چرا باید از مدل های ارزیابی عملکرد استفاده کنیم؟

در این مقاله می‌خواهیم ضرورت استفاده از مدل های ارزیابی عملکرد را بررسی کنیم. همان‌طور که در مقالات قبلی اشاره کردیم ارزیابی عملکردهای سالانه دیگر اثربخش نیست. به‌منظور اثربخشی ارزیابی کارکنان باید در طول دوره‌های ارزیابی بازخوردهای مداومی وجود داشته باشد. در راستای تسهیل گفتگوهای مداوم میان کارکنان، مدیران و سایر ذینفعان درباره رشد و توسعه، مدل های جدیدی برای ارزیابی عملکرد و بهره‌وری کارکنان ایجاد شده است.

یکی از مسئولیت های مهم مدیران منابع انسانی حصول اطمینان از طراحی و اجرای اثربخش سیستم‌های مدیریت عملکرد است. اما مدیران منابع انسانی چگونه می‌توانند اطمینان حاصل کنند که از سیستم های مدیریت عملکرد به‌طور مؤثر استفاده می‌شود؟ برای رهبران منابع انسانی اطمینان از اینکه سیستم های مدیریت عملکرد به‌طور مؤثر استفاده می‌شوند به معنی تدوین استراتژی، طراحی، آموزش، پیاده‌سازی، نظارت و بررسی سیستم ارزیابی عملکرد و فرایندهای آن است. استفاده از پلت فرم‌ ها و مدل های ارزیابی عملکرد آنلاین، یک راه برای ساده کردن این کار بزرگ، است.

اساس سیستم مدیریت عملکرد

اینکه شما از کدام‌یک از مدل های ارزیابی عملکرد باید استفاده کنید، به چارچوب مدیریت عملکرد شما بستگی دارد. اما شما قبل از اینکه بدانید کدام چارچوب را باید اتخاذ کنید، باید پایه‌های اساسی سیستم مدیریت عملکرد را بشناسید. دو پایه اساسی برای سیستم مدیریت عملکرد وجود دارد.

1- همسویی سیستم مدیریت عملکرد با استراتژی‌های سازمان

قبل از راه‌اندازی و اجرای هر سیستمی اولین کار این است که وضعیت را بررسی کنیم. سازمان در پی دست یافتن به چه چیزی است؟ هویت اصلی برند سازمان چیست؟ چه چیزهای موفقیت به شمار می‌روند؟ چالش‌های پیش رو کدام هستند؟

پاسخ به این سؤال‌ها بسیار حیاتی است. زیرا اهداف دپارتمانی و فردی باید بر اساس هدف‌ها و ارزش‌های سازمان تعیین شود. اگر میان اهداف سازمان و اهداف واحدهای سازمان همسویی وجود داشته باشد، هر هدفی که در سازمان محقق شود همه یک قدم روبه‌جلو حرکت کرده‌اند.

 

2- تعیین استانداردها، معیارها و شاخص‌های سازمانی

یک مدیریت شفاف برای اعتبار فرایند مدیریت عملکرد بسیار حیاتی است و به کارکنان کمک می‌کند تا در مسیر خود قرار بگیرند. انتخاب سیستم و پایبندی به آن در تمام بخش‌ها و برای همه نقش‌های سازمانی به‌منظور حفظ شفافیت و کارایی لازم است.

علاوه بر این، تعیین استانداردها و شاخص‌های مشخص و متناسب با اهداف سازمانی به هر فرد امکان می‌دهد نقش و سهم منحصربه‌فرد خود را درک کند.

اکنون‌که پایه‌های سیستم مدیریت عملکرد را شناختیم، می‌توانیم چارچوب مدیریت عملکرد را انتخاب کنیم.

انتخاب چارچوب مدیریت عملکرد

سیستم مدیریت عملکرد از طریق یک چارچوب این اطمینان را ایجاد می‌کند، که افراد، تیم‌ها و کل سازمان می‌دانند که چه‌کاری باید انجام دهند، چگونه آن کارها را انجام دهند و مسئولیت نتایج به‌دست‌آمده را نیز بر عهده می‌گیرند. درواقع چارچوب مدیریت عملکرد از یک رویکرد سیستماتیک و هماهنگ پشتیبانی می‌کند که همه افراد سهم خود را در فرایند درک کرده و به‌طور فعال در آن مشارکت می‌کنند.

