در این مقاله می‌خواهیم بررسی کنیم که چرا ارزیابی عملکرد لحظه ای تصویر دقیق‌تری از عملکرد کارکنان ارائه می‌دهد و مشارکت کارکنان را در فرایند مدیریت عملکرد افزایش می‌دهد. اگر به موضوع مدیریت عملکرد در مدیریت سرمایه های انسانی علاقه دارید، همراه ما باشید.
شرکتی را در نظر بگیرید که اسفندماه هرسال فرم‌های ارزیابی عملکرد را برای امتیازدهی به کارکنان برای مسئولین واحدهای سازمانی ارسال می‌کند. مسئولین واحدها موظف هستند در طی دو هفته پس از دریافت فرم‌ها، عملکرد و رفتار یک سال گذشته هر یک از کارکنان زیرمجموعه خود را ارزیابی کنند. سپس فرم‌های تکمیل‌شده را به واحد اداری ارسال کنند. واحد اداری نیز پس از جمع‌آوری فرم‌ها امتیازات عملکرد کارکنان را محاسبه می‌کند. درنهایت بر اساس حکم افزایش سالانه، پایه تشویقی مشخصی برای هر یک از کارکنان تعیین می‌شود.
به نظر شما چه عارضه‌هایی را می‌توان برای این سیستم نام برد؟ آیا این سیستم توان ایجاد انگیزه برای بهبود عملکرد کارکنان را دارد؟ آیا کارکنان از نتایج ارزیابی عملکرد خود مطلع می‌شوند؟ آیا جلسات بازخورد به‌منظور شناسایی نقاط قوت و ضعف وجود دارد؟ آیا نتایج ارزیابی تأثیری بر بهره‌وری سازمان دارد؟
متأسفانه باوجود کمبودها و نقص‌های ارزیابی عملکرد سالانه هنوز بسیاری از سازمان‌ها از آن استفاده می‌کنند.
به نقل از مقاله‌ای از BBC در سال 2019 ارزیابی عملکردهای سالانه «بسیار نادرست» هستند. علی‌رغم این ناکارآمدی نتایج نظرسنجی World at Work در سال 2018 نشان داد که 80٪ شرکت‌ها هنوز از ارزیابی عملکرد رسمی استفاده می‌کنند.
وجود سیستم‌های ارزیابی عملکرد سنتی به دلیل نیاز شرکت‌ها به نتایج فرایند بررسی عملکرد است. هرچند که احتمالاً همه شرکت‌ها دوست دارند این نتایج را با روش‌های بهتری به‌دست آورند.
4 ضعف عمده سیستم ارزیابی عملکرد سنتی
1- ارزیابی عملکردهای سنتی بوروکراتیک و وقت‌گیر هستند. بنابراین ازنظر مدیران و کارکنان محبوب نیستند.
2- کارکنان از ارائه یک فرم برای ارزیابی رضایت ندارند. زیرا معتقدند ارزش یک سال کار آنها را در یک عدد (امتیاز 1 تا 10) یا برچسب (عالی، بسیار خوب، خوب و…) خلاصه می‌کند.
3- در سیستم ارزیابی عملکرد سنتی خطایی با نام خطای تأخر وجود دارد. خطای تأخر هنگامی رخ می‌دهد که دستاوردها یا عدم موفقیت‌های اخیر یک کارمند قضاوت مدیر را دچار انحراف می‌کند. آگاهی از این خطا باعث شد کارکنان فرایندی شبیه به بازی اجرا کنند و در زمان نزدیک ارزیابی عملکرد، رفتار و عملکرد بهتری از خود بروز دهند. این فرایند نتایج را تحریف کرد و موجب ایجاد سیستم ارزیابی عملکرد ناعادلانه و بی‌اثر شد.
4- اشکال دیگر سیستم ارزیابی عملکرد سنتی این است که رتبه بندی عملکرد هیچ ارتباطی با عملکرد سازمانی ندارد. طبق گزارش موسسه NeuroLeadership که رتبه بندی 23.000 کارمند از 40 شرکت را جمع‌آوری کرد، هیچ ارتباطی از تأثیر مثبت یا منفی رتبه بندی بر عملکرد سازمانی نشان داده نشد.
با توجه به این نقایص قابل‌توجه، فکر می‌کنید چرا ارزیابی عملکرد سنتی در 80٪ شرکت‌ها وجود داشته است؟ حذف بررسی عملکرد برای سازمان‌ها دشوار است. زیرا دو هدف اساسی را برای سازمان‌ها محقق می‌کند. اول اینکه ارزیابی عملکرد فرصتی را برای بحث اختصاصی در مورد عملکرد و پیشرفت افراد فراهم می‌کند. و دوم عملکرد کارکنان را اندازه‌گیری و ارزیابی می‌کند.
بنابراین، اگرچه ممکن است نقص داشته باشد، اما از هیچ‌چیز بهتر است. بااین‌وجود یک راه حل سومی هم وجود دارد و آن استفاده از ارزیابی عملکرد لحظه ای است. بسیاری از سازمان‌ها معمای پیچیده ارزیابی عملکرد کارکنان را با اتخاذ رویکرد ارزیابی عملکرد لحظه ای حل می‌کنند.
ارزیابی عملکرد لحظه ای
می‌توان به‌جای توزیع فرم‌های ارزیابی در پایان سال، داده‌های عملکرد را از طریق تعاملاتی که کارکنان در طول 12 ماه سال با مدیر خود داشته‌اند، جمع‌آوری کرد.
اتخاذ یک رویکرد ارزیابی عملکرد لحظه ای به این معنا است که مدیران و کارمندان در طول سال به‌طور مداوم عملکرد را موردبررسی قرار داده و یک میزگرد منظم برای بحث در مورد عملکرد و پیشرفت فراهم کنند. در پایان سال آنها می‌توانند از داده‌های جمع‌آوری‌شده در طول سال برای ارائه تصویری که در لحظه، گزارشی از وضعیت عملکرد را نشان می‌دهد، استفاده کنند.
استفاده از پلتفرم تکنولوژیک در ارزیابی عملکرد لحظه ای
عملکرد کارکنان را می‌توان بر اساس داده‌های جمع آوری شده توسط پلتفرم اندازه‌گیری و ارزیابی کرد. استفاده از پلتفرم این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد که در مورد رتبه بندی کارکنان تصمیمات عادلانه و مبتنی بر واقعیت بگیرند.
نتیجه اجرای سیستم ارزیابی عملکرد لحظه ای یک فرایند ساده و جذاب است که عملکرد و مشارکت کارکنان را افزایش می‌دهد، ضمن آنکه دارای معیارهای قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌اعتماد و مبتنی بر شواهد است که از طریق بررسی‌های مداوم ارزیابی می‌شوند.
اکثر کارکنان از وجود چنین سیستم ارزیابی در سازمان خوشحال خواهند شد، زیرا درک آن آسان است و تصویر عادلانه‌تری از عملکرد آنها ارائه می‌دهد.
نکته‌ای که باید در انتقال از ارزیابی عملکرد سالیانه به ارزیابی عملکرد لحظه ای به آن توجه شود این است که کارفرمایان باید هرگونه تغییر در ساختارهای مدیریت عملکرد را در اسرع وقت به کارکنان اعلام کرده و علت ایجاد تغییرات را توضیح دهند.
جمع‌بندی
ثبت، بررسی و پایش عملکرد و رفتار کارکنان از دغدغه‌های مشترک مدیران در همه سازمان‌ها است. ارزیابی عملکرد لحظه ای بر بررسی و رسیدگی مداوم و مستمر عملکرد کارکنان با هدف بهبود و توسعه فردی و سازمانی متمرکز است. باوجود این سیستم، کارکنان به‌موقع از وضعیت عملکرد خود آگاه می‌شوند و انگیزه برای بهبود آن خواهند داشت.
منبع: www.personneltoday.com
