و در اسرع وقت فرآیند حل مشکل را آغاز کنید. اجرای نظرسنجی به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری کارکنان خود را حفظ کرده و روحیه آنها را تقویت کنید.
نمونه سؤالات نظرسنجی:
- در دوره ارزیابی قبلی چه دستاوردهایی داشتید؟
- آیا سازمان تمام اطلاعات و ابزارهای لازم برای دستیابی به اهداف را در اختیارتان قرار داده است؟
- آیا سازمان اقدامات لازم را برای حفظ رضایت شما انجام داده است؟
- فکر می‌کنید برخورداری از چه مهارت‌هایی شما را به کارمند بهتری تبدیل می‌کند؟
5- با کارمندان در ارتباط باشید.
برای برقراری ارتباط هرچند وقت یک‌بار صحبت رو در رو و یک به یک با کارمندان انتخاب خوبی است. این کار به شما امکان می‌دهد شخصاً با اعضای سازمان ارتباط برقرار کنید و دیدگاه آنها را نسبت به شرکت درک کنید. شما باید فعالانه به آنچه کارکنان می‌گویند گوش دهید و با آنها همدلی کنید.
به‌عنوان یک رهبر، این وظیفه شما است که در یک گفتگوی محرمانه در مورد چگونگی بهبود عملکرد و دستیابی به رشد شغلی با هر یک از کارکنان گفتگو کنید.
6- خودتان را آماده کنید و با کارمندان خود صادق باشید.
قبل از اینکه فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان را شروع کنید، باید خودتان را به‌عنوان مدیر آماده کنید. برای آماده‌سازی خود این نکات را رعایت کنید:
- هدف ارزیابی عملکرد را رشد کارکنان قرار دهید.
- نگرش مغرضانه را کنار بگذارید و به‌جای پیدا کردن مقصر به دنبال ریشه‌یابی مسائل باشید.
شما باید با کارمندان خود صادق باشید. روی اخلاق کاری کارکنان و دستاوردهای آنها برای شرکت تمرکز کنید. در مورد پیشرفت آنها شفاف باشید و آنها را از نحوه انجام فرآیند ارزیابی عملکرد آگاه کنید. اطلاعات و تحلیل‌های لازم را در اختیار آنها قرار دهید تا نقاط ضعف خود را مشخص کنند. این کار آنها را تشویق می‌کند تا عملکرد بهتری داشته باشند و کارایی خود را افزایش دهند.
منبع: www.vantagecircle.com
