چگونه می‌توان مدیریت عملکرد چابک را اجرا کرد؟

مدیریت عملکرد چابک یک موضوع داغ در مدیریت منابع انسانی است و هر مدیر یا متخصص حرفه‌ای و کارآمد منابع انسانی می‌داند چرا.

مدیریت عملکرد چابک پایه‌ای برای پیشبرد سازمان ایجاد می‌کند که بیش از 90 درصد مدیران آرزو دارند آن را در بازار بی‌ثبات امروز اجرا کنند.

سازمان چابک، سازمانی است که صرف‌نظر از اندازه آن درحالی‌که از ثبات و قدرت «مکانیکی» یک سازمان سنتی برخوردار است، به‌عنوان یک ارگانیسم سازگار با هدف عمل می‌کند.

اگر یک رهبر یا مدیر منابع انسانی هستید باید بدانید انتقال از مدیریت عملکرد سنتی به چابک یک چالش تلخ و شیرین است. شروع این سفر همراه با سؤالاتی مانند موارد زیر است:

پاسخ این سؤالات در این مقاله داده است. ما راه‌حل‌ها و دستورالعمل‌های عملی را برای راهنمایی شما در ایجاد یک فرایند مدیریت عملکرد چابک با شما به اشتراک می‌گذاریم.

مدیریت عملکرد چابک چیست؟

مدیریت عملکرد چابک رویکردی برای ایجاد انگیزه در عملکرد کارکنان، پرورش رشد کارمندان و همسویی این دو هدف با اهداف سازمانی و شخصی است.

این رویکرد بر اندازه‌گیری مکرر، بازخورد عملکرد مداوم و بهبود افزایشی در طول سال تمرکز دارد و برخلاف ارزیابی‌ها و چرخه‌های بازخورد سالانه یا دو ساله است.

پس از ایجاد اهداف و نتایج کلیدی (OKR)، باید جلسات بررسی‌های مداوم عملکرد که اغلب به‌صورت ماهانه یا هفتگی برگزار می‌شود، برنامه‌ریزی شود.

ارتباط مداوم از اهمیت بیشتری برخوردار است زیرا روابط معناداری را ایجاد می‌کند، گفتگوی مداومی بین مدیران و کارکنان ایجاد می‌کند و قبل از اینکه فرصتی برای آسیب رساندن به بهره‌وری وجود داشته باشد، به مشکلات احتمالی توجه می‌کند.

بنابراین، این رویکرد به نقص و محدودیت‌های ذاتی مدیریت عملکرد سنتی می‌پردازد و احتمال مدیریت مبهم، اضطراب‌آور و مغرضانه را از بین می‌برد یا محدود می‌کند. و روشی به شما ارائه می‌کند که آینده‌گرا باشد، فرآیند محور باشد و بتواند در انبوه آشفتگی بازار و تغییرات اخلالگر رشد کند.

اما چه چیزی باعث می‌شود که رویکرد مدیریت عملکرد چابک برای شرکت‌های مدرن بسیار مؤثرتر باشد؟ بیایید نگاهی به تفاوت‌های اصلی بین مدیریت عملکرد سنتی و چابک بیندازیم.

مقایسه مدیریت عملکرد چابک با مدیریت عملکرد سنتی

تفاوت بین عملکرد سنتی و چابک در خاستگاه، ساختار، روش و شیوه‌ها است. مدیریت عملکرد سنتی از فلسفه مدیریت استعداد فردریک تیلور در قرن 20 نشأت گرفته شده است. اولویت‌بندی خروجی کارآمد در خطوط تولید است و با سلسله‌مراتب از بالا به پایین، سیلوها و فرآیندهای مدیریت عملکرد ایستا مشخص می‌شود.

مدیریت عملکرد چابک پاسخی به بازار پویای مدرن است که خواستار سازگاری و همسویی است. با استفاده از بررسی‌های مکرر و بازخورد 360، با امکان انعطاف‌پذیری، خودمختاری و مالکیت، یعنی همه ویژگی‌های موردنیاز در دنیای امروز، کارایی را افزایش می‌دهد.

اصول مدیریت عملکرد سنتی

ارزیابی در ابتدای سال

هدف از ارزیابی در آغاز سال اعلام اهداف سازمانی، تقسیم وظایف و انتظارات، بررسی عملکرد گذشته کارکنان و درک خواسته‌های شغلی آنها است. این مسئله اغلب در یک برنامه توسعه شخصی با جزئیات اهداف کارمندان برای سال آینده بیان می‌شود. گنجاندن همه اینها در یک جلسه چالش‌برانگیز است. اغلب اوقات، این نوع بررسی، عملکرد سالانه را به عمل تیک زدن لیست وظایف برای مدیران و کارکنان کاهش می‌دهد.

