نتایج یک بررسی در سال 2012، نشان داد که از هر 10 شرکت 6 شرکت از مصاحبه ویدیویی استفاده می‌کنند. حتماً افزایش آمار برگزاری مصاحبه ویدیویی با توجه به گذشت چندین سال و به‌ویژه شیوع ویروس کرونا و تاکید بر رعایت فاصله اجتماعی قابل حدس است.
همان‌طور که نتایج نظرسنجی زنفیت (Zenefits) نشان داد که 88% مدیران جذب و استخدام مصاحبه‌های مجازی انجام می‌دهند. در حالی که تنها 12% آن‌ها به مصاحبه حضوری ادامه می‌دهند. مزایای برگزاری مصاحبه ویدیویی به‌قدری چشم‌گیر بوده که شرکت‌ها از آن در فرایند استخدام بهره بگیرند. اما با توجه به شرایط جامعه امروزی هیچ شرکتی دلیلی برای مقاومت در برابر این تغییر ندارد. چراکه ممکن است حتی پس از کاهش تهدید ویروس کرونا برگزاری مصاحبه ویدیویی به یک استاندارد جدید در فرایند استخدام تبدیل شود.
اما مزایای برگزاری مصاحبه ویدیویی چیست؟ مصاحبه های ویدیویی چه انواعی دارند؟ زمان مناسب برای انجام یک مصاحبه ویدیویی چقدر است؟ و ابزارهای مناسب برای برگزاری مصاحبه ویدیویی چیست؟ در ادامه همراه ما باشید تا به یکایک سؤال‌ها پاسخ دهیم.
مزایای برگزاری مصاحبه ویدیویی
استخدام هر کارمند به‌طور متوسط 45 روز زمان می‌برد. این برای کارفرمایان زمان زیادی است. بنابراین آن‌ها به دنبال راه‌هایی برای کاهش این زمان هستند، تا کارایی فرایند جذب و استخدام را افزایش دهند. برگزاری مصاحبه ویدیویی راهکار خوبی برای کاهش زمان استخدام است. به تمام زمانی که صرف استقبال، پذیرایی، جابه‌جایی در اتاق‌ها، انجام مصاحبه و بدرقه متقاضی می‌شود فکر کنید…
شاید برای یک نفر این زمان، زیاد نباشد اما زمانی که مصاحبه در مقیاس بزرگی انجام می‌شود، چه؟ هرچقدر بتوانیم سرعت استخدام را افزایش دهیم در هزینه هم صرفه‌جویی کرده‌ایم. زیرا خالی ماندن پست سازمانی که به دنبال نیرو برای آن هستیم در زمان طولانی برای سازمان ایجاد هزینه خواهد کرد.
مصاحبه‌های ویدیویی کیفیت استخدام را بهبود می‌بخشند چراکه ارزیابی را عینی‌تر می‌کنند. به‌ویژه در مصاحبه‌های یک طرفه یا از پیش ضبط شده که از تمام متقاضیان سؤالات یکسان پرسیده می‌شود.
از طرفی میزان «گفتگوهای کوتاه» نیز که معمولاً در ابتدا و انتهای مصاحبه‌های حضوری شکل می‌گیرد کاهش می‌یابد و ارزیابان برای ارزیابی تحت تأثیر این گفتگوها قرار نمی‌گیرند. مصاحبه‌های ویدئویی از قابلیت ثبت کردن نیز بهره‌مند هستند. اگر مصاحبه از پیش ضبط شده هم نباشد می‌توان آن را ضبط کرده و بعد در اختیار تیم جذب قرار داد تا تصمیم گیری کنند. با این روش دیگر نیازی به برگزاری مصاحبه‌های دوره‌ای هم نیست. البته برای رعایت اصول اخلاقی حتماً متقاضی را در جریان ضبط مصاحبه قرار دهید.
