اجرای مصاحبه شایستگی محور چگونه است؟

مدیر جذب و استخدامی را سراغ دارم که مدعی بود هرگز از اجرای مصاحبه های شایستگی محور برای جذب داوطلبان شغلی غافل نمی‌شود. اما گله داشت که نمی‌داند چه اتفاقی می‌افتد که مدت کوتاهی بعد از شروع به کار داوطلب منتخب، متوجه می‌شود این فرد همانی که می‌خواسته نیست.

مثلاً می‌گفت با مدیر فروشی مصاحبه کردم که رزومه چشمگیری داشت. در جلسه مصاحبه جذاب و مطمئن به نظر می‌رسید. پس بی‌درنگ تصمیم گرفتم استخدامش کنم. اما الآن به این نتیجه رسیدم که این فرد فاقد برخی از مهارت‌های اصلی مدیریت است: ارتباطات خوب ندارد. سازماندهی نمی‌داند. یا در برنامه‌ریزی ضعیف عمل می‌کند.

باهم به بررسی پرداختیم یا بتوانیم فرآیند مصاحبه‌اش را عارضه یابی کنیم. فکر می‌کنید به چه نتیجه‌ای رسیدیم؟

این مدیر استخدام گمان می‌کرد که اجرای مصاحبه های شایستگی محور را بر عهده دارد. درحالی‌که جلسه مصاحبه او چیزی جز اتلاف وقت نبود. کاری که او در جلسه مصاحبه انجام می‌داد محدود می‌شد به:

•  پرسش از تجربه داوطلب شغلی در سازمان‌های مختلف
• بررسی مدارک آموزشی داوطلب شغلی

اما مصاحبه مبتنی بر شایستگی مفهومی گسترده‌تر از این نوع مصاحبه است. اجرای مصاحبه های شایستگی محور یک روش مصاحبه بسیار دقیق است. کمک می‌کند فردی را استخدام کنیم که مجموعه مهارت‌های او با نیازهای شغل مطابقت دارد.

مثال برای مصاحبه شغلی موفق

به این سؤال پاسخ دهید: به نظر شما کدام‌یک از مدیران زیر، در مصاحبه استخدامی برای جذب یک مدیر پروژه می‌تواند داوطلبی را انتخاب کند که مهارت موردنیاز شغل مدیر پروژه را دارد؟

حتماً پاسخ خواهید داد که مدیر B. درست است. چون مدیر A نوع عمومی مصاحبه را انتخاب کرده است. یک سؤال باز پرسیده و داوطلب را آزاد گذاشته تا هر طور راحت است پاسخ دهد. اما مدیر B یک سؤال رفتاری پرسیده است. او از داوطلب می‌خواهد شرایطی را توصیف کند که توانایی او را در آن موضوع خاص، نشان دهد.

پس باید گفت مدیر B موفق در اجرای مصاحبه‌های شایستگی محور بوده است. چون با پرسیدن سؤالی قصد دارد بداند آیا این فرد بعدها به‌عنوان مدیر پروژه توانایی ترغیب افراد به کار تیمی را دارد یا نه.

حالا اگر دوست دارید بدانید چطور در اجرای مصاحبه شایستگی محور موفق شوید، در ادامه این مقاله همراه ما باشید.

مصاحبه شایستگی محور (مبتنی بر شایستگی) چیست؟

منظور از شایستگی دانش، مهارت یا تجربه لازم برای تصدی موفقیت‌آمیز یک شغل است. پس مصاحبه شایستگی محور مصاحبه‌ای است که طی آن مشخص می‌شود آیا یک داوطلب دانش، مهارت یا تجربه ایفای نقش شغلی مدنظر را دارد یا خیر.

در یک تقسیم‌بندی شایستگی‌ها در 5 گروه قرار می‌گیرند:

1.  شایستگی‌های شخصی نظیر قاطعیت، سرسختی، دانش، استقلال، خطرپذیری، صداقت و … .
2. شایستگی‌های مدیریتی نظیر رهبری، توانمندسازی، تفکر استراتژیک، کنترل مدیریتی و … .
3. شایستگی‌های تحلیلی نظیر تصمیم‌گیری، نوآوری، حل مسئله، یادگیری عملی، توجه به جزئیات و … .
4. شایستگی‌های بین فردی نظیر صلاحیت‌های اجتماعی، تیم سازی و … .
5. شایستگی‌های انگیزشی نظیر انعطاف‌پذیری، نتیجه‌گیری، ابتکار، تمرکز بر کیفیت و … .

