مدیریت عملکرد کارکنان، پاشنه آشیل مدیریت منابع انسانی

یک سیستم مدیریت عملکرد به‌طورمعمول شامل ارزیابی عملکرد و توسعه کارکنان است. این سیستم به دلیل ناکارآمدی در بسیاری از سازمان‌ها با نارضایتی مدیران و کارکنان مواجه است. ازیک‌طرف مدیران برای ارائه بازخورد و گفتگوی صادقانه با کارکنان دچار ترس هستند و از طرف دیگر کارکنان احساس می‌کنند مربیگری مدیرانشان در بهبود عملکرد و توسعه مهارت‌های آنها بی تأثیر است. بنابراین بسیاری از افراد وجود سیستم مدیریت عملکرد کارکنان را بوروکراتیک، زمان‌بر، دست و پاگیر و به‌طورکلی یک ضرر در زندگی کاری تلقی می‌کنند. درحالی‌که سیستم مدیریت عملکرد، ابزاری اساسی برای ایجاد سازمان با عملکرد بالا است و اگر مهم‌ترین مسئولیت مدیران نباشد، بی‌شک یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های آن‌ها است. اگر این سیستم به‌درستی طراحی و پیاده‌سازی شده باشد می‌تواند نتایج مهمی برای سازمان، کارکنان و مدیران به همراه داشته باشد.

هدف از نگارش این مقاله، ارائه راهکارهای مفید به متخصصان حوزه منابع انسانی برای توسعه و پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت عملکرد مؤثر است.

مدیریت عملکرد چیست؟

زمانی که صحبت از مدیریت عملکرد می‌شود، ذهن بسیاری از افراد به ارزیابی عملکرد معطوف می‌شود. درحالی‌که ارزیابی عملکرد تنها یکی از مؤلفه های مدیریت عملکرد است. مدیریت عملکرد فرایندی استراتژیک و یکپارچه است که با بهبود عملکرد افراد و توسعه قابلیت‌های فردی و گروهی؛ موفقیت پایدار سازمان‌ها را فراهم می‌کند.

یکی از بهترین تعاریف مدیریت عملکرد توسط مایکل آرمسترانگ، نویسنده کتاب مدیریت عملکرد، ارائه‌شده است:

مدیریت عملکرد فرایند مداوم بهبود عملکرد از طریق تعیین اهداف فردی و تیمی همسو با اهداف استراتژیک سازمان، برنامه‌ریزی عملکرد برای دستیابی به این اهداف، بررسی و ارزیابی پیشرفت، و توسعه دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های افراد است.

یک نکته اساسی در اینجا این است که مدیریت عملکرد یک فرایند مداوم است؛ نه یک فعالیت سالانه. بنابراین مدیریت عملکرد مؤثر باید تعدادی از فعالیت‌های مختلف و یکپارچه را در برگیرد تا چرخه مدیریت عملکرد مداوم شکل بگیرد.

چرا مدیریت عملکرد مهم است؟

در هر سازمان با هراندازه مهم است که درک کنید کارمندان شما چه می‌کنند، چگونه آن کارها را انجام می‌دهند و چرا. بدون وجود سیستمی برای تعریف نقش‌ها، درک نقاط قوت و ضعف فردی، ارائه بازخورد، ارائه پاداش و… هدایت مؤثر کارکنان بسیار دشوار است. سازمان‌های موفق و هوشمند سیستم مدیریت عملکرد را با سایر سیستم‌های منابع انسانی ازجمله سیستم پاداش و انگیزش متصل می‌کنند.

سیستم مدیریت عملکرد کارکنان سه مشکل اساسی سازمان‌ها را مورد هدف قرار می‌دهد.

