کاهش خطای ارزیابی عملکرد موضوع مهمی است که تمام مدیران منابع انسانی باید به آن متعهد باشند. خطاهای ارزیابی عملکرد دو حالت دارند:
- خطای (سوگیری) ناخودآگاه
- خطای (سوگیری) آگاهانه
پس مدیران به‌طور طبیعی مستعد خطا هستند. آنها هیچ راه فراری از خطا هنگام ارزیابی عملکرد ندارد. اگرچه بسیاری از مدیران تلاش می‌کنند تا با همه عادلانه رفتار کنند اما احتمال اینکه مغز هنگام بررسی دچار خطا شود بسیار بالاست.
مثال برای درک بهتر خطای ارزیابی عملکرد
موقعیت زیر را در نظر بگیرید:
CHRO یک شرکت فعال در حوزه IT برای حل معضل مربوط به جذب و استخدام استعدادهای حوزه نرم‌افزاری جلسه‌ای تدارک دیده است. او از همه کارکنان منابع انسانی خواسته که رأس ساعت در جلسه حضور پیدا کنند.
روز جلسه جز «کارشناس حفظ و نگهداشت» و «کارشناس آموزش» همه به‌موقع در جلسه حضور داشتند. وقتی کارشناس حفظ و نگهداشت با تأخیر وارد جلسه شد عذرخواهی کرد و نشست. CHRO با لبخندی گرم از او استقبال کرد و خلاصه‌ای از مطالب بیان‌شده از ابتدای جلسه تا زمان ورود کارشناس حفظ و نگهداشت را برای او بیان کرد.
کمی بعد که کارشناس آموزش وارد جلسه شد می‌توانید حدس بزنید چه اتفاقی افتاد؟ CHRO نه تنها عذرخواهی او را نپذیرفت بلکه در جمع به او تذکر داد که تأخیرش اصلاً قابل‌قبول نیست.
فکر می‌کنید دلیل این رفتار متفاوت (استقبال/ ناراحتی) CHRO در برابر اقدام کاملاً مشابه (تأخیر) دو کارشناس خود چه بوده است؟
یکی از دلایل این است: کارشناس حفظ و نگهداشت از نظر عملکردی در سطح بالایی قرار دارد. CHRO او را جز A پلاس‌ها می‌داند و از او راضی است. وقتی او دیر به جلسه آمد CHRO ازنظر ذهنی دلیل تأخیر وی را یک عامل غیرقابل‌کنترل (مثل یک مشکل فنی غیرمنتظره) در نظر گرفته بود.
اما کارشناس آموزش عملکرد متوسطی دارد. وقتی او دیر به جلسه آمد CHRO ازنظر ذهنی دلیل تأخیر را خواب ماندن یا ضعف او در مدیریت زمان در نظر گرفت.
پس می‌بینید که مدیران ناخودآگاه (و گاهی آگاهانه) بر اساس تجربیات قبلی خود به قضاوت‌های سریع دست می‌زنند. متأسفانه آنها بر اساس همان قضاوت نیز عمل می‌کنند!
نتایج منفی خطای ارزیابی عملکرد
هرچند خطا و سوگیری در ارزیابی کارکنان ممکن است به دلیل این باشد که مدیران انسان هستند و ذات انسانی مبرا از خطا نیست. اما این خطاها می‌تواند آثار مخربی در محیط کار داشته باشد. چون باعث انحراف از واقعیت ارزیابی می‌شوند و نتایج ذیل را در پی خواهند داشت:
- رتبه بندی افراد برخلاف شایستگی و صلاحیتشان در سازمان
- کاهش انگیزه و دلسرد شدن کارکنانی که پایین‌تر از سطح خود، ارزیابی شده‌اند
- تمایل کم به بهبود و افزایش عملکرد در کارکنانی که بالاتر از سطح خود، ارزیابی شده‌اند
- افزایش تنش و تعارض و درگیری در سازمان
- افت کار آیی و اثربخشی و بهره‌وری سازمانی
به همین دلایل بسیار مهم است که مدیران راهکارهایی برای کاهش خطای ارزیابی عملکرد داشته باشند.
روش های کاهش خطای ارزیابی عملکرد
در این مقاله 4 روش کلیدی برای کاهش خطای ارزیابی عملکرد معرفی‌شده است. اگر تمایل به آشنایی با آنها دارید خواندن این مقاله را از دست ندهید.
1. تقویت خودآگاهی در مدیران
ازنظر بیولوژیکی، تحقق عینیت کامل هرچند دشوار است اما غیرممکن نیست. تصدیق این حقیقت باعث می‌شود که مدیران در هنگام ارزیابی بیشتر آگاه باشند، به افکار و اعمال خود توجه بیشتری داشته باشند، از برداشت‌های ذهنی اجتناب کنند و ارزیابی را بر اساس واقعیت‌های عینی انجام دهند. این امر باعث کاهش خطای ارزیابی عملکرد می‌شود.
مدیران برای تقویت خودآگاهی می‌توانند از تست‌های آنلاین رایگانی که شناسایی خطا و سوگیری‌های ناخودآگاه را امکان‌پذیر می‌کنند، استفاده کنند. همچنین تست‌های ارزیابی شخصیتی وجود دارد که به آنها کمک می‌کند نقاط قوت و ضعف خود را در نحوه کار با دیگران مشخص کنند. با انتخاب و انجام یکی از این تست‌ها می‌توانند از خطاهای شخصی خود و فرصت‌های رشد آگاه شوند.
2. ملاقات‌های مکرر مدیران با کارکنان
اگر مدیران برای دیدار کارکنان فقط به مکالمات سالانه یا شش ماه یک‌بار عملکرد بسنده کنند نه تنها دچار خطا در ارزیابی می‌شوند، بلکه دید جامع و دقیقی از عملکرد کارکنان نخواهند داشت.
داشتن تعامل مداوم با کارکنان تصویر واضح‌تری از عملکرد آنها ترسیم می‌کند. همین موضوع باعث کاهش خطای ارزیابی عملکرد می‌شود.
بهتر است مدیران جلسات مکرر (ماهانه یا حتی هفتگی) را به‌صورت یک به یک (فردی) با کارکنان داشته باشند. این امر نتایج زیر را در پی دارد:
- ایجاد حس اعتماد متقابل بین کارکنان و مدیران
- افزایش همسویی کارکنان و مدیران
- اطلاع مدیران از اهداف کارکنان و درک تصورات کارکنان در خصوص زندگی کاری
- شناسایی موانع کاری کارکنان و آگاهی از موفقیت‌های آنها
انجام کارهای زیر در جلسات فردی مهم است:
- ایجاد یک دستور کار مشترک
- رسیدن به بینش‌های کلیدی
- یادداشت‌برداری در حین یا بعد از جلسه (که بعداً می‌توان به آن اشاره کرد). ثبت مکالمات باعث تزریق عینیت‌گرایی و کاهش خطای ارزیابی عملکرد می‌شود.
3. اصلاح درک مدیران از عملکرد کارکنان
ممکن است مدیر فکر کند یکی از کارکنان روحیه مشارکتی ندارد. یا تصور کند که 2 نفر از کارکنان بسیار مولد هستند. یا ممکن است ازنظر او کارکنان بی‌انگیزه باشند. به هر حال مدیران درک و برداشت متفاوتی از کارکنان دارند. اما چیزی که مهم به نظر می‌رسد این است تصور و برداشت مدیران از کارکنان نباید ثابت باشد.
عملکرد کارکنان دائماً در حال تغییر است. مثلاً:
- کارمندی که شش ماه پیش به خاطر مشکلات خانوادگی تمرکز لازم در کار را نداشته. اما اکنون پس از حل مشکلاتش بسیار کوشا و پرانگیزه در کار عمل کرده است.
- یا کارمند فعال در کار تیمی الآن به خاطر اختلافی که با همکارش دارد تمایلی به مشارکت نشان نمی‌دهد.
پس تصور مدیران از عملکرد کارکنان نیز باید با همان سرعت تکامل یابد. مدیران باید تک‌تک کارکنان خود را بشناسند. از انگیزه‌ها، نقاط قوت و سابقه شخصی آنها آگاهی داشته باشند. و این شناخت و آگاهی را همیشه رصد کنند تا تغییرات عملکردی کارکنان از دیدشان پنهان نماند. تنها در این صورت است که امکان کاهش خطای ارزیابی عملکرد وجود خواهد داشت.
بهتر است مدیران قبل از ارزیابی و ارائه بازخورد عملکردی به کارکنان قالب‌بندی مجدد به درک خود بدهند. پیشرفت در نیل به اهداف و بازخورد سایر اعضای تیم را بررسی کنند. سپس به ارزیابی بپردازند.
4. کسب بصیرت مدیران از سخنان و داده‌های سایر کارکنان
همان‌طور که می‌دانید مدیران پرمشغله‌ترین اعضای سازمان هستند. شرکت در جلسات تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی استراتژیک و تلاش برای اطلاع از آخرین پیشرفت‌های حوزه کاری و … حتی فرصت سر خاراندن را از آنها می‌گیرد! قطعاً این مدیران ارتباط کافی با کارکنان خود ندارند. یا داده‌هایی ندارند که بر اساس آن بتوانند به‌صورت دقیق و عادلانه عملکرد کارکنان را ارزیابی کنند.
اینجاست که تأثیر حضور همکاران در محیط کار اثر خود را نشان می‌دهد. همکاران مثل اعضای خانواده هستند. آنها روزانه چیزی حدود 8 ساعت از عمر خود را باهم می‌گذرانند. پس از حالات و روحیات و انگیزه یکدیگر دقیق مطلع‌اند.
ازآنجاکه مدیران به‌اندازه همکاران با کارکنان ارتباط برقرار نمی‌کنند دریافت اطلاعات از همکاران بینش ارزشمندی هنگام ارزیابی به مدیران می‌دهد. گرفتن بازخورد از دیگر اعضای تیم (یا مشتریان در صورت وجود) به حذف خطای هاله‌ای یا خطای تشابه در ارزیابی کمک می‌کند. باعث کاهش خطای ارزیابی عملکرد می‌شود.
همچنین برای کاهش خطای ارزیابی عملکرد می‌توان از اطلاعات برای رد شهود و قضاوت استفاده کرد. بدین منظور مدیران می‌توانند داده‌های مربوط به شاخص‌های کلیدی عملکرد کارکنان نظیر همکاری، کار گروهی، مشارکت، بهره وری و رفتارهای شهروندی سازمانی را جمع‌آوری کنند. تصمیم‌گیری در خصوص عملکرد کارکنان با این شاخص‌ها تأثیر قضاوت‌های فردی را کاهش می‌دهد. هرچند خطا را از بین نمی‌برد ولی باعث کاهش خطای ارزیابی عملکرد می‌شود.
منبع: www.quantumworkplace.com