بررسی پایان سال

اهدافی که در آغاز سال تعیین می‌شوند و در پایان سال هم اندازه‌گیری می‌شوند دیگر فرصتی برای اصلاح دوره و بازخورد سازنده باقی نمی‌گذارند.

ارائه بازخورد، مدت‌ها پس از وقوع یک عملکرد یا رفتار

هر پیشرفتی به بازخوردی به‌موقع و مرتبط نیاز دارد. عدم ارائه بازخورد مدت‌ها پس از وقوع یک رویداد بی‌اثر است و باعث اضطراب مدیران و کارکنان می‌شود.

اصول مدیریت عملکرد سنتی در دنیای به‌سرعت در حال تغییر جوابگو نیست. یک فرایند مدیریت عملکرد چابک بر این نقص‌ها غلبه می‌کند. بررسی‌های مکرر، بازخوردی را به کارکنان می‌دهند، که آنها آرزوی آن را داشتند. گفتگوهای بررسی عملکرد مدیران و کارکنان، سریعاً توجه کارکنان را به مسیر درست جلب می‌کند. در این رویکرد دیگر مدیران یا کارکنان مجبور به تحمل ارزیابی‌های سالانه نیستند که صرفاً جلسه‌ای برای توجیه امتیازات داده شده در ارزیابی عملکرد بوده است.

مزایای قدرتمند مدیریت عملکرد چابک

مزایای مدیریت عملکرد چابک تحول‌آفرین است. سازمان شما به دنبال افزایش تعامل کارکنان، بهره‌وری نیروی کار، سودآوری و چابکی موردنیاز شرکت برای پیشی گرفتن از رقبا است. و از همه بهتر اینکه اکثر شرکت‌ها، مدیران و کارمندان مدرن صریحاً از رویکرد چابک مدیریت استقبال می‌کنند.

تحقیقات انجام‌شده توسط موسسه IBM (SMW) نشان می‌دهد که اکثر کارمندان «به‌صورت مثبت» به انعطاف‌پذیری و شفافیت مدیریت عملکرد چابک پاسخ می‌دهند.

در همان مطالعه IBM، تقریباً 50٪ از کارکنان نشان دادند که با کارایی مؤثرتری با رویکرد مدیریت عملکرد چابک کار می‌کنند.

95٪ از مدیران از فرایندهای سنتی مدیریت عملکرد ناراضی هستند و علی‌رغم اینکه 65٪ کارکنان خواهان بازخورد بیشتر هستند، در مدیریت عملکرد سنتی بیشتر آنها به‌اندازه کافی بازخوردی دریافت نمی‌کنند.

این تحقیق نشان می‌دهد که مدیریت عملکرد چابک یک ستاره شمالی سازمانی ایجاد می‌کند که نیروی کار سازمان را مشتاق، باانگیزه و آماده برای تغییر می‌کند.

اجرای مدیریت عملکرد چابک اما برای اکثر سازمان‌ها یک چالش است. در بخش بعدی، بیان می‌کنیم که چگونه می‌توانید به بهترین شکل از سیستم مدیریت عملکرد سنتی به چابک منتقل شوید و چگونه مراحل اساسی که برای ایجاد یا تقویت فرآیند مدیریت عملکرد چابک شرکت خود نیاز دارید را اجرا کنید.

اجرای مدیریت عملکرد چابک

بهبود، یک فرآیند آگاهانه و تدریجی است. این موضوع در حرکت از مدیریت عملکرد سنتی به چابک هم وجود دارد. برخلاف آنچه برخی از کارشناسان می‌گویند، شما نیازی به حذف فرایند مدیریت عملکرد سنتی خود ندارید. در بهترین حالت، حذف مدیریت عملکرد سنتی غیرضروری و ناکارآمد و در بدترین حالت حرکت شما را دچار بی‌نظمی می‌کند.

