در این مقاله سعی داریم شما را با رتبه بندی کارکنان آشنا کنیم. اینکه «رتبه بندی کارکنان چیست؟ چه زمانی انجام می‌شود؟ چه پیش‌نیازهایی دارد؟» از مباحث محوری این مقاله است.
تا حالا دقت کردید که وقتی به پایان سال نزدیک می‌شویم فضای سازمان‌ها شلوغ‌تر، پرهیاهوتر و شاید پر دغدغه‌تر می‌شود. بعضی از سازمان‌ها به دنبال تدارک یک جشن پایان سال پرشکوه هستند، که هم خاطره‌ای زیبا از خود در ذهن کارکنان رقم بزنند و هم برند کارفرمایی‌شان را تقویت کنند.
بعضی از سازمان‌ها در پیچ‌وخم محاسبه و پرداخت عیدی و سنوات کارکنان هستند. بعضی دیگر از سازمان‌ها به فکر ایجاد تغییرات اساسی در ساختار سازمانی یا بنای سازمان هستند، تا با شروع سال جدید سازمان نیز رنگ و بوی جدیدی گرفته باشد.
اقدام مشترک سازمان‌ها در روزهای پایانی سال
اما آنچه که در روزهای پایانی سال می‌تواند وجه اشتراک اقدام تمام سازمان‌ها باشد، رتبه بندی کارکنان است. طبق این فرآیند مدیران باید تمام کارها و دستاوردهای کارکنان در طول سال را با یک نمره عددی (اغلب از 1 تا 5) رتبه بندی کنند. همچنین می‌توانند عباراتی نظیر «مطابق انتظار»، «بیش از انتظار» یا «کمتر از انتظار» را برای توصیف رتبه‌های عددی داده شده، به‌کار بگیرند. مثلاً: اگر در رتبه بندی کارکنان رتبه فردی (1) شود، می‌گویند عملکرد او «کمتر از انتظار» بوده است.
پس می‌توان گفت یکی از فعالیت‌های استرس‌زای پایان سال برای مدیران همین فرآیند رتبه بندی کارکنان است. به‌خصوص اگر سازمان مدل «پرداخت بر مبنای عملکرد» داشته باشد. زیرا با این رتبه بندی مشخص می‌شود آیا کارکنان شایسته پرداخت بیشتر هستند یا باید اخراج شوند.
هرچند این فرآیند دردناک است اما مدیران باید بتواند به رتبه بندی کارکنان به‌صورت دقیق و منصفانه بپردازند. همچنین باید بتوانند دلایل رتبه بندی خود را منطقی توجیه کنند. زیرا تنها در این صورت است که سره از ناسره در سازمان تشخیص داده می‌شود و رسیدن به اهداف سازمانی تسهیل می‌گردد.
توجه کنید که پیش‌نیاز فرآیند رتبه بندی کارکنان ارزیابی عملکرد آنها می‌باشد. برای آشنایی بیشتر با ارزیابی در ادامه این مقاله همراه ما باشید.
ارزیابی قبل از رتبه بندی کارکنان انجام می شود
قبل از اینکه رتبه کارکنان مشخص شود، می‌بایست عملکرد آنها ارزیابی شود. در یک ارزیابی عادلانه «آنچه کارکنان باید انجام می‌دانند» با «آنچه کارکنان واقعاً انجام داده‌اند» مقایسه می‌شود. پس فرآیند ارزیابی با تعیین هدف و بررسی انتظارات از نقش شروع می‌شود.
برای تعیین هدف به‌عنوان یکی از ورودی‌های ارزیابی عملکرد می‌توان اهداف را به 3 دسته تقسیم کرد:
- اهداف پایه (must be achieved): اهدافی است که از کارکنان انتظار می‌رود در شغلشان محقق کنند. یعنی اگر کسی به اهداف پایه برسد انتظارات را برآورده کرده است.
- اهداف عالی (stretch goals): اهداف فراتر از انتظار است. یعنی اگر کسی این اهداف را محقق کند فراتر از انتظارات عمل کرده است.
- اهداف شگفت‌انگیز (moonshot goals): اگر کسی این اهداف را محقق کند به یک موفقیت باورنکردنی رسیده است.
بر مبنای این 3 هدف می‌توان «آنچه کارکنان واقعاً انجام داده‌اند» را ارزیابی کرد. مثلاً: اگر کارکنان در عمل به نتیجه‌ای باورنکردنی رسیده باشند، در ارزیابی بهترین و بالاترین رتبه را کسب می‌کنند.
البته نکته منفی در تعیین هدف برای ارزیابی کارکنان این است که اهداف در طول یک سال اغلب با مشکل مواجه می‌شوند. اینجاست که می‌گویند قضاوت‌های مدیران نیز در این فرآیند بی‌اثر نیست. مدیران مرتباً اهداف را رصد می‌کنند. اگر هدفی آن‌گونه که باید محقق نشود بررسی می‌کنند که آیا هدف مشکل داشته یا کارکنان قادر به تحقق آن نبوده‌اند. سپس بر این اساس به قضاوت در مورد عملکرد کارکنان می‌پردازند. علاوه بر این، برای ارزیابی و رتبه بندی کارکنان به‌صورت درست لازم است شاخص‌ها و معیارهای مناسبی وجود داشته باشد. که در ادامه به آن می‌پردازیم.
در مورد معیارهای ارزیابی خود تصمیم بگیرید و سعی کنید آنها را به طور یکنواخت در رتبه بندی کارکنان اعمال کنید
مدیران مختلف رویکردهای متفاوتی برای ارزیابی کارکنان دارند. مثلاً ممکن است بعضی از مدیران ویژگی‌های مدیریتی را ملاک ارزیابی قرار دهند. این مدیران به هریک از کارکنان خود در هریک از ویژگی‌ها امتیاز می‌دهند. میانگین امتیازات اعطاشده را محاسبه می‌کنند و رتبه کارکنان را به دست می‌آورند.
برخی دیگر از مدیران هر یک از کارکنان را بر اساس سطح مهارت‌ها و نقش آنها ارزیابی می‌کنند. بررسی مجموعه‌ای از ویژگی‌ها باعث می‌شود کارکنان:
- در مورد تمام مهارت‌هایشان فکر کنند.
- نقاط قوت و ضعف خود را تشخیص دهند.
- هنگام ارزیابی متوجه تفاوت و دلیل تفاوت رتبه خود با افراد در نقش‌های مشابه شوند.
به‌هرحال رتبه بندی بر اساس رویکردهای مختلف زمانی عملی است که معیارهای ارزیابی کاملاً واضح و شفاف باشد.
البته توجه کنید که قرار دادن افراد در یک چارچوب خاص ارزیابی امکان‌پذیر نیست. مثلاً فرض کنید مدیری دارید که در یک زمینه باورنکردنی ضعیف و در حوزه دیگر فوق‌العاده قدرتمند است. آیا این مدیر را متوسط ارزیابی می‌کنید؟ یا فرض کنید تیمی متشکل از کارکنانی دارید که مشاغل مختلفی دارند. آیا می‌توان معیارهای یکسانی داشت که همه آنها را ارزیابی کند؟ آیا امکان مقایسه آنها با هم وجود دارد؟
اینجاست که باید براساس قضاوت به ارزیابی پرداخت.
عامل نهایی در رتبه بندی کارکنان قضاوت مدیر است
می‌دانید که شفافیت فرآیند ارزیابی عملکرد و رتبه بندی کارکنان از طریق تعیین هدف صورت می‌گیرد. با تعیین اهداف است که کارکنان به‌وضوح می‌فهمند آنچه قرار است در برابر آنها ارزیابی شوند، چیست.
از طرفی تعیین مؤلفه‌ها و معیارهایی برای نقش‌های شغلی به رتبه بندی کارکنان کمک می‌کند. همچنین باعث می‌شود تصویری متعادل از نقاط قوت و ضعف کارکنان در زمینه‌های مهم به‌دست آید.
اما این ورودی‌ها صرفاً برخی از داده‌های موردنیاز مدیران برای ارزیابی و رتبه بندی کارکنان را فراهم می‌کنند. جنبه نهایی رتبه بندی عملکرد کارکنان قضاوت مدیر است. چون هیچ الگوریتم کاملی وجود ندارد که بتوان برای اطمینان از انصاف و دقت در ارزیابی و رتبه بندی کارکنان استفاده کرد.
بنابراین قضاوت بخش عمده‌ای از ارزیابی به‌ویژه توسط مدیران ارشد است. از یک طرف آنها تمایل دارند که مسئول تحقق اهداف تیم باشند (که ممکن است اتفاقات زیادی برای یک تیم در یک سال بیفتد تا اهداف را مخدوش کند). از طرف دیگر هرچه سطح یک مدیر بالاتر برود انتظار می‌رود که بتواند آنچه تیم را در رسیدن به اهدافش ناکام می‌کند پیش‌بینی کند. این پیش‌بینی و اصلاح براساس قضاوت نشانه عملکرد خوب یک مدیر باتجربه است.
پس در این مرحله فرصتی فراهم می‌شود برای گسترش تفکر و قضاوت مدیر. مثلاً برای کارکنانی که نتیجه ارزیابی مثبتی نداشتند مدیر باید فکر کند که چه جنبه‌هایی از نقش آنها واقعاً مهم است اما به آن توجه نشده؟ یا وقتی کارکنان به اهداف نمی‌رسند مدیر باید بررسی کند چگونه در راه رسیدن به اهداف با مانع مواجه شدند؟
حتی گاهی مدیر مجبور می‌شود که تعصب خود را قضاوت کند: چرا من همیشه می‌خواهم به این نوع افراد رتبه کمتری بدهم باوجوداینکه مثل بقیه خوب کار کرده‌اند؟
رتبه بندی کارکنان توسط قضاوت مدیر در مرحله آخر صورت می‌گیرد. اگر مدیری در ذهن خود شخص شایسته را شناسایی و دلیل آن را شفاف داشته باشد به‌راحتی قادر خواهد بود از رتبه بندی خود دفاع کند.
البته مدیر باید برای مرحله بعد آماده باشد. زیرا پس از تعیین رتبه سخت‌ترین مکالمه را خواهد داشت: مکالمه‌ای که در آن باید رتبه بندی را با کارکنان به اشتراک بگذارد.