1- مشارکت مشتاقانه کارکنان

مشارکت کارکنان موردتوجه تمام تیم‌های مدیریتی است. در یک سیستم ارزیابی عملکرد سالانه، اهداف در ابتدای سال تعیین‌شده و پس از 12 ماه موردبررسی قرار می‌گرفتند. اما این بازه زمانی بدون بازخورد قاتل مشارکت بوده است. اکثر کارکنان ترجیح می‌دهند مدیران در زمان واقعی یا حداکثر دوره‌های سه ماهه به آن‌ها بازخورد ارائه دهند. عدم تعامل مدیران با کارکنان منجر به از دست رفتن بسیاری از فرصت‌ها برای حل مشکلات، افزایش عملکرد و مشارکت کارکنان می‌شود.

2- حفظ و نگهداشت استعدادهای سازمان

کارکنانی که جلسات مکرر با محوریت بحث عملکرد، حل مشکلات و آموزش با مدیران خود دارند، ماندگاری بیشتری در سازمان دارند. اگر کارکنان ببینند که تیم مدیریتی آنها تلاش می‌کند تا آنها به‌طور حرفه‌ای رشد کنند، به آنها کمک می‌کند تا در اهداف خود موفق شوند و به افزایش عملکرد پاداش می‌دهد، انگیزه بیشتری پیدا خواهند کرد تا در شرکت بمانند و سخت‌تر تلاش کنند.

3- توسعه و ارتقا درون ‌سازمانی

استخدام، جامعه پذیری و آموزش کارکنان جدید، سازمان را متحمل هزینه زیادی خواهد کرد. اگر بتوانید ارتقا درون سازمانی ایجاد کنید ازیک‌طرف هزینه‌های سازمان را کاهش می‌دهید و از طرف دیگر به کارکنان برای تلاش بیشتر انگیزه خواهید داد.

اهداف و نتایج سیستم مدیریت عملکرد کارکنان چیست؟

هدف از مدیریت عملکرد این است که به هر دو مدیران و کارکنان؛ یک سیستم مشخص و منسجم ارائه شود تا بتوانند کارهایی انجام دهند که منجر به افزایش بهره‌وری شود. بنابراین این سیستم مسیر موفقیت را به کارکنان نشان می‌دهد، بررسی عملکرد همراه با بازخورد را امکان‌پذیر می‌کند و فرصت‌های آموزش و توسعه ایجاد می‌کند. هم‌چنین به مدیران این امکان را می‌دهد تا ضمن ارائه بازخورد مداوم و درک کارکنان، پیشرفت اهداف شرکت را اندازه‌گیری کنند.

پنج هدف اصلی مدیریت عملکرد کارکنان

اهداف مدیریت عملکرد نشان‌دهنده یک مسیر مشخص از توسعه تا پاداش افزایش موفقیت است. بر اساس این اهداف انتظار می‌رود اگر سیستم مدیریت به‌درستی طراحی و پیاده‌سازی شود به نتایج زیر دست یابد:

نتایج احتمالی از مدیریت عملکرد موثر

دلایل ناکارآمدی سیستم مدیریت عملکرد

باوجوداینکه سیستم مدیریت عملکرد مؤثر در توسعه شخصی کارکنان و افزایش بهره‌وری سازمان نقش اساسی دارد اما اگر هوشیار نباشید، فرایندهای مدیریت عملکرد می‌تواند ناکارآمد و غیر مولد شود.

1- سیستم مدیریت عملکرد عادلانه یا دقیق نیست.

این امر اغلب هنگامی اتفاق می‌افتد که بررسی سالانه نسبت به مدیریت عملکرد مداوم ترجیح داده شود. اگر عملکرد کل سال کارمند در یک جلسه خلاصه شود، چگونه می‌توان انتظار یک ارزیابی دقیق و منصفانه داشت؟ آیا مدیران می‌توانند از یک سال قبل همه وقایع مربوطه را به خاطر بسپارند؟ کارمند چگونه سطوح مناسب بازخورد، انگیزه، حمایت و شناخت را در طول سال دریافت کند؟

2- مربیگری و بازخورد در فرایند مدیریت عملکرد وجود ندارد.