یکی از مهم‌ترین مزایای مصاحبه ویدئویی، دستیابی به استعدادهای جهانی است. این نکته بدیهی است که اگر به‌صورت محلی استخدام کنید ممکن است استعدادهای عالی را از دست بدهید. اما با برگزاری مصاحبه ویدیویی بر محدودیت مکانی غلبه کرده و می‌توانید با متقاضیان زیادی مصاحبه کنید. این نکته به‌ویژه در مشاغل «دور کار» و «ساعتی» اهمیت زیادی دارد.
محتوا مصاحبه آنلاین
از آنجا که محتوای مصاحبه ویدیویی یا مصاحبه آنلاین، ممکن است مانند مصاحبه حضوری یا تلفنی باشد، از این بحث عبور می‌کنیم و به مباحث اختصاصی برگزاری مصاحبه ویدیویی می‌پردازیم.
انواع مصاحبه ویدیویی
کارفرمایان به دو شیوه مصاحبه ویدیویی برگزار می‌کنند: مصاحبه یک طرفه (از پیش ضبط شده- غیر همزمان) و مصاحبه دوطرفه (زنده ویدئویی- همزمان).
برگزاری مصاحبه ویدیویی به صورت یک طرفه
مصاحبه یک طرفه در مراحل اولیه استخدام کاربرد دارد و به دلیل اینکه اطلاعاتی درباره مهارت‌های ارتباطی، ویژگی‌های شخصیتی و همان طور سؤالاتی که مطرح شده است در اختیار کارفرما قرار می‌دهد، به مراتب نتایج غربالگری غنی‌تری از مصاحبه تلفنی خواهد داشت.
شیوه کار به این صورت است که مجموعه سؤالات برای تمام متقاضیان که رزومه آن‌ها مورد تائید قرار گرفته است ارسال می‌شود. برخی سؤالات برای تمام متقاضیان یکسان است مانند اینکه «چه اطلاعاتی از شرکت ما دارید؟» و بقیه سؤالات در بین متقاضیان یک نقش-«عنوان شغلی»- یکسان طراحی شده است.
ممکن است سؤالات در صفحه نمایش نشان داده شوند یا به‌صورت ویدئو ضبط شده باشند. معمولاً 30 ثانیه برای خواندن یا شنیدن سؤال و 2 دقیقه برای پاسخ در نظر گرفته می‌شود. البته ممکن زمان بیشتری هم اختصاص داده شود. زمانی که متقاضیان به سؤالات پاسخ داده‌اند، ویدئو را ارسال می‌کنند و شخصی که قرار است به ارزیابی بپردازد، ویدئوها را بررسی می‌کند. به خاطر همین است که به این مصاحبه غیر همزمان گفته می‌شود.
نکته
ممکن است متقاضیان، با این نوع مصاحبه آشنا نباشند، شما به‌عنوان کارفرما باید راهنمایی‌هایی لازم را در مورد نحوه عضویت در مصاحبه، دسترسی به سؤالات و بار گزاری ویدئو به کارجویان ارائه دهید. بهتر است تمرین‌هایی برای مصاحبه ویدئویی قبل از پاسخ به سؤالات اصلی در نظر بگیرید تا متقاضیان به‌صورت بازی نحوه کار با نرم‌افزار را یاد بگیرند.
برگزاری مصاحبه ویدیویی به صورت دو طرفه
متداول‌ترین نوع مصاحبه، مصاحبه دو طرفه است که راهی برای ارزیابی متقاضیان شغلی از راه دور به‌جای مصاحبه حضوری یا مصاحبه تلفنی است. کارفرمایان و مدیران جذب می‌توانند با استفاده از نرم افزارهای مصاحبه ویدئویی یا ابزارهای ارتباطی با متقاضیان مصاحبه کنند. زمانی که کارفرمایان این روش را برای مصاحبه انتخاب می‌کنند به ابزارهایی نظیر نرم افزار مصاحبه ویدئویی، دوربین (وب کم)، میکروفن، لپ‌تاپ یا رایانه و… نیاز دارند.
