OKR، روش مورد علاقه گوگل دقیقاً چیست؟

تکنیک OKR اختصار یافته کلمات Objective and Key Result به معنای اهداف و نتایج کلیدی است.

موفقیت هر سازمان درگرو تدوین و تعیین اهداف است. سازمان‌ها برای دستیابی به چشم‌انداز خود باید به هدف ‌گذاری بپردازند. این اهداف هستند که سازمان را به چشم‌انداز و افراد را به رویاهایشان می‌رسانند. در طول ادبیات سازمانی مدل های مختلفی برای هدف گذاری معرفی شده‌اند. یکی از تکنیک‌هایی که امروزه موردتوجه بسیاری از سازمان‌های موفق جهانی قرارگرفته است، هدف گذاری به روش OKR است.

مفهوم OKR چیست؟

OKR ابزار هدف گذاری مشارکتی است. تیم‌ها و افراد از OKR، برای تعیین اهداف چالشی و بلندپروازانه با نتایج قابل‌اندازه‌گیری استفاده می‌کنند. در یک جمله کوتاه می‌توان OKR را یک روش برای تعریف اهداف و پیگیری نتایج آن‌ها دانست.

داستان تولد OKR

آگاهی از نحوه مدیریت سازمان‌هایی که شهرت جهانی دارند همواره برای افراد، به‌ویژه افرادی که در حوزه سازمان فعالیت دارند مطلبی قابل‌توجه بوده است. چگونگی تعیین و اجرای استراتژی‌ها، نحوه مدیریت منابع اعم از فیزیکی، مالی، انسانی و…، در شرکت‌های موفق دنیا مثل گوگل، آمازون، اپل، مایکروسافت و… اطلاعاتی است که می‌تواند به ما در الگوبرداری کمک بسیاری بکند. اصلاً بسیاری از تکنیک های مدیریتی شناخته‌شده روش‌هایی هستند که در چنین شرکت‌هایی امتحان خودشان را پس داده‌اند. از جمله همین تکنیک OKR که بعدازاینکه توانست توسعه گوگل را رقم بزند شرکت‌های دیگر شروع به طراحی و پیاده سازی این تکنیک کردند و می‌توانیم بگوئیم از سال 2010 بود که با الهام از شرکت گوگل این تکنیک در شرکت‌های دیگر رواج پیدا کرد.

اجازه دهید برای شفافیت بیشتر، به زمانی برویم که نقطه آغازین OKR بود.

در سال 1968 اندی گرو با تکیه‌بر اصل مدیریت بر مبنای هدف که چندین سال قبل توسط پیتر دراکر معرفی شده بود و درک مفهوم نتایج کلیدی که اثر آن اندازه‌گیری و تسهیل دستیابی به اهداف بود، مدلی را ایجاد کرد با نام OKR. این مفهوم با تعیین هدف و چگونگی دستیابی به آن نقش اساسی در رسیدن به اهداف سازمانی ایفا کرد و رشد وسیعی را در شرکت اینتل رقم زد.

بااینکه از  اندی گرو مدیرعامل شرکت اینتل به‌عنوان پدر OKR یاد می‌شود اما نباید نقش جان دوئر و شرکت گوگل را در رواج این تکنیک نادیده بگیریم. زیرا جان دوئر که در آن سال‌ها فروشنده شرکت اینتل بود، با شرکت در دوره آموزشی OKR اندی گرو، توانست در سال 1974 OKR های جدیدی تعریف کند که در تغییر شرکت اینتل نقش مؤثری داشت.

تجربه موفق او در اینتل باعث شد زمانی ‌که به‌عنوان مشاور شرکت گوگل در سال 1992 انتخاب شد، این تکنیک را به مؤسسین گوگل معرفی کند. تکنیکی که امروزه جزئی از فرهنگ جداناپذیر این شرکت شده است. با رشد گوگل مفهوم OKR رواج پیدا کرد و شرکت‌های لینکدین، آمازون، گپ و بسیاری از سازمان‌های کوچک و بزرگ دیگر اجرای این روش را آغاز کردند.