مدیران، مدیریت عملکرد کارکنان را نباید فعالیتی برای پر کردن چک‌لیست وظایف خود در نظر بگیرند. در مقاله «راهنمای قدم به قدم اجرای مربیگری مبتنی بر عملکرد» اشاره شد که مدیران بزرگ فقط با مشاوره و آموزش کار خود را پایان نمی‌دهند و مربیگری افراد تحت هدایت را بر عهده می گیرند. پس اگر مدیران عملکرد را بررسی می‌کنند و بازخورد می‌دهند، اما بدون اینکه مجدداً عملکرد را مورد ارزیابی و بازخورد ارائه دهند؛ این‌یک علامت هشداردهنده بزرگ برای وجود یک سیستم مدیریت عملکرد ناکارآمد است.

3- سیستم مدیریت عملکرد مبتنی بر فرایندهای کاغذی است.

امروزه استفاده از فناوری‌ها و نرم‌افزارها، سادگی و دسترس‌پذیری بیشتری از سیستم‌ها و فرایندهای کاغذی در سازمان دارند. بنابراین اگر سیستم مدیریت عملکرد مبتنی بر فرایندها و فرم‌های کاغذی باشد نمی‌تواند اثربخشی و کارایی لازم را داشته باشد.

4- سیستم شما بیش‌ازاندازه بر ارزیابی عملکرد متمرکز است.

یکی از ترس‌های کارکنان در بحث مدیریت عملکرد این است که توسط مدیرانشان مورد قضاوت یا سرزنش قرار گیرند. مدیر باید در سیستم مدیریت عملکرد از افراد تحت هدایت خود حمایت و تشویق کند. هیچ‌گاه فراموش نکنید که هدف از مدیریت عملکرد کارکنان بهبود عملکرد آن‌ها است نه مچ‌گیری.

عناصر اساسی لازم برای مدیریت عملکرد مؤثر چیست؟

چند عنصر اساسی در ایجاد یک چارچوب مؤثر برای مدیریت عملکرد دخیل است، ازجمله:

تعیین هدف

شما باید اهداف را به روش صحیح تعیین کنید. آنها باید معنی‌دار و قابل‌درک باشند. کارکنان باید بدانند چرا این اهداف فردی مهم هستند و چگونه موجب پیشبرد اهداف سازمانی می‌شوند. کارمندان وقتی نقش خود در سازمان را درک کنند، بسیار بیشتر به نقش خود اهمیت خواهند داد.

تعیین هدف باید مشارکتی صورت گیرد. جلسات هدف‌گذاری باید با حضور کارکنان و شفافیت در مورد اهداف و چشم‌انداز شرکت باشد. با استفاده از این اطلاعات، کارکنان می‌توانند اهدافی را در جهت اهداف سازمانی ایجاد کنند و برای پیشبرد این اهداف روزانه تصمیم بگیرند. علاوه بر این کارکنان احساس استقلال و مالکیت بیشتری بر کار خود داشته و این منجر به بهبود عملکرد کارکنان می‌شود.

ارتباط و همکاری شفاف

کارکنان نمی‌خواهند زمانی که شرکت روزهای سختی را پشت سر می‌گذارد آن‌ها بی‌اطلاع باشند. آنها می‌خواهند در جریان اطلاعات مربوط به کسب‌وکار قرار گیرند.

شناخت و پاداش کارکنان

سیستم مدیریت عملکرد کارکنان باید شناخت و پاداش را در اولویت قرار دهد. کارکنان باید نسبت به‌کارهایی که انجام می‌دهند و تلاشی که انجام می‌دهند احساس ارزشمندی و قدردانی داشته باشند. اگر سیستم مدیریت عملکرد به سیستم پاداش متصل نباشد، احتمالاً بر خروج داوطلبانه کارکنان تأثیر گذار خواهد بود.