امن‌ترین راه برای استقرار یک فرایند مدیریت عملکرد چابک چیست؟

1. آهسته شروع کنید. با دیگر تصمیم‌گیرندگان و سهامداران اصلی صحبت کنید. داده‌های خارجی و داخلی موردنیاز برای تأثیرگذاری بر فرآیندهای موجود را جمع‌آوری کنید.
2. تحقیقات داخل سازمانی انجام دهید و بازخورد جمع‌آوری کنید. این سؤال را بپرسید: ساده‌ترین تغییراتی که می‌توانید برای بهتر کردن عملکرد انجام دهید، چیست؟ (پاسخ معمول بررسی‌های مکرر و استفاده از اهداف است)
3. تغییرات را در یک واحد یا بخش در سازمان خود به‌صورت آزمایشی اجرا کنید.
4. سرانجام، نتایج تغییراتی را که ایجاد کرده‌اید اندازه بگیرید.

Adobe، شرکت پوستر که از حذف بررسی عملکرد سنتی و سرعت در پذیرش بررسی‌های عملکرد چابک پشتیبانی می‌کند، از این فرآیند دقیق برای شروع استفاده کرد. با الهام از موفقیت Adobe، شرکت فناوری Accenture، بررسی سالانه و رتبه‌بندی عددی را متوقف کرد. این شرکت اکنون از یک سیستم بررسی عملکرد چابک پیروی می‌کند که مدیران را وادار به ارائه بازخورد پس از انجام تکالیف می‌کند.

برای کمک به انتقال شما از یک رویکرد سنتی به چابک، در اینجا یک چک‌لیست کلی وجود دارد که ویژگی‌های یک فرایند مدیریت عملکرد چابک قوی را نشان می‌دهد:

• سازمان دیدگاه مشترک و روشنی دارد که برای همه کارمندان قابل‌درک است.
• اهداف با استفاده از OKR تعیین‌شده و به‌طور منظم مورد بازبینی قرار می‌گیرند تا از مطابقت آنها با دستور کار شرکت اطمینان حاصل شود.
• اتوماسیون فعال است. (یک فرآیند مبتنی بر سند یا کاغذ مانع کارایی می‌شود)
• پیشرفت به سمت اهداف به‌راحتی توسط مدیران و کارکنان پیگیری می‌شود.
• مدیران و کارکنان برای تبادل‌نظر احساس راحتی دارند.
• مدیریت عملکرد چابک به سازمان و کارکنان کمک می‌کند تا در نقش‌های خود موفق شوند.
• ارزیابی سالانه دیگر اختیاری است. اما در صورت استفاده، اثربخشی بیشتری خواهد داشت زیرا مدیر اکنون می‌تواند از اطلاعات جمع‌آوری‌شده در طول سال استفاده کند.

7 مرحله برای اجرای مدیریت عملکرد چابک

1- با ابزارهای مدیریت عملکرد چابک شروع کنید

انتقال به یک مدل مداوم از بازخورد عملکرد، مستلزم قرار دادن فرآیندهای چابک در جریان‌های کار است. فرایندهای چابک، به‌طور خودکار بازخورد غیررسمی و چندجانبه بیشتری را تشویق می‌کند و گفتگوها را معنی‌دار می‌کند. اما با استفاده از ابزارهای مختلف (بازخورد، گفتگوهای بررسی عملکرد، اهداف و نتایج کلیدی، اهداف و شایستگی‌ها) برای دسترسی به مستندات و سایر بخش‌های فرایند مدیریت باعث ایجاد گردش‌های کاری می‌شود که به‌جای چابکی کار را پیچیده‌تر می‌کند. بنابراین منطقی است که با یک سیستم مدیریت عملکرد چابک و همه‌جانبه که از مدیریت مدرن و سنتی پشتیبانی می‌کند، اجرای مدیریت عملکرد چابک شروع شود.

2- عملکرد را به‌طور مداوم بررسی کنید

وجود گفتگوهای کوتاه میان مدیران و کارکنان که غالباً توسط یک دستور کار رسمی هدایت می‌شود و بر عملکرد یا توسعه متمرکز است، ضروری است. بررسی عملکرد مکرر در مدیریت عملکرد چابک نقش اساسی دارد زیرا به‌طور مداوم فرصت‌هایی را برای تقویت روحیه و تصحیح فوری ایجاد می‌کند. مکالمات منظم همچنین فشار مربوط به بررسی‌های سالانه را کاهش می‌دهد. این گفتگوها را به‌صورت ماهانه یا هفتگی برنامه‌ریزی کنید و در آن نقش شغلی، پیچیدگی وظایف مربوطه و فرهنگ شرکت را در نظر بگیرید.