چرا OKR ایجاد شد و مزایای آن چیست؟

مهم‌ترین مزیتی که OKR برای ما به ارمغان می آورد تمرکز بر کاری است که واقعاً مهم است . کتاب جان دوئر با عنوان «مهم ها را بسنجید» به همین مطلب اشاره دارد. این‌که هر فرد، تیم یا سازمانی چگونه می‌تواند اهداف متعالی برای خود برگزیند.

در مدل OKR اهداف عملیاتی که باید به‌طور کامل و 100% محقق شوند، در نظر گرفته نمی‌شود و در عوض اهداف کلیدی و مهم انتخاب می شود. مهم بودن اهداف است که آن‌ها را چالشی می‌سازد. این مزیت در پاسخ به مشکل تعداد زیاد اهداف تعیین‌شده در دوره‌های ارزیابی عملکرد و در پی آن تعداد زیاد KPIها بود که بارِکاری مدیران را هم از جهت زمان و هم ازنظر حجم کار افزایش داده بود.

در پاسخ به مشکل دیگر تکنیک‌های قبلی که عدم بازخورد و مواجه‌ ساختن کارکنان با یک سری نمودارها و اعداد که هیچ‌گاه در مورد آن ها صحبت نمی‌شد بود، مزیت دیگر این تکنیک آگاه‌ کردن افراد از نتایج است. در این تکنیک نتایج باید مانند یک کرنومتر در دستان فرد باشد. OKR با پیوند و اتصالی که با مدل CFR (گفتگو (Conversation)، بازخورد (Feedback) و تشویق (Recognition)) برقرار می‌کند، افراد را از نتایج به‌دست‌آمده در هر دوره مطلع می‌سازد و مهارت، تأثیر و سهم هر فرد را با استفاده از نتایج کلیدی اندازه‌گیری می‌کند.

هدف‌گذاری مشارکتی نکته‌ی دیگری است که این تکنیک ایجاد می‌کند و اهداف دیکته‌ای که از بالا به پایین تعریف‌شده یا بهتر بگوییم به افراد تحمیل شده است را نمی‌پذیرد.

وجه تمایز دیگری که می‌توان برای این مدل نام برد عدم اتصال آن به سایر زیر سیستم های منابع انسانی از جمله جبران خدمات است. MBO ارتباط مستقیم با حقوق و دستمزد کارکنان دارد، درحالی‌که OKR هرگونه اتصال به سیستم جبران خدمات را رد می‌کند. شاید دلیل این عدم اتصال به چالشی ‌بودن اهداف مرتبط باشد چراکه در این تکنیک دستیابی به 60 تا 70 درصد اهداف به معنی موفقیت است و اگر 100% هدف محقق شود نشان‌دهنده آسان بودن و غیر چالشی بودن آن‌هاست.

عناصر OKR

OKR از سه مفهوم هدف، نتیجه و برنامه با تعاریف زیر تشکیل شده است.

هر یک از عناصر ذکرشده دارای ویژگی‌هایی هستند، در ادامه ویژگی‌های هر عنصر بیان می‌شود.

ویژگی‌های هدف

1- مهم بودن اهداف

مهم‌ترین ویژگی اهداف، مهم بودن آن‌ها است که با محدودیت در انتخاب تعداد هدف، کنترل شده است. در روش OKR ما مجاز به تعیین 5-3 هدف در هر دوره هستیم. بنابراین باید تنها فعالیت‌های مهم افراد در سازمان را ملاک قرار دهیم.

2- قابلیت دستیابی اهداف

دست‌یافتنی بودن اهداف یعنی تناسب داشتن آن‌ها با امکانات و توانایی‌های ما. اگر به‌طور منطقی تحقق هدف در یک بازه زمانی برای فرد، تیم یا سازمان ممکن باشد هدف قابل‌ دستیابی است.