بازخورد و بازبینی صادقانه و منظم

هرچه بازخورد مکرر و دقیق‌تر باشد، عملکرد فردی بهتر خواهد شد. کارکنان دوست دارند، در مورد کیفیت عملکرد خود، آگاه باشند و این آگاهی قطعاً به پیشرفت و تعالی آنها کمک می‌کند.

توسعه کارمندان

هیچ فردی نمی‌خواهد بدون پیشرفت و مهارت افزایی در یک شرکت بماند. پیشرفت و توسعه برای کارکنان مهم است. بنابراین یک سیستم مدیریت عملکرد مؤثر باید به سیستم آموزش و سیستم ارتقا و ترفیع نیز متصل شود.

بهترین شیوه‌های مدیریت عملکرد کارمندان

درحالی‌که شاید مدیریت عملکرد ساده به نظر برسد، اما فرایند کار قدری پیچیده است. این شیوه‌ها به شما اطمینان می‌دهد که سیستم مدیریت عملکرد کارکنان شما همان‌طور که باید باشد، عمل می‌کند.

1- اهداف مدیریت عملکرد را مشخص کنید.

پیش از طراحی سیستم مدیریت عملکرد هدف از طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت عملکرد کارکنان را در سازمان مشخص کنید.

پرسیدن سوالات زیر می تواند به شما کمک کند:

اگر بدانید که می‌خواهید سیستم مدیریت عملکرد چه‌کاری انجام دهد، ساخت آن برای دستیابی به هدف آسان‌تر خواهد بود.

2- برای کارکنان هدف‌گذاری کنید.

برای تک تک کارکنان سازمان، هدف‌گذاری کنید و عملکرد را بر اساس اهداف بسنجید. اهداف یک ساله اغلب شکست می‌خورند، زیرا ممکن است کارکنان برای تحقق آن‌ها تحت‌فشار قرار گیرند. یک برنامه عملکرد به آنها کمک می‌کند مسیر خود را تجسم کنند و احتمال رسیدن به هدفشان بیشتر می‌شود.

3- فرایند مربیگری را اجرا کنید.

مربیگری به شناسایی و حل مشکلات قبل از بزرگ شدن آنها کمک خواهد کرد، البته به‌شرطی که تداوم داشته باشد. برای کمک به کارکنان باید جلسات ماهانه یا فصلی برگزار شود. در صورت عدم ارائه بازخورد به شیوه‌ای سازنده و عملی، در طی جلسات مربیگری، تنش ایجاد می‌شود. گذشته‌نگر بودن اصلاً کمک‌کننده نیست، بلکه مدیریت باید کارکنان را به سمت موفقیت در آینده هدایت کند.

4- فرهنگ مطابق با عملکرد را ایجاد کنید.

اطمینان حاصل کنید که سازمان شما دارای ارزش‌های مشترک و همسویی فرهنگی است. وجود ارزش‌ها، اعتقادات و انتظارات مشترک در بین کارکنان یک محیط کار هماهنگ و دلپذیر ایجاد می‌کند. کارکنان نیز باید به ارزش‌ها و اهداف مشخص‌شده متعهد باشند.

5- کارگاه‌های بین واحدی را سازماندهی کنید.

این به کارمندان و مدیران کمک می‌کند تا درک کنند که سایر بخش‌ها چه می‌کنند، چگونه فکر می‌کنند و نقاط قوت و ضعف آنها چیست. آنها می‌توانند چیز جدیدی کشف کنند و ارتباطات جدیدی پیدا کنند، که می‌تواند به آنها در کارهای آینده کمک کند.

6- شخصی برخورد نکنید.

بازخورد در مورد عملکرد پایین هم برای مدیران و هم کارمندان سخت است. مدیران باید اطمینان حاصل کنند که بازخورد مؤثر و حرفه‌ای ارائه می‌دهند و به یاد داشته باشند که به‌جای ویژگی‌ها، بر رفتار تمرکز کنند.