بسته به آنچه که می‌خواهید انجام شود، نقش‌هایی که وجود دارد و صنعتی که در آن مشغول به فعالیت هستید؛ چارچوب مدیریت عملکرد وجود دارد که می‌توانید انتخاب کنید.

اکثر این سیستم‌ها از دهه‌ها قبل وجود داشته و هرکدام از مدل های مختلف ارزیابی عملکرد استفاده می‌کنند، بنابراین به‌احتمال‌زیاد چیزی متناسب با نیازهای سازمان خود پیدا خواهید کرد. بااین‌حال، این امکان وجود دارد که چارچوب مدیریت عملکرد برگزیده را اصلاح کنید تا برای نیازهای سازمان شما متناسب‌تر گردد.

پیاده سازی مدل های ارزیابی عملکرد

صرف‌نظر از چارچوبی که برای مدیریت عملکرد انتخاب می‌شود، سیستم مدیریت عملکرد فقط در صورتی اثربخش است که به روشی مداوم و مستمر به‌کار گرفته شود. استفاده از مدل های ارزیابی عملکرد، باعث ساده‌تر شدن فرایند مدیریت عملکرد شده و این اطمینان را ایجاد می‌کند که معیارها به‌طور یکسان اعمال می‌شود.

مدل های ارزیابی عملکرد دیجیتال یک راه‌حل جامع برای مدیریت عملکرد ارائه می‌دهند که نه تنها مدیران و کارمندان را قادر می‌سازد تا به‌صورت شفاف با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، که یک روش یکپارچه برای اندازه‌گیری پیشرفت و تجزیه‌وتحلیل داده‌ها در زمان واقعی را نیز فراهم می‌کنند.

با جمع‌آوری پاسخ نظرسنجی‌ها، ارزیابی عملکرد و سایر اسناد دیجیتالی، مدیران می‌توانند تصویر کاملی از عملکرد یک کارمند به‌دست آورند و شرکت‌ها می‌توانند هماهنگی بین سازمانی را حفظ کنند.

مراحل مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد شامل سه مرحله اصلی است: برنامه‌ریزی، چک‌های منظم (check in) و بررسی عملکرد.

هر یک از این مراحل که نقاط عطف یک سیستم مدیریت هستند در تناسب و هماهنگی با یک سیستم مدیریت عملکرد جامع که بر اساس ارزش‌های اصلی شرکت تدوین شده است، مدیریت می‌شود. مراحل ارزیابی عملکرد یک فرایندی را تشکیل می‌دهند که در آن کارکنان و واحدها با توجه به اهداف، ارزیابی می‌شوند.

این مراحل باید بر اساس برنامه زمانی مشخص‌شده در تقویم مدیریت عملکرد، انجام شود. این بازه زمانی می‌تواند هر سه ماه یک‌بار، هر شش ماه یک‌بار، سالانه یا در هر بازه زمانی دیگری که به مدیریت عملکرد جامع سازمان کمک بیشتری می‌کند، اجرا شود. در ادامه مراحل را بررسی می‌کنیم.

برنامه‌ریزی

برنامه ریزی مدیریت عملکرد شامل تعیین اهداف فردی در راستای اهداف واحدی و سازمانی است. اهداف باید مطابق با مدل هدفگذاری SMART طراحی شوند. یعنی اهداف خاص، قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌دستیابی، واقع‌بینانه و محدود به زمان تعیین شود.

ارزیابی کارکنان بر اساس اهداف تعیین‌شده انجام می‌شود، بنابراین مهم است که کارکنان به درستی از اهداف آگاه شده باشند.

 

چک های منظم

بررسی سالانه در ایجاد انگیزه برای کارکنان مؤثر نیستند، پس باید برای بررسی‌های منظم برنامه‌ریزی وجود داشته باشد.

در صورتی که کارمند فراتر از انتظارات عمل می‌کند یا با اهداف تعیین‌شده فاصله زیادی دارد، این مرحله فرصتی است برای تغییر یا تعدیل اهداف. بنابراین فرصت‌های کافی برای کارکنان و مدیران ایجاد کنید تا اهداف را بازبینی کنند و در صورت لزوم اهداف را تغییر یا تعدیل دهند. ارتباطات، مربیگری و حمایت کلیدهای اصلی این مرحله هستند.