3- انگیزه‌بخش بودن اهداف

انگیزه‌بخش بودن را می‌توان معادل پاداش ‌محور بودن در نظر گرفت. به‌طوری که تحقق هدف، خروجی قابل قبولی برای افراد داشته باشد و اگر این اهداف محقق نشد جریمه‌ای لحاظ نشود.

یک روش انگیزه‌بخشی، قدردانی از کارکنان است. اینکه کارکنان بدانند در صورت تحقق هدف از آن‌ها تقدیر می‌شود، کمک زیادی به آن‌ها در دستیابی به اهداف می‌کند.

روش های مختلفی برای قدردانی از کارکنان معرفی شده است. ممکن است قدردانی به‌صورت کلامی با گفتن جملاتی نظیر «آفرین» «عالی بود» و… به کار گرفته شوند، ممکن است به‌صورت هدایای نقدی یا غیر نقدی باشند یا ممکن است قدردانی به‌صورت فیزیکی مانند زدن لبخند رضایت، نشان دادن علامت لایک، دست زدن و… صورت گیرد.

4- چالشی بودن اهداف

اهداف چالشی اهدافی هستند که دستیابی به آن‌ها به‌سادگی امکان‌پذیر نباشد ولی تحقق آن ممکن و در کنترل فرد باشد و موانع خارجی برای آن وجود نداشته باشد. اگر بخواهیم چالشی بودن را با بیان ساده معنا کنیم اهداف چالشی اهدافی هستند که جدید و دشوار هستند و رسیدن به آن ها نیاز به تلاش و عزم فراوان دارد.

5- کیفی بودن اهداف

کیفی بودن هدف، ویژگی دیگری است که باید در هدف گذاری به آن توجه شود. «افزایش رضایت مشتریان»، «افزایش کیفیت محصول»، «افزایش فروش» مثال‌هایی از جنس اهداف کیفی هستند.

6- شفافیت اهداف

اهداف باید ساده، شفاف و به‌دور از ابهام باشند. از آنجایی که همه افراد از تمام OKR های تعریف‌شده در تیم یا سازمان مطلع هستند پس لازم است که اهداف برای همه قابل‌درک باشد. استفاده از واژه‌های ساده و تا جای ممکن غیرتخصصی که برای تمام افراد قابل‌فهم باشد به شفافیت اهداف کمک می‌کند.

7- هم‌راستایی اهداف با اهداف سازمان

منظور از هم‌راستایی اهداف با اهداف تیم و سازمان، اتصال اهداف شرکت و اهداف شخصی به‌صورت آبشاری است. در هم‌راستایی باید همه کارکنان و مدیران در یک جهت واحد قرار گیرند. این ویژگی‌ اهداف در تکنیک OKR از جزیره‌ای عمل ‌کردن و تشکیل سیلوهای کاری جلوگیری می‌کند.

8- محدود به زمان بودن اهداف

ویژگی آخر اینکه اهداف باید محدود به زمان یا دارای چارچوب زمانی باشند. مثلاً «قبولی در کنکور 1400» هدفی محدود به زمان است در تقابل با هدف «رفتن به دانشگاه».

ویژگی‌های نتایج کلیدی

نتایج کلیدی در تکنیک OKR باید کمی بوده و خاصیت فریب دهندگی نداشته باشد. برخلاف اهداف که باید به‌صورت کیفی (غیر عددی) تعریف شوند نتایج در OKR کمی و قابل اندازه‌گیری هستند. کمی بودن در اینجا به معنای عددی بودن است و هر چیز کمی نیز قابل‌اندازه‌گیری است. قابل اندازه‌گیری بودن نتایج به ما کمک می‌کند از تحقق یا عدم تحقق اهداف آگاه شویم.