7- به مدیران هم آموزش دهید.

فقط کارمندان نیستند که نیاز به آموزش دارند، مدیران نیز باید آموزش ببیند. مربیگری و ارائه بازخورد مؤثر کار ساده‌ای نیست. برای اینکه مدیران بتوانند به خوبی رهبری کنند، باید در این مهارت‌ها آموزش ببینند.

8- از بازخورد چندجانبه استفاده کنید.

از کارمندان بخواهید برای یکدیگر بازخورد بنویسند. این امر نگاه جامع‌تری نسبت به عملکرد کارکنان به مدیریت می‌دهد، چالش‌هایی که تیم‌ها با آن روبرو هستند را درک می‌کند و می‌تواند مفیدتر باشد.

9- فقط ارزیابی عملکرد نکنید.

درحالی‌که فرایند بررسی عملکرد کارکنان مهم است، اما فقط یک قسمت از سیستم مدیریت عملکرد به شمار می‌رود. هدف‌گذاری، جمع‌آوری داده‌های عملکرد، مربیگری، ارائه بازخورد، و پاداش دادن به کارمندان به‌اندازه ارزیابی مهم است.

10- مشکلات همیشه به کارکنان مربوط نیستند.

ساده‌انگارانه است که فکر کنیم مقصر تمام مشکلات کارکنان هستند. مشکلات می‌توانند از عوامل دیگری مانند در دسترس نبودن تجهیزات، فرآیندهای داخلی نامناسب و… ایجادشده باشد. برای رفع آنها منبع مشکلات را شناسایی کنید.

تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد چیست؟

با توجه به اینکه چندین بار به این موضوع تأکید شد که ارزیابی عملکرد با مدیریت عملکرد کارکنان متفاوت است. در این بخش به تفاوت این مفهوم اشاره می‌شود. درواقع، ارزیابی عملکرد اغلب بخشی از فرایند مدیریت عملکرد است، اگرچه که هنوز برخی از شرکت‌ها فقط به ارزیابی عملکرد اکتفا می‌کنند.

یک راه آسان برای درک تفاوت این دو مفهوم این است که ارزیابی عملکرد واکنش‌پذیر است و مدیریت عملکرد فعال است. ارزیابی عملکرد در یک بازه زمانی مشخص، کلیه اقدامات گذشته کارمند را بررسی می‌کند و میزان عملکرد آنها در نقش و تعداد اهداف را ارزیابی می‌کند. درحالی‌که مدیریت عملکرد به حال و آینده کارمند نگاه می‌کند و برای کمک به عملکرد آینده و رسیدن به اهداف آینده تعیین می‌کند چه‌کاری می‌توان انجام داد. مدیریت عملکرد بر توسعه و آموزش کارکنان تمرکز دارد. ارزیابی عملکرد یک کار رسمی و عملیاتی است که به‌صورت کمی انجام می‌شود، اما مدیریت عملکرد بسیار غیررسمی و استراتژیک‌تر است.

نتیجه‌گیری بحث

مدیریت عملکرد کارکنان یک رویکرد استراتژیک برای ایجاد و حفظ عملکرد بهتر در کارکنان است که منجر به افزایش اثربخشی شرکت می‌شود. با تمرکز بر توسعه کارکنان و همسویی اهداف تیمی و فردی با اهداف شرکت، مدیران می‌توانند فضای کاری ایجاد کنند که هم کارکنان و هم شرکت بتوانند پیشرفت کنند. مدیریت عملکرد، سیستمی برای سنجش و بهبود عملکرد افراد سازمان است. به این معنی که مدیریت به‌طور مداوم برای توسعه کارمندان خود، ایجاد اهداف روشن و ارائه بازخورد مداوم در طول سال تلاش می‌کند. این سیستم برخلاف سایر سیستم‌های بررسی عملکرد کارکنان، مانند ارزیابی عملکرد سالانه، یک فرایند بسیار پویا است.