KPI یا OKR کدام‌یک برای ارزیابی عملکرد مناسب است؟

OKR و KPI از مفاهیم مهم در حوزه مدیریت عملکرد هستند. اگر با هرکدام از این مفاهیم به‌تنهایی آشنایی داشته باشید، حتماً این سؤال برای شما ایجاد شده است که تفاوت KPI و OKR چیست؟ و برای ارزیابی عملکرد از OKR باید استفاده کرد یا KPI؟

در برخی از مقالات گفته شده که تفاوت KPI و OKR مانند سیب و پرتقال است. اما این گفته دقیق نیست. مقایسه سیب و پرتقال نشان می‌دهد که ساختارهای OKR و KPI اساساً ازنظر ساختار و عملکرد یکسان هستند (هر دو میوه هستند و فقط طعم متفاوت دارند). این یعنی سازمان‌ها می‌توانند یکی را انتخاب کنند و از آن برای دستیابی به اهداف استفاده کنند.

در حالی که، تفاوت KPI و OKR بیشتر به سالاد میوه و سیب شبیه است. OKR ها مانند سالاد میوه هستند، زیرا شامل معیارهایی هستند که برای اندازه‌گیری یک کار بزرگ و پیچیده، ترکیب می‌شوند. KPI هم مانند سیب است، زیرا معیارهای فردی است که برای اندازه‌گیری فعالیت‌ها، برنامه‌ها، محصولات یا اقدامات فردی استفاده می‌شود.

برای بیان تفاوت KPI و OKR، ابتدا هر یک به‌طور مختصر شرح داده می‌شوند.

شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟

KPI مخفف Key Performance Indicator به معنای شاخص کلیدی عملکرد است. KPI ها برای ارزیابی عملکرد یک سازمان، فرد، برنامه، پروژه و… به‌کار گرفته‌شده و عوامل موفقیت را اندازه‌گیری می‌کنند.

این شاخص‌ها باید:

1- به اهداف استراتژیک متصل باشند. (فقط شاخص‌هایی به‌عنوان KPI انتخاب می‌شود که بیشترین تأثیر و ارزش را برای سازمان داشته باشند).

2- اهداف را اندازه‌گیری کنند.

3- مشخص کنند، منابع باید به چه چیزی اختصاص یابد.

4- کمّی باشند (علی‌رغم آسان بودن انتخاب شاخص‌های کیفی به‌منظور جلوگیری از سردرگمی و تفسیر ذهنی نتایج انتخاب این نوع شاخص‌ها توصیه نمی‌شود).

KPI نوعی اندازه‌گیری عملکرد است که باهدف ارزیابی موفقیت یک فرایند مداوم یا فعالیت خاص انجام می‌شود. برای شاخص کلیدی عملکرد انواع مختلفی وجود دارد و انتخاب KPI مناسب، به عواملی مانند صنعتی که در آن هستید و میزان بلوغ سازمانی بستگی دارد. هر بخش یا تیم از KPI های مختلفی برای اندازه‌گیری موفقیت استفاده خواهد کرد.

مثال برای KPI

در هر صنعتی به تعداد تقریباً نامحدود KPI وجود دارد. به‌عنوان‌مثال می‌توان در حوزه بهداشت و درمان «میانگین مدت‌زمان انتظار بیمار»، «متوسط هزینه درمان» و «تعداد برنامه‌های آموزشی» را به‌عنوان شاخص کلیدی عملکرد در نظر گرفت.

اهداف و نتایج کلیدی (OKR) چیست؟

OKR مخفف Objective & Key Result به معنای اهداف و نتایج کلیدی است. هر هدفی با نتایج اصلی گره‌خورده است. به‌طورمعمول، یک سازمان سه تا پنج هدف سطح بالا و سه تا پنج نتیجه کلیدی برای هر هدف دارد. نتایج کلیدی برای نشان دادن میزان دستیابی به هدف، ازنظر عددی درجه‌بندی می‌شوند.

در OKR:

1- نتایج قابل‌اندازه‌گیری هستند.

2- نتایج در مقیاس 0-1 یا 0-100 نمره دهی می‌شوند.