پس می‌توان گفت مصاحبه شایستگی محور بسیار متفاوت از سبک مصاحبه غیررسمی است. در مصاحبه غیررسمی فقط بر شخصیت داوطلب تمرکز می‌شود. اما در مصاحبه شایستگی محور نقاط قوت و ضعف یک داوطلب در شایستگی‌های اصلی (مثل 5 گروه شایستگی فوق) برای ایفای شغل، مورد سؤال قرار می‌گیرد.

در این نوع مصاحبه فرض می‌شود که بهترین پیش‌بینی کننده عملکرد آینده داوطلب، عملکرد گذشته اوست. بنابراین در مصاحبه از موقعیت‌هایی سؤال می‌شود که فرد در گذشته با آن مواجه شده است. با پاسخی که داوطلب می‌دهد مشخص می‌شود که آیا او توانسته از پس آن موقعیت برآید یا نه. سپس بر اساس همین پاسخ ارزیابی می‌شود. اگر ارزیابی مثبت باشد؛ یعنی داوطلب در آینده هم موفق خواهد شد و از عهده تصدی شغل موردنظر بر خواهد آمد.

اجرای مصاحبه شایستگی محور چگونه است؟

برای موفقیت در اجرای مصاحبه شایستگی محور این 3 مرحله را به یاد داشته باشید.

1- تدوین معیارهای شفاف انتخاب در اجرای مصاحبه شایستگی محور

قبل از اجرای مصاحبه شایستگی محور باید مهارت‌ها، دانش و ویژگی‌های رفتاری که برای تصدی آن نقش شغلی لازم است را شفاف کنید. یعنی مشخص کنید که برای موفقیت در آن نقش شغلی داوطلبان باید چه شایستگی‌هایی داشته باشند. چون در این صورت به معیارهایی می‌رسید که از طریق آن می‌توانید داوطلبان را منصفانه و هوشمندانه مقایسه و انتخاب کنید.

برای شفاف‌سازی شایستگی‌ها می‌توانید به سند شرح مشاغل سازمان خود مراجعه کنید. در این سند به‌وضوح نوشته‌شده است که کارکنان برای ایفای نقش شغلی نیاز به چه صلاحیت‌هایی دارند.

اگر سند شرح شغل سازمانتان به‌روز نیست، از متصدیان فعلی آن نقش شغلی، سؤال بپرسید. در خصوص کاری که انجام می‌دهند با آنها صحبت کنید تا بتوانید به آخرین اطلاعات در مورد شایستگی‌های موردنیاز آن نقش برسید.

گاهی یک نقش شغلی جدید است و سند شرح شغلی برای آن وجود ندارد. در این مواقع باید به مسئولیت‌های این نقش شغلی فکر کنید. سپس مشخص کنید برای اینکه کارکنان از پس این مسئولیت‌ها برآیند نیاز به چه صلاحیت‌هایی دارند. حتی می‌توانید با کارکنانی که کاری مشابه با این نقش شغلی جدید انجام می‌دهند مشورت کنید. از این طریق می‌توانید معیارهای پیشرفت در آن شغل را استخراج و تدوین کنید.

2- آماده‌سازی سؤالات مؤثر در اجرای مصاحبه شایستگی محور

بعد از تعیین معیارهای شفاف انتخاب، باید سؤال‌هایی تنظیم کنید که بر روی هر صلاحیت اصلی تمرکز دارند. این سؤالات باید به گونه‌ای باشند که در پاسخ به آنها، داوطلب نمونه‌های واقعی از صلاحیت خود در محیط کار را بیان کند.