مثلاً افزایش 10% درآمد حاصل از فروش محصولات را می‌توان به‌عنوان یک نتیجه کلیدی در نظر گرفت. درصد 10، معیار عددی تعیین‌شده در این نتیجه است و درآمد یا همان پول نیز قابل‌اندازه‌گیری است.

نکته دیگری که در تعریف نتایج باید به آن دقت شود این است که نتایج دقیقاً همان هدف را اندازه‌گیری کنند و خاصیت «فریب دهندگی» نداشته باشند. مثلاً در بحث افزایش فروش اگر افزایش 5% درآمد به‌عنوان نتیجه کلیدی انتخاب شود ولی این افزایش درآمد ناشی از افزایش قیمت محصول باشد نه تعداد فروش، این نتیجه کلیدی حتی اگر تحقق هم یابد، هدف را اندازه‌گیری نکرده است.

ویژگی‌های برنامه

گفته شد برنامه به نحوه دستیابی به اهداف اشاره دارد. درواقع هر نتیجه کلیدی قابل شکستن به چند اقدام است. یعنی برای رسیدن به نتیجه یا تحقق هدف باید اقداماتی تعریف شود. اقداماتی که تاکتیکی بوده و دارای اولویت‌های هفتگی هستند. اولویت‌های هفتگی به این خاطر در نظر گرفته می‌شود که هر OKR در چرخه 3ماهه قابل‌ تعریف است.

مثال مسیریاب را به خاطر بیاورید. هر مسیری که شما طی می‌کنید یک اقدام برای رسیدن به مقصد است. «به چپ بپیچید و در بزرگراه به مسیر خود ادامه دهید». این دقیقاً یک اقدام است. کاملاً قابل‌درک است که چنانچه اولویت‌ها را در مسیر رعایت نکنیم هیچ‌گاه به مقصد تعیین‌شده نمی‌رسیم.

نکته مهم در مرحله هدف گذاری OKR

همان‌طور که اشاره شد، در منطق OKR این نتایج هستند که باید کمی باشند نه اهداف.

اگر اهداف به‌صورت کمی (عددی) تعریف شوند تعریف نتایج کلیدی برای آن‌ها دشوار است. فرض کنید هدف «افزایش 10 درصدی مشتریان باشد». آن وقت نتایج کلیدی چه خواهد بود؟ اگر اهداف را کمی تعریف کنیم مجبور می‌شویم هدف را در نتایج تکرار کنیم.

دلیل دیگر این است که در این تکنیک، اهداف برای تحقق چشم‌انداز و مأموریت شرکت تعریف می‌شوند، بنابراین اگر به‌صورت تاکتیکی باشند فاصله زیادی تا چشم‌انداز و مأموریت سازمان خواهند داشت.

مثال برای درک بهتر روش OKR

برای تبیین روش OKR اجازه بدهید از یک مثال فوتبالی استفاده کنیم. فرض کنید شما مربی تیم فوتبال هستید و می‌خواهید برای هدف گذاری از مدل OKR استفاده کنید.

ابتدا باید اهداف را مشخص کنید. در نظر داشته باشید شما می‌توانید برای هر دوره تنها 3 تا 5 هدف در نظر بگیرید.

هدف 1: قهرمان جام جهانی 2022

بیائید ویژگی‌های هدف را با هم مرور کنیم. آیا هدفی که برای تیم خود در نظر گرفتیم ویژگی‌های لازم را دارد یا خیر؟

گفتیم اهداف باید انگیزه‌بخش و چالشی باشد ضمن آنکه قابل دستیابی است. خب قطعاً قهرمانی جام جهانی کار ساده‌ای نیست ضمن آنکه هر دوره بازی های جام جهانی قطعا قهرمان دارد و جوایزی برای قهرمان جام در نظر گرفته می‌شود.

قهرمانی جام جهانی هدف کیفی است که برای همه افراد شفاف و به‌دور از ابهام است. یعنی هدف برای همه بازیکنان ملموس و قابل‌درک است.

