آیا می‌دانستید که عدم توجه به نوشتن شرح شغل می‌تواند بهره وری سازمان را کاهش دهد. چطور؟
سازمانی را فرض کنید که برای مشاغل خود سند شرح شغل تدوین نکرده است. حالا این سازمان می‌خواهد برای یکی از پست‌های خالی‌اش نیروی کار جذب کند.
کارشناس جذب و استخدام مجبور است در آگهی شغلی به اهم وظایف شغل اشاره نکند. این باعث می‌شود داوطلبان شغلی بدون آگاهی از انتظارات سازمان از آنها رزومه ارسال کنند. در مرحله غربالگری رزومه‌ها هیچ شاخصی برای تشخیص تناسب تجربه داوطلب با خواسته سازمان وجود ندارد. همین موضوع فرآیند انتخاب بهترین رزومه‌ها را پیچیده و زمان‌بر می‌کند.
به افرادی که برای مصاحبه حضوری دعوت می‌شوند به‌صورت شفاهی و غیررسمی وظایف و مسئولیت‌های شغل توضیح داده می‌شود. یک نفر جذب می‌شود و در فضایی مبهم، کار خود را شروع می‌کند. او دقیقاً نمی‌داند وظایفش چیست. گاهی کاری به او محول می‌شود که فکر می‌کند وظیفه‌اش نیست. گاهی هم از انجام کاری سر باز می‌زند که وظیفه‌اش بوده است.
زمانی که نوبت ارزیابی عملکرد می‌شود کارمند خود را به دلیل انجام کارهایی که وظیفه‌اش نبوده مستحق بالاترین امتیاز می‌داند. درحالی‌که سازمان او را به دلیل تمرد از انجام وظایف، در پایین‌ترین سطح عملکردی ارزیابی می‌کند. این شرایط، هم کارمند و هم سازمان را خسته می‌کند. هر دو از ادامه همکاری منصرف می‌شوند و نتیجه: ترک کار یا اخراج.
در این مدت سازمان نه تنها بهره ور نبوده بلکه به خاطر تجربه نامناسب کارمندانش، برند کارفرمایی‌اش را تضعیف کرده است.
پس می‌بینید که عدم توجه به نوشتن شرح شغل چطور می‌تواند اثرات منفی زیادی برای سازمان داشته باشد. نوشتن شرح شغل که به‌عنوان بخشی از فرآیند تجزیه و تحلیل شغل زیربنای تمام فعالیت‌های منابع انسانی است، شغل و الزامات آن را مشخص می‌کند. باوجود یک سند شرح شغل دقیق، سازمان و داوطلبان شغلی به‌راحتی متوجه می‌شوند که آیا گزینه مناسبی برای هم هستند یا نه. بنابراین نوشتن شرح شغل دقیق و جامع اهمیت زیادی دارد.
برای آشنایی با روش‌های نوشتن یک شرح شغل جامع پیشنهاد می‌کنیم خواندن ادامه این مقاله را از دست ندهید.
چگونه یک شرح شغل جامع بنویسیم؟
1. در تدوین شرح شغل کار را توصیف کنید نه شخص را
به‌جای تهیه یک لیست بلندبالا از ویژگی‌های داوطلب شغلی مدنظرتان، شغل را توصیف کنید. مشخص کنید:
– متصدی این شغل هرروز باید چه‌کاری انجام دهد؟
– چالش‌های پیش روی او چیست؟
– با چه کسانی تعامل و همکاری خواهد کرد؟
– چه کسی و چگونه از رشد او حمایت می‌کند؟
از اصل «نشان بده، نگو» استفاده کنید. سعی کنید الزامات شغلی را نشان دهید. یعنی نگویید داوطلب باید چه تجربه و مهارت‌هایی داشته باشد. بلکه بکوشید بخشی از شغل که به آن مهارت یا تجربه نیاز دارد را توصیف کنید. این‌گونه به داوطلب اجازه می‌دهید خودش شغل را ارزیابی کند. تصمیم بگیرد که آیا این شغل همان چیزی است که می‌خواهد و صلاحیت انجام آن را دارد یا خیر.
پس به یاد داشته باشید نوشتن شرح شغل برای توصیف شغل است نه شخصی که تصدی آن را بر عهده می‌گیرد.