کارفرمایان برای برگزاری مصاحبه ویدیویی موفق باید چه کارهایی انجام دهند؟
1- ارسال دعوت نامه مصاحبه ویدئویی
اولین کار ارسال «دعوت نامه مصاحبه ویدئویی» برای متقاضیان است. ممکن است بخواهید یک ایمیل برای افراد ارسال کنید یا از طریق تماس تلفنی به آن‌ها اطلاع دهید. دقت کنید دستورالعمل‌های تکنیکی و نکاتی که متقاضیان باید به آن توجه کنند را قبل از زمان مصاحبه به آن‌ها اطلاع دهید.
اگر برای برقراری ارتباط به نام کاربری متقاضیان نیاز دارید یا لازم است لینکی را در اختیار آن‌ها قرار دهید قبل از زمان مصاحبه به آن‌ها اطلاع دهید و حتماً به آن‌ها بگوئید که این مصاحبه ویدئویی بخشی از فرایند جذب شرکت شما است.
با متقاضیان «همدلی» کرده و از فشار و استرس آن‌ها کم کنید. می‌توانید شماره تلفن خود را در اختیار فرد قرار دهید تا اگر در برقراری ارتباط تصویری مشکلی پیش آمد با شما تماس بگیرد. یا اگر متقاضی به وب کم دسترسی ندارد استفاده از تلفن همراه را به او پیشنهاد دهید.
2- انتخاب محیط مناسب
یادتان باشد شما سفیر برند شرکت خود هستید. پس اگر در منزل یا هرجائی غیر از دفتر کاری مصاحبه می‌کنید در «انتخاب محیط مناسب» دقت کنید. در مکان‌های شلوغ مصاحبه نکنید و فضایی را انتخاب کنید که بی‌شباهت به دفتر کاری شما نبوده و برای مخاطب ایجاد حواس‌پرتی نمی‌کند.
3- داشتن پوشش مناسب
پوشش کامل و مرتبی داشته باشید همان لباسی را بپوشید که اگر مصاحبه، حضوری و در دفتر کارتان بود انتخاب می‌کردید.
4- وجود نور مناسب
به نورپردازی اتاق توجه کنید. چون تصویر شما از طریق دوربین ارسال می‌شود نور ممکن است تصویرتان را بیش‌ازحد تیره یا روشن نشان دهد. در طول مصاحبه از چک کردن ایمیل یا پاسخ به تلفن خودداری کنید و بر جلسه مصاحبه متمرکز باشید.
5- ایجاد فضای دوستانه
شما به‌عنوان مصاحبه کننده برای ایجاد فضای دوستانه و راحت قبل از اینکه وارد جزئیات مصاحبه شوید باید کمی وقت گذاشته و با مصاحبه شونده آشنا شوید. در مصاحبه حضوری پیشنهاد می‌شد بعد از خوش آمد گویی و معرفی خود، این سؤال که «آیا پیدا کردن مسیر برای شما راحت بود» برای شروع صحبت انتخاب شود. می‌توان در مصاحبه ویدئویی همین‌که هرکدام از شما در محلی متفاوت در حال برگزاری مصاحبه هستید را برای شروع بحث انتخاب کنید.
مدت زمان مناسب برای برگزاری مصاحبه ویدئویی
گزارشی از مدت زمان مصاحبه نشان داد که بیشتر مصاحبه های انجام شده زیر یک ساعت به طول انجامیده با درصدهای زیر:
-
-
- کمتر از 30 دقیقه: 36٪
- بین 30 دقیقه تا 1 ساعت: 48٪
- بیش از 1 ساعت: 16٪
-
با این که بیشتر مصاحبه ها طبق آمار بین 30 تا 60 دقیقه به طول می‌انجامد اما حتما زمانی برای استراحت مابین مصاحبه ها قرار دهید.