اهمیت هدف برای هر یک از بازیکنان و کادر فنی بالا بوده و هر تیمی آرزوی قهرمانی در جام جهانی را دارد.

هدف کاملاً محدود به زمان است.

ویژگی هم‌راستایی اهداف، در اهدافی که برای هر یک از بازیکنان در طول هدف اصلی تیم ( قهرمانی جام جهانی 2022) تعریف می‌شود مفهوم پیدا می کند.

حال که از درست انتخاب کردن هدف مطمئن شدیم باید به تعریف نتایج کلیدی بپردازیم. باز در نظر داشته باشید که ما مجاز هستیم هر هدف را به 3 تا 5 نتیجه متصل کنیم.

نتیجه کلیدی 1: میانگین 2 گل زده‌شده در هر بازی در طول تورنمنت
نتیجه کلیدی 2: میانگین 0.5 گل خورده ‌شده در هر بازی در طول تورنمنت
نتیجه کلیدی 3: میانگین 75% میزان مالکیت توپ در بازی‌ها در طول تورنمنت

پس از تعیین نتایج می‌خواهیم به بررسی ویژگی‌های آن‌ها بپردازیم. نتایجی که برای تیم در نظر گرفتیم قابل‌اندازه‌گیری بوده و آمار هر بازی تعداد گل‌ها و میزان مالکیت توپ را مشخص می‌کند. نتایج کمی بوده و با درصد و عدد قابل‌شمارش هستند.

پس‌ازاینکه OKR تیم را مشخص کردیم، می‌توانیم در راستای این اهداف، OKR هر یک از بازیکنان را تعیین کنیم.

مثال سازمانی برای OKR

یک نمونه اهداف و نتایج کلیدی برای تیم دیجیتال مارکتینگ

هدف: راه‌اندازی شبکه اجتماعی لینکدین

نتیجه کلیدی (1): 2000 دنبال کننده
نتیجه کلیدی (2): انتشار 100 پست آموزشی
نتیجه کلیدی (3): داشتن 30% تعاملات مخاطب

فراموش نکنید که هدف گذاری در OKR مشارکتی بوده و به‌هیچ‌عنوان به افراد دیکته نمی‌شود. تعیین اهداف باید با مشارکت افراد باشد و موافقت هر دو طرف در جلسات هدف گذاری 100% باشد چراکه اگر اهداف از بالا به پائین تعریف شود، انگیزه تخریب می‌شود.

مثال OKR در زندگی شخصی

حتی می‌توانید از روش اهداف و نتایج کلیدی در زندگی شخصی بهره بگیرید. اهدافی که به‌عنوان OKR شخصی شناخته می‌شوند، به شما کمک می‌کنند تا روی موارد مهم در زندگی شخصی خود تمرکز کنید. یک نمونه okr در زندگی شخصی می‌تواند داشتن سبک زندگی سالم باشد. بنابراین هدف «اجرای سبک زندگی سالم» است. نتایج کلیدی برای این هدف را می‌توان این‌طور تعیین نمود: «دویدن روزی 2 کیلومتر»،«استفاده از میوه و سبزیجات حداقل 2 وعده غذایی در روز» و «روزانه 1 ساعت مدیتیشن».

نکات مهم و طلایی که باید در OKR در نظر بگیرید

1- رؤیاهای بزرگ و بلندپروازانه انتخاب کنید

شاید بتوان گفت هدف از OKR روبه‌رو شدن با اهداف چالشی است و برای دستیابی به اهداف در OKR تلاش سخت و قابل‌توجهی نیاز است. پس هنگام تعیین هدف در OKR بلندپروازانه فکر کنید و اهداف را در سطحی فراتر ازآنچه ممکن به نظر می‌رسد، تعیین کنید.