3- اهداف چالشی و محدود به زمان هستند. (ویژگی‌های هدف محدود به همین 2 مورد نیست، اما چالشی و محدود به زمان بودن برجسته‌ترین ویژگی‌های هدف در OKR هستند)

OKRها بر اساس اهداف بزرگی ایجاد می‌شوند که برای پیشبرد کارکنان و شرکت‌ها طراحی‌شده‌اند. چارچوب OKR چرخه‌ای مداوم از رشد سریع و پویا است. اگر سازمان شما بر حفظ شرایط موجود و رشد کند، متمرکز است از چارچوب OKR استفاده نکنید. OKR برای اهداف باهدف رشد چشمگیر مناسب است.

هیچ‌گاه OKRها را در خلأ و بدون در نظر گرفتن سایر قسمت‌های کسب‌وکار طراحی نکنید. OKR ها باید در یک ساختار هرمی (سطح کارمند، سپس رئیس بخش و …) ایجاد شوند تا منجر به دستیابی به اهداف چالشی شوند.

مثال برای OKR

• هدف: افزایش 30 درصدی درآمد
  نتیجه کلیدی 1: جذب 50 مشتری جدید
  نتیجه کلیدی 2: افزایش 20 درصدی سهم بازار
  نتیجه کلیدی 3: افزایش 85 درصدی ماندگاری مشتری

در OKR، هدف به شما می‌گوید که کجا بروید و نتیجه کلیدی به شما می‌گوید که آنجا هستید یا نه؟ بنابراین، هنگام کار با OKR ، باید دو سؤال از خود بپرسید:

• • • • کجا باید بروم؟ پاسخ هدف است.
      • چگونه بفهمم که آنجا هستم؟ پاسخ نتایج کلیدی است.

پیشنهاد می‌شود برای تعیین کارهایی که برای رسیدن به OKR باید انجام شود یک سؤال دیگر به‌صورت زیر پرسیده شود:

حرف مشترک KPI و OKR

حرف K در OKR و KPI به معنای کلیدی، تعداد معدود، انگشت‌شمار و مهم است.

OKR سیستمی است که شما را مجبور می‌کند آنچه را که واقعاً مهم است از بقیه جدا کنید و اولویت‌های مشخصی را برای خود تعیین کنید. در OKR تعداد اهداف و نتایج کلیدی محدود است.

اگر همه‌چیز در اولویت باشد، هیچ‌چیز مهم نیست.

KPI نیز شما را مجبور می‌کند آنچه واقعاً مهم است، یعنی شاخص‌های کلیدی را از سایرین جدا کنید و آن‌ها را اندازه بگیرید. بنابراین اگر 30 شاخص برای ارزیابی عملکرد تعریف کرده‌اید، یعنی هیچ شاخص کلیدی ندارید و تعدادی شاخص دارید.

اگر بخواهیم همه‌چیز را در اولویت قرار دهیم و همه‌چیز را اندازه بگیریم، کارکنان در دریایی از معیارها و اولویت‌های گاهی حتی متناقض غرق می‌شوند و آنچه را که واقعاً مهم است از دست می‌دهند.

تفاوت KPI و OKR

KPI و OKR هر دو ابزار مدیریتی هستند که برای تعیین اهداف و اندازه‌گیری پیشرفت طراحی‌شده‌اند شاید این‌طور به نظر برسد که OKRها و KPI ها یکسان هستند. به‌ویژه نتایج کلیدی و شاخص کلیدی عملکرد، اما درواقع تفاوت‌های OKR و KPI با یکدیگر اساسی است.

1- تفاوت KPI و OKR در هدف

اولین تفاوت اساسی بین KPI و OKR در هدف است. اهداف KPI معمولاً قابل‌دستیابی هستند و نشان‌دهنده خروجی یک فرایند یا پروژه هستند؛ درحالی‌که اهداف در OKR چالشی‌تر هستند. البته این به معنای غیرقابل دستیابی بودن هدف نیست، اهداف، چالشی‌تر انتخاب می‌شوند که افراد یا تیم ترغیب شوند تا عملکرد بهتری از خود نشان دهند.

2- تفاوت KPI و OKR در نتایج

یکی دیگر از تفاوت‌های KPI و OKR در نتایج است. نتایج کلیدی، نتایج نهایی تیم برای سنجش موفقیت یا عدم موفقیت هدف است. از طرف دیگر شاخص اصلی عملکرد (KPI) معیار کمی قابل‌اندازه‌گیری برای ارزیابی این موفقیت است. یعنی OKR نتیجه محور و KPI فرایند محور است.