به سؤالات زیر توجه کنید:

• سؤال A: از موقعیتی که در آن رهبری تیم را به شما سپردند بگویید. توضیح دهید در آن موقعیت برای موفقیت تیم چه‌کارهایی انجام دادید.؟
• سؤال B: به عنوان عضو تیم کنترل پروژه چه‌کارهایی انجام دادید؟ از مسئولیت‌ها و وظایف خود بگویید.

همان‌طور که متوجه شدید سؤال A بهتر است. زیرا اطلاعات مفیدی از تجربه واقعی داوطلب شغلی ارائه می‌دهد. اما سؤال B توصیفی است ازآنچه داوطلب به عنوان بخشی از تیم انجام داده است. این سؤالات به ما نمی‌گوید که آنها کار را چطور انجام دادند. یا چه تصمیماتی گرفته‌اند.

تکنیک STAR

یکی از روش‌هایی که کمک می‌کند تا بتوانیم در مصاحبه سؤالات مؤثری بپرسیم استفاده از تکنیک STAR است. این تکنیک مخفف 4 کلمه زیر است:

در این تکنیک گفته می‌شود مثلاً اگر از داوطلب پرسیدید: «آیا شما قادر به حل تعارض هستید» و پاسخ او مثبت بود. حال باید با استفاده از تکنیک STAR این سؤالات را از او بپرسید:

•  در مورد زمانی بگویید که باید تعارض را در تیم خود حل می‌کردید. (Situation)
• برای حل آن تعارض، تصمیم گرفتید چه کار کنید؟ (Task)
• در راستای حل تعارض چه اقدامی انجام دادید و از چه مهارت‌هایی استفاده کردید؟ (Action)
• با حل تعارض به چه چیزی رسیدید؟ تیم شما چگونه موفق شد؟ (Result)

توجه کنید پرسیدن این‌گونه سؤالات کمک می‌کند تا متوجه شوید داوطلب تحت‌فشار خوب کار می‌کند یا نه. از تغییرات استقبال می‌کند یا در برابر آن مقاومت می‌کند و … .

به 2 نکته زیر توجه کنید:

1- در تکنیک STAR یک روال منطقی داشته باشید. در این تکنیک از تمرکز صرف روی نکات منفی پرهیز کنید. مصاحبه نباید حالت بازجویی بگیرد. چون این موضوع می‌تواند داوطلبان خوب را از ادامه فرآیند استخدام منصرف کند.

2- ارزیابی داوطلبان شغلی را محدود به نتایج حاصل از تکنیک STAR نکنید. بلکه طیف وسیعی از آزمون‌های استعداد، مهارت و شخصیت را برای ارزیابی در نظر بگیرید.

3- انجام مصاحبه ساختاریافته در اجرای مصاحبه شایستگی محور

یک مصاحبه مبتنی بر شایستگی خوب باید ساختار و اهداف دقیقاً مشخصی داشته باشد. شما اطلاعات زیادی از داوطلب شغلی می‌خواهید. باید بتوانید اطلاعاتی که به شما می‌دهند را به‌طور مؤثر حفظ کنید، مدیریت کنید و از آنها استفاده کنید. برای همین لازم است مصاحبه، ساختار داشته باشد. حالا بیایید ببینیم برای اجرای یک مصاحبه ساختاریافته چه نکاتی را باید رعایت کرد.

1- در مصاحبه چارچوب مشخصی را رعایت کنید.

از تمام داوطلبان سؤالات یکسانی بپرسید. درک درستی از سیستم امتیازدهی داشته باشید. مطمئن شوید که هر داوطلب را به طور عادلانه ارزیابی می‌کنید.

2- با دقت گوش کنید.

گوش دادن فعال به‌ویژه هنگامی‌که شما نیاز به پردازش و درک اطلاعات پیچیده دارید بسیار مفید است. به داوطلب توجه کنید. گاهی با تکان دادن سر یا به کار بردن عباراتی پاسخ‌های او را تأیید کنید. البته مطمئن شوید اقدامات شما آگاهانه است نه مکانیکی. چون اگر با آگاهی نباشد دچار خستگی شده و تمرکز خود را از دست می‌دهید.

3- زمانی را برای تفکر خودتان و داوطلب در نظر بگیرید.