2- شکست را به‌عنوان یک گزینه ممکن بپذیرید

عدم دستیابی به اهداف OKR فاجعه نیست و درک این موضوع در OKR بسیار مهم است. در گوگل دستیابی به 60 تا 70 درصد هدف، قابل‌قبول است. اگر کامل به هدف دست یابید یعنی هدف را چالشی انتخاب نکردید.

3- نتایج کلیدی را کمی و عددی تعیین کنید

نتایج کلیدی باید با مقادیر عددی همراه باشد. به‌عنوان‌مثال، «آموزش کارمندان در روش‌های جدید خدمات مشتری» بسیار مبهم است و یک OKR لحاظ نمی‌شود. اما «آموزش بیست کارمند در روش‌های جدید خدمات مشتری تا خردادماه» قابل‌قبول است.

4- مهلت زمانی OKRها را تعیین کنید

OKRها باید مهلت‌های مشخصی داشته باشند زیرا تعیین ضرب‌الاجل برای اجرا فوریت ایجاد می‌کند.

5- اهداف و نتایج کلیدی را برای همه روشن و شفاف کنید

همه از مدیرعامل شرکت گرفته تا کارآموزان باید بدانند که چه کسی روی کدام OKR کار می‌کند و نتایج مطلوب چیست. شفافیت، همکاری بین واحدی را افزایش می‌دهد و کارکنان را تشویق می‌کند از یکدیگر حمایت کنند.

6- OKR ها را با اهداف شرکت همسو کنید

اگر هدف در OKR با اهداف شرکت همسو نباشد، فایده چندانی ندارد. در حالت ایده آل، هر سطح از شرکت دارای OKR است که از سطح بالاتر پشتیبانی می‌کند. وقتی هر سطح از سطح بعدی پشتیبانی می‌کند، همه افراد مشارکت می‌کنند و به سمت هدف بزرگ‌تر شرکت، پیش می‌روند.

7- ارتباطات و انگیزه ایجاد کنید

ارتباطات در تمام مراحل OKR حیاتی است. مدیران باید پیشرفت فردی و تیمی را ردیابی کنند و به‌طور منظم جلسات تیمی و جلسات یک به یک برای برطرف ساختن نگرانی‌های کارمندان و ایجاد انگیزه در افراد برگزار کنند.

نرم‌افزارها به شما کمک می‌کند خطوط ارتباطی را باز نگه دارید و چارچوبی را فراهم می‌کند که در آن اعضای تیم می‌توانند طوفان فکری برگزار و با یکدیگر همکاری کنند.

بدون وجود سیستم‌های ارتباطی روشن، پیشرفت OKR به‌سرعت بی‌نظم می‌شود و در توانایی سازمان برای پیگیری OKR ها تداخل ایجاد می‌کند ضمن آنکه بر درک کارکنان از ارزش سیستم OKR تأثیر منفی می‌گذارد.

8- تعداد OKR های فعال را محدود کنید

نکته نهایی در تعداد اهداف و نتایج کلیدی است. تعداد OKR ها را به دو یا سه مورد محدود کنید. داشتن هرگونه فشار بیشتر غیرضروری، از میزان توجه و تلاشی که افراد می‌توانند به هر OKR نشان دهند، می‌کاهد. مهم‌ترین OKR ها را انتخاب کنید، پیشرفت خود را در جهت اهداف رصد کنید و از داده‌های OKR های قبلی برای تعیین اهداف بعدی خود استفاده کنید.

OKR یک روشی مفید است که طی دهه‌ها تحقیق و اجرا در شرکت‌های موفق به‌کار گرفته‌شده و اثبات‌شده است. اما هر فرایندی برای موفقیت نیاز به آزمون‌و‌خطا دارد. ممکن است یک سازمان برای پذیرش کامل سیستم OKR به حداقل 4 یا 5 چرخه سه‌ماهه، زمان نیاز داشته باشد تا در این زمینه به بلوغ برسد.