بررسی عملکرد

چک‌های منظم با یک بررسی نهایی یا همان ارزیابی عملکرد به اوج خود می‌رسند. اگر کارمند و مدیر در طول دوره ارزیابی ارتباط برقرار کرده باشند، نتایج انتهای دوره تعجب‌آور نخواهد بود. این مرحله عملکرد شغلی کارکنان و سهم کلی آنها را در شرکت با توجه به معیارهای تعیین‌شده ارزیابی می‌کند.

در طول فرایند ارزیابی عملکرد هیچ‌گاه این نکته را فراموش نکنید که:

تمرکز باید بر توسعه کارمندان باشد، نه انتقاد و مچ‌گیری از آن‌ها. همین‌طور باید فرصت کافی برای بازخورد فراهم باشد.

مدل های ارزیابی عملکرد سفارشی‌سازی شده برای داده‌ها

مدل های ارزیابی عملکردی که برای مدیریت عملکرد در سازمان به کار گرفته می‌شوند بر اساس روش ها و مراحل  ارزیابی عملکرد انتخاب‌شده، تعیین می‌شوند. اما برخی ویژگی‌ها ثابت هستند. به‌بیان‌دیگر برای هر یک از مراحل برنامه‌ریزی، چک‌های منظم و بررسی عملکرد، مدل های متفاوتی ایجاد می‌شود اما همه آن‌ها شامل موارد زیر می‌شوند.

مدل های ارزیابی عملکرد بر اساس روش‌های ارزیابی سازماندهی می‌شوند، برخی روش های ارزیابی عملکرد در زیر معرفی می‌شود.

کاربردهای دیگر مدل های ارزیابی عملکرد

از مدل های ارزیابی عملکرد می‌توان برای خودارزیابی کارکنان نیز استفاده کرد. قبل از ورود به مرحله چک‌های منظم یا بررسی عملکرد، باید فرصتی در اختیار کارکنان گذاشته شود تا عملکرد خود را ارزیابی کنند. این فرصت به کارکنان امکان می‌دهد تا نقاط قوت و ضعف خود را در نظر بگیرند و از چگونگی پیشرفت خود بینشی کسب کنند.

 

یک کاربرد دیگر سیستم‌های مدیریت عملکرد آنلاین، امکان نظرسنجی‌های ناشناس است. به عنوان مثال، در ارزیابی عملکرد 360 درجه، اطلاعات مربوط به عملکرد فردی از سرپرستان، همکاران یا افراد تحت هدایت، جمع‌آوری می‌شود. با بررسی دیجیتال، دریافت بازخورد از طیف وسیعی از منابع و ساده‌سازی مدیریت عملکرد امکان‌پذیر خواهد بود.

مدل های ارزیابی عملکرد دیجیتال و محل کار هیبریدی

محل کار هیبریدی یک مدل کسب‌وکار است که کار در دفتر را با کار از راه دور ترکیب می‌کند. یک محل کار هیبریدی (ترکیبی) ممکن است در بین سازمان‌ها متفاوت باشد. اما به طور معمول شامل حضور کارکنان مأمور به حضور در محل کار است؛ درحالی‌که سایر کارکنان می‌توانند انتخاب کنند که در شرکت حضور داشته باشند یا به‌صورت دورکار فعالیت کنند. ممکن است غیر از کارکنانی که مأمور به حضور در شرکت هستند سایر کارکنان فقط روزها یا زمان‌های خاصی مانند زمان برگزاری جلسات موظف به حضور در محل کار باشند.

 

درهرصورت تکنولوژی ما را قادر می‌سازد تا ارتباطات و عملیات شرکت را حتی در زمان دورکاری یا در محل کار ترکیبی حفظ کنیم. این موضوع با توجه به اینکه بسیاری از ما حداقل در زمان پاندمی کرونا بعضی از مواقع از خانه کار می‌کنیم، بسیار عالی است. مدل های ارزیابی عملکرد دیجیتال می‌تواند ارتباطات و همکاری را حتی با وجود فاصله اجتماعی میان افراد و واحدها حفظ کند.

برای برنامه‌ریزی، چک‌های منظم و بررسی عملکرد با اهداف، وظایف و مهلت‌های زمانی تعیین‌شده از مدل های ارزیابی عملکرد استفاده کنید. مهم نیست کارکنان شما از کجا کار می‌کنند.

 

منبع: www.hibob.com