از سکوت نترسید. شما سؤالاتی می‌پرسید که نیاز به تأمل زیادی دارند. بنابراین به داوطلب فرصت دهید تا در مورد پاسخ‌هایش فکر کند. همچنین به خودتان هم وقتی بدهید تا بتوانید آنچه را که داوطلب به شما می‌گوید ارزیابی کنید.

4- یادداشت‌برداری کنید.

مصاحبه‌های مبتنی بر شایستگی عمیق هستند. در این مصاحبه‌ها گاهی اوقات مصاحبه‌کننده نمی‌تواند تمام آنچه شنیده را به یاد بیاورد. بنابراین یادداشت‌های کامل و دقیق مانع از فراموشی می‌شود. البته حواستان باشد که در یادداشت‌برداری از مشاهدات خود دچار سوگیری‌های ناخودآگاه نشوید. مثلاً اگر مصاحبه‌کننده به‌جای نوشتن «آنها بسیار نگاه می‌کردند» بنویسد «آنها خجالت‌زده و عصبی بودند»، دچار سوگیری شده است.

5- بحث و ارزیابی کنید.

اگر پیش از مصاحبه از داوطلب آزمون گرفته‌اید به بحث درباره عملکرد او در آزمون بپردازید. نمونه کارهایی که با خود آورده‌اند را ارزیابی کنید. حتماً برای این مرحله نیز سؤالات خود را آماده کنید.

در خصوص مصاحبه ساختاریافته توجه کنید که:

• ساختار مصاحبه نباید غیر منعطف باشد. به داوطلب فرصت دهید از سایر تخصص‌های خود نیز صحبت کند. توضیحات او را محدود به چارچوب تعیین‌شده خودتان نکنید.
• داوطلب را فقط بر اساس معیارهای مدنظرتان ارزیابی نکنید. هنگام تصمیم‌گیری نهایی موارد گسترده‌تری را در نظر بگیرید.

مثلاً ممکن است یکی از معیارهای شما فارغ‌التحصیل بودن داوطلب از یک دانشگاه معتبر باشد. اگر داوطلب این معیار را نداشته باشد و معیارهای شما محدود به همین موارد باشد او را نخواهید پذیرفت. اما اگر گستره وسیع‌تری از معیارها را داشته باشید این اتفاق نمی‌افتد.

به نظر شما رد کردن داوطلبی که فارغ‌التحصیل یک دانشگاه معتبر نیست اما ارزش‌های او با ارزش‌های سازمان تطابق دارد یا شخصیت او با شخصیت همکارانشان تناسب دارد کار عاقلانه‌ای است؟

مزایای اجرای مصاحبه شایستگی محور

تحقیقات نشان داده است که تکنیک‌های معمولی مصاحبه هرساله منجر به استخدام‌های ناموفق زیادی می‌شود. هزینه هر استخدام ناموفق برای یک موقعیت شغلی معادل یک پنجم حقوق همان موقعیت است. استخدام اشتباه یک داوطلب باعث می‌شود:

– کار به‌صورت استاندارد و اصولی پیش نرود
– از زمان استفاده بهینه نشود
– سطح عملکرد تیم کاهش یابد
– هزینه‌های آموزش و توسعه نیروی ناکارآمد افزایش یابد.

درحالی‌که اجرای مصاحبه شایستگی محور با تمرکز بر صلاحیت‌های داوطلب در موقعیت‌های واقعی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا دچار ناکارآمدی در استخدام نشوند. زیرا با این نوع مصاحبه می‌توان مشخص کرد که آیا یک داوطلب مهارت، دانش و ویژگی‌های شخصی لازم برای انجام یک نقش خاص را دارد یا نه.

معیارهای دقیق انتخاب و فرآیند شفاف و مبتنی بر شواهد این نوع مصاحبه باعث سنجش عادلانه و منصفانه همه داوطلبان و جذب بهترین استعدادها به سازمان می‌شود.

خلاصه آنکه اجرای مصاحبه شایستگی محور می‌تواند در کمک به سازمان‌ها برای ارتقای شفافیت فرآیند استخدام، کاهش هزینه خروج کارکنان و افزایش رضایت شغلی مفید و مؤثر باشد.

منبع: : mindtools.com