2. در نوشتن شرح شغل از خود بپرسید آیا این مورد واقعاً یک الزام است؟
اگر یک لیست بلند از مواردی دارید که وظیفه شخص را تعیین می‌کند در مورد هرکدام از خود بپرسید:
- آیا این یک نیاز ضروری برای انجام شغل است؟
- آیا کسی بدون داشتن تجربه‌ای از این مهارت قادر به انجام کار نیست؟
- آیا این چیزی است که داوطلب می‌تواند یاد بگیرد؟
- چه کسی بیشتر مناسب این شغل است؟ یک شخص باتجربه اما بدون انعطاف در آموختن یا کسی که چنین تجربه‌ای را ندارد اما مشتاق و قادر به یادگیری آن در کار است؟
چنین پرسش‌هایی در خصوص الزاماتی مثل تحصیلات و تجربه هم می‌توانید از خود بپرسید:
- آیا شخصی با 3 سال تجربه الزاماً بهتر از کسی است که تجربه کمتری دارد؟
- آیا تحصیلات دانشگاهی در انجام کار به کسی مزیت می‌بخشد؟
مواردی که الزام ندارند را در نوشتن شرح شغل نیاورید. الزامات غیرضروری، باعث حذف افرادی می‌شود که فاقد آن الزام بوده اما شرایط احراز شغل را داشتند. پس اجازه دهید تماس‌های غربالگری و مصاحبه‌های شما، داوطلبان فاقد شرایط را حذف کند؛ نه شرح شغلتان. چون هر چه تعداد داوطلبان بیشتر باشد، شانس استخدام بهترین فرد برای شما بیشتر است.
3. در تدوین شرح شغل منظور خود را مشخص و دقیق بیان کنید
در مورد هر چیزی که در نوشتن شرح شغل به آن اشاره می‌کنید، منظورتان را دقیق بیان کنید. شما باید منظورتان را بدانید و ازآنچه بیان می‌کنید تصوری داشته باشید. از فضای مه آلود شهود خارج شوید و عینیت داشته باشید. نوشتن شرح شغل را طوری انجام دهید که داوطلب شما بفهمد، واقعاً به دنبال چه چیزی هستید.
مثال برای مشخص و دقیق بودن شرح شغل
فرض کنید در شرح شغل نوشته‌اید:
تجربه کاری موردنیاز: 3 سال
اگر آن را دقیق توضیح ندهید افراد مختلف برداشت‌های متفاوتی خواهند کرد. عده‌ای ممکن است فکر کنند«همین‌که حداقل یک بار این کار را انجام داده باشند»، یعنی تجربه دارند. اما عده‌ای دیگر ممکن است فکر کنند «اگر هرروز این کار را انجام داده باشند»، یعنی تجربه دارند.
منظور شما از تجربه 3 ساله دقیقاً کدام‌یک از موارد بالاست؟ بنابراین بهتر است ابهام را برطرف کنید و منظورتان را واضح شرح دهید.
4. در نوشتن شرح شغل از به کار بردن اصطلاحات تخصصی پرهیز کنید
در نوشتن شرح شغل از زبان ساده برای توصیف منظور خود استفاده کنید. خیلی از داوطلبان حتی آنها که آموزش رسمی در یک نقش شغلی نگذراندند، می‌دانند چگونه کارها را بدون دانستن نام‌ها و علائم اختصاری آن انجام دهند. پس اگر از اصطلاحات تخصصی یا علامت‌های اختصاری در نوشتن شرح شغل خود استفاده کنید، داوطلبانی که همه‌چیز را در مورد نقش شغلی شما می‌دانند جز واژه‌شناسی آن را، از دست خواهید داد. این یعنی محدود شدن دامنه انتخاب شما.
5. در نوشتن شرح شغل از لیست‌های طولانی خودداری کنید
در تدوین شرح شغل از آوردن لیست‌های طولانی بپرهیزید. این لیست‌ها باعث ایجاد رعب و وحشت می‌شود. برای بسیاری از داوطلبان شغلی این لیست‌ها نمایانگر شرایط سختی است که باید واجد آن باشند تا بتوانند شغل را به دست بیاورند. این لیست‌ها همچنین باعث به کار بردن علائم اختصاری و اصطلاحات تخصصی می‌شود که در نوشتن شرح شغل مناسب نیست.
به‌جای نوشتن یک لیست طولانی، از پاراگراف‌های واضح و توصیفی در نوشتن شرح شغل استفاده کنید. هرچه بیشتر و بهتر بنویسید انتظارات شما واضح‌تر خواهد شد. البته سعی کنید تا حدی بنویسید که خواندن آن خسته‌کننده نباشد.
تدوین شرح شغل فقط بخشی از فرآیند استخدام است
نوشتن شرح شغل فقط بخشی از فرآیند استخدام است. برای انجام یک فرآیند استخدام کاملاً جامع باید در مورد کانال و پلتفرم‌های استخدامی، مصاحبه با داوطلبان شغلی، درک اینکه داوطلبان شما چه کسی هستند و مجموعه موارد دیگر اطلاعات دقیقی داشته باشید.
اما به یاد داشته باشید که نوشتن شرح شغل در ابتدای مسیر استخدام قرار دارد. درست انجام دادن آن، فرصتی را برای رسیدن به داوطلبان بیشتری فراهم می‌کند. پس باعث می‌شود به‌تدریج تیم متنوع‌تری داشته باشید.
منبع: www.dxw.com