ابزارهای برگزاری مصاحبه ویدیویی
پلتفرم‌های متعددی برای برقراری تماس ویدئویی وجود دارد. مانند:
- وایبر که سال 2013 ایجاد شد و در آغاز تنها امکان برقراری تماس صوتی برای کاربران آن وجود داشت اما امروزه از تماس صوتی و تصویری پشتیبانی می‌کند.
- واتس‌اپ که در سال 2014 توسط فیسبوک خریداری شد، علاوه بر ویژگی‌های بسیار کاربردی روزانه هزاران تماس تصویری هم پشتیبانی می‌کند و یکی از پرکاربردترین اپلیکشن ها به شمار می‌رود.
- یکی دیگر از این ابزارها گوگل دیو است که در سال 2018 در لیست بهترین اپلیکیشن ها قرار گرفت. این اپلیکیشن بسیار ساده طراحی‌شده و با دسترسی به شماره تلفن می‌توان از طریق آن ارتباط برقرار کرد.
- گوگل هنگ‌آوتس در سال 2013 توسط شرکت گوگل ساخته‌شده و یکی از بهترین نرم‌افزارهای تماس تصویری در شرکت‌ها است که قابلیت برقراری تماس تصویری همزمان تا 10 نفر را دارد.
- اسکایپ در سال 2003 ایجاد شد و در سال 2011 توسط شرکت مایکروسافت خریداری شد طراحی کاربرپسند آن باعث شد طرفدار میلیونی در سراسر جهان داشته باشد. بسیاری از شرکت‌های بین‌المللی با اسکایپ، ویدئوکنفرانس برگزار می‌کنند. برقراری تماس تصویری و صوتی گروهی تا 25 نفر از قابلیت‌های آن است.
- برنامه زوم یکی از قدرتمندترین ابزارها برای برقراری تماس تصویری است که می‌تواند تا 100 شرکت کننده را به‌طور همزمان در یک ویدئو کنفرانس پشتیبانی کند. قابلیت اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش و ضبط تماس از دیگر امکانات آن است.
گزارش زنفیت نشان می دهد که زوم رایج‌ترین پلتفرمی که در مصاحبه های ویدئویی مورد استفاده قرار می گیرد. بعد از آن اسکایپ و بعد هم گوگل هنگ‌آوتس. درصد استفاده از هر کدام به صورت زیر است:
-
-
- زوم: 72٪
- اسکایپ: 43٪
- گوگل هنگ‌اَوتس:27٪
-
-
پیام رسان محبوب ایرانی‌ها برای برگزاری مصاحبه ویدیویی
در ایران بیشترین پیام‌رسانی که نزد کارفرمایان برای برگزاری مصاحبه ویدئویی مورداستفاده قرار می‌گیرد پیام‌رسان «اسکایپ» است. کیفیت تصویری ویدیوها در اسکایپ مناسب است و محدودیت زمانی هم برای برگزاری جلسه وجود ندارد. البته استفاده از پیام‌رسان «واتس‌اپ» هم گاهی مورد استفاده کارفرمایان بوده است. ولی زوم به دلیل نیاز به فیلترشکن خیلی در ایران قابل‌استفاده نیست.
خوشبختانه پلتفرم‌های داخلی هم برای برقراری ارتباط تصویری و برگزاری مصاحبه ویدئویی وجود دارد نظیر اسکای روم. اسکای روم یک پلتفرم بومی برای اجرای رویدادهای آنلاین است که برگزاری وبینار، دوره آموزشی آنلاین، جلسات وب کنفرانس، پخش زنده اینترنتی از طریق این پلتفرم قابل‌اجرا است. این پلتفرم که در سال 1396 آغاز به‌کار کرد امکاناتی نظیر ارتباطات صوتی و تصویری، امکان اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش، پخش فایل‌های صوتی و تصویری، نمایش اسلاید، وایت‌برد، امکان اشتراک‌گذاری فایل را برای کاربران فراهم ساخته است.