3- اهداف و نتایج کلیدی را تعیین کنید

OKR ها چارچوبی را برای اندازه‌گیری و نظارت واقعی بر عملکرد به روش انگیزشی فراهم می‌کنند. البته اگر به‌درستی انجام شوند. OKR های تعیین‌شده به‌عنوان قطب‌نما برای هر بار بررسی عمل می‌کنند و اهداف سازمان و کارمندان را همسو می‌کنند. درست است که تعیین OKR ها زمان‌بر است، اما نتیجه نهایی کار شما را تضمین می‌کند.

شما دقیقاً می‌دانید که چگونه عملکرد را رصد کنید و پاداش دهید. کارمندان دقیقاً می‌دانند که برای انجام چه‌کارهایی آنجا هستند، موفقیت چگونه به‌دست می‌آید و عملکرد آنها چگونه اندازه‌گیری می‌شود.

در اینجا اطلاعات مختصری در مورد اینکه OKR دقیقاً چیست ارائه می‌دهیم.

• اهداف:. شما باید صریحاً هدف و مهلت زمانی آن را بیان کنید.
• نتایج کلیدی: اهداف را کمی کنید و آنها را به مراحل خاصی تقسیم کنید که بتوان برای اندازه‌گیری عملکرد و پیگیری پیشرفت از آن‌ها استفاده کرد.

مثال برای OKR

• هدف: یک سیستم یادگیری و توسعه داخلی برای کارکنان خود طراحی و پیاده‌سازی کنید.
• نتیجه کلیدی:
• با 3 مدیر HR دیگر در مورد چگونگی انجام آموزش و توسعه داخلی صحبت کنید.
• 15 رهبر تیم را در مورد نیازها و شکاف‌های آموزشی مورد بررسی قرار دهید
• 10 ماژول آموزشی تهیه کنید.

4- بازخورد مداوم را تمرین کنید.

بازخورد به‌موقع بیشتر از بازخورد ارائه‌شده برای رویدادهای یک ماهه یا منقضی شده تأثیرگذار است. این نوع بازخورد تغییرات رفتاری فوری را تشویق می‌کند و افراد را بر اهداف مهم متمرکز می‌کند. با استفاده از یک فرآیند بازخورد مداوم اعتماد بین مدیران و اعضای تیم نیز افزایش می‌یابد.

اعضای تیم خواهند فهمید که از آنها چه انتظاری می‌رود، کجا اشتباه می‌کنند و عملکرد آنها چقدر خوب است. مدیران نیز بیشتر خود را به‌عنوان مربی و منتور معرفی می‌کنند تا کارفرما و سرپرست. این می‌تواند تغییر مثبت قابل‌توجهی را در فرهنگ‌سازمانی شرکت شما برانگیزاند.

5- بازخورد 360 را توسعه دهید

بازخورد 360 مرحله بعدی بازخورد مداوم است. این عمل جمع‌آوری بازخورد از هر کسی است که در حوزه کاری با فرد ارتباط مستقیم دارد. مانند اعضای تیم، همکاران، سرپرستان مستقیم، مشتری‌ها و و تأمین‌کنندگان. پس از جمع‌آوری اطلاعات، بازخورد 360 از طریق یک سیستم آنلاین یا یک جلسه بررسی ارائه می‌شود.

استفاده از بازخورد 360 از مزایای مدیریت عملکرد چابک برخوردار است زیرا باعث کاهش تعصب می‌شود.

6- از مدل‌های شایستگی استفاده کنید

شایستگی‌های اصلی یا شایستگی‌های تخصصی (متناسب با یک نقش خاص) در تمام نقش‌های شغلی یک سازمان قابل‌اجرا است. آنها دانش و رفتاری را که انتظار می‌رود کارکنان به نمایش بگذارند توصیف می‌کنند.

7- نیروی کار خود را توسعه دهید

چابک سازی مدیریت عملکرد شناخت فرصت‌های پیشرفت شغلی را که به نفع اهداف فردی و سازمانی باشد، برای مدیران و اعضای تیم آسان می‌کند. نتیجه نهایی یک سیستم سودمند و متقابل برای همه طرف‌های درگیر است.

هنگامی‌که این سیستم مهارت محور، توسعه‌یافته و خودکار شود سازمان شما قادر خواهد بود مانند ارگانیسم چابک، باهوش و «خودترمیم کننده» فعالیت کند. تهدیدهایی که سازگاری و رقابت سازمان شما را تضعیف می‌کنند به‌سرعت شناسایی و برطرف می‌شوند.

