اگر شاغل باشید حتماً ارزیابی عملکرد را تجربه کرده‌اید. به نظر شما آیا با یک سیستم ارزیابی عملکرد معتبر ارزیابی شدید؟ همان‌طور که می‌دانید ارزیابی عملکرد فرایندی است که طی آن عملکرد کارکنان بر اساس شاخص‌ها و معیارهایی اندازه‌گیری می‌شود. طی این فرایند مشخص می‌شود که:
- آیا کارکنان به‌درستی کار را انجام داده‌اند (کارایی)؟
- آیا کارکنان کار درست را انجام داده‌اند (اثربخشی)؟
درواقع در ارزیابی عملکرد با تعیین میزان کارایی و اثربخشی کارکنان در راستای رسیدن به اهداف سازمانی عملکرد آنها را ارزیابی می‌کنند.
عده‌ای بر این باورند که تعیین میزان کارایی و اثربخشی به‌صورت مشهود و شفاف صورت نمی‌گیرد. پس ارزیابی غالباً یک فرایند بسیار ذهنی است. هر مدیر دارای استانداردها و روش‌های خاص خود برای رتبه بندی عملکرد است. این موضوع باعث می‌شود سازمان‌ها از ارزیابی عملکرد معتبر فاصله گرفته و ارزیابی‌ها را به‌صورت سلیقه‌ای انجام دهند نه بر اساس نقش واقعی فرد.
اما ازآنجاکه بسیاری از فرآیندهای منابع انسانی مثل فرایند پرداخت پاداش، فرایند آموزش و توسعه، فرایند خروج و …. از داده‌های ارزیابی عملکرد به‌عنوان ورودی استفاده می‌کنند؛ بسیار مهم است که سیستم ارزیابی عملکرد معتبر بوده و از انصاف برخوردار باشد.
اگر دوست دارید بدانید چگونه می‌توان ارزیابی عملکرد معتبر و عادلانه داشت، خواندن این مقاله را از دست ندهید.
ارزیابی عملکرد معتبر زمانی محقق می‌شود که راه درست را برای سنجش شایستگی‌ها انتخاب کنید
نحوه سنجش شایستگی‌ها می‌تواند تأثیر زیادی در اعتبار ارزیابی عملکرد کارکنان داشته باشد. برای سنجش شایستگی‌ها 2 راه پیش رو دارید:
1- یک مجموعه استاندارد از شایستگی‌ها داشته باشید که همه کارکنان را مطابق با آن ارزیابی کنید
داشتن یک مجموعه استاندارد از شایستگی‌ها می‌تواند شما را نسبت به ارزیابی عملکرد معتبر مطمئن کند. زیرا از این راه همه کارکنان را بر اساس یک مجموعه مشخص از صلاحیت‌ها ارزیابی می‌کنید. این کار امکان تبعیض در ارزیابی‌ها را کاهش داده و عدالت و انصاف را در ارزیابی فراهم می‌کند.
2- مجموعه‌ای متفاوت از شایستگی‌ها برای هر شغل یا هر کارمند داشته باشید
یعنی کارکنان را بر اساس شایستگی‌هایی که به‌تناسب تفاوت‌های شغلی آنها انتخاب کرده‌اید ارزیابی کنید. بدین‌صورت ارزیابی عملکرد معتبر خواهد بود. اینجا 4 حالت برای ارزیابی خواهید داشت:
-
ارزیابی بدون رتبه بندی (With no rating)
در این نوع ارزیابی عملکرد ارزیابان توضیح ساده‌ای از عملکرد کارکنان بر اساس شایستگی‌ها می‌دهند.
-
ارزیابی با رتبه بندی مختصر (With a short rating style)
در این نوع ارزیابی عملکرد از ارزیابان خواسته می‌شود تا عملکرد را با توصیف کوتاه رفتار ارزیابی کنند. توصیفاتی مثل «انتظارات برآورده نشده» یا «عملکرد نامطلوب است» در این نوع ارزیابی‌ها قرار می‌گیرند. در ارزیابی با رتبه بندی مختصر از ارزیابان می‌خواهند تا در صورت تمایل نظرات اضافی را ارائه دهند.