3- تفاوت KPI و OKR در تشخیص و راه‌حل مشکل

در بیان تفاوت KPI و OKR می‌توان به این نکته اشاره کرد که KPI فقط نشان می‌دهد که مشکلی وجود دارد؛ برای رفع آن مشکل به OKR نیاز است. بنابراین KPI ها به نظارت بر عملکرد و شناسایی مشکلات و OKRها به ایجاد زمینه‌های بهبود کمک می‌کنند.

درست مانند زمانی که شما به داشبورد اتومبیل (KPI) نگاه می کنید و متوجه می شوید سوخت کافی برای ادامه مسیر ندارید. آنگاه برای رسیدن به نزدیک‌ترین پمپ‌بنزین از یک مسیریاب (OKR) کمک می‌گیرید. KPIهایی که نیاز به بهبود دارند نقطه شروع ایجاد OKR خواهند بود.

4- تفاوت KPI و OKR در گستره مورد بررسی

OKR ها از چشم‌انداز وسیع‌تر صحبت می‌کنند، درحالی‌که KPI ها بهبود یک موضوع خاص را هدف قرار می‌دهند. بنابراین یکی دیگر از تفاوت‌های KPI و OKR باید به این موضوع اشاره کرد که KPIها خاص‌تر و OKR ها عمومی‌تر هستند.

به‌عنوان‌مثال، اگر می‌خواهید طرحی یا پروژه‌ای را که قبلاً انجام‌شده است بهبود دهید، KPI ممکن است گزینه بهتری باشد. آنها ساده هستند و به شما امکان می‌دهند یک سیستم اندازه‌گیری به پروژه‌ها و فرآیندهای در حال انجام خود اضافه کنید. اما اگر دید بزرگ‌تری دارید و به دنبال تغییر جهت کلی هستید، OKR ها می‌توانند گزینه مناسب‌تری باشند. آنها دارای عمق بیشتری هستند که به شما امکان می‌دهد اهداف خود را بیش‌ازپیش گسترش دهید و به شما اجازه می‌دهند در مورد چگونگی برنامه‌ریزی برای رسیدن به این اهداف، خلاقیت بیشتری داشته باشید.

5- تفاوت KPI و OKR در کاربرد

KPI نقش سنجش عملکرد گذشته را دارد، درحالی‌که OKR به شما کمک می‌کند تا به اهداف آینده خود برسید. در بیشتر موارد، هم به KPI برای نظارت بر عملکرد کلی و هم به OKR برای تعیین اهداف، همسوسازی تیم و دستیابی به تغییر مثبت در عملکرد نیاز است. از طرف دیگر بر اساس بازخورد KPI و نتایج قبلی، OKRهای بعدی تعیین می‌شوند.

6- تفاوت KPI و OKR در زمان

تفاوت دیگر KPI و OKR در زمان است. OKR معمولاً یک آغاز و یک پایان دارند. آنها در یک دوره زمانی خاص به سمت چشم‌انداز خاصی حرکت می‌کنند. اگرچه می‌توان از KPI هم برای اندازه‌گیری این نوع طرح‌ها استفاده کرد، اما آن‌ها برای نظارت بر عملکرد مداوم مانند رشد درآمد سالانه نیز مورداستفاده قرار گیرند.

بررسی تفاوت OKR و KPI در یک نگاه

برای تشخیص OKR از KPI به این مثال توجه کنید:

• OKR (هدف): افزایش 20 درصدی فروش در این دوره
• KR (نتیجه کلیدی): افزایش فروش هر فروشنده نسبت به دوره قبل به مبلغ 1000000 تومان
• KPI: درآمد حاصل از فروش در این دوره

همان‌طور که ملاحظه می‌کنید KPI چیزی است که می‌خواهیم اندازه بگیریم و اینکه چگونه اهداف به‌دست خواهند آمد را نشان نمی‌دهد.

گاهی به‌اشتباه OKR و KPI به‌عنوان مفاهیمی جایگزین در نظر گرفته می‌شوند که شرکت‌ها باید یکی از آنها را انتخاب کنند. اما درواقع، هر دو دیدگاه مختلفی در مورد عملکرد و موفقیت شرکت ارائه می‌دهند. به همین دلیل و با توجه به تفاوت‌های KPI و OKR نباید بین آنها، یکی را انتخاب کرد.