یکی از مهم‌ترین مراحل در فرآیند استخدام، بررسی صحیح متقاضیان است. جای تعجب دارد که با این حال بیش از ۷۵ درصد کارفرمایان تحقیق از معرف را انجام نمی‌دهند. این کار اگر به‌درستی انجام شود، می‌تواند به‌طور قابل توجهی در مدیریت زمان و هزینه استخدام مؤثر باشد. اگر می‌خواهید با این مرحله در فرایند استخدام بیشتر آشنا شوید تا پایان مقاله همراه ما باشید.
بعضی افراد در رزومه خود اغراق می‌کنند و در مصاحبه فقط به مواردی اشاره می‌کنند که کارفرمایان دوست دارند، بشنوند. برای تایید ادعاهای متقاضیان در مصاحبه یا دریافت هر نوع اطلاعات موردنیاز دیگری می‌توان از معرف هایی که متقاضی در فرم استخدام نام برده، تحقیق کرد.
تحقیق از معرف یا بررسی مراجع شامل تماس با کارفرمایان، مدیران، دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزشی متقاضی برای تایید اطلاعات کلیدی مربوط به مهارت‌ها و سوابق او است. بهتر است قبل از انجام تحقیق از معرف، یک رضایت‌نامه کتبی از متقاضی داشته باشید. این کار به راحتی با صدور بیانیه‌ای در پایان درخواست استخدام قابل انجام است. به‌عنوان‌مثال می‌توانید در قالب زیر رضایت متقاضیان را برای بررسی سوابق‌شان به‌صورت مکتوب داشته باشید.
بدین وسیله به همه اشخاص، مؤسسات آموزشی و شرکت‌هایی که به‌عنوان معرِّف در فهرست استخدام خود ثبت نموده‌ام اجازه می‌دهم تا هر اطلاعاتی را که درباره شایستگی‌ها و سازگاری‌های شغلی من دارند با حسن‌نیت افشا نمایند. این‌جانب شرکت… (نام شرکت خودتان)، کارفرمایان و مؤسسات آموزشی پیشین و هر شخص دیگری را برای تبادل اطلاعات منطقی و ضروری مرتبط به فرآیند استخدام، فاقد هر گونه مسئولیتی می‌دانم.
تاریخ- امضا
مخالفان و موافقان تحقیق از معرف
این مرحله در فرایند ارزیابی متقاضیان موافقان و مخالفانی دارد. مخالفان بر این باور هستند که تمام متقاضیان فقط کسانی را به مصاحبه‌کنندگان معرفی می‌کنند که آن‌ها را مورد تعریف و تمجید قرار می‌دهند. بنابراین اطلاعات دریافتی از معرف اعتبار چندانی ندارد. اما موافقان بر این نظر هستند که تحقیق از معرف یک اعتبارسنجی مهم برای متقاضیان است. زیرا هدف از این کار دریافت نظر مثبت یا منفی کارفرمایان قبلی برای استخدام نیست. هدف کسب اطلاعات بیشتر در مورد نقاط ضعف و محدودیت‌های متقاضی به‌منظور حمایت و هدایت بهتر او پس از شروع کار است.
متقاعد نمودن کارفرمایان برای شرکت در فرایند تحقیق از معرف
در بعضی کشور‌ها کارفرمایان سابق ملزم هستند تا یک نامه معرف شغلی در مورد افرادی که برای آن‌ها کار کرده‌اند، ارائه دهند. اما ممکن است به یک کارفرما مراجعه کنید و او به این دلیل که می‌ترسد کارمند از وی شکایت کند هیچ اطلاعاتی به‌جز « نام، نام خانوادگی و سمت شغلی» به شما ندهد. اگر با چنین مشکلی روبه‌رو شدید، به کارفرما یادآوری کنید که اطلاعات محرمانه تلقی می‌شود و کارفرمایی که آن‌ها را به اشتراک می‌گذارد مسئولیتی در قبال اطلاعات ندارد. مگر اینکه اطلاعات داده شده در یکی از حالت‌های زیر باشد:
- تحریف شده باشد و بی‌اعتبار شناخته شود
- همراه با سوءنیت باشد
- حقیقت را نادیده گرفته باشد.
گاهی اوقات شما می‌توانید اطلاعات بیشتری از همکاران یا سرپرستان قبلی متقاضی دریافت کنید، اما اغلب به آن‌ها گفته شده که در مورد اینکه چرا کارمند آنجا را ترک کرده یا آیا کارمند مجدداً استخدام خواهد شد، اطلاعاتی به شما ارائه ندهند.
در هر صورت تمام اطلاعاتی که در این مرحله به دست آوردید را مستند کنید و توجه کنید چه کسی این اطلاعات را به شما داده است. همچنین به اطلاعاتی که دیگران به شما نمی‌دهند، هم توجه کنید.
نکات مهم در تحقیق از معرف
هنگام تحقیق از معرف به نکات زیر توجه کنید.
1- انتخاب راه ارتباطی
- از تماس تلفنی برای تحقیق از معرف استفاده کنید. از نامه برای برقراری ارتباط با معرف استفاده نکنید، زیرا اطلاعات زیادی به دست نمی‌آورید.
2- گرم کردن گفتگو
- خود را معرفی کنید، درباره پست سازمانی (سمت خود) و سازمان خود توضیح داده و به فرد بگویید که چرا شما در مورد متقاضی با او تماس گرفته‌اید.
- از فرد بپرسید آیا برای بحث در مورد سوابق کارمند قبلی فرصت دارد.
- به مخاطب خود اطمینان دهید گفتگوی شما محرمانه خواهد بود.
3- شرح موقعیت شغلی متقاضی در سازمان
- درباره موقعیت شغلی (پست سازمانی) که متقاضی برای آن درنظرگرفته شده، صحبت کنید، تا فرد بتواند ارزیابی دقیق‌تری از متقاضی ارائه دهد.
4- پرسش سوالات تحقیق از معرف
- بعد از دادن اطلاعات زمینه‌ای درباره پستی که می‌خواهید فرد در آن قرار گیرد، یک سؤال با پاسخ کلی بپرسید. مانند آیا فکر می‌کنید متقاضی برای این موقعیت مناسب است؟ بعد سؤالات خاص، جزئی و دقیق‌تری بپرسید.
- در مورد شیوه رفتار، شخصیت، نقاط قوت و ضعف متقاضی سؤال کنید.
- اجازه دهید فرد تا زمانی که می‌خواهد آزادانه و بدون وقفه صحبت کند. اغلب پرسیدن یک سؤال در زمان نامناسب از طرف شما، دریافت اطلاعات بیشتر را متوقف می‌کند.
- در جا‌های خاصی که مخاطب تمایلی به ادامه بحث ندارد باید سؤالات بیشتری بپرسید. بسیاری اوقات توضیح بیشتر در مورد اینکه چرا نیاز به این اطلاعات دارید، اطلاعاتی را که می‌خواهید، در اختیارتان قرار می‌دهد.
- وقتی سؤال می‌پرسید به مکث‌های آشکار در پاسخ دادن توجه کنید. اغلب این می‌تواند نشانه این باشد که با پرسیدن سؤالات بیشتر ممکن است اطلاعات بیشتری به شما بدهند که در غیر این صورت آن اطلاعات را ارائه نمی‌کنند.
- تا مطمئن نشدید نظر فردی را که با او تماس گرفته‌اید می‌دانید؛ تماس را قطع نکنید. فردی که به‌عنوان معرف با او تماس گرفته‌اید ممکن است اطلاعات مفید کمی را ارائه دهد و شما اغلب اطلاعات مبهمی دریافت کنید. تکنیکی که در چنین مواقعی اغلب جواب می‌دهد این است که مکالمه را با دو عبارت زیر خلاصه کنید: «من فکر می‌کنم که شما متقاضی را برای موقعیت ما پیشنهاد نمی‌کنید.» یا «من فکر می‌کنم که شما متقاضی را برای موقعیت ما پیشنهاد می‌کنید.» گاهی اوقات این جمله باعث دریافت پاسخ‌های مورد نیاز می‌شود.
- به چک لیست سؤالات خود دقت کنید تا مطمئن شوید که همه چیز را پرسیده‌اید.
- همیشه با پرسیدن این سؤال که «آیا شما متقاضی را دوباره استخدام می‌کنید؟» به مکالمه پایان دهید. این سؤال اطلاعاتی را در اختیار شما می‌گذارد که با پرسش‌های دیگر قادر به دریافت آن نبوده‌اید.
5- تشکر از معرف
- در آخر حتماً از مخاطبتان به خاطر زمانی که به شما اختصاص داد و راهنمایی‌هایشان تشکر کنید.