-
ارزیابی با رتبه بندی تفصیلی (With a long rating style)
در این نوع ارزیابی عملکرد ارزیابان به توصیف دقیق سطوح مختلف عملکردی می‌پردازند و در صورت لزوم نظرات اضافی را ارائه می‌دهند. این سبک ارزیابی عملکرد معتبر را بیشتر محقق می‌کند. زیرا ارزیابی‌کنندگان درک بهتری از هر سطح عملکردی دارند.
-
ارزیابی با رتبه بندی ماتریسی/ چک لیستی (A checklist/matrix rating style)
این سبک به ارزیابان امکان می‌دهد با قرار دادن تمام شایستگی‌ها در قالب جدول/ ماتریس نظرات خود در خصوص عملکرد کارکنان را یادداشت کنند. علاوه بر ارائه رتبه بندی عملکرد می‌توان اطلاعاتی مانند فراوانی عملکرد، روش مشاهده، تاریخ مشاهده و غیره را نیز در این سبک به‌دست آورد.
ارزیابی عملکرد معتبر زمانی محقق می‌شود که بازخوردهای چند وجهی جمع‌آوری کنید
زمینه‌های مختلف کاری وجود دارد که امکان ارائه بازخورد عملکرد و رتبه بندی دقیق کارکنان را برای یک مدیر چالش‌برانگیز می‌کند. مثل: شیفت کاری یا کار مبتنی بر پروژه یا تیم به‌ویژه اگر چند کارکردی باشند. جمع‌آوری چندین دیدگاه در مورد عملکرد می‌تواند به از بین رفتن ذهنیت کمک کند و ارزیابی عملکرد معتبر و سازگارتری ارائه دهد.
ارزیابی عملکرد معتبر زمانی محقق می‌شود که در ارائه نظرات عملکردی دقیق عمل کنید
نوشتن نظرات دقیق درباره عملکرد کارمندان یک چالش است. استفاده درست از کلمات که شامل سطحی دقیق از جزئیات و اطلاعات باشد به زمان و مهارت نیاز دارد. بنابراین برای ارزیابان واژگان مناسب پیشنهادی، داشته باشید که بتوانند آنها را در ارزیابی به‌کار ببرند. در این صورت می‌توان امید داشت که ارزیابی عملکرد معتبر می‌شود.
ارزیابی عملکرد معتبر زمانی محقق می‌شود که نتیجه ارزیابی را توسط ارزیابان دیگر نیز بررسی کنید
باید امکانی فراهم شود تا شخص دیگری غیر از ارزیاب اول رتبه بندی عملکرد را بررسی کرده و از ارزیابی درست او اطمینان حاصل کند. این ارزیابی ثانویه باعث می‌شود کیفیت و ثبات نظرات و بازخوردها بررسی شود. ارزیابی ثانویه تخصیص برنامه‌های آموزش و توسعه که در ارزیابی اول انجام شده است را بررسی می‌کند. تا از تخصیص مناسب آنها و قابل‌دستیابی بودن اهداف اطمینان حاصل شود.
همچنین ارزیابی ثانویه می‌تواند یک فرصت واقعی یادگیری برای مدیران باشد. چون در ارزیابی ثانویه خطاهای ارزیابی اولیه مشخص می‌شود. این موضوع باعث بهبود مهارت‌های مدیریت عملکرد مدیران جهت تضمین انجام فرآیند ارزیابی عملکرد معتبر می‌شود.