اگر گروه خاصی از توانایی‌ها و مهارت‌ها باعث تغییر سازنده در سازمان می‌شود می‌توانید تخصص موردنیاز را استخدام کنید یا آموزش به کارکنان را شروع کنید.

5 ابزار مدیریت عملکرد چابک برای شروع کار

این بخش همان چیزی است که شما باید برای چابک سازی مدیریت عملکرد بدانید!

1- Totara Perform

Totara Perform یک سیستم مدیریت عملکرد سازمانی است که انتقال شما از مدیریت عملکرد سنتی به چابک را فراهم می‌سازد. این سیستم، قدرت و انعطاف‌پذیری لازم برای پشتیبانی از عملکردهای مدیریت عملکرد را دارد. از ارزیابی سنتی سالانه گرفته تا بررسی عملکرد مداوم.

با  Totara Perform می‌توان:

• برنامه‌های مدیریت عملکرد را تنظیم کرد
• یادداشت‌های ضبط‌شده از گفتگوهای مدیریت عملکرد را سازماندهی کرد
• خلأ شایستگی‌ها و مهارت‌ها را بررسی کرد
• بازخورد 360 را جمع کرد
• و KPI های مدیریت عملکرد را به اهداف یادگیری متصل کرد

2- پلتفرم تجربه استعداد Totara

این پلتفرم، قفل مدیریت عملکرد چابک و همه ابزارهایی را که برای مدیریت مدرن تجربه کارمندان نیاز دارید، باز می‌کند. این ترکیبی از:

• Totara Learn- LMS انعطاف‌پذیر و موردعلاقه شرکت‌هایی در سراسر جهان (مانند سامسونگ) برای تغییر در یادگیری در محل کار.
• Totara Engage – بستر جدید تجربه یادگیری (LXP) که از طریق اشتراک دانش نیروی کار شما را مشتاق و متحد می‌کند.
• Totara Perform -سیستم مدیریت عملکرد چابک که حداکثر بهره‌وری و همسویی را برای سازمان‌های مدرن امکان‌پذیر می‌کند.

این یک پلتفرم یکپارچه در اختیار شما قرار می‌دهد که با آن عملکرد را مدیریت کنید، نیروی کار خود را ارتقا دهید و همکاری و تعامل را تشویق کنید.

3- Zoom

بخشی از نیروی کار اکنون به‌صورت دورکاری فعالیت می‌کنند و اکثر شرکت‌ها در حال حاضر گزینه‌های کار انعطاف‌پذیر را ارائه می‌دهند، با استناد به اینکه درنتیجه هم سود و هم بهره‌وری آنها افزایش‌یافته است.

این باعث می‌شود ابزاری مانند زوم در مدیریت عملکرد چابک شما بسیار ارزشمند باشد، زیرا تمام مواردی است که شما برای انجام بررسی‌های مکرر و برقراری ارتباط با کل تیم خود نیاز دارید، در اختیار شما قرار می دهد.

4- Mattermost

ابزارهای همکاری یا پیام رسانی مانند Slack، Asana یا Mattermost امکان برقراری ارتباط مداوم، بازخورد گروهی و تعاملات غیررسمی را فراهم می‌کنند و به مدیران و کارکنان کمک می‌کند تا روابط کاری سالم داشته باشند.

5- Viamaven

نوشتن بررسی عملکرد می‌تواند زمان‌بر باشد، اما خوشبختانه می‌توان روند بررسی عملکرد را تسریع کنند. این برنامه، عبارات بازخورد تنظیم شده را در بسیاری از شایستگی‌ها از جمله توجه به جزئیات، کار تیمی و مهارت‌های ارتباطی پیشنهاد می‌کند.

چابک سازی مدیریت عملکرد سنتی 

اگر هنوز از مدیریت عملکرد سنتی استفاده می‌کنید، نکات زیر را به خاطر بسپارید:

آهسته شروع کنید و با سایر تصمیم‌گیرندگان مشورت کنید. برای تعیین اینکه کدام یک از روش‌های جدید مدیریت عملکرد را باید در اولویت قرار دهید، تحقیق کنید و بازخورد از تیم‌های خود جمع‌آوری کنید. تغییرات را در واحد خود در سازمان اجرا کنید و نتایج را اندازه بگیرید و از فناوری مدیریت عملکرد حمایتی استفاده کنید.

منبع: www.totaralearning.com