اشتباهات رایج مدیران هنگام ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟
سال جدید در سازمان‌ها همیشه با بررسی های عملکرد در پایان سال و برنامه‌های توسعه کارکنان برای 12 ماه آتی همراه بوده است. اما علی‌رغم نیت درست سازمان‌ها از ارزیابی عملکرد به نظر می‌رسد اکثر سازمان‌ها به اهداف تعیین‌شده دست پیدا نمی‌کنند. بررسی‌ها نشان می‌دهد که ارزیابی عملکرد و رتبه بندی کارکنان هیچ تأثیری بر عملکرد سازمان ندارد. علی‌رغم این واقعیت تعجب‌آور و شگفت‌انگیز بیش از 80 درصد شرکت‌ها هنوز منابع زیادی را صرف انجام ارزیابی عملکرد کارکنان می‌کنند.
شاید فکر کنید ما با اجرای سیستم مدیریت عملکرد در سازمان مخالف هستیم و پیشنهاد می‌دهیم بررسی عملکرد و ارائه بازخوردهای عملکردی به‌طورکلی از سازمان حذف شود. نه، اصلاً این‌طور نیست. گفتگو با کارکنان برای تشخیص میزان مشارکت آنها در دستیابی به اهداف سازمانی هرگز چیز بدی نیست اما به‌شرط پرهیز از اشتباهات بزرگ در ارزیابی عملکرد کارکنان.
درواقع ما معتقدیم راه‌هایی وجود دارد که می‌توان با استفاده از آن ارزیابی عملکرد رسمی را از یک تجربه منفی و خسته‌کننده برای کارکنان به فرصتی برای ایجاد انگیزه رشد در آنها تبدیل کرد. فرصتی که برای کارکنان و سازمان مفید خواهد بود. ما تشویق بیشتر و تنبیه کم‌تر را در سیستم ارزیابی عملکرد بیشتر دوست داریم.
برای کمک به شما در انجام این کار ما اشتباهات رایجی که در هنگام ارزیابی عملکرد رسمی باید از آن اجتناب کنید را با شما به اشتراک می‌گذاریم.
اشتباه اول مدیران در ارزیابی عملکرد کارکنان: عدم آمادگی کافی
مدیران پرمشغله که یک لیست طولانی از اسامی کارکنان برای ارزیابی عملکرد دریافت می‌کنند، ممکن است از صرف زمان مناسب برای ارزیابی خودداری کنند. این مدیران معمولاً بدون آمادگی کافی برای ارزیابی، شروع به نمره دهی به عملکرد و رفتار کارکنان می‌کنند.
در حالی که فرایند ارزیابی به کارکنانِ سازمان و تشخیص مشارکت آنها در طول دوره ارزیابی مرتبط است. کارکنان سزاوار صرف زمان و تمرکز کافی از سوی ارزیابان هستند.
به‌منظور جلوگیری از اولین اشتباه رایج از اشتباهات ارزیابی عملکرد، شما باید زمانی را در دستور کار خود قرار دهید تا برای ارزیابی آماده شوید. بهتر است نظرات دیگران را هم جویا شده تا بتوانید اطلاعات کافی برای مرور جامع عملکرد داشته باشید.
اشتباه دوم مدیران در ارزیابی عملکرد: اجتناب از بازخورد منفی
بسیاری از مدیران برای ارائه بازخورد منفی از اعتمادبه‌نفس کافی برخوردار نیستند. درحالی‌که برای رشد و پیشرفت شغلی کارکنان باید مکالمات صادقانه‌ای درباره شکاف مهارتی آنها وجود داشته باشد. البته ضرورت ارائه بازخورد منفی دلیلی برای اینکه این نوع بازخورد با دقت لازم ارائه نشود، نیست.
مدیران باید آنچه را می‌خواهند به کارکنان بگویند، از قبل آماده کنند، در صورت نیاز تمرین کنند و حتی می‌توانند برای افزایش اعتمادبه‌نفس خود از فرایند مربیگری استفاده کنند.
برخی از تکنیک‌ها مانند ایفای نقش می‌تواند ابزارهای لازم برای حمایت از کارکنان را در اختیار شما قرار دهد و به کارکنان کمک کند تا نه تنها از اشتباهات خود درس بگیرند که بر اشتباهات غلبه کنند.
اجتناب از بازخورد منفی از اشتباهات مدیران در ارزیابی عملکرد است. به یاد داشته باشید مدیران خوب، انتظارات عملکردی را در سطح عالی تعیین می‌کنند اما برای دستیابی به آن از کارکنان حمایت می‌کنند.
اشتباه سوم مدیران: عدم تمرکز کافی
برای اکثر افراد، ارزیابی عملکرد رسمی می‌تواند یک تجربه سخت و دشوار باشد. به این احساس سخت تهیه لیستی از نکات مهمی که باید با مدیر خود در میان بگذارند، بررسی ایمیل‌ها، پاسخگویی به تلفن‌ها و دیگر وظایف شغلی را هم اضافه کنید.
از اشتباهات عمده ارزیابی عملکرد، عدم تمرکز کافی است. شما باید اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای ارزیابی اختصاص می‌دهید. نظراتی که شما ارائه می‌دهید مربوط به عملکرد و مشارکت افراد در طول یک دوره ارزیابی (سه ماهه، یک‌ساله و…) است. مهم است که زمان، تمرکز و توجه شایسته‌ای برای انجام این کار اختصاص دهید.
پس در ارزیابی عجله نکنید. همه عوامل حواس‌پرتی مانند تلفن، تلفن همراه و… را از خود دور کنید. از چند دقیقه قبل وقت بگذارید تا ذهن شما از کارهای روزانه‌ای که باید انجام می‌دادید، آزاد شود.
اشتباه چهارم مدیران: مطرح کردن مؤلفه های جدیدی از عملکرد کارکنان
بهترین راه برای کمک به رشد و پیشرفت کارکنان چیست؟ پاسخ بسیاری از شرکت‌های موفق، بازخورد منظم و مستمر است. یک کارگردان هیچ‌گاه ماه‌ها تمرین بازیگران را تماشا نمی‌کند تا درست روز قبل شروع فیلم‌برداری یا اجرای نمایش به آنها بازخورد دهد. در مدیریت عملکرد کارکنان هم همین امر باید صادق باشد. شاید بپرسید اگر قرار است در طول سال به‌طور مداوم بازخورد ارائه دهیم، نقش ارزیابی عملکرد پایان دوره چیست؟
ارزیابی پایان دوره باید مجموعه‌ای از تمام بحث‌هایی باشد که در طول دوره ارزیابی با کارکنان خود داشته‌اید. اضافه کردن هر چیز جدید به گفتگوی پایان دوره باعث امتناع کارکنان از پذیرش بازخورد می‌شود. اگر می‌خواهید نکته جدیدی را به کارکنان گوش زد کنید آن را در جلسه جداگانه موردبررسی قرار دهید.
اشتباه پنجم مدیران در ارزیابی: در نظر نگرفتن و عدم بررسی عملکرد کل دوره
از اشتباهات بزرگ ارزیابان در هنگام ارزیابی عملکرد، خطای تأخر است. رویدادهای اخیر نباید کل دوره ارزیابی را تحت‌الشعاع قرار دهد و ارزیابی پایان دوره باید نمایشی از عملکرد و مشارکت کارکنان در طول دوره ارزیابی باشد. برای جلوگیری از این خطا در ارزیابی، باید یادداشت‌هایی از عملکرد در طول دوره تهیه کنید و قبل از بررسی عملکرد، یادداشت‌ها را مرور کنید.
اشتباه ششم مدیران در ارزیابی عملکرد: ادغام بحث ارزیابی و پرداخت
بر هیچ‌کس پوشیده نیست که جبران خدمات و ارزیابی عملکرد موضوعات بسیار حساسی هستند. درحالی‌که ممکن است این دو بحث مرتبط به نظر برسند، بهتر است آنها را به‌عنوان دو موجودیت جداگانه در نظر بگیرید. افزایش حقوق می‌تواند تحت تأثیر بسیاری از عوامل خارجی غیر از عملکرد باشد. مانند نرخ بازار و گرید حقوق و دستمزد سازمانی.
ترکیب بحث جبران خدمات با بازخورد عملکرد می‌تواند تمایز بین این دو را دشوار کند. ضمن آنکه منجر به از دست رفتن پیام‌های عملکردی و خروج کارکنان از جلسه همراه با حس بدبینی و عدم اعتماد به نفس می‌شود. حتی اگر بررسی عملکرد مثبت باشد.
اشتباه هفتم مدیران در ارزیابی عملکرد: تمرکز بر فرایند، نه فرد
هدف از بررسی‌های پایان سال روشن است: شناخت مشارکت افراد و هدف‌گذاری برای دوره بعد. پس ارزیابی را صرفاً با هدف ارسال فرم‌های تکمیل‌شده به واحد منابع انسانی انجام ندهید. درحالی‌که بخش منابع انسانی شما می‌تواند چارچوبی را برای مدیریت عملکرد تنظیم کرده و این فرایند را هدایت کند، مسئولیت باید توسط کل سازمان پذیرفته شود.
بنابراین از این فرصت استفاده کنید و برای آشنایی واقعی با تیم خود وقت بگذارید. درباره مهارت‌ها، دانش و رفتارهای آنها بیشتر اطلاعات کسب کنید تا با هم بتوانید اهدافی را تعیین کنید که با اهداف توسعه شغلی آنها در دوره آتی هماهنگ باشد. تمرکز صرف بر فرایند ارزیابی یکی دیگر از اشتباهات بزرگ ارزیابی عملکرد به شمار می‌رود.
اشتباه هشتم: متکلم وحده بودن
ممکن است کمی شوکه کننده و عجیب به نظر برسد اما شخصی که در حین ارزیابی عملکرد بیشتر صحبت می‌کند باید فرد ارزیابی‌شونده باشد. این کار نشان می‌دهد تمرکز ارزیابی بر کارکنان و نیازهای آنها است.
صحبت کردن تمام وقت مدیران درباره تمام موضوعات یکی دیگر از اشتباهات ارزیابی عملکرد است. مشارکت مدیران در گفتگوهای بررسی عملکرد پایان دوره باید بر حوزه‌های اصلی زیر متمرکز باشد:
- هدایت بحث با پرسیدن سؤالات کلیدی
- گوش دادن فعال به کارکنان و خلاصه گفتگو
- مشخص نمودن اقدامات بعدی در پایان گفتگو
اشتباه نهم مدیران در ارزیابی عملکرد: مشخص نبودن چیزی که در حال ارزیابی آن هستند
به‌عنوان یک ارزیاب، پیش از شروع ارزیابی باید یک سؤال کلیدی از خود بپرسید:
خوب بودن در سازمان ما به چه معنا است؟
این امر به شما اطمینان می‌دهد که یک تعریف واضح از عملکرد برای نقشی که در حال بررسی آن هستید، تعیین می‌کنید. این نکته را هم در نظر داشته باشید که مهارت‌های موردنیاز یک پشتیبان خدمات مشتریان بسیار متفاوت از مهارت‌های مورد انتظار یک حسابدار در تیم مالی است. تعریف دقیقی از عملکرد برای نقشی که در حال بازبینی آن هستید ایجاد کنید و به اشتراک بگذارید. همچنین معیارهای کلیدی برای سنجش پیشرفت در در دوره آتی را تعیین کنید.
بااینکه توصیف نقش‌ها نقطه شروع خوبی برای بازبینی اهداف و تعیین اهداف جدید برای دوره آتی است اما اهدافی انتخاب کنید که با نقاط قوت، مهارت‌ها و خواسته‌های کارکنان مطابقت داشته باشد.
اشتباه دهم مدیران در ارزیابی: عدم پیگیری
با پایان ارزیابی دوره فعلی، آیا کار شما هم تمام می‌شود؟ قطعاً نه! یکی از اشتباهات بزرگ در ارزیابی عملکرد پایان دوره این است که همه‌چیز را فراموش کنید تا پایان دوره بعد. ارزیابی‌های پایان دوره باید اهداف و برنامه‌های عملیاتی را برای سال آینده تعیین کند. اهداف و برنامه‌ها یا باید توسط مدیران اجرا شود، یا حداقل تحت نظارت آنها باشد تا اطمینان حاصل شود که کارکنان در مسیر درست حرکت می‌کنند. درست است که مسئولیت اصلی مدیریت توسعه شغلی باید بر عهده کارکنان باشد. اما آنها به اندکی کمک از جانب مدیر خود در این مسیر نیاز دارند.
بنابراین در طول بررسی‌های منظم خود، اهداف و KPI های اعضای تیم خود را مرور کنید و اطمینان حاصل کنید که از کارکنان حمایت می‌کنید تا بتوانند به نتایج دست یابند.
درحالی‌که دیدگاه منفی درباره مدیریت عملکرد رسمی وجود دارد اما می‌توانید از آن به‌عنوان مهم‌ترین دارایی برای ایجاد انگیزه استفاده کنید. همه‌چیز در یافتن تعادل مناسب بین فرایند موجود، نیازهای فرد مورد ارزیابی و مدیران است. فقط به یاد داشته باشید که هیچ فرمول جادویی برای همه سازمان‌ها وجود ندارد. مدیریت عملکرد خوب یافتن چیزی است که در سازمان شما جواب می‌دهد. بنابراین از آزمایش روش‌های مختلف نترسید. تا زمانی که شما کاملاً بر کمک به افراد برای رشد و آشکارسازی تمام پتانسیل آنها تمرکز کنید، واقعاً نمی‌توانید اشتباهات بزرگی در ارزیابی عملکرد مرتکب شوید.
منبع: letstalktalent.co.uk