ارزیابی عملکرد معتبر زمانی محقق می‌شود که شاخص‌های فرآیندی را بررسی کنید
برای اطمینان از اعتبار ارزیابی عملکرد باید تعداد زیادی از معیارهای فرآیندی مثل موارد زیر را بررسی کنید:
- نرخ تکمیل
- توزیع رتبه بندی
- برنامه‌های توسعه
- تنظیم هدف
بررسی شاخص‌ها و معیارهای فرآیندی کمک می‌کند تا ناسازگاری‌ها و ابهامات را شناسایی و آنها را برطرف کنید. مثلاً بررسی شاخص فرآیندی «تنظیم هدف» باعث می‌شود اطمینان حاصل کنید آیا اهداف مشخص، قابل‌سنجش، قابل‌دستیابی، واقعی و زمان‌دار هستند یا نه. چنانچه اهداف این 5 ویژگی را نداشته باشند یا به عبارتی SMART نباشند باید درصدد اصلاح آن برآمد.
ارزیابی عملکرد معتبر زمانی محقق می‌شود که آموزش و ارتباط مستمر مدیران و کارکنان را برای تنظیم انتظارات عملکردی فراهم کنید
بسیار مهم است که برای تنظیم سطح انتظارات راجع به ارزیابی عملکرد زمینه آموزش و ارتباط مداوم را برای مدیران و کارکنان فراهم کنید. تا زمانی که مدیران و کارکنان از مبنای ارزیابی و انتظارات عملکردی درک درست و مشترک نداشته باشند هرگز ارزیابی عملکرد معتبر محقق نخواهد شد.
به‌عنوان نمونه اگر از مقیاس رتبه بندی پنج درجه استفاده می‌کنید باید توضیح دهید که مثلاً:
- درجه 3 را برای کارمندی که انتظارات را برآورده می‌کند و گاهی اوقات فراتر از حد انتظار عمل می‌کند در نظر گرفتید.
- درجه 4 را برای مواردی که کارمند بیش از 50٪ از انتظارات را محقق کرده لحاظ می‌کنید.
- و …
اگر زمینه‌ای برای مشخص کردن موارد فوق فراهم نشود انتظارات عملکردی در هاله‌ای از ابهام می‌ماند. ارزیاب و ارزیابی‌شونده در رسالت خود (ارزیابی/ عملکرد) خوب عمل نخواهند کرد. پس باید زمینه ارتباط مدیران و کارکنان را فراهم کنید. به آنها آموزش دهید که چه سطحی از انتظارات عملکردی را در نظر دارید.
ما در فرهنگی زندگی و کار می‌کنیم که همه خواهان امتیازات «برتر» با سطح عملکرد «متوسط» هستند:
- ممکن است کارکنان با عملکرد متوسط رو به بالا بخواهند امتیاز بیشتر (مثلاً 4) کسب کنند. آنها برای این کار مدیران خود را تحت‌فشار قرار می‌دهند.
- به همین ترتیب مدیران ممکن است بخواهند عملکرد خود و تیمشان، بهتر از حد متوسط نشان داده شود. بنابراین امکان دارد امتیازات را غیرواقعی جلوه دهند.
- یا کارکنان تازه استخدام‌شده درکشان از ارزیابی و انتظارات عملکردی بر اساس سازمان قبلی‌شان باشد.
در این موارد برقراری ارتباط بین مدیران و کارکنان و آموزش آنها برای درک بهتر انتظارات عملکردی اهمیت می‌یابد.
ارزیابی عملکرد معتبر ارزش تلاش را دارد
اطمینان از اینکه شما یک سیستم ارزیابی عملکرد معتبر دارید به زمان و تلاش نیاز دارد. اما در صورت صرف زمان و تلاش اجرای آن بسیار اثرگذار خواهد بود. زیرا:
- نرخ مشارکت را بهبود می‌دهد.
- رضایت بیشتر کارکنان و عجین شدن آنها با شغل را موجب می‌شود.
- برنامه‌های جبران خدمات را مؤثرتر می‌کند.
- باعث تصمیمات بهتر در مدیریت نیروی کار می‌شود.
- و مهم‌تر از همه عملکرد بهتر کارکنان را رقم می‌زند.
منبع: cornerstoneondemand